SECTIONS DES WATERINGUES

EDITEUR NATIONAL DE LOGICIELS COMMUNAUX DOCUMENTATION DU LOGICIEL SECTIONS DES WATERINGUES - 1 -

DOCUMENTATION DU LOGICIEL SECTIONS DES WATERINGUES SOMMAIRE! " #$ %"& ' % () ( & * (! "!# " # " $% %! " &# " " '( " + " +,&&-',. / +#, / +%0 / + 1 2 )( * )+,## ) #-## 2, # )( )+,-!# ) #-!# 2# % )( $ )+,# $ )+,##!# & - 2 -

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A. Installation du logiciel A.1. Installation du moteur Les logiciels N.F.I. fonctionnent sous l environnement graphique MicroSoft Windows. La présence du moteur (RUNTIME) sur votre machine est obligatoire pour le fonctionnement de nos logiciels. Une fois ce moteur installé, vous pourrez installer alors tous les autres logiciels de notre gamme, sans avoir à le ré - installer systématiquement. Le moteur se présente sous la forme de 2 disquettes. Pour l installer, placez la disquette N 1 dans le lecteur, et procédez aux manipulations suivantes : Pour Windows 3.xx : Ouvrez le menu FICHIERS de votre gestionnaire de programmes, et choisissez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Pour Windows NT, 98 ou 95 : Par le bouton DEMARRER de la barre des tâches, sélectionnez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Le reste de la procédure est commun aux différents systèmes d exploitation. Le répertoire d installation doit faire partie du chemin de recherche (équivalent de la commande dos PATH). Sous Windows 3.xx, c est généralement c:\windows\ comme indiqué ci-dessus. Sous Windows 98 ou 95, cela peut aussi être c:\windows\command\ Sous Windows NT, cela peut être c:\winnt\ Cliquez sur continuer pour lancer l installation. La seconde disquette est automatiquement demandée. Retirez alors la première et insérez la seconde. A la fin de l installation, cliquez sur OK. Répétez cette installation sur toutes les machines devant accéder aux logiciels N.F.I. REMARQUE : la seconde disquette contient également des polices de caractères. Veillez à ce que ces dernières soient installées sur la machine car elles sont nécessaires aux logiciels N.F.I. - 5 -

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A.2. Installation / Mise à jour du logiciel A.2.1 Installation du logiciel Le logiciel se présente sous la forme d une ou plusieurs disquettes. Le logiciel, contrairement au moteur, ne doit être installé que sur une seule machine. Les autres machines pourrant y accéder via un réseau et un système de partage des fichiers. Pour installer le logiciel, procédez aux manipulations suivantes : Pour Windows 3.xx : Ouvrez le menu FICHIERS de votre gestionnaire de programmes, et choisissez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Pour Windows NT, 98 ou 95 : Par le bouton DEMARRER de la barre des tâches, sélectionnez l option EXECUTER. Dans la fenêtre qui apparaît alors, tapez A :INSTALL comme illustré ci-dessous, cliquez alors sur OK. Le reste de la procédure est commun aux différents systèmes d exploitation. L écran suivant vous est proposé : Lorsque toutes les disquettes ont été lues, le module de configuration automatique démarre. Consultez la section A.2.3. pour achever correctement l installation. La 1 ère ligne indique le répertoire d installation par défaut. Modifiez la si cette indication ne correspond pas à votre configuration (installation sur un autre disque par exemple) La 2 nde ligne indique le nom du groupe de programme qui contiendra l icône de démarrage du logiciel. Choisissez en un autre dans la liste si ce dernier ne vous convient pas. Cliquez ensuite sur CONTINUER. L installation se déroule alors. - 7 -

A.2.2. Mise à jour du logiciel Vous recevrez des disquettes de mise à jour de logiciel lorsque des changements significatifs auront été apportés. La mise à jour du logiciel se présente sous la forme d une ou plusieurs disquettes. Ces dernières sont également utilisables pour une 1ere installation du logiciel, comme exposé en section A.2.1. ATTENTION, avant d effectuer toute mise à jour, il est IMPRERATIF d effectuer une sauvegarde des données. La mise à jour s effectue par le biais des mêmes manipulations que pour la 1 ère installation. Elle diffère lorsque l écran suivant apparaît : La signification de la 1 ère ligne (chemin) est la même. Adaptez-la selon votre configuration (autre disque par exemple) Comme l icône de démarrage de votre logiciel a déjà été créée lors de la 1 ère installation, il n est pas nécessaire d en créer un nouveau. Modifiez donc la 2 nde ligne (groupe du gestionnaire) pour y obtenir la mention AUCUN (ou NONE-) Cliquez ensuite sur CONTINUER. Lorsque toutes les disquettes ont été lues, le module de configuration automatique démarre. Consultez la section A.2.3. pour achever correctement l installation. A.2.3. Le module de mise à jour automatique Ce module sait s il s agit d une première installation ou d une mise à jour. Il se présente sous la forme d écrans successifs. Chaque écran donne les explications sur les traitements qui vont s exécuter. Après avoir pris connaissance du texte affiché, cliquez simplement sur le bouton SUIVANT pour passer à l écran suivant et / ou lancer le traitement qui s y rapporte. Les 6 étapes de ce module sont indiquées dans la barre de titre de la fenêtre. La version qui s installe est indiquée en bas à gauche (ici logiciel WATERINGUES, version 99.08.04) La version qui sera mise à jour est indiquée en bas à gauche (ici??? car il s agit d un écran de 1 ère installation) - 8 -

Un des étapes consiste à vous identifier via une clef confidentielle, afin d activer le logiciel ou la mise à jour. Les données requises pour cette identification sont généralement fournies avec les disquettes de mise à jour. Si notre clef d activation n est pas fournie, veuillez nous appeler à cet instant. Un technicien va vous guider pour parfaire cette étape. L écran suivant est affiché : Le nom affecté au logiciel est donné s il s agit d une mise à jour. Dans le cas d une nouvelle installation, veuillez le saisir. Votre clef confidentielle est affichée, elle vous sera demandée par notre technicien si vous nous appelez. Tapez notre clef d activation (fournie ou dictée par notre technicien) cliquez sur le bouton TESTER LA CLEF Une fois la seconde clef d activation saisie, Si le message indique que la clef est incorrecte, corrigez les zones ne correspondant pas aux données fournies. Cliquez alors à nouveau sur le bouton TESTER LA CLEF. Lorsque cette dernière est correcte, cliquez sur le bouton VALIDER. Continuer alors à suivre les instructions données sur les écrans suivants. Le dernier écran donne un bouton nommé TERMINER. Cliquez dessus pour quitter l installation ou la mise à jour. A partir de ce moment, votre logiciel est installé ou parfaitement mis à jour. Démarrez le normalement en utilisant l icône associée. - 9 -

