FORMATION CONTINUE décembre 2015
TABLE DES MATIÈRES Introduction... 3 Miser sur son développement... 4 Qui est visé par le programme de formation continue?... 4 Les exigences générales... 4 Le type de contenu reconnu... 5 Activité sur un sujet obligatoire... 5 Autres contenus admissibles... 6 Le calcul des heures de formation continue... 6 Les types d activités reconnues... 7 Les activités de développement préapprouvées... 8 Le cycle de formation continue (période de référence)...14 Comment mettre son dossier à jour...14 Les cas de dispense...15 La vérification des déclarations...16 Pièces justificatives...16 Procédure en cas de défaut...16 Tableau récapitulatif des types d activités reconnues, des cas de dispense et des pièces justificatives à conserver...17 Renseignements...21 2
Cher membre, En adhérant à l Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, vous avez choisi de porter un titre que de plus en plus d employeurs reconnaissent et recherchent. Vous faites partie d une communauté professionnelle dynamique, dont la contribution au sein des organisations québécoises est importante. La protection du public, mission première de votre Ordre, passe d abord par le maintien et le développement des compétences de chacun de ses membres. Au début de cette seconde période de référence, nous vous présentons la plus récente version du programme de la formation continue. Mis à jour avec la collaboration constante du comité de formation continue, composé de membres professionnels en entreprise, consultants et formateurs, ce programme met de l avant les améliorations retenues à la suite des commentaires et suggestions de l ensemble des CRHA et des CRIA. Pourquoi ne pas vous donner comme objectif, pendant le second cycle qui s amorce, de suivre 20 heures de formation annuellement, afin d arriver à bon port au terme des trois ans de la période? Formations en salle ou à distance, autoapprentissage, mentorat et beaucoup d autres activités sont reconnues. Profitez de la richesse du programme et utilisez-le pour vous perfectionner en continu. Participez vous aussi à la mise en valeur de votre titre professionnel en développant votre savoir-faire et votre savoir-être. Choisissez les meilleures pratiques, inspirez-vous des nouvelles tendances, cultivez vos réseaux, consultez vos pairs. Bonne formation! Francine Sabourin, CRHA Directrice, développement de la profession 3
MISER SUR SON DÉVELOPPEMENT L objectif visé par la formation continue est de maintenir à jour et d élargir les compétences des professionnels. L environnement étant en constant changement, les connaissances acquises durant les études doivent continuellement être renouvelées pour assurer une pratique exemplaire tout au long de la carrière. C est pourquoi, au Québec, plus de vingt ordres professionnels ont instauré un programme de formation continue, de façon à offrir à leurs membres les outils de perfectionnement les mieux adaptés à leurs besoins. QUI EST VISÉ PAR LE PROGRAMME DE FORMATION CONTINUE? Tous les membres de l Ordre (CRHA et CRIA), sauf ceux qui ont le statut de membre retraité ou de candidat. LES EXIGENCES GÉNÉRALES Le CRHA ou CRIA doit accumuler au moins 60 heures de formation continue en lien avec sa pratique professionnelle par période de référence de trois ans. La seconde période de référence s étend du 1 er avril 2015 au 31 mars 2018. Les membres admis à l Ordre au cours de cette période devront réaliser un nombre d heures calculé au prorata du nombre de mois écoulés entre leur admission et la fin de la période de référence, à raison de 1,67 heure par mois. Les formations suivies avant l admission à l Ordre ne peuvent pas être comptabilisées. Les heures de formation excédentaires (au-delà de 60) effectuées au cours d une période de référence ne sont pas transférables à la période suivante. Par contre, il n y a pas de nombre minimal d heures requis pour chacune des trois années d une période de référence. Certains types d activités sont limités à un minimum ou à un maximum d heures admissibles par période de référence : un maximum de 15 heures pour les activités d autoapprentissage; un maximum de 10 heures pour le perfectionnement ou l acquisition de compétences informatiques et linguistiques; un maximum de 15 heures pour le mentorat et le coaching (pour la personne coachée) réunis; au moins 2 heures sur la déontologie. En fonction de la date d admission du membre, ainsi que de ses périodes d exemption, les heures concernant les activités suivantes seront soumises au prorata des maximums reconnus : l autoapprentissage, le développement des compétences linguistiques et informatiques, le coaching et le mentorat. 4
