Journées d information sur les derniers appels à projets de recherche du FP7 Aspects financiers des projets FP7 et Exigences des rapports financiers Héloïse Lemoine, IRD, France
Formes de financement Taux de remboursement Couts éligibles Gestion financière
Les types de subventions FP7 pour les pays ICPC Les ICPC ont le choix entre 2 modalités de financement : 1. Remboursement des coûts éligibles Les règles et niveaux de remboursement sont les mêmes que pour les Etats membres ou associés 2. Montant forfaitaire (lump sum): Si le participant n est pas en mesure de définir des coûts complets dans sa comptabilité Les forfaits sont calculés à partir de l investissement humain et la catégorie de revenu du pays les pays ont été classés en 3 catégories de revenus Les contributions forfaitaires s entendent par chercheur/an
Financement des ICPC sous forme de lump sum Niveau de revenu de l ICPC Contribution (EUR/chercheur/an) Low income 8 000 Lower middle income 9 800 Upper middle income 20 700 Le montant forfaitaire doit couvrir tous les coûts, directs et indirects. Ce système évite les procédures de reporting financier souvent lourdes pour les ICPC. Bien calculer si le forfait peut couvrir tous les besoins du participant ICPC! Les % de remboursement habituels sont applicables aux lump sum, selon la nature des projets et des participants: Projets collaboratifs de recherche: 75% ou 50% Actions de soutien et de collaboration: 100%
Financement sous forme de remboursement de coûts éligibles Une fois le projet accepté, l argent reçu en début de projet est un PRE-FINANCEMENT, une AVANCE Cela signifie... L argent n est réellement à vous qu une fois dépensé! L argent européen reçu doit être transformé en coûts éligibles A la fin de chaque période de reporting, vous devez faire le reporting des coûts dans le financial statement (Form C) Seul le montant des coûts éligibles est considéré comme paiement ferme par la Commission: l argent reçu correspondant au montant des coûts éligibles est enfin à vous une fois le form C accepté. En fin de projet, si les coûts éligibles < pré-financement, alors vous devrez rembourser la Commission! En dernière période, vous devez généralement avancer l argent correspondant aux derniers coûts afin de recevoir le paiement final. Si vous n avez pas assez de coûts éligibles, vous ne recevez jamais le paiement final.
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Taux de remboursement et types d activités / type d organisations Remboursement en fonction du type d organisation, du type de projet et d activité: Type d activité / de projet Non-profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs Autres organisations RTD 75% 50% Démonstration 50% 50% Management + Autres activités (training, networking, dissémination) Coordination and Support actions (CSA) 100% 100% 100% 100% ERC grants 100% 100%
Les types de coûts Coûts directs éligibles Coûts indirects éligibles Coûts non éligibles
Coûts éligibles: définition Réels, Encourus par le bénéficiaire, Encourus pendant la durée du projet, Déterminés en accord avec les principes de gestion et les pratiques comptables du bénéficiaire, Utilisés pour réaliser les objectifs du projet, Enregistrés dans la comptabilité du bénéficiaire Prévus dans l Annexe 1 (mais budget indicatif et ajustements possibles en accord avec la CE) Utilisés pour le projet dans le respect des principes d économie et d efficacité
Coûts non éligibles Tous les coûts qui ne remplissent pas les conditions cidessus Taxes indirectes, y compris la TVA Droits de douane Intérêts dus Provisions pour de futures pertes ou charges Pertes de changes Coûts non déclarés ou non encourus, ou remboursés en faveur d un autre projet financé par la Communauté Dépense excessive ou imprudente
Eligibles ou non éligibles? Taxes d aéroport? Consommable utilisé pendant le projet, mais acheté juste avant le début du projet? Coûts induits pour la préparation d une proposition? Taxes sur les salaires? Heures supplémentaires?