B. Démarrage et configuration du logiciel B.1. Le premier démarrage Au 1 er lancement du logiciel, l année de démarrage est demandée. En effet, elle est nécessaire pour définir le 1 er exercice sur lequel les factures seront générées. Par défaut, l année en cours est proposée. Cliquez sur validez lorsque l année convient, sinon modifiez-la. Ensuite, un mot de passe est demandé. Cela permet uniquement aux utilisateurs autorisés d utiliser ce logiciel. Pour le 1 er démarrage, le mot de passe est NFI. Consultez la section B.4. pour la définition des utilisateurs autorisés. Cette question concerne le mode d utilisation du logiciel. Elle est utile lorsque le logiciel est installé en réseau et consultable simultanément par plusieurs machines. Ce message apparaît lorsque vous être la 1ere personne à démarrer le logiciel. Si vous répondez OUI pour le mode MONO-POSTE, personne d autre ne pourra utiliser le logiciel. Si vous répondez NON, vous serez en mode MULTI-POSTE et d autres utilisateurs pourront utiliser le logiciel à partir de leurs machines respectives Si votre machine n est pas en réseau, répondez OUI à la question posée (Mode MONO-POSTE) REMARQUE : Certains traitements du logiciel ne peuvent fonctionner qu en mono - poste. Si ce mode n est pas choisi, ces traitements ne seront pas autorisés. Par exemple, ces traitements sont : la génération des factures, la sauvegarde, et d autres traitements purement informatiques comme la ré-indexation. - 10 -

B.2. Présentation de l écran principal En haut, vous trouverez toujours les informations suivantes La petite icône reprend celui de l application, un clic sur ce dernier ouvre un menu, qui permet différentes manipulations sur la fenêtre (déplacements, agrandissement, réduction) conformément à la gestion des fenêtres sous Windows. De plus, il contient l option FERMETURE qui permet de quitter le logiciel UNIQUEMENT en cas d un éventuel blocage de ce dernier. L utilisation de cette option équivaut à une sortie anormale du logiciel, pouvant avoir des conséquences graves sur vos données. La barre de titre du logiciel (en bleu) reprend le nom du logiciel (en blanc). Le fait de cliquez 2 fois sur cette dernière agrandit l écran principal à toute la taille disponible sur votre écran ou, le replace à sa taille classique. Les menus, qui s adaptent en fonction du contexte, donnent accès aux options réalisables à partir de ce point. A droite, on retrouve le dessin de l icône du logiciel. Entre crochets est indiqué le numéro de version de ce dernier. Ici 99.08.04. Dans le coin de la fenêtre, sont présentés les boutons de manipulation de cette dernière : - Réduction - Agrandissement - Fermeture (interdit) En bas, d autres éléments sont donnés : Sous le logo de notre société, dans ce que l on appelle la barre de statut, vous trouverez parfois des indications relatives aux traitements se déroulant. Par défaut, c est le nom du logiciel et la date qui sont indiqués. (La date est connue par l horloge interne de votre machine.) Dans le coin inférieur droit, est indiqué le nom affecté au logiciel (ici N.F.I. démonstration). Ce nom est affecté lors de l activation de votre logiciel par le module de configuration et / ou de mise à jour. L état des touches (Insertion et verrouillage numérique) ainsi que l heure de votre système sont également données sur la barre de statut. - 11 -

B.3. Fonctionnement des Menus Les options du logiciel sont regroupées par thèmes. Ces thèmes sont accessibles par le menu FICHIERS. Si vous cliquez sur ce dernier, vous obtenez : Les thèmes sont indiqués par les mots suivis de 3 points. Ainsi nous avons GESTION, REGLEMENTS, IMPRESSIONS et UTILITAIRES Les autres (UTILISATEURS et QUITTER) sont des options classiques Un thème déclenche un affichage des menus relatifs à ce thème, alors qu une option déclenche une action. (Quitter par exemple.) Le thème actif est reconnaissable grâce à la marque () qui le précède. Voici un aperçu des menus proposés par les différents thèmes : GESTION donne Agencements, Gestion, Cadastre, Facturation et Exercices REGLEMENTS donne Règlements et Etats IMPRESSIONS donne Factures, Listes, Statistiques et Sélections UTILITAIRES donne Configuration, Base et Autres Ensuite, dans chaque menu donné ci-dessus, vous trouverez les options associées. Dans le reste de la documentation, l activation d une option sera notée de la façon suivante : FICHIERS / GESTION / Facturation / Générer les factures Cette ligne veut dire, qu à partir du menu FICHIERS, dans le thème GESTION, on trouve le menu FACTURATION, dans lequel on activera l option GENERER LES FACTURES. B.4. L identification des utilisateurs FICHIERS / Utilisateur Afin de limiter l utilisation du logiciel aux personnes autorisées uniquement, il est nécessaire de créer des utilisateurs. Pour cela, dans le menu FICHIERS, activez l option UTILISATEURS. L écran suivant est affiché : REMARQUE : On retrouve sur cet écran la norme utilisée sur tous les autres, à savoir : - Un TITRE, en bleu (ou rouge si c est un module sensible), - Un numéro de fiche (ici 001) lorsque l écran concerne différentes fiches, - Les zones composant la fiche (tableaux de gauche sur fond gris), - Des boutons de commande, sur fond vert. - 12 -

Descriptif des zones de la fiche d un utilisateur : La zone NOM accueille le nom ou le prénom de l utilisateur, la QUALITE un texte décrivant sa fonction. Les droits possibles sont ADMINISTRATEUR, SAISIE et CONSULTATION et CONSULTATION. Un administrateur à accès à tous les modules du logiciel. Les autres n ont pas accès aux modules sensibles ou informatiques. Parmi les utilisateurs, il doit TOUJOURS y avoir au moins un administrateur. Les dates de dernière entrée et dernière sortie sont données. La case CONNECTE permet de savoir si la personne est actuellement en train d utiliser le logiciel, La case PROPOSER LA SAUVEGARDE. Permet de définir si la personne doit être automatiquement sollicitée pour faire une sauvegarde lorsqu elle quitte le logiciel. Descriptif des boutons associés à la fiche d un utilisateur : TROUVE affiche la liste de l ensemble des utilisateurs connus. Sélectionnez alors un utilisateur pour en voir sa fiche (en cliquant 2 fois sur son nom ou en le surlignant et en cliquant une fois sur valider.) NOUVEAU donne une fiche vierge pour créer d un nouvel utilisateur SAUVE enregistre la fiche en cours de façon définitive. Si vous oubliez de cliquez sur ce bouton après une création ou une modification de fiche, les informations seront définitivement perdues. MOT DE PASSE : utilisez ce bouton avant de sauver la fiche d un nouvel utilisateur. Le mot de passe à attribuer à la personne est alors demandé de façon confidentielle (pas d affichage) RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus du logiciel. REMARQUES : Le bouton AUTORISATION permet de limiter les utilisateurs non-administrateurs à des modules bien spécifiques. La liste des modules possibles est affichée, et l on active ou non les modules pour l utilisateur concerné. Le bouton 'MISE A JOUR DES CONNECTIONS'doit être utilisé dans le cas où le logiciel serait quitté de façon anormale lors d une utilisation en réseau. (par exemple suite à une coupure de courrant). Cela à pour effet de remettre à zéro le compteur des utilisateurs simultanés. - 13 -

