Dominique Legouge Guide pratique du nouveau code des marchés publics Les nouvelles règles du jeu issues du décret de janvier 2004 Deuxième édition, 2004 ISBN : 2-7081-2998-8
Chapitre 12 Comment examiner la recevabilité des offres? L essentiel Lors de la phase d examen des offres, l organisme public acheteur doit vérifier lot par lot que celles-ci sont recevables avant de procéder à leur analyse qualitative et financière. Leur recevabilité implique tout d abord qu elles soient conformes aux exigences figurant dans le règlement de la consultation et, ensuite, qu elles soient conformes en cas de recours à l appel d offres aux dispositions du cahier des charges. 1. Comment s assurer de la conformité aux prescriptions du règlement de la consultation? 1.1. Le respect des exigences de forme et de délai Les offres, pour pouvoir être déclarées recevables, doivent être transmises à l organisme acheteur de manière à respecter strictement les conditions de forme et de délai figurant dans le 227
Guide pratique du nouveau code des marchés publics règlement de la consultation (ou dans la lettre d engagement de la consultation). Cela signifie, notamment qu elles doivent être : Présentées sous forme d un acte d engagement daté et signé par une personne ayant pouvoir d engager l entreprise. Transmises de manière confidentielle avec une date certaine, ce qui implique qu elles parviennent dans une enveloppe fermée envoyée en recommandé avec accusé de réception ou qu elles soient remises directement contre récépissé (sauf à ce que le règlement de la consultation autorise une remise des offres sous forme électronique, voir page 278). Respectueuses des conditions de forme liées à la procédure de mise en concurrence sélectionnée (ex. : être placées dans une deuxième enveloppe intérieure dans le cas d un appel d offres ouvert). Reçues par l organisme acheteur avant la date limite de réception des offres fixée par le règlement de la consultation, la lettre d engagement de la consultation ou l avis d appel public à la concurrence. Procédure utilisée Eléments de conformité à vérifier Modalités de présentation de l offre Modalités de transmission Arrivée avant la date limite de réception Appel d offres ouvert Appel d offres restreint Marché négocié avec mise en concurrence Sous forme d un acte d engagement dûment daté et signé Lettre en recommandé avec accusé de réception ou remise directe contre récépissé (sauf cas où la remise de l offre sous forme électronique a été autorisée) Dans la 2 e enveloppe Pli avec l adresse de l organisme acheteur intérieure Date limite figurant dans le règlement de la consultation et dans l avis d appel public à la concurrence Date limite figurant dans la lettre d engagement ou le règlement de la consultation Figure 29 : Les éléments sur lesquels porte le contrôle de conformité des offres aux exigences de forme et de délai 228
Comment examiner la recevabilité des offres? 1.2. Une transmission d informations conforme à ce qui a été demandé 1.2.1. Quelles sont les informations qui peuvent être obligatoirement demandées? Le code des marchés publics, contrairement à ce qui est prévu pour les candidatures d entreprises (voir page 186), ne limite pas les informations qui peuvent être demandées par les acheteurs à l appui des offres lors des mises en concurrence. Il se borne à indiquer qu il est possible d exiger que les offres soient accompagnées d un devis descriptif et estimatif détaillé comportant toutes les indications permettant d apprécier les propositions de prix et d échantillons. Il en résulte que toutes les informations de nature technique ou économique, utiles à l analyse et à la comparaison des offres peuvent donc être exigées, à condition qu elles ne créent pas de contexte discriminatoire injustifié entre les entreprises. Il peut s agir : D informations à fournir sous forme de document : certificat de conformité par rapport aux normes, certificat de visite de locaux, fiches techniques de composition ou d utilisation, structure de prix, réponse à un questionnaire technique, estimation de consommation lors de l utilisation, personnes pressenties pour intervenir, méthodologie envisagée, diplômes des intervenants, matériaux dont l utilisation est prévue, plan d assurance qualité proposé, etc. De la fourniture d échantillons, de la réalisation d essais, d exposition, de démonstration, etc. Pour ce qui concerne le statut juridique des informations fournies à l appui des offres (décomposition détaillée d un prix forfaitaire figurant à l acte d engagement par exemple), il est important de souligner qu elles n ont de valeur contractuelle que si le dossier de consultation (cahiers des charges + règlement de la consultation) 229