LE TYPE DE CONTENU RECONNU L activité de formation doit avoir un lien direct avec l un des différents champs de pratique de la profession. Veuillez vous référer au Guide des compétences des CRHA et des CRIA pour obtenir plus de détails sur les compétences et les champs de pratique : Compétences fondamentales : > l exercice du rôle-conseil; > l exercice du rôle de partenaire d affaires; > l exercice du rôle de professionnel. Compétences spécialisées : > la gestion de la dotation; > la gestion du développement des compétences; > la gestion de la rémunération globale; > la gestion du développement organisationnel; > la gestion de la santé, de la sécurité et du mieux-être au travail; > la gestion des relations du travail; > la gestion stratégique des ressources humaines et de l organisation. Compétences générales (relationnelles et personnelles). Le Guide est disponible à l adresse suivante : portailrh.org/formationcontinue/guide Il vous propose également un exercice d autoévaluation qui vous permet de faire le point sur vos compétences actuelles et sur vos besoins de développement. ACTIVITÉ SUR UN SUJET Le CRHA ou CRIA doit suivre au moins 2 heures de développement sur la déontologie par période de référence. Les activités acceptées dans cette catégorie sont exclusivement développées par l Ordre; une formation en ligne gratuite sur ce sujet intitulée La déontologie au cœur de la pratique est d ailleurs disponible à l adresse suivante : portailrh.org/deontologie Il est essentiel que tout nouveau CRHA et CRIA suive l activité au plus tard le 31 mars de l année suivant son adhésion afin d améliorer la qualité de sa pratique professionnelle, dans un objectif de protection du public, conformément à la mission de l Ordre. Seules les activités proposées par l Ordre pourront être comptabilisées en vertu de cette obligation. 5
AUTRES CONTENUS ADMISSIBLES Le programme prévoit l admissibilité des activités de développement sur des sujets tels que les connaissances linguistiques ou informatiques, si de telles connaissances sont requises pour l exercice professionnel du membre. Un CRHA ou un CRIA pourra donc faire reconnaître jusqu à un maximum de 10 heures de formation pour ces deux sujets réunis (et non pour chacun) par période de référence. Par ailleurs, nous entendons par compétences informatiques l apprentissage ou le perfectionnement relatif aux applications usuelles telles que la suite Office ou d autres logiciels de bureautique. Les activités de formation sur les bases de données spécifiques à la gestion des ressources humaines sont quant à elles directement liées à la profession et, par conséquent, non soumises à un maximum d heures admissibles. LE CALCUL DES HEURES DE Pour qu une activité soit reconnue, elle doit durer au moins une heure, sauf pour les activités d autoapprentissage et les activités incluses dans un colloque, un congrès ou une conférence. Pour bien calculer les heures admissibles à la formation continue, vous devez calculer la durée entière de l activité à l exclusion de toutes les périodes non éducatives comme les repas et les pauses. Par ailleurs, plusieurs activités d une durée minimum de 30 minutes peuvent être comptabilisées ensemble si elles ont lieu à l occasion d un même événement (colloques et conférences notamment). Par exemple, si vous suivez une formation sur la gestion de la performance de 9 h à 17 h, incluant une période de dîner d une heure et deux pauses de 15 minutes, vous devez comptabiliser 6,5 heures de formation continue (8 h 1 h 0,5 h = 6,5 h). Si la formation dure 6 heures et 20 minutes, sans les périodes non éducatives, vous devez alors arrondir au quart d heure le plus près. Dans ce cas, vous devez comptabiliser 6 heures et 15 minutes, soit 6,25 heures de formation continue. Une activité qui a lieu en même temps qu un repas n est pas admissible (ex. : déjeuner ou dîner-conférence). À titre d exemple, si vous participez à une conférence d une heure qui se tient de 8 h 30 à 9 h 30 et qui est précédée d un déjeuner de 8 h à 8 h 30, cette conférence est admissible, puisque les deux activités sont bien distinctes et que la conférence dure un minimum d une heure. 6
LES TYPES D ACTIVITÉS RECONNUES Le CRHA ou le CRIA peut choisir parmi différents types d activités tels que : cours de formation; cours offerts par un établissement d enseignement; colloques, congrès et conférences; préparation et présentation d une formation ou d une conférence; rédaction et publication d articles spécialisés ou d ouvrages; participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement; participation à un projet de recherche; activités d autoapprentissage; activités de mentorat et de coaching (pour la personne coachée seulement). NOTE Ces activités doivent faire partie de l une des catégories suivantes : ACTIVITÉS OFFERTES PAR L ORDRE Ces activités sont organisées par l Ordre. Les heures sont ajoutées automatiquement à votre dossier. ACTIVITÉS PRÉAPPROUVÉES Activités offertes par d autres fournisseurs (voir page suivante). Ces activités doivent être ajoutées à votre dossier. Le numéro de préapprobation qui figure sur votre attestation vous permettra de procéder rapidement. AUTRES ACTIVITÉS Toute autre formation parmi les types d activités reconnues (voir page précédente), en lien avec le Guide des compétences des CRHA et des CRIA. Veuillez noter qu il vous est possible de déclarer une activité que vous avez aussi déclarée auprès d un autre ordre ou d une association professionnelle. Il faut cependant vous assurer que le contenu est en lien avec le Guide des compétences des CRHA et des CRIA. Par exemple, une activité en gestion des relations du travail reconnue par le Barreau est aussi admissible à l Ordre. 7