B.5. Les sauvegardes FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Sauvegardes A moins que les sauvegardes ne soient gérées par un technicien ou sur un autre support que des disquettes, il est impératif d effectuer régulièrement des sauvegardes à partir de notre logiciel. Voici comment paramétrer ces dernières. Vous avez bien sûr préalablement coché la case PROPOSER LA SAUVEGARDE sur la fiche utilisateur du ou des administrateurs devant faire ces sauvegardes. Sur l écran présenté ci-contre, modifiez le pop - up menu situé a coté du titre. De TRAITEMENTS PERSONNALISES, modifiez le en COMPRESSION ZIP MULTI- DISQUES. Lorsque vous relâchez la souris, ce pop up menu revient sur son état initial (Traitements personnalisés), néanmoins, les commandes d archivage et de sauvegarde se sont mises en place, comme illustré cicontre. Il vous reste à cocher les cases des jours de la semaine auxquels il convient de faire cette sauvegarde (ici les Mercredis et les Vendredis) Dès lors, la sauvegarde sera proposée pour ces jours aux administrateurs dont la fiche utilisateur comporte la mention PROPOSER LA SAUVEGARDE (coché) Consultez la section B.6. pour l exécution d une sauvegarde. REMARQUE IMPORTANTE: La sauvegarde est votre seul secours après un problème de panne machine, d une coupure anormale du système (volontaire ou non) ou d une manipulation malheureuse au niveau du logiciel ou du système. C est pourquoi vous devez mettre immédiatement en place votre stratégie de sauvegarde. La fréquence des sauvegardes dépend de la quantité de travail que vous admettez de perdre, et que vous allez devoir refaire. Une sauvegarde par semaine veut dire que vous accepter de perdre une semaine de travail. Il se peut également qu un problème n apparaisse pas immédiatement, et qu il soit précédemment sauvegardé. Dans ce cas, l utilisation de sauvegardes multiples est utile. (semaine 1, semaine 2, pour chaque mois) Par exemple, si vos acceptez de perdre une semaine de travail, sauvegardez vos données de la façon suivante (si le logiciel est utilisé régulièrement toutes les semaines bien sur.) Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Mois 1 Semaine 5 Semaine 6 Semaine 5 Semaine 6 Mois 2 Sauvegarde sur la disquette S1 Sauvegarde sur la disquette S2 Sauvegarde sur la disquette S3 Sauvegarde sur la disquette S4 Sauvegarde sur la disquette M1 Sauvegarde sur la disquette S1 Sauvegarde sur la disquette S2 Sauvegarde sur la disquette S3 Sauvegarde sur la disquette S4 Sauvegarde sur la disquette M2 et ainsi de suite Vous utiliserez donc les disquettes S1, S2, S3 et S4, mais aussi M1, M2 et M3 par exemple. - 14 -

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B.6. Quitter le logiciel FICHIERS / Quitter L option QUITTER du menu FICHIERS est la seule façon de quitter normalement le logiciel. Toute autre méthode (coupure du système, redémarrage forcé ) peut avoir pour conséquence la destruction ou la corruption de données. La sauvegarde est proposée aux jours définis (section B.5) pour les utilisateurs concernés (section B.4) et ce, s ils étaient en mode MONO-POSTE : Le bouton 1 crée un sauvegarde sur le disque dur de la machine utilisée. Cette méthode est rapide, mais la sauvegarde sera perdue si le problème concerne la machine elle-même ou son disque dur. Le bouton 2 crée la sauvegarde sur disquette(s). Insérer une disquette avant de cliquer sur ce bouton. Si plusieurs disquettes sont nécessaires, elles seront demandées au fur et à mesure. Munissez-vous donc de quelques disquettes formatées avant de lancer ce genre de sauvegardes. QUITTER permet de sortir du logiciel et de revenir au système Windows. B.7. Les autres menus informatiques B.7.1. La ré-indexation FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Ré-Indexer Les fichiers de données se composent des fiches dans l ordre de leur création. Néanmoins, des tris (par codes ou alphabétique) sont nécessaires pour les recherches rapides et les éditions. Les index remplissent ce rôle, et constituent une table des matières pour les fichiers. Après un arrêt anormal ou tout autre problème, ces derniers peuvent être altérés. Ce module permet de le recréer par une relecture complète des fichiers de départ. B.7.2. La consultation expert FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Consultation Expert Ce module ne doit être utilisé que sur indications données par N.F.I. Toute mauvaise utilisation peut détruire irrémédiablement des données. Il permet de consulter sous forme de tableaux les fichiers de données. B.7.3. Les compteurs FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Compteurs systèmes Les fiches des fichiers de données sont parfois numérotées. Ce module affiche les dernières valeurs atteintes par les compteurs de l application. Il peut aussi reconstruire les compteurs perdus. B.7.4. Elimination du 1 er Exercice FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Autres / Elimination du 1 er exercice Permet de purger les fichiers du 1 er exercice. Il faut pour cela que le 1 er exercice comptable soit ancien et qu il n y a plus aucun besoin de la consulter. Ce manipulation diminue le volume des fichiers. Il faut impérativement faire une sauvegarde spécifique avant de lancer cette option. B.7.5. Import de Bases FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Autres / Import de Bases Permet de récupérer les données d anciens logiciels abandonnés. Ne pas utiliser! B.7.6. contrôle des doublons FICHIERS / UTILITAIRES / Base / Autres / Contrôle des doublons Ce module recherche parmi les propriétaires d éventuels doublons au niveau de la référence cadastrale (si elle est utilisée). La liste des éventuelles anomalies est imprimable. - 16 -

C. Configuration de la facturation C.1. Le paramétrage de l administration FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / administration Pour quitter ce module sans modifier les données, cliquez sur ANNULER, sinon cliquez sur VALIDER. Cette première page permet d entrer les coordonnées de l administration. Seul le nom n est pas modifiable, car donné lors de l activation du logiciel (section A.2.3) Pour les monnaies utilisées, placez la pop up menu sur FRANCS, les données se placent automatiquement. A partir de Janvier 2002, vous placerez ce pop up menu sur EUROS. En rouge, sont indiquées les exercices couverts par le logiciel (ici de 1995 à 1999) Ces zones ne sont modifiables. De même, la case ROLE VALIDE indique si le rôle de l année en cours est figé (non modifiable) Pour les utilisateurs de DDPAC, il faut paramétrer l export du rôle. (Zones ROLCOL, ROLNAT et ROLREC). Il est également possible d ajouter un CR et / ou un LF (Retour chariot et Fin de ligne) à la fin de chaque enregistrement du fichier ROLMRE. Indiquez ici le mode de fonctionnement de la facturation. Dans l exemple donné ci-contre, on facture les propriétaires. Ceux-ci recevront une facture par commune, s ils possèdent des terrains sur plusieurs communes. Pour les arrondis, 3 choix - Aucun arrondi - Arrondi dès le détail de la facture - Arrondi uniquement au total de la facture Pour la mise sous enveloppe des factures : Si les enveloppes ne comportent pas la mention de l expéditeur, précisez ces informations ci-contre. Lorsque la facture comporte plusieurs pages, il est possible de répéter la fenêtre. La zone NB de parcelles indique le nombre maximal de parcelles imprimables sur la 1 ère page de l avis. Faites un essai d impression et revenez placer ce nombre. Il permettra de distinguer les factures qui tiennent sur une seule page de celles qui occuperont plusieurs pages. - 17 -