Guide pratique du nouveau code des marchés publics remis aux entreprises préalablement à la remise des offres le prévoit expressément. Il est donc souhaitable pour les acheteurs, afin d encourager les fournisseurs à présenter des informations fiables et pertinentes, de recourir systématiquement, dans la mesure du possible, à la contractualisation des informations fournies à l occasion de la remise des offres. 1.2.2. Que faire s il manque une information demandée? La question appelle une réponse différente selon le type de procédure de mise en concurrence utilisé. Cas des procédures d appel d offres Les procédures d appel d offres excluant tout recours à la négociation et reposant sur le principe d intangibilité des offres, doivent conduire les acheteurs à éliminer toute offre qui serait incomplète par rapport aux exigences essentielles du règlement de la consultation. C est pourquoi, il est souhaitable, afin de limiter le taux de rejet d offres susceptibles d être attractives, de bien informer les candidats par la voie du dossier de consultation, sur la nature des informations exigées et sur le caractère éliminatoire de leur nonproduction dans les formes prescrites par le règlement de la consultation. L attention des acheteurs doit par ailleurs être attirée sur le fait que la possibilité de demander des informations complémentaires sur les offres prévue par le code ne peut être interprétée comme ouvrant la possibilité de compléter de façon substantielle une offre après la date limite de remise des offres. Cas des procédures de marché négocié Les procédures de marché négocié, du fait de leur moindre formalisme, autorisent, sous réserve d un traitement égal des entrepri- 230
Comment examiner la recevabilité des offres? ses, en cas d offre incomplète, à demander aux candidats les informations manquantes. 2. Comment s assurer dans les appels d offres de la conformité aux prescriptions du cahier des charges? 2.1. Éliminer les offres non conformes aux cahiers des charges L organisme acheteur doit vérifier dans le cas du recours à un appel d offres, que les offres reçues sont conformes aux exigences des cahiers des charges servant de support à la mise en concurrence, qu il a rédigés. Toute offre non conforme à une ou plusieurs spécifications qualifiées d intangibles doit être rejetée. À noter : L élimination des offres non conformes au cahier des charges n est pas obligatoire dans les procédures du marché négocié, compte tenu de la faculté de négociation reconnue à l acheteur et aux fournisseurs. Afin d ouvrir au maximum la mise en concurrence, le code des marchés publics ouvre la possibilité aux acheteurs de définir, à l intérieur des spécifications des cahiers des charges : Celles qui ont un caractère intangible, c est-à-dire celles dont le non-respect par l offre conduira à un rejet automatique. Celles qui n ont pas de caractère intangible et qui peuvent donner lieu, si le candidat le souhaite, à proposition d une variante. 231
Guide pratique du nouveau code des marchés publics 2.2. Accepter les variantes à certaines conditions Le code des marchés publics prévoit que, sauf volonté contraire de l acheteur exprimée de façon expresse dans le règlement de la consultation de l appel d offres, les variantes présentées à l initiative des candidats (offres ne respectant pas les spécifications des cahiers des charges) doivent être déclarées recevables. L admission des variantes lors de l examen de recevabilité des offres implique cependant que les deux conditions cumulatives suivantes soient respectées : Tout d abord que la variante ne soit pas contraire à des spécifications qui auraient été spécifiées comme intangibles dans le cahier des charges. Ensuite, que la variante soit accompagnée d une offre conforme au cahier des charges. Différence entre option et variante La variante est toujours proposée à l initiative des candidats. Elle est toujours contraire à tout ou partie du cahier des charges. Sa production peut être interdite ou limitée (à certains aspects du cahier des charges, en nombre) par le règlement de la consultation. Elle n a de sens que dans les procédures d appel d offres. L option est toujours définie à l initiative de l acheteur qui en cerne les contours et en demande le chiffrage dans un dossier de mise en concurrence. Elle fait partie intégrante du cahier des charges. Elle peut être utilisée dans toutes les procédures. Conseils Acheteurs Veillez, dès la rédaction du dossier de consultation de vos appels d offres, à créer des conditions favorables à la recevabilité des offres (demande d informations limitées à ce qui est utile, acceptation des variantes). 232
Comment examiner la recevabilité des offres? N hésitez pas à établir des règlements de consultation énonçant clairement la liste des informations dont la non-fourniture à l appui de l offre constitue une cause de rejet automatique. Sachez que, dès lors qu une variante est proposée dans une procédure d appel d offres par une entreprise dans des conditions qui la rendent recevable, elle devra être analysée avec autant d attention que l offre conforme qui l accompagne. Fournisseurs Apportez beaucoup de soin à l élaboration de vos offres qui doivent être strictement conformes aux exigences du dossier de consultation dans les appels d offres (règlement de la consultation + cahier des charges). Persuadez en amont les organismes acheteurs de l intérêt d ouvrir au maximum la concurrence (proscription des clauses sur mesure, coût dissuasif de réponse aux mises en concurrence lorsque les exigences du dossier de consultation sont trop lourdes, etc.). 233