NOTE LES ACTIVITÉS DE DÉVELOPPEMENT PRÉAPPROUVÉES L Ordre a instauré un mécanisme de préapprobation des activités offertes par des organismes externes afin de faciliter le choix de ses membres. Ainsi, si le plan de cours d une activité de formation a été approuvé par l Ordre, vous êtes assuré qu elle est reconnue aux fins de la formation continue. Il peut s agir de conférences dans le cadre d un colloque ou d un congrès ou de formations. Ces activités préapprouvées affichent le sceau ci-contre. Vous trouverez dans le site Internet de l Ordre une liste de toutes les activités de formation préapprouvées ou offertes par l Ordre ainsi que le nombre d heures reconnues pour chacune. portailrh.org/formationcontinue Une activité qui n a pas été préapprouvée peut tout de même être admissible. Le membre doit toutefois s assurer qu elle respecte les critères d admissibilité et conserver tous les documents relatifs à cette activité dans le cas de la vérification de ses déclarations. Pour être reconnue, toute activité doit s inscrire dans l une ou l autre des catégories suivantes. 1. Cours de formation Tous les cours de formation de plus d une heure entrent dans cette catégorie. Qu il s agisse de cours organisés ou non par l Ordre ou reconnus ou non par l Ordre, ils sont admissibles s ils permettent le développement de compétences tel que vu dans la section «Le type de contenu reconnu». Il peut aussi s agir d une activité de formation organisée dans l entreprise du membre (autre qu une formation à la tâche). Toutes les sessions de formation, qu elles soient en salle, en ligne [MOOC (Massive Open Online Course) ou FLOT (formation en ligne ouverte à tous)] sous forme de webinaires ou d ateliers, sont reconnues comme de la formation continue. 2. Cours offerts par un établissement d enseignement Les cours de niveau universitaire suivis dans un établissement d enseignement sont reconnus dans la formation continue à la condition qu ils soient terminés et réussis. Pour comptabiliser les heures, vous devez indiquer la durée de la formation totale à l exclusion du temps alloué aux travaux et devoirs, à la préparation et aux pauses. Les pauses sont calculées sur la base de 10 minutes par heure de cours. Les cours suivis dans le cadre de formations hybrides (activités en classe et à distance) ou de formations entièrement à distance seront calculés en fonction des crédits qu ils représentent. Les périodes réservées aux examens constituent des heures admissibles. Ainsi, un cours de trois crédits d une durée de 45 heures comptera pour 37,5 heures de formation continue (déduction de 7,5 heures de pause). 8
3. Colloques, congrès et conférences Les colloques, congrès et conférences sont aussi des activités reconnues dans le programme de formation continue. Pour les comptabiliser correctement, vous devez additionner le nombre d heures passées dans chacun des ateliers et conférences sans compter les périodes de repas, les visites au salon des exposants ni les pauses. Seuls les thèmes reliés à la pratique professionnelle des CRHA et des CRIA peuvent être considérés. Plusieurs activités, d une durée minimum de 30 minutes, peuvent être comptabilisées ensemble si elles ont lieu à l occasion d un même événement. Ainsi, deux conférences de trente minutes chacune, données lors d un même congrès, peuvent compter pour une heure de formation continue. 4. Préparation et présentation d une formation ou d une conférence Un CRHA ou CRIA qui donne une formation sur un sujet relié à la gestion des ressources humaines ou aux relations industrielles peut faire reconnaître cette activité comme de la formation continue. Il peut s agir d une formation conçue au travail pour d autres employés ou donnée dans le cadre d un programme de formation offert par un organisme spécialisé en la matière. Pour que cette formation soit reconnue, il faut que la présentation formelle et le plan de cours détaillé l accompagnent. Le temps de préparation et le temps alloué à la formation peuvent être comptabilisés sur la base de calcul suivante : 3 heures de préparation pour 1 heure de présentation (excluant pause et repas). Ainsi, une formation qui dure 6,5 heures vous permet de déclarer un maximum de 19,5 heures de préparation. Cette activité représente donc au total 26 heures de formation continue [(6,5 h x 3 h = 19,5 h) + 6,5 h = 26 h]. Notez toutefois qu une présentation et sa préparation ne peuvent être comptabilisées qu une fois à l intérieur d une période de référence. Enfin, si des modifications à la formation sont apportées (au minimum 50 % du contenu), ces heures sont aussi admissibles selon la même base de calcul. Si vous êtes deux formateurs pour préparer et présenter une même formation, vous pouvez chacun indiquer le nombre d heures total de préparation et de présentation. 5. Rédaction et publication d articles ou d ouvrages spécialisés Les heures consacrées à la préparation et à la rédaction d un article sur un sujet relié à la gestion des ressources humaines ou aux relations industrielles pour publication dans une revue reconnue dans le milieu (ou dans un quotidien) peuvent être comptabilisées dans la formation continue. Par exemple, un CRHA ou un CRIA qui écrit une chronique sur la gestion des ressources humaines dans un journal tel que Les Affaires ou qui rédige un article dans une revue de gestion telle qu Effectif peut enregistrer ces heures dans son dossier de formation continue. La rédaction d un ouvrage spécialisé dans le domaine est aussi admissible. 9
