CONSEIL REGIONAL D ILE-DE-FRANCE Notice d utilisation de la Plateforme des Aides Régionales (PAR) Aide à la Mobilité Internationale des Etudiants (AMIE) SOMMAIRE 1- PREMIERE CONNEXION... 2 2- CREEZ VOTRE COMPTE UTILISATEUR SUR LA PLATEFORME DES AIDES REGIONALES (PAR)... 3 3- CREEZ VOTRE DOSSIER DE DEMANDE D AIDE... 1 3.1 - Etape 1 : Rechercher le dispositif d aide... 2 3.2 - Etape 2 : Saisie de votre dossier de candidature... 3 3.2.4 Description du projet... 5 3.2.5 Fiche administrative et donnée statistiques générales de l établissement... 7 3.3 - Etape 3 : Visualiser la synthèse et valider le dossier.... 14 4 - SUIVRE VOTRE DEMANDE D AIDE... 2 5- CONTACTS... 1 1
1- PREMIERE CONNEXION Connectez-vous au site internet de la Région Ile-de-France via le lien suivant http://www.iledefrance.fr/aide-mobiliteinternationale-etudiants-universites-grands-etablissements-ecoles ou en le recopiant dans un moteur de recherche internet. Les dernières rubriques de la fiche vous permettent notamment d accéder à la Plateforme des Aides Régionales (PAR) et de consulter tous les documents, situés en bas de page, mis à votre disposition pour vous accompagner dans votre création de demande d aide. 2
2- CREEZ VOTRE COMPTE UTILISATEUR SUR LA PLATEFORME DES AIDES REGIONALES (PAR) Sur la plateforme des aides régionales (https://par.iledefrance.fr/), vous devez pour déposer un dossier de demande d aide créer votre compte. Cliquez sur «Créer mon compte» sur la page d accueil, dans la partie droite : Renseignez les mentions suivantes et cochez la case «Accepter les conditions générales» puis «Validez». 3
Précision relative au champ «Date de naissance» : un calendrier est associé à ce champ et vous devez cliquer sur le bouton vert pour valider la date sélectionnée. Si l année souhaitée n apparaît pas immédiatement dans le menu déroulant, sélectionnez l année la plus ancienne une première fois pour faire apparaître les années antérieures. ATTENTION : Après validation, un message vous sera adressé à l adresse de messagerie déclarée avec un lien qui vous permettra d activer votre compte dans les 3 jours. Attention, passé ce délai, tout compte non activé sera supprimé et il vous faudra alors recréer un nouveau compte. A partir de votre messagerie, cliquez sur ce lien dans le message reçu. Cela ouvre un écran sur la plateforme. Choisissez votre mot de passe puis validez. 4
3- CREEZ VOTRE DOSSIER DE DEMANDE D AIDE Pour créer une demande d aide, cliquez sur «Demande» à partir de l accueil de votre espace privé : La création d un dossier de candidature sur le dispositif AMIE s organise en plusieurs étapes : Etape 1 : Rechercher le dispositif d aide Etape 2 : Saisie de votre dossier de candidature Etape 3 : Visualiser la synthèse et valider le dossier Il convient de compléter toutes les rubriques demandées. A chaque étape il est possible de passer à l étape «suivante» ou de revenir à l étape «précédente». La création d un dossier peut se faire en plusieurs temps, en se reconnectant à la plateforme. Chaque étape est enregistrée en passant à l étape suivante, mais restera modifiable. Attention : Ce n est qu après la validation effective de votre dossier que la Région Île-de-France pourra prendre connaissance de votre demande et procéder à son instruction. 1
3.1 - Etape 1 : Rechercher le dispositif d aide Dans «Nouvelle demande d aide», vous accédez à l écran de «recherche d un dispositif» : Recherchez l aide à la mobilité internationale des étudiants avec les critères proposés : - numéro du dispositif : 642 - OU mot clé : mobilité internationale - OU thème : enseignement formation - recherche Puis cliquez sur le bouton «Rechercher» et le dispositif «Aide à la mobilité internationale des étudiants» apparait alors dans la liste. (Le bouton «Initialiser» permet d effacer les critères de recherche sélectionnés) Vous devez sélectionner le dispositif pour lancer la création d une demande. 2
3.2 - Etape 2 : Saisie de votre dossier de candidature Merci de bien vouloir procéder étape par étape et compléter les différents champs. 3.2.1 - Se créer comme nouveau demandeur ou se rattacher à un identifiant existant Si vous êtes un établissement ayant déjà bénéficié de subvention régionale vous devez disposer d un numéro de rattachement (transmis par les services régionaux) Dans ce cadre renseigner le cadre ci-dessous : Si vous êtes un établissement n ayant jamais bénéficié de subvention régionale, veuillez renseigner l écran cidessous et poursuivre la procédure d inscription : 3
3.2.2 Dossier AMIE : Caractéristiques Merci de bien vouloir saisir l objet de votre demande selon le texte proposé ci-dessous et de renseigner le montant global correspondant à la subvention régionale attendue 3.2.3 - Localisation du projet Sélectionner - Région : Région Ile de France Département : Département correspondant au siège social de votre établissement Découpage : commune correspondante au siège social de votre établissement 4