C.2. Les textes officiels (voir Annexe 1) FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / puis une option de sous menu. Ce module permet de préciser les textes devant apparaître sur les factures, les avis verts, rouges, les commandements, et en page de signature du rôle. Plusieurs textes par défaut sont fournis (accessibles via les boutons DEFAUT) Veuillez vous référer aux sous chapitres de l annexe 1 pour plus d informations C.3. Les taxes FICHIERS / GESTION / Agencements / Taxes Cet écran permet de définir les taxes relatives aux différents terrains et leur montant. NOUVELLE permet d ajouter une taxe. SUPPRIMER enlève une taxe (à condition qu aucune parcelle ne s y réfère) RETOUR fait revenir aux menu Il est possible d associer un libelle descriptif pour chaque taxe (comme illustré ci-dessus) Le fait que la taxe soit votée en TTC ou en HT se définit en configuration de l administration (section C.1. page 2) Lors de la création d une fiche de parcelle, on pourra préciser la taxe à appliquer à cette parcelle. Le bouton RENOMMER permet de changer la lettre utilisée pour désigner la taxe. (par exemple ici, on pourrait utiliser H pour les terres hautes plutôt que le B, dans ce cas, il suffit de surligner la ligne de la taxe B et de cliquer sur le bouton renommer afin d indiquer la nouvelle lettre) C.4. Les types de parcelles FICHIERS / GESTION / Agencements / Types de parcelles Le mode de fonctionnement de cet écran est similaire à celui décrit ci-dessus Il permet de définir les types de parcelles comme illustré ici. Lors de la création d une fiche de parcelle, on pourra préciser le type de cette parcelle. L utilisation de ce module est facultative. On retrouve une telle codification sur les microfiches du cadastre. - 18 -

C.5. Les communes FICHIERS / GESTION / Agencements / Communes Grâce à ce module, vous préciserez les communes sur lesquelles vous gérez des parcelles. Ainsi lors de la création des parcelles, vous pourrez indiquer simplement sur quelle commune elle se situe. Le bouton NOUVELLE permet d ajouter une commune à cette liste. Le bouton SUPPRIMER élimine une commune de la liste (celle qui est surlignée), à condition qu il ne subsiste pas de parcelles sur cette dernière. Le bouton RETOUR permet de quitter le module et de revenir aux menus. Lors de la création d une commune, plusieurs informations sont demandées : - Le code du département de la commune sur 2 chiffres (de 01 à 99) - Le code INSEE de la commune (3 chiffres qui suivent le code du département) - Le libellé de la commune (32 caractères au maximum) - Le tarif à appliquer par défaut (puisé dans la taxes créées dans la section C.3.) Cette dernière information est indicative. Cela ne veut pas dire que toutes les parcelles créées sur la commune prendront la taxe indiquée ici. C est une taxe par défaut qui se placera automatiquement, mais que vous pourrez corriger si besoin en est. Le bouton MISE A JOUR DES PARCELLES : Une sauvegarde est fortement conseillée avant l utilisation de cette option. En général, ce bouton ne devra être utilisé qu après un import d une ancienne base ou après un import de fichiers magnétiques issus du cadastre. En effet, lors de telles manipulations, Aucune taxe n est affectée aux parcelles nouvellement créées. Le bouton permet de placer la taxe par défaut sur ces nouvelles parcelles. Bien sûr, un pointage manuel reste de mise si plusieurs taxes sont en vigueur au sein d une même commune. Le bouton GROUPER Une sauvegarde est fortement conseillée avant l utilisation de cette option. Après un import des données d une ancienne base, des différences d orthographe ou erreurs de saisies peuvent engendrer plusieurs lignes de communes pour une seule commune réelle. Dans ce cas, il convient de regrouper l ensemble des parcelles de ces communes sur celle qui comporte le bon libellé. Surlignez une commune fantôme, et cliquez sur le bouton GROUPER. Dans la liste qui est alors proposée, sélectionnez la commune de destination. Une fois le regroupement effectué, SUPPRIMEZ la commune fantôme qui ne possède alors plus aucune parcelle. - 19 -

D. La saisie et la modification du parc facturé D.1. Les propriétaires FICHIERS / GESTION / Gestion / Propriétaires Ce module permet de créer, modifier et / ou de consulter les fiches de propriétaires connus. L écran se présente de la façon suivante : Titre de l écran Numéro de la fiche en cours Données de la fiche du propriétaire Liste des parcelles du propriétaire D.1.1. Les boutons de commande Les boutons de commande ayant une action sur l ensemble de l écran sous positionnés sur un fond vert. TROUVE permet d appeler rapidement la fiche d un propriétaire. Un clic sur ce bouton affiche une question, qui demande le nom ou le numéro du propriétaire recherché. Si vous connaissez le numéro (par exemple 10), tapez-le et cliquez sur VALIDER. La fiche du propriétaire N 10 est donnée comme illustré ci-dessus. Si vous connaissez le nom du propriétaire, par exemple DUMOTIER, tapez simplement les premières lettres (par exemple DUMO) et cliquez sur VALIDER. La liste des propriétaires dont le nom commence par DUMO est alors affichée. (Nom, Adresse Ville et Numéro) Choisissez alors dans cette liste le propriétaire désiré. Remarque : Donnez au moins 3 lettres du nom pour ne pas avoir une liste trop importante, 4 lettres sont conseillées. SAUVE enregistre les informations de la fiche du propriétaire. Ce bouton est inutile si vous ne faîtes que consulter. Par contre, veillez à ne pas l oublier pour que le système prenne en compte vos modifications. NOUVEAU vous donne une fiche vierge (nouvelle fiche), qui n est pas encore numérotée. Le numéro d une nouvelle fiche est donné lorsque le bouton SAUVE est activé. Renseignez les diverses zones de la fiche (voir D.1.2) puis lorsque tout est correct, cliquez sur SAUVE. L affectation des parcelles se fait ensuite grâce aux manipulations décrites en section D.1.3. SUPPRIME efface irrémédiablement la fiche en cours. Cet effacement est soumis à quelques contraintes. En effet, le propriétaire ne doit plus avoir de parcelles et ne plus être redevable d aucune dette. Dans le cas contraire, un message vous préviendra et l effacement ne sera pas possible. PAGE A4 BLANCHE : ce bouton permet d imprimer la fiche en cours, c est à dire les données de la fiche du propriétaire suivi de la liste des parcelles possédées par ce dernier. Il est possible de visualiser à l écran cette page ou de l imprimer. PAGES ET CRAYON : ce bouton provoque l affichage d une nouvelle fenêtre qui donne un résumé des factures déjà adressées à ce propriétaire. Cette consultation permet de voir s il reste des impayés et quel est l état de rappel des factures. RETOUR quitte ce module et revient aux menus de l application. - 20 - Boutons de commande sur les parcelles Boutons de commande sur l ensemble de la fiche propriétaire