Pour déclarer les heures de rédaction, vous devez utiliser une norme de calcul précise, soit 3 heures de rédaction pour chaque tranche de 1500 mots. Si le texte contient moins de 1500 mots, 1,5 heure pourra être reconnue. Ainsi, si vous écrivez un article de 2000 mots, 3 heures sont admissibles pour cette activité. Si le texte contient 3100 mots, alors 6 heures peuvent être comptées. Si vous êtes deux personnes pour rédiger un même article, chacun de vous peut indiquer le nombre d heures total de préparation et de rédaction. 6. Participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement La participation à un groupe de discussion ou de codéveloppement sur un sujet en lien direct avec l un des champs de compétence du Guide, avec des pairs spécialisés dans ce domaine d activité, est reconnue comme de la formation continue. Toutes les heures passées en discussion active sont admissibles, à l exclusion des pauses et repas et des périodes consacrées au réseautage. Le temps alloué à la préparation d une discussion ne peut être inclus dans les heures de formation continue. GROUPES OFFERTS PAR L ORDRE Les groupes de discussion et de codéveloppement offerts et encadrés par l Ordre sont admissibles. Dans ce cas, les informations requises telles que le plan indiquant les sujets abordés, la signature des participants présents ainsi que leur titre d emploi et le temps alloué aux discussions seront recueillies par les responsables des groupes et inscrites automatiquement à votre dossier. Vous devez cependant vous assurer de l exactitude des informations qui y sont enregistrées. GROUPES OFFERTS À L EXTÉRIEUR DE L ORDRE Pour les groupes de discussion ou de codéveloppement offerts à l extérieur de l Ordre, vous devez envoyer votre demande d autorisation au moins 5 semaines avant le début des rencontres. Pour qu un groupe soit reconnu, il doit respecter les critères suivants : > au moins 80 % des participants du groupe de discussion ou de codéveloppement doivent exercer en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles; > le groupe doit se rencontrer au moins 12 heures à l intérieur d une période de douze mois consécutifs; > pour un groupe de discussion, les membres du groupe doivent provenir d au moins cinq entreprises ou unités d affaires différentes; le groupe doit compter de 10 à 25 personnes inscrites et 50 % de participation à chacune des rencontres; > un groupe de codéveloppement doit compter au moins 6 personnes inscrites et 80 % de participation à chacune des rencontres. Le nombre de rencontres doit être adapté au nombre de participants de telle sorte que chacun puisse jouer tour à tour le rôle de client et de consultant. Le CRHA ou CRIA doit annexer les documents suivants à sa demande : plan des rencontres prévues et sujets abordés, notice biographique de l animateur, titre d emploi et nom d entreprise de chaque membre du groupe, calendrier des rencontres et durée des discussions. Un formulaire à compléter pour présenter votre demande est disponible à l adresse suivante : portailrh.org/formationcontinue/formulaires 10
Une fois la demande approuvée par l Ordre, il vous sera possible de déclarer les heures de cette activité. Par groupe de discussion, nous entendons des communautés d apprentissage qui visent l atteinte d un objectif commun par l approfondissement de thèmes liés à la profession. Les apprentissages se construisent à partir du vécu et des savoirs des membres du groupe, renforcés par l apport d un animateur. NOTE Les groupes de codéveloppement professionnel se définissent par une approche de formation qui mise sur la contribution des participants et sur les interactions en groupe restreint pour favoriser l atteinte d un objectif fondamental : améliorer la pratique professionnelle en discutant de cas vécus dans le quotidien, selon un processus structuré qui en assure l efficacité. L animateur doit avoir de l expérience pertinente en animation de groupes de codéveloppement professionnel. Il doit appliquer le processus de consultation structuré en six étapes de Payette et Champagne où chaque membre du groupe agit alternativement comme client et comme consultant. Source : aqcp.org Tout comme la préparation et la présentation de formation, l animation d un groupe de discussion ou de codéveloppement est reconnue comme une activité de formation continue. Pour l animateur, les heures d animation sont admissibles, ainsi qu un maximum de 4 heures par année de référence pour la préparation (maximum 10 heures de préparation par période de référence). S il y a deux animateurs, chacun peut déclarer le total des heures. À noter que les réunions d équipe, même s il s agit d une équipe spécialisée en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles, tout comme les activités de réseautage, ne constituent pas de la formation continue reconnue. 