3.2.4 Description du projet Merci de bien vouloir renseigner les champs comme présentés ci-dessous Dates prévisionnelles de la période de départ de la mobilité des étudiants : Il s agit de renseigner obligatoirement la période de départs éligible à l aide régionale à savoir du 1 juillet 2016 au 30 juin 2017 maximum. Objectifs : Renseigner le texte présenté ci-dessous en l état : «La présente demande s inscrit dans le cadre du dispositif régional d aide à la mobilité internationale des étudiants (AMIE).» Description : Il s agit de décrire votre établissement, ses composantes et sa politique internationale en faveur des étudiants et son développement à l international. Cette description doit être synthétique (maximum 15 lignes). Moyens mis en œuvre : Renseigner le texte suivant : «L aide régionale permettra aux étudiants sélectionnés par l établissement notamment sur la base de critères sociaux de bénéficier d une aide financière leur permettant de réaliser leur stage ou séjour d étude à l étranger dans le cadre de leur formation suivie au sein de l établissement.» Intérêt régional Ne pas renseigner Publics cibles : Renseigner le texte suivant : «Les étudiants en formation initiale hors apprentissage et alternance, en DUT, Licence et Master (y compris les seconds cycles d études médicales). Les mobilités prises en compte sont celles effectuées entre le 1er juillet 2016 au 30 juin 2017.» 5
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3.2.5 Fiche administrative et donnée statistiques générales de l établissement Fiche administrative du personnel : Renseigner obligatoirement les coordonnées des personnes suivantes mentionnées dans cet écran : Responsable du service des relations internationales, responsable du service chargé de la gestion des aides à la mobilité, personne gestionnaire de la gestion des aides AMIE, et la personne en charge de la comptabilité du programme régional. Fiche données statistiques générales de l établissement. Attention : Il s agit de renseigner, ci-dessous, les données statistiques pour l année universitaire 2015-2016. 7
Attention, il s agit ici de renseigner, ci-dessous, les données pour l année universitaire 2014-2015 (année dont les données sont clôturées) 8
Dans l écran ci-dessous, merci de bien vouloir indiquer le nombre potentiel d aides cumulables pour chaque étudiant et en plus de l aide AMIE selon les sélections cochées 9
Attention : Il s agit de renseigner dans l écran ci-dessous les données pour l année universitaire 2014-2015 (année dont les données sont clôturées) 10
Attention : Données Années universitaire 2014-2015 11
Attention : Il s agit de renseigner le montant de la demande de subvention pour la prochaine année universitaire 2016-2017 12
3.2.6 Liste des pièces à fournir Veuillez trouver la liste des pièces obligatoires par type d établissement : - Etablissements publics : RIB et fiche SIREN obligatoirement mis en pièces jointes sur la plateforme au moment de la demande - Etablissements privés sous statut associatif ou fondation : RIB (obligatoirement mis en pièces jointes sur la plateforme) ; fiche SIRENE (obligatoirement mis en pièces jointes sur la plateforme) ; Statuts associatifs (transmission par courrier) bilans et comptes de résultats certifiés (transmission par courrier) récépissé de déclaration en préfecture, (transmission par courrier) extrait de publication au JO (transmission par courrier) Ces 4 derniers documents obligatoires, sont à transmettre par courrier, avant le 25 avril 2016, cachet de la poste faisant foi, à l adresse suivant : Région Ile-de-France, Unité développement, Service du développement de la vie étudiante, Appel à projets AMIE 2016-2017, 142, rue du bac 75007 PARIS 13
3.3 - Etape 3 : Visualiser la synthèse et valider le dossier. Le dernier écran «Informations générales» vous permet de vérifier les principales informations renseignées et de retourner si besoin sur l une des étapes précédentes pour la modifier ou la compléter. Attention : N oubliez pas d enregistrer votre dossier avant de le valider et de le transmettre Cliquez sur «Valider la création du dossier» pour confirmer votre demande d aide et créer le dossier. Un écran «Dossier transmis» apparait et confirme la création du dossier : Vous venez de déposer votre dossier de candidature sur la plateforme régionale. 14
ATTENTION Seuls les dossiers déposés et enregistrés sur la plateforme dématérialisée des aides régionales seront recevables par les services régionaux. Toutes demandes transmises par courrier ne sera pas instruite, ni recevable. 1
4 - SUIVRE VOTRE DEMANDE D AIDE Pour suivre l avancement de votre dossier, cliquez sur «Suivi» à partir de l accueil de votre espace privé : Lancer ensuite la recherche de votre dossier : Vous pouvez rechercher votre dossier par N de dossier ou par le nom du dispositif (N 642 sur l aide à la mobilité internationale des étudiants). Le dossier apparaît avec son numéro et vous pouvez le consulter en cliquant sur la loupe : 2
5- CONTACTS En cas de problème technique lié à l utilisation de la plateforme, vous pouvez faire appel directement à une assistance à l adresse suivante : administration.par@iledefrance.fr. Pour toute autre demande d information concernant le dispositif AMIE, vous pouvez faire appel au numéro Azur : 0810.18.18.18 (prix d un appel local) Adresse postale: Région Ile-de-France, Unité développement, Service du développement de la vie étudiante, Appel à projets AMIE 2016-2017, 142, rue du bac 75007 PARIS 1