Les autres boutons : Ces boutons de navigation permettent de se déplacer de fiche en fiche, comme si l on tournait les pages d un livre. Le premier bouton (à gauche) provoque l affichage du 1 er propriétaire (1ere page), Le dernier bouton (à droite) provoque l affichage du dernier propriétaire de la liste (dernière page). Le second bouton de gauche provoque l affichage de la fiche du propriétaire précédent celui actuellement affiché (page précédente). L avant dernier bouton de droite provoque l affichage de la fiche suivante. (page suivante) Néanmoins, ces déplacements dans la liste des propriétaires n ont pas d intérêts si ces derniers n étaient pas classés. Ce classement se défini grâce au pop up menu situé au milieu des boutons. Comme illustré ci - avant, les propriétaires seront classés par numéros. D autres tris sont possibles, notamment le tri par noms ou par références cadastrales (pour ceux qui les utilisent) D.1.2. La fiche du propriétaire Pour se placer dans une zone de saisie de texte, cliquez dans cette dernière grâce à la souris. La zone en cours (s il y en a une) est affichée en blanc sur noir. Pour passer à la zone suivante sans utiliser la souris, utilisez la touche TAB (tabulation ). Pour revenir à la touche précédente, utilisez simultanément les touches MAJ (ou SHIFT) avec TAB (tabulation) Les zones de texte libre sont : le NOM (60 caractères), le NOM SUITE (60c) et la civilité (5c). Ces trois zones sont imprimées sur les avis de paiement. L adresse est composée de 4 zones de texte (illustré ci-dessus) La référence cadastrale (en haut à droite) est facultative. Elle se décompose en 4 sous zones qui sont : - Le code du département ; - Le code INSEE de la commune, - Une lettre (généralement la 1 ère lettre du nom, un plus ou une étoile pour une administration ou société.) - Un numéro sur 4 chiffres Cette référence est conforme à la codification utilisée dans les fichiers officiels du cadastre. L année de création de la fiche est indiquée, cette donnée non modifiable permet de savoir depuis quel exercice cette fiche existe. La date de 1980 à été retenue pour tous les propriétaires créés via un import de base (récupération des données d un autre logiciel.) Le bouton CADASTRE ne peut être utilisé QUE si vous utilisez les données magnétiques du cadastre. Il fait apparaître la fiche du même propriétaire, mais avec les informations connues par le cadastre. Vous veillerez à corriger les différences éventuelles. La fiche en cours et la fiche du cadastre peuvent différer si un changement d adresse à eu lieu, par exemple. CASES A COCHER : la fiche contient 3 cases à cocher qui sont : Disparu : Cochez cette case pour exclure le propriétaire de la facturation, sans effacer sa fiche. Sélectionné : c est un simple marqueur, qui permettra des éditions spécifiques par exemple. Informations : Si cette case est cochée, c est qu il y a un texte d informations à lire pour ce propriétaire. Cliquez alors cette case. Un écran vous donne alors ce texte, que vous pouvez modifier à volonté. Attention de ne pas saisir d informations discriminatoires ou pouvant porter préjudice. - 21 -

D.1.3 La gestion des parcelles d un propriétaire Au milieu de l écran propriétaire vous trouverez le tableau suivant, accompagné de 5 boutons de commande. Le tableau donne la liste des parcelles affectées au propriétaire. Ces parcelles sont toujours affichées dans l ordre de leurs références cadastrales. Pour chaque parcelle, vous avez les informations suivantes : - La référence cadastrale (obligatoire) en correspondance ou NON avec les référence officielles. Cette référence est composée du code de département, du code INSEE de la commune, de la section de plan dans la commune (1 ou 2 lettres) et d un numéro d ordre dans la section (de 0000 à 9999). - La surface (exprimée en m 2 ) Par exemple 30101m 2 équivalent à 03 Hectares, 01 Ares et 01 Centiares. - Le tarif à appliquer pour la parcelle (voir section C.3.) Ici, on voit les parcelles au tarif B et une au tarif A. Au niveau de la 3 ème parcelle, est noté [dis]. Cela veut dire que cette parcelle est 'disparue'et ne sera pas facturée. (Reportez-vous à la section D.3. pour la description complète de la fiche d une parcelle) - L adresse (facultative) pour chaque parcelle. (Ici, seule la 1ère parcelle est renseignée.) Il s agit généralement d un lieu dit. Des boutons de commande accompagnent et agissent sur ce tableau : CREER UNE PARCELLE Ce bouton permet de créer une NOUVELLE parcelle pour ce propriétaire grâce à des questions successives. Veuillez vous reporter à la section D.3. pour de plus amples informations sur la fiche de la parcelle. DETRUIRE UNE PARCELLE Ce bouton efface définitivement la parcelle actuellement surlignée (qui apparaît en blanc sur fond noir). Dans notre exemple, on pourra éliminer ainsi la parcelle disparue. Attention, cet effacement est irréversible. Un message vous demandera de confirmer cette action. TOUT SELECTIONNER Comme la case à cocher Sélectionné de la fiche du propriétaire, il existe un marqueur su les fiches de parcelles. Ce bouton active ce marqueur (coche la case) pour l ensemble des parcelles affichées. Lorsqu une ou des parcelles sont sélectionnées, un point apparaît en regard de la taxe (après le chiffre de la surface) comme illustré ci-dessous : APPELER UNE PARCELLE Il s agit ici d ajouter à la liste des parcelles de notre propriétaire, une parcelle actuellement possédée par un autre. Plusieurs questions vont vous permettre de désigner la parcelle voulue. (Département, commune, section et numéro). Un message vous demande alors s il faut effectivement transférer la parcelle sur notre fiche de propriétaire. Si vous répondez OUI, la parcelle désignée vient s ajouter à la liste de ce propriétaire (et est donc retirée à son ancien propriétaire). MUTER UNE PARCELLE Il s agit ici de donner la parcelle actuellement surlignée à un autre propriétaire. Un message vous demande d identifier le propriétaire destinataire auquel on donne la parcelle. Après avoir répondu OUI au message de confirmation, la parcelle surligné disparaît de la liste. Vous la retrouverez dans la liste du propriétaire destinataire. REMARQUE : Si vous cliquez DEUX FOIS sur une ligne d une parcelle, vous accéder directement à la fiche de la parcelle, que vous pourrez modifier. Reportez-vous à la section D.3. pour plus d informations. - 22 -

D.2. Les exploitants FICHIERS / GESTION / Gestion / Exploitants Ce module permet de créer, modifier et / ou de consulter les fiches de propriétaires connus. L écran adopte la même présentation que pour l écran des propriétaires. D.2.1. Les boutons de commande Veuillez vous reporter à la section D.1.1 pour le fonctionnement de ce type d écran. D.2.2. La fiche de l exploitant Seule la partie concernant la fiche diffère de celle des propriétaires, en voici la description : Les zones de texte libre sont : le NOM (40 caractères), le NOM SUITE (40c). Ces deux zones sont imprimées sur les avis de paiement. L adresse est composée de 4 zones de texte (illustré ci-dessus) CASES A COCHER : la fiche contient 3 cases à cocher qui sont : Disparu : Cochez cette case pour exclure le propriétaire de la facturation, sans effacer sa fiche. Sélectionné : c est un simple marqueur, qui permettra des éditions spécifiques par exemple. Informations : Si cette case est cochée, c est qu il y a un texte d informations à lire pour ce propriétaire. Cliquez alors cette case. Un écran vous donne alors ce texte, que vous pouvez modifier à volonté. Attention de ne pas saisir d informations discriminatoires ou pouvant porter préjudice. D.2.3 La gestion des parcelles d un exploitant Veuillez vous reporter à la section D.1.3. pour le fonctionnement de ce type d écran. - 23 -