7. Participation à un projet de recherche Les heures consacrées à un projet de recherche dans le cadre d un essai, d une thèse ou d un mémoire de fin d études de 2 e ou de 3 e cycle universitaire peuvent aussi être attribuées à la formation continue. Le sujet doit être directement en lien avec un champ de la profession et la recherche doit être terminée et réussie. Pour déclarer les heures allouées à la recherche, vous devez utiliser une norme de calcul précise, soit 3 heures pour chaque tranche de 1500 mots. Ainsi, si votre recherche contient 30 000 mots, vous pouvez déclarer 60 heures à titre de participation à un projet de recherche (30 000/1500 X 3 h = 60 h). 11
8. Activités d autoapprentissage Les activités d autoapprentissage sont reconnues comme de la formation continue, mais elles sont limitées à 15 heures sur les 60 heures requises pour une période de référence donnée. La lecture d articles et d ouvrages spécialisés en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles fait partie des activités d autoapprentissage. Pour pouvoir comptabiliser ces heures, il faut conserver les références de l article ou du livre en question en prenant note du temps nécessaire à la lecture complète (titre du livre ou de l article, nom de la revue, nombre de pages, etc.). Les entrevues d expert réalisées par l Ordre et disponibles sur le site Internet, ou d autres capsules crédibles sur le web dont le contenu concerne la gestion des ressources humaines ou les relations industrielles, comptent aussi comme des activités d autoapprentissage. Pour ce type d activité, vous devez inscrire à votre dossier le nom du conférencier, le nom du site où vous avez visionné la capsule et, si possible, l adresse de la page Internet. Vous devrez également certifier avoir bien suivi lesdites activités d autoapprentissage. 9. Activités de mentorat Que vous soyez mentor ou mentoré, les heures attribuées aux rencontres entre ces deux personnes sont admissibles à titre de formation continue, et ce, pour un maximum de 15 heures par période de référence, pour le mentorat et le coaching réunis. Le mentor ou le mentoré n est pas obligatoirement CRHA ou CRIA. De plus, il ne peut y avoir de relation hiérarchique ni aucune forme de rémunération entre les deux individus. Ainsi, si vous avez déclaré 10 heures de mentorat, vous pourrez également déclarer un maximum de 5 heures de coaching. De même, si vous avez déclaré 15 heures de coaching, vous ne pourrez déclarer d heures en mentorat, puisque le maximum est atteint. Toute demande de reconnaissance d une activité de mentorat doit être soumise au moins 5 semaines avant le début du processus et doit être approuvée par l Ordre pour être reconnue dans la formation continue. Vous trouverez un formulaire à remplir à l adresse suivante : portailrh.org/formationcontinue/formulaires Le membre doit conserver le plan détaillé de mentorat avec les objectifs du programme, les différents suivis (plan des rencontres), l évaluation des résultats ainsi que la notice biographique du mentor et du mentoré. 12
NOTE Mentorat Québec définit le mentorat, le mentor et le mentoré comme suit : Le mentorat est une relation interpersonnelle de soutien, d échanges et d apprentissage, dans laquelle une personne d expérience investit sa sagesse acquise et son expertise afin de favoriser le développement d une autre personne qui a des compétences à acquérir et des objectifs professionnels à atteindre. Le mentor est une personne d expérience qui possède l assurance et la sagesse qui l incitent à valoriser le transfert de ses acquis à d autres personnes moins expérimentées. Elle est donc motivée et disposée à offrir ses compétences, ses connaissances et sa vision de la vie à un plus jeune, afin de soutenir ce dernier dans la réalisation de ses objectifs personnels et professionnels. Le mentoré est une personne en quête d accomplissement personnel et professionnel, motivée à utiliser les connaissances, les habiletés, les valeurs offertes par un senior, afin que soit facilitée l atteinte de ses objectifs personnels et professionnels. Source : mentoratquebec.org 10. Activités de coaching Les rencontres de coaching sont reconnues à titre d activité admissible pour la personne coachée seulement. Le nombre maximum d heures admissibles par période de référence est fixé à 15 heures pour le coaching et le mentorat réunis. NOTE Aux fins du programme, le coaching est défini comme suit : «Le coaching est un processus d accompagnement créatif et de réflexion basé sur un partenariat entre un coach et son client, qui a pour but de favoriser une prise de conscience et d engendrer des actions de développement et de changement qui permettent au client de trouver ses propres solutions et d optimiser son potentiel professionnel.» Source : définition adaptée d ICF Québec icfquebec.org Le membre doit conserver l entente (mandat) de coaching entre le coach et la personne coachée, les objectifs de la démarche, le plan d action et le suivi des rencontres, en vue d une éventuelle vérification de ses déclarations. Il n est pas nécessaire de faire autoriser la demande de coaching par l Ordre. 13