Coûts éligibles : principes Règle de non-profit : Interdit tout excédent de recettes par rapport aux coût encourus Principe de cofinancement : Impose qu une partie des coûts soit supportés par le bénéficiaire ou couverte par des contributions autres que la contribution communautaire
Les coûts directs éligibles d un projet Coûts directs réels, c est-à-dire: Couts de personnel Coûts de missions / déplacements liés au projet Coûts de fonctionnement / consomables Coûts d équipement
Les coûts de personnel Seules les heures effectivement travaillées pour le projet sont comptabilisées. Ces personnes doivent Être directement engagées par le bénéficiaire en accord avec la législation nationale Travailler sous la seule supervision et responsabilité de ce dernier et Être rémunérées en accord avec les pratiques normales du bénéficiaire Remplir des feuilles de temps: Personnels titulaires et personnels contractuels travaillant pour le projet (post-doc, doctorants)
Les coûts de personnel Obligation d un système d enregistrement du temps Feuilles de temps obligatoire et devant identifier: Les personnels impliqués dans plusieurs projets Les personnes impliqués dans plusieurs activités Signées par un supérieur hiérarchique le plus souvent possible mais au moins une fois par période Cost of the time worked on the project = Full salary of the employee / Total productive time of the employee x Time worked on the project
Les autres coûts directs Consommables: Factures de coûts liés au fonctionnement du projet Equipment: Seul l amortissement* peut être chargé sur le projet il sera remboursé selon le % et le temps d utilisation pour le projet * Est déterminé selon les principes comptables habituels de l institution. Exemple: Equipement à 3000, amorti en 3 ans, utilisé à 50% pour le projet, et ce pendant 2 ans au cours du projet. Coût éligible = 3000/3 x 2 x 50% Le % et le temps d utilisation doivent êtres auditables (établir des feuilles de temps) Missions / déplacements: Selon les pratiques normales de l institution (per diems, taxi, classes, etc.)
La sous-traitance est: Les coûts de sous-traitance Considérée comme exceptionnelle, mais parfois nécessaire Doit porter sur des tâches mineures les tâches principales doivent être effectuées par les partenaires du projet Une tâche est sous-traitée quand c est plus efficace Meilleur rapport qualité / prix La sous-traitance doit être prévue à l Annexe 1 de la convention de subvention Un sous-traitant est un Tiers: le bénéficiaire charge un prix (et non pas un coût); il est indépendant du bénéficiaire, ne travaille pas dans ses locaux, n a aucun droit de PI au titre du projet Questions: Comment un sous-traitant déclare-t-il ses coûts? Est-il possible de sous-traiter entre partenaires? Y a-t-il une limite pour la sous-traitance dans le budget?
Les coûts indirects éligibles Coûts indirects: «overheads» Coûts non directement imputables au projet mais encourus en relation avec les coûts directs du projet (frais associés au projet mais engendrés par l activité du labo) Exemples : Coûts liés à l administration générale de l établissement (lumière, papier, usage de la photocopieuse) Loyers de locaux ou d équipements Dépenses d infrastructure, de communication, de fonctionnement récurrentes.
ICM: Indirect Cost Models Pour les Collaborative Projects: Pour tous les participants : Coûts indirect réels ou Taux forfaitaire de 20% des coûts direct hormis la soustraitance Les Non-profit public bodies, Secondary and Higher Education establishments, Research Organisations et SMEs incapables d identifier leur couts indirects réels, peuvent appliquer un taux forfaitaires de 60% (RTD) Pour les Coordination and Support Actions: Pour tous: limitation à 7% des couts directs
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Les Modalités de paiement de la subvention européenne Un seul pré-financement en début de projet (jusqu à 160% de la contribution moyenne / période) Une contribution de 5% est déduite du pré-financement au titre du fonds de garantie Reçu par le coordinateur dans les 45 jours suivant l entrée en vigueur du GA Reversé aux bénéficiaires dans les meilleurs délais et dès qu ils ont signé leur Forms A Doit être placé sur un compte rémunéré Intérêts doivent être déclarés dans les états financiers (Form C) transmis lors du reporting
Les Modalités de paiement de la subvention européenne Paiements intermédiaires basés sur états financiers (form C) de chaque période: Sur validation par la CE des états financiers (form C) de la période 1 remis à la CE au moment du reporting Le montant payé est le montant justifié et accepté dans la mesure où : Montant justifié en P1 + pré-financement inférieur ou égal à 85% de la subvention maximale Retention :10% + 5% retenus sur le préfinancement pour le fond de garantie En dernière période, vous devez généralement avancer l argent correspondant aux derniers coûts afin de recevoir le paiement final.