D.3. Les parcelles FICHIERS / GESTION / Gestion / Parcelles Cet écran reprend toutes les informations pour une parcelle. L accès à cet écran se fait grâce aux menus (indiqués ci-dessus) OU en cliquant DEUX FOIS sur la parcelle désirée, dans la liste donnée au niveau de la fiche d un propriétaire ou d un exploitant (illustrée à la section D.1.3.) Titre de l écran Fiche de la parcelle Résumé de la fiche du propriétaire Résumé de la fiche de l Exploitant Boutons de commande pour la fiche de la parcelle D.3.1. Les boutons de commande Vous trouvez les mêmes boutons de commande que ceux présents sur les fiches des propriétaires et des exploitants. Reportez-vous à la section D.1.1 pour plus d explications sur ces derniers. D.3.2. La fiche de la parcelle On retrouve l identifiant de la parcelle (en général, sa référence cadastrale). Cette donnée est demandée à l origine par messages lorsque vous cliquez sur le bouton NOUVEAU. Ensuite, elle n est plus modifiable. La surface est exprimée en m 2. Par exemple 2331m 2 équivalent à 0 Hectares, 23 Ares et 31 Centiares. La tarification, indépendante de la tarification par défaut de la commune, est modifiable. L adresse, sur deux zones de 32 caractères, voit la commune non modifiable. C est normal car la commune est automatiquement retrouvée par le début de l identifiant. Le type (facultatif) se sélectionne dans le pop up menu adéquat. (voir section C.4.) Disparu : Cochez cette case pour exclure le propriétaire de la facturation, sans effacer sa fiche. Sélectionné : c est un simple marqueur, qui permettra des éditions spécifiques par exemple. REDEVABLE : Cette zone est active et modifiable QUE si le paramétrage de l administration l autorise, c est à dire que vous avez défini le paramètre Facturer comme illustré ci-dessous, Dès lors, le redevable pour la parcelles sera la personne désignée dans la pop - up redevable, à savoir le propriétaire ou l exploitant. - 24 -

D.3.3. Le résumé des fiches propriétaire et exploitant Comme illustré à la page précédente, on trouve sur l écran de la parcelle un résumé de la fiche du propriétaire et un résumé de la fiche de l exploitant. Au moins une de ces fiche doit être renseignée (sinon la parcelle n est reliée à aucun redevable). On retrouve les noms et adresses de ces personnes. Ces données ne sont pas modifiables directement. Pour modifier ou corriger une fiche (ce n est pas un changement de propriétaire ou d exploitant), cliquez sur le bouton? situé en haut des fiches résumées. Un écran où vous pourrez modifier les données apparaît alors. Si vous souhaitez affecter un autre propriétaire ou un autre exploitant à la parcelle, cliquez respectivement sur le bouton PROPRIETAIRE ou EXPLOITANT. Permet de désigner un autre propriétaire pour cette parcelle Donne accès à la fiche propriétaire MODIFIABLE Permet de désigner un autre exploitant pour cette parcelle Donne accès à la fiche exploitant MODIFIABLE Les fiches modifiables des propriétaires et exploitants sont commandées par deux boutons : ANNULER Ce bouton permet de quitter la fiche modifiable et de revenir à l écran précédent. Si des changements ont été apportés à la fiche, ces derniers sont perdus (car non enregistrés) VALIDER Ce bouton permet de quitter la fiche modifiable et de revenir à l écran précédent. Les éventuels changements apportés à la fiche sont dans ce cas enregistrés. - 25 -

D.4. Liaisons par support magnétique D.4.1. Principes Ce module doit être utilisé lorsque le site de saisie et de mise à jour du parc géré (parcelles et redevables) est différent du site qui gère les factures et les recouvrements. Il permet l envoi des données relatives au parc (parcelles, propriétaires et redevables) à l autre site via un support magnétique tel que disquettes ou cartouche amovible. La création d un tel support s effectue grâce au module d export des données (section D.4.2.) Pour le site gérant les factures (et les recouvrements éventuels), la reprise des données s effectue via l import des données, décrit en section D.4.3. Si vous utilisez cette option, reportez vous impérativement à la section D.4.4. qui expose les manœuvres à éviter. D.4.2. Exporter les données Avant d appeler ce module, préparer le support qui servira de lien avec l autre site. S il s agit de disquettes, veuillez préalablement les formater. (le nombre de disquettes nécessaires dépend de la taille du parc géré). S il s agit de supports amovibles (cartouches par exemple) veillez à ces derniers soient vierges de toute information. Enfin, identifiez précisément le support et sa date de création grâce à une étiquette, afin de ne pas faire d erreur de support lors de la lecture. Placez ensuite le support identifié dans le lecteur correspondant et appelez l option du menu : FICHIERS / GESTION / Gestion / Liaisons / Export Le message vous invite à indiquer où ce situe votre support. Vous le désignez ce dernier grâce au sélecteur illustré ci-dessous. Modifiez le lecteur indiqué en bas à gauche pour indiquer la lettre du lecteur où vous avez inséré votre support (A pour les disquettes, par exemple) Dans notre exemple, notre lecteur de supports amovibles est connu du système sous la lettre E : Lorsque votre support est sélectionné, cliquez sur le bouton SELECTIONNER. Le message ci-contre est alors donné : Cliquez sur OUI. Différents traitements de copie (compressée) s exécutent. A la fin de ces traitements, le message suivant apparaît : Retirez alors votre support de son lecteur et transmettez le à l autre site. ATTENTION, la création d un tel support ne remplace en aucun cas la notion de sauvegardes! dernières. Il faut bien veiller à toujours réaliser ces - 26 -

D.4.2. Importer les Données FICHIERS / GESTION / Gestion / Liaisons / Import Cette opération est à effectuer sur le site qui gère les factures (génération du rôle) et les recouvrements éventuels. Il est IMPERATIF de réaliser une sauvegarde avant d effectuer cette intégration de données. En effet, une erreur de support magnétique peut aboutir à la perte de données. Dans ce cas, votre seul recours sera la sauvegarde préalablement réalisée. Si vous avez fait une sauvegarde ce jour, cliquez sur le bouton OUI pour continuer le traitement. Le message suivant vous demande de localiser le fichier nommé LIAISON.WAT Insérer votre support amovible dans le lecteur adéquat, et cliquez sur CONTINUER. L écran vous permettant de désigner le fichier est illustré ci-dessous. Sélectionnez le lecteur (ici E :) Le fichier LIAISON.WAT doit apparaître dans la fenêtre de gauche. Cliquez sur ce dernier pour le surligner et cliquez sur le bouton DESIGNER. Si vous répondez OUI au message de confirmation, les informations contenues dans ce fichier (LIAISON.WAT) sont intégrées dans le logiciel. Un dernier message apparaît alors. Cliquez sur OK. Le système ré-indexe alors ces données et recalcule ces compteurs internes afin d intégrer parfaitement les nouvelles données. D.4.4. Limitations imposées par les liaisons. Sur le site de destination, ne pas faire de saisie sur les fichiers indiqués en annexe 3. Sur le site de destination, faire impérativement une sauvegarde sur un nouveau support avant l import. Sur le site de saisie, ne JAMAIS supprimer de fiches. Utilisez la case Disparu. Pour supprimer des fiches, utilisez conjointement sur les 2 sites liés les purges (Section G.2.). Bien sûr, plus aucun redevable Disparu ne doit avoir de dette résiduelle. (périodicité de purge supérieure à 1 an) Ouvrez un nouvel exercice conjointement sur les deux sites liés. - 27 -