LE CYCLE DE (PÉRIODE DE RÉFÉRENCE) La période de référence a débuté le 1 er avril 2015 et se terminera le 31 mars 2018. Si vous aviez atteint le nombre requis d heures de formation au 31 décembre 2014, vous aviez la possibilité de créditer jusqu à 10 heures pour la nouvelle période, pour toute activité suivie entre le 1 er janvier et le 31 mars 2015. Le nombre d heures de formation que vous devrez réaliser se calcule au prorata du nombre de mois écoulés entre votre admission à l Ordre et la fin de la période de référence (31 mars 2018), à raison de 1,67 heure par mois. Par exemple, si vous devenez membre à partir de mars 2016, vous aurez à suivre 41,75 heures de formation avant le 31 mars 2018 (25 mois x 1,67 heure = 41,75 heures). Veuillez noter que seules les activités de formation suivies à partir de votre date d admission à titre de membre seront reconnues dans le programme de formation continue. COMMENT METTRE SON DOSSIER À JOUR Chaque année, au plus tard le 31 mai, le CRHA ou le CRIA doit avoir mis son dossier de formation à jour. Cependant, il lui est fortement conseillé d actualiser son dossier chaque fois qu il aura suivi une formation afin de s assurer de ne rien oublier. Il n est pas nécessaire d envoyer la documentation ni les pièces justificatives. Sur demande de l Ordre seulement, le membre devra fournir une copie de ces pièces. Il est donc important de conserver les documents à l appui des heures déclarées pendant une période de 12 mois suivant la fin de la période de référence de trois ans. Prenons l exemple de la période de référence qui va du 1er avril 2015 au 31 mars 2018. Le CRHA ou le CRIA doit soumettre son registre de formation au plus tard le 31 mai de chaque année, qui se termine le 31 mars. Et il doit conserver les documents à l appui des heures déclarées jusqu au 31 mars 2019, soit un an après la fin de la période de référence de trois ans. Votre dossier de formation continue est disponible en ligne, dans votre dossier membre. Pour y accéder, rendez-vous à l adresse suivante : portailrh.org/dossier 14
NOTE ACTIVITÉS DE L ORDRE Les activités de formation offertes par l Ordre seront ajoutées directement dans le dossier électronique du membre qui les aura suivies. ACTIVITÉS PRÉAPPROUVÉES Les activités préapprouvées ainsi que les informations qui les concernent se trouvent déjà dans le système informatique. À titre de rappel, les activités préapprouvées sont celles dont le contenu est reconnu par l Ordre dans le cadre de la formation continue. Les heures admissibles qui leur correspondent sont déjà définies. Il suffit de sélectionner la formation suivie dans le menu déroulant et toutes les informations s enregistreront automatiquement dans votre dossier. AUTRES ACTIVITÉS Vous devez ajouter ces activités à votre dossier de formation continue. Par exemple, les cours offerts par un établissement d enseignement universitaire, les activités d autoapprentissage, la rédaction et la publication d articles ou d ouvrages spécialisés, etc. TABLEAU RÉCAPITULATIF Vous trouverez à la fin de ce guide une description des pièces justificatives à conserver pour chaque activité. LES CAS DE DISPENSE Le membre peut obtenir une dispense dans certains cas. Il doit alors indiquer dans son dossier, le plus tôt possible, le motif justifiant sa demande de dispense et garder, s il y a lieu, les pièces justificatives. Une dispense est valable pour une absence d une durée minimale d un mois et pour une période maximale d un an. Elle peut être renouvelée. Durant la période de dispense, chaque mois équivaut à 1,67 heure de dispense. Par exemple, une membre en congé de maternité pour une période de 8 mois bénéficie d une dispense de 13, 37 heures (8 X 1,67 h = 13,37 h). Une dispense est acceptée dans les cas suivants : a. Invalidité Un membre qui n est pas en mesure de travailler en raison d une maladie personnelle ou professionnelle, ou d un accident, peut demander à être dispensé de l obligation de formation continue pour la période d invalidité. Il doit alors conserver un certificat médical indiquant la période totale d invalidité dans l éventualité d une vérification de ses déclarations. b. Congé de maternité, de paternité ou parental Un membre en congé de maternité, de paternité ou parental bénéficie aussi d une dispense pour la durée du congé. Il doit conserver les pièces justificatives d un tel congé dans l éventualité d une vérification de ses déclarations (lettre du Régime québécois d assurance parental ou certificat de naissance ou d adoption). 15