Les Modalités de paiement de la subvention européenne Paiement final (après acceptation de tous les rapports finaux) correspond aux 15% de la subvention qui ont été retenus Sur validation par la CE des états financiers (Form C) de la dernière période remis à la CE au moment du reporting final. ATTENTION : délais très longs pour le paiement final (plusieurs mois après la fin du projet)
Fond de garantie FP7: Pas de responsabilité financière collective Il y a une «responsabilité technique» de porter à terme le projet conjointement et individuellement vis-à-vis de la Commission. En revanche: constitution d un fond de garantie par les participants afin de couvrir le risque de perte financière. 5% du montant de la contribution CE sont retenus sur le préfinancement en début de projet. Les intérêts générés par le fond serviront à couvrir le risque financier. En principe, le montant versé au fond sera remboursé à la fin du projet, avec le paiement final.
Modalités de paiement: exemple Exemple: Projet d une durée de 3 ans, financement prévu max 3.000.000. Rétention 10% = 300.000. Fond de garantie 5% = 150.000 Préfinancement : la moyenne annuelle du financement est de 1.000.000 : Avance de 160% - le fond de garantie, s élèvera à: 1.450.000 1er paiement intermédiaire : 1.000.000 de coûts éligibles encourus acceptés. Le paiement s élèvera à : 1.000.000 2eme paiement intermédiaire : 1.000.000 de couts éligibles encourus acceptés. Le paiement s élèvera à : 100.000 car rétention de 10% du montant total Paiement final: Sur acceptation des coûts éligibles restants (1.000.000 ), s élèvera à: 450.000 (rétention + fond de garantie) Paiement subvention total: 3.000.000
Rétention d argent par la CE dans le FP7 10% de rétention jusqu à la fin du projet 5% de rétention pour le fond de garantie La rétention totale (15% de la contribution totale) est importante Cependant: Exonération de vérification de la viabilité financière des participants (sauf le Coordinateur) demandant moins de 500.000 Plus aucune garantie bancaire
Certificate on financial statements (CFS) Le Form C (financial statement) doit être fourni à la fin de chaque période de reporting (FP7: par défaut 18 mois) = Reporting des coûts éligibles Le Certificat sur les financial statements (audit financier) est obligatoire dans les cas suivants: Quand la contribution requise du bénéficiaire atteint 375.000. Un 2ème CFS n est exigé que si la contribution du bénéficiaire atteint à nouveau 375.000. Si la contribution d un bénéficiaire n atteint jamais les 375.000, aucun certificat n est exigé, même en fin de projet. Pour les projets de 2 ans ou moins: un seul CFS en fin de projet quand la contribution du bénéficiaire > 375.000 Exception: pas de CFS si la contribution européenne est sous forme de lump sum (forfait)
Audits financiers de la CE Audits financiers de la CE très fréquents et renforcés dans le FP7 Peuvent être effectués à tout moment du projet et jusqu à 5 ans après la fin du projet Portent sur les aspects financiers, principes de compta, gestion etc Toutes les information et données détaillées demandées par la CE doivent être mises à sa disposition Conserver tous les justificatifs nécessaires et ce jusqu à 5 après la fin du projet
Audits financiers de la CE Exemples de documents à conserver :
Audits financiers de la CE Attention à l Erreur Systémique Même erreur de méthode identifiée sur l échantillon de contrats audités Produit le même effet sur l ensemble des contrats en cours chez le bénéficiaire audité Erreur doit être réparée sans qu il soit besoin d auditer chaque projet Conséquence? Demande par la CE de la rectification de tous les états financiers (Form C) établi pour les projets FP7 du bénéficiaire (périodes échues et en cours)
Références et sites web Portail du participant: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home Guide to FP7 Financial issues: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf Finance Helpdesk: http://www.finance-helpdesk.org