E. Le cadastre par support magnétique E.1. Les sections de plans FICHIERS / GESTION / Cadastre / Sections de plans Avant de procéder à l intégration des données fournies par le cadastre, il faut impérativement déclarer au logiciel quelles sont les sections de plans à prendre en compte. En effet, les fichiers du cadastre amènent la totalité des parcelles pour les communes demandées, et vous ne les gérez peut-être pas toutes. De plus, dans une commune, pour une section de plan donnée, l ensemble des parcelles n est peu être pas concerné par votre gestion. Dans le titre de l écran est affiché un pop - up menu qui permet de sélectionner la commune sur laquelle on désire voir les sections. Les communes ont été créées via le module présenté en section C.5. Lorsqu une commune est choisie, la liste des section à prendre en compte est affichée dans le tableau. Ce tableau est piloté par les boutons NOUVELLE et SUPPRIMER. Toutes les modifications apportées sont immédiatement sauvées. Dans cet exemple, pour la commune de BONVILLAGE, on gère les sections AB et BZ dans leur entièreté. Par contre les autres sections sont découpées. Ainsi, on ne gère pour la section AC que les parcelles dont le numéro est compris entre 230 et 520 inclus. La section AF est quant à elle gérée par tronçons. (1 à 150, 160 à 372, 374 à 716). Ce qui veut dire que les parcelles 151 à 159 et la 373 ne seront pas prises en compte. (Au-dessus de 716 non plus) Le bouton NOUVELLE permet d ajouter une ligne au tableau. La section de plan est alors demandée, entrez alors la ou les deux lettres désignant cette section. Les deux messages suivants permettent d entrer les deux valeurs du rang à prendre en compte dans la numérotation de la section. Par exemple, pour entrer la ligne CA de 0001 à 0100, cliquez sur NOUVELLE, au 1 er message entrez CA, puis validez, au 2 nd message entrez 1 et validez, au 3 ème et dernier message, entrez 100 et validez. La ligne est alors créée et ajoutée au tableau. Pour intégrer une section complète, entrez 0 (Zéro) au niveau des deux messages demandant les valeurs. Le bouton SUPPRIMER enlève immédiatement une ligne du tableau, sans aucune conséquence pour les parcelles existantes dans le reste du logiciel. Le bouton IMPRIMER donne pour la commune sélectionné la liste des sections gérés (papier A4) Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir au menus de l application. REMARQUE : Lorsqu une parcelle est divisée et redistribuée, le numéro d origine n est plus utilisé. Par contre apparaissent de nouveaux numéro (par exemple, le parcelle 123 est divisée en les parcelles 551,552 et 553). Dans ce cas, la parcelle d origine (123) ne sera plus présente dans les fichiers du cadastre. Par contre, il faudra s assurer que les parcelles 551 à 553 sont bien prises en compte dans votre logiciel. Reportez-vous au sections suivantes de cette documentation pour savoir comment trouver les parcelles éliminées à tort. - 28 -

E.2. Lecture, contrôle et import des fichiers du cadastre Avant d exploiter réellement les données fournies par le cadastre, il convient de vérifier le contenu des fichiers reçus. Le module décrit en section E.2.1 permet d effectuer une lecture initiale des fichiers fournis. Il permet aussi d imprimer la liste des parcelles conservées et éliminées. Le module décrit en section E.2.2. réalise l import effectif des données du cadastre et vient créer des propriétaires, des parcelles, mais fait aussi disparaître des fiches (case Disparu des propriétaires et des parcelles) E.2.1 Lecture et contrôle des fichiers du cadastre FICHIERS / GESTION / Cadastre / Lecture des fichiers Le cadastre vous fourni des fichiers sur disquette par exemple. Ce module permet de lire ces fichiers et de les stocker sur votre disque dur. Les fichiers fournis sont de deux types, les propriétaires et les parcelles. En raison de la grande taille de certains fichiers, certains pourront être découpés en plusieurs disquettes. L exercice (année d import) est indiquée en haut à droite dans le titre de l écran. Lorsque des propriétaires seront ajoutés, l année de création prendra cette valeur (voir la section D.1.2) Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus de l application. E.2.1.1. Cadastre, la lecture des fichiers de propriétaires Trois boutons pilotent cette lecture. Le nombre de propriétaires lus est indiqué dans le cadre blanc. C est à dire que 4400 fiches sont prêtes à être importées dans notre logiciel. Placez une disquette issue du cadastre dans le lecteur de votre machine. (S il y en a plusieurs, l ordre importe peu, le fait de passer deux la même disquette est sans conséquences) Cliquez alors sur le bouton représentant une disquette. Le sélecteur de fichiers apparaît alors. Utilisez le pour désigner le fichier sur la disquette. Les fichiers disponibles apparaissent ici Désignez le lecteur Généralement Cliquez alors deux fois sur ce fichier (ici PROPRIO.1) pour en provoquer la lecture. (ou alors, cliquez une fois sur ce dernier, puis cliquez sur le bouton IMPORTER) La lecture du fichier se déroule alors. Le nombre de fiches déjà lues est alors indiqué (fond blanc) Procédez de même pour toutes les autres disquettes de propriétaires que vous avez reçues pour l exercice. Le bouton RAZ (remise à zéro) vide les fiches déjà lues. Leur nombre revient donc à zéro. Utilisez ce bouton si vous vous êtes trompé de jeu de disquettes par exemple. Recommencez alors la lecture des bonnes disquettes. Le bouton VOIR affiche les fiches lues sous forme d un tableau (comparable à un tableur). Attention, les données sont modifiables. Veillez à ne pas détruire des codes ou des références. Déplacez-vous dans ce tableau grâce aux ascenseurs verticaux et horizontaux. Cliquez sur le bouton RETOUR pour quitter cette visualisation. - 29 -

E.2.1.2. Cadastre, la lecture des fichiers de parcelles Trois boutons pilotent cette lecture. Le nombre de parcelles lues est indiqué dans le cadre blanc. C est à dire que 14694 fiches sont prêtes à être importées dans notre logiciel. Le fonctionnement des trois boutons est identique à celui de la lecture des propriétaires. (section E.2.1.1) Au niveau de la visualisation (bouton VOIR), vous pouvez choisir le type de parcelles à visualiser. Choisissez dans le pop up de voir : - les parcelles conservées (celles qui seront vraiment intégrées dans le logiciel), - Les parcelles ignorés (qui ne font pas partie des sections gérées (définies en section E.1)) Ces listes sont imprimables (vous trouverez un bouton IMPRIMER au niveau du tableau de visualisation) C est pourquoi la liste des parcelles ignorées est disponible en totalité (liste complète) ou en résumé (tranches de sections) E.2.2. Import des données du cadastre FICHIERS / GESTION / Cadastre / Import des Données VEUILLEZ IMPERATIVEMENT EFFECTUER UNE SAUVEGARDE AVANT D APPELER CE MODULE Ce module importe effectivement les fiches lues à partir des disquettes du cadastre. L exercice de création des nouvelles fiches en indiqué dans le titre de l écran. Le nombre de fiches prêtes à être importées (Propriétaires et Parcelles) est indiqué. Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus de l application. Le bouton COMPARAISON permet d imprimer la liste des parcelles pour lesquels on note une différence entre la surface connue dans notre logiciel et la surface déclarée dans les fichiers du cadastre. Pour prendre en compte (importer) les fiches du cadastre, cliquez sur la flèche noire. Les traitements suivants sont alors effectués : - Création des nouveaux propriétaires (leur fiche prend alors pour année de création celle indiquée dans le titre) - Création des nouvelles parcelles (ces dernières sont affectées à leurs propriétaires) - Mouvement de parcelles (les parcelles ayant changé de propriétaire sont placées sur leur nouveau propriétaire) - Parcelles disparues (les parcelles connues du logiciels mais absentes du cadastre sont éliminées Disparue) - Propriétaires disparus (les propriétaires connus du logiciel mais absent du cadastre sont considérés Disparu) A la fin de ces traitements, les données issues du cadastre sont intégrées dans votre logiciel. Consultez les propriétaires pour constater les changements apportés (nouveaux propriétaires, nouvelles parcelles, parcelles déplacées d un propriétaire à un autre) - 30 -