c. Aidant naturel Un membre agissant à titre d aidant naturel auprès d un proche peut bénéficier d une dispense de son obligation de formation continue. d. Circonstance exceptionnelle ou cas de force majeure Lors d une circonstance exceptionnelle ou en cas de force majeure, le membre doit présenter, le plus tôt possible, une demande de dispense en expliquant de façon détaillée les raisons justifiant une telle demande. La demande doit être faite directement dans son dossier en ligne. Ne sont pas considérés comme des circonstances exceptionnelles ou des cas de force majeure, les congés sabbatiques ou les périodes sans emploi. LA VÉRIFICATION DES DÉCLARATIONS Pour maintenir votre titre professionnel, vous devez suivre le programme de formation continue. Tout au long de la période de référence de trois ans, il est possible qu une vérification des pièces justificatives des activités de formation déclarées soit effectuée. Rappelez-vous que, même si la période de référence est de trois ans, vous avez l obligation de soumettre votre dossier avant le 31 mai de chaque année. Il est donc possible que votre dossier soit vérifié pour les activités réalisées au cours d une des trois années de la période de référence. Attention! Si vous avez omis de déclarer une activité dans les délais prescrits, soit avant le 31 mai de chaque année, vous ne pourrez pas la comptabiliser par la suite. Les vérifications sont réalisées de façon aléatoire auprès des membres et peuvent aussi être effectués lors du processus d inspection professionnelle. PIÈCES JUSTIFICATIVES À CONSERVER Dans le but de bien vous préparer, vous trouverez à la fin de ce Guide un tableau récapitulatif des documents à conserver pour chaque type d activité. Ces documents doivent être conservés un an après la fin de la période de référence (jusqu au 31 mars 2019 pour la période de référence se terminant le 31 mars 2018). PROCÉDURE EN CAS DE DÉFAUT Le programme de formation continue est obligatoire. Le CRHA ou le CRIA doit accumuler 60 heures de formation continue pendant une période donnée. En cas de défaut, les sanctions prévues au règlement seront appliquées, et notamment l éventualité d une radiation selon la situation. Pour tout renseignement, voir le règlement sur la formation continue à l adresse suivante : portailrh.org/formationcontinue 16
TABLEAU RÉCAPITULATIF DES DIFFÉRENTS TYPES D ACTIVITÉS RECONNUES, DES CAS DE DISPENSE ET DES PIÈCES JUSTIFICATIVES À CONSERVER ACTIVITÉS COURS DE FORMATION - Formation en salle, formation en ligne, webinaire, etc. - Aucun minimum ou maximum par période de référence. - Activité d une durée minimum d une heure. Pour les activités préapprouvées - Attestation de participation Pour les activités non préapprouvées - Attestation de participation - Plan du cours (titre, objectifs, aperçu du contenu, durée, notice biographique du formateur) COURS OFFERTS PAR UN ÉTABLISSEMENT D ENSEIGNEMENT - De niveau universitaire. - Cours terminé et réussi. - Soustraire 10 minutes par heure de cours pour les pauses. - Ne pas comptabiliser le temps alloué aux devoirs et à la préparation au cours. - Les cours hybrides et à distance sont admissibles, le calcul des heures se fera en fonction du nombre de crédits qu ils représentent. - 1 crédit : 12,5 h ; 2 crédits : 25 h ; 3 crédits : 37,5 h. - Les périodes d examen peuvent être comptabilisées. - Aucun minimum ni maximum par période de référence. - Plan de cours (calendrier des rencontres, sujets abordés, durée) - Relevé de notes attestant de la réussite du cours COLLOQUES, CONGRÈS ET CONFÉRENCES - Seules les conférences reliées à la pratique professionnelle peuvent être considérées dans le calcul, et non obligatoirement le programme au complet d un colloque ou d un congrès. - Soustraire les périodes de temps prévues pour la visite de salons d exposants, pour les repas et les pauses, ainsi que les activités de réseautage. - Aucun minimum ni maximum par période de référence. - Activité d une durée minimum d une heure. Pour les activités préaprouvées - Attestation de participation Pour les activités non préapprouvées - Attestation de participation ou facture acquittée - Résumé des conférences - Durée des conférences - Notice biographique du ou des conférenciers 17
PRÉPARATION ET PRÉSENTATION D UNE FORMATION OU D UNE CONFÉRENCE - Formation conçue au travail pour d autres employés ou donnée dans le cadre d un programme de formation offert par un organisme spécialisé en la matière. - Conserver la présentation formelle et le plan de cours détaillé. - Temps de préparation et de présentation admissible une seule fois par période de référence. - Jusqu à 3 heures de préparation pour chaque heure de présentation. - S applique également à l animation de groupe de discussion et de codéveloppement. - Aucun minimum ni maximum par période de référence. - Plan de la formation (titre, objectifs, aperçu du contenu, durée) - Cahier du participant (présentation du contenu) RÉDACTION ET PUBLICATION D ARTICLES OU D OUVRAGES SPÉCIALISÉS - Article publié dans une revue reconnue (ou un quotidien) du milieu, ou dans un ouvrage publié. - Jusqu à 3 heures de préparation pour chaque tranche de 1500 mots. - Jusqu à 1,5 heure admissible pour un texte de moins de 1500 mots. - Références et exemplaire de l article publié ou lien internet - Références de l ouvrage publié PARTICIPATION À UN GROUPE DE DISCUSSION OU DE CODÉVELOPPEMENT - 80 % des participants doivent exercer en gestion des ressources humaines ou en relations industrielles. - Le groupe doit se rencontrer au moins 12 heures à l intérieur d une période de 12 mois consécutifs. - Pour les groupes de discussion, les membres doivent provenir d au moins 5 entreprises ou unités d affaires différentes. - Exclure le temps de préparation aux rencontres, les pauses et les moments de réseautage. - De 10 à 25 personnes inscrites à un groupe de discussion et 50 % de participation à chacune des rencontres. - Un minimum de 6 personnes inscrites à un groupe de codéveloppement et 80 % de participation à chacune des rencontres. - Pour les groupes offerts à l extérieur de l Ordre, faire autoriser sa demande auparavant (5 semaines avant le début des rencontres) en envoyant toutes les informations requises. - Aucun minimum ni maximum par période de référence. Groupes offerts à l extérieur de l Ordre - Plan des discussions (dates de rencontres, sujets abordés, signature des participants présents et leur titre d emploi, nom de l employeur, durée des discussions) 18
PRÉPARATION ET ANIMATION D UN GROUPE DE DISCUSSION OU DE CODÉVELOPPEMENT - Heures d animation admissibles. - Maximum 4 h de préparation par année de référence et 10 heures au total par période de référence. - Si deux animateurs, chacun peut déclarer le total des heures. Groupes offerts à l extérieur de l Ordre - Plan des discussions (dates de rencontres, sujets abordés, signature des participants présents et leur titre d emploi, nom de l employeur, durée des discussions) PARTICIPATION À UN PROJET DE RECHERCHE - Seulement les projets dans le cadre d un essai, d une thèse ou d un mémoire de fin d études de 2 e ou de 3 e cycle universitaire. - Recherche terminée et réussie. - Jusqu à 3 heures de préparation pour chaque tranche de 1500 mots. - Rapport de recherche terminé, réussi et signé par le professeur responsable ACTIVITÉS D AUTOAPPRENTISSAGE - Maximum de 15 heures par période de référence. - Ex. : lecture d articles, d ouvrages, visionnement de vidéos. - Aucune durée minimale. - Références des articles ou des livres lus - Références des capsules informatives sur le web - Toute autre référence selon l activité choisie ACTIVITÉS DE MENTORAT - Maximum de 15 heures par période de référence pour le mentorat et le coaching réunis. - Activité admissible pour le mentor et le mentoré. - Aucune relation hiérarchique ni rémunération entre les deux individus. - Faire autoriser sa demande auparavant (5 semaines avant le début du processus) en envoyant toutes les informations requises. - Plan détaillé de mentorat : les objectifs du programme, les différents suivis, l évaluation des résultats ainsi que la biographie du mentor et du mentoré ACTIVITÉS DE COACHING - Maximum de 15 heures par période de référence pour le mentorat et le coaching réunis. - Admissible pour la personne coachée seulement. - Il n est pas nécessaire de faire autoriser la demande. - Entente de coaching, objectifs, plan d action et suivi des rencontres 19
ACTIVITÉS SUR LE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES LINGUISTIQUES ET INFORMATIQUES - Maximum de 10 heures par période de référence pour les deux sujets réunis. - Ex. : cours de français, d anglais ou d autres langues en lien avec le travail. - Ex. : cours sur la suite Office ou équivalents. Pour les activités préapprouvées - Attestation de participation Pour les activités non préapprouvées - Attestation de participation - Plan du cours (titre, objectifs, aperçu du contenu, durée, notice biographique du formateur) CAS DE DISPENSE DISPENSE - Invalidité - Congé de maternité, de paternité ou parental - Aidant naturel - Circonstance exceptionnelle ou cas de force majeure - Certificat médical indiquant la période totale d invalidité - Lettre du Régime québécois d assurance parental ou certificat de naissance ou d adoption - Certificat médical ou toute autre pièce justificative en rapport - Note explicative détaillant la demande de dispense à soumettre à partir du dossier de formation continue pour validation 20
RENSEIGNEMENTS Pour tout renseignement complémentaire, veuillez vous référer à la Foire aux questions disponible à l adresse suivante : portailrh.org/formationcontinue/faq ou communiquer avec nous : par téléphone : 514 879-1636, poste 255 par courriel : formationcontinue@portailrh.org Ordre des conseillers en ressources humaines agréés 1200, av. McGill College, bureau 1400 Montréal (Québec) H3B 4G7 Télécopieur : 514 879-1722 Site web : portailrh.org/formationcontinue 21
20 HEURES PAR ANNÉE C EST FACILE! 1200, av. McGill College, bureau 1400 Montréal (Québec) H3B 4G7 514 879-1636, poste 255 formationcontinue@portailrh.org PORTAILRH.ORG/FC