E.3. Les regroupements automatiques sur des redevables FICHIERS / GESTION / Cadastre / Regroupements Ce module optionnel est utile après l import des données du cadastre. Il permet de re-mouvementer des parcelles entre les propriétaires. En quelle sorte, il impose une constante de propriété des parcelles, contrairement à ce que l import du cadastre à réalisé. Par exemple, un couple possède des terrains. Une partie est enregistrée au nom de l époux, l autre au nom de l épouse. Ce module, une fois paramétré, replacera toutes ces parcelles sur, admettons, l époux. Ce qui aura pour conséquence l envoi d une seule et unique facture, au lieu de deux. Le tableau des regroupement à effectuer donne les informations suivantes, pour chaque ligne : - Le code de la parcelle concernée, c est la référence cadastrale de la parcelle à mouvementer, - Le propriétaire d origine, c est le propriétaire qui est connu pour cette parcelle au niveau du cadastre, - Le propriétaire destinataire, c est le propriétaire sur lequel vous souhaiter affecter la parcelle, ce sera le redevable final pour notre logiciel. Les boutons : AJOUTER UNE LIGNE permet de définir un nouveau déplacement de parcelle. Il faut d abord trouver la parcelle (commune, section et Numéro), puis il suffit de définir le propriétaire destinataire. SUPPRIMER UNE LIGNE enlève la ligne actuellement surlignée de la liste. PURGER LES ANOMALIES : certaines lignes apparaissent avec un point de sélection à gauche. Ces lignes sont en anomalie. C est à dire que l un des propriétaires est peut-être disparu, ou que la parcelle elle-même est disparue. Dans ce cas, vérifier la validité d une telle ligne, et supprimez la si elle est devenue obsolète. PAGE A4 : Permet d imprimer la liste des mouvements de parcelle à effectuer. EFFECTUER LES REGROUPEMENTS : Ce bouton lance le traitement effectif des regroupements. C est à dire que les parcelles désignées dans la liste seront déplacées du propriétaire d origine vers le propriétaire destinataire. Si la parcelle est déjà sur la fiche du propriétaire destinataire, elle y reste. Les lignes en anomalie ne peuvent et ne seront pas traitées. Remarque : Il faudra effectuer ce traitement après chaque import des fichiers du cadastre, car le traitement décrit dans la section E.2.2. replace les parcelles sur les propriétaires déclarés au cadastre. RETOUR Permet de quitter ce module et de revenir aux menus de l application - 31 -

E.4. Les éditions associées à l import du cadastre FICHIERS / GESTION / Cadastre / Editions Ce module propose deux type d éditions, celles des propriétaires (colonne de gauche) et celles des parcelles (colonne de droite). Ces éditions vous permettent de suivre exactement les changements apportés par l import automatique des données du cadastre. Toutes ces éditions peuvent être triées selon ces quelques choix : Pour les propriétaires, le tri par Noms, par Codes ou par Références cadastrales ; Pour les parcelles, le tri par Noms des propriétaires ou par Références cadastrales. Quatre éditions sont possibles en ce qui concerne les propriétaires : - Les nouveaux propriétaires (ceux créés l année qui est indiquée en titre de l écran) - Les propriétaires disparus, - Les propriétaires sans parcelles, disparus ou non. Les propriétaires non disparus sans parcelles sont une anomalie. Ils pourront être automatiquement éliminés si vous le souhaitez. (purges) - Les propriétaires disparus, mais possédant encore des parcelles : ces propriétaires sont une anomalie plus grave, car ils ne seront pas facturés pour ces terrains. Veuillez vérifier leurs fiches! Trois éditions sont possibles en ce qui concerne les parcelles : - Les nouvelles parcelles (celles créées l année qui est indiquée en titre de l écran) - Les parcelles disparues, - Les parcelles mouvementées, c est à dire la liste des parcelles ayant changé de propriétaire suite à l import du cadastre. Vous retrouverez sur cette édition, en plus des données des parcelles, les codes et noms des anciens propriétaires et les codes et noms des nouveaux propriétaires. Cliquez simplement sur la page correspondant à l édition désirée. Celle ci s imprimera après un message de confirmation dans l ordre qui aura été choisi en haut de la colonne correspondante (pop up menu) - 32 -

E.5. La correction des différences Wateringues / Cadastre FICHIERS / GESTION / Cadastre / Anomalies Ce module permet un rapprochement des données connues dans notre logiciel avec les données issues des fichiers du cadastre. En effet, on peut constater des différences si des propriétaires ont étés saisis ou modifiés, par exemple. Cette comparaison fait ressortir les fautes de frappe, les différences d adresses ou de noms des propriétaires pour une même référence cadastrale. L écran suivant est donné : A la première utilisation de ce module dans l année, cliquez simplement sur le BOUTON 1. La comparaison des données du logiciel avec celles du cadastre s effectue. Le nombre des anomalies trouvées apparaît alors dans les 6 boutons du tableau du bas. Il peut y avoir jusqu'à 5 anomalies entre deux fiches, car les zones comparées sont le nom et les 4 zones qui constituent l adresse du propriétaire. 5 Anomalies veut dire que les fiches diffèrent totalement. Il y a anomalie lorsque les zones sont différentes. Néanmoins, le contrôle effectué reste souple, c est à dire que si notre fichier contient DUPONT JACQUES dans le nom et que le fichier du cadastre contient DUPONT J, il n y aura pas d anomalie constatée. (Cette dernière sera constatée si vous avez coché la case Contrôle poussé) Lors des utilisations suivantes, cliquez simplement sur le BOUTON 2, les anomalies restantes seront indiquées. Le bouton CORRECTION AUTOMATIQUE remplace les zones de notre logiciel par les zones du cadastre lorsque cela est possible. (Cas expliqué ci-dessus) Comment corriger les anomalies restantes? Cliquez simplement sur le bouton qui comporte un nombre d anomalies. Par exemple, le bouton des fiches ayant 1 anomalie (805), vous obtenez l écran donné à la page suivante. A gauche est présentée la fiche connue dans notre logiciel. A droite est présentée la fiche connue dans les données du cadastre. Entre les champs comparables, se trouvent des boutons. Un bouton vide est inactif. Un bouton contenant le symbole < indique que les zones présentent une différence. Si vous cliquez sur ce type de bouton ( < ), la donnée contenue à droite (cadastre) sera placée à gauche (notre logiciel), et cette fiche présentera donc une anomalie de moins. Cette modification sera immédiatement enregistrée. - 33 -

Si vous cliquez sur le bouton TOUT REPRENDRE, l ensemble des zones de droite (cadastre) sera repris dans les zones de gauche (notre logiciel). Si vous cliquez sur le bouton CONSIDERER CETTE FICHE COMME CORRECTE, le nombre d anomalies de cette fiche tombera à zéro. Même si les différences subsistent, le fiche du propriétaire sera considérée comme correcte. (ce ne sera plus le cas si vous cliquez à nouveau sur le BOUTON 1 de l écran présenté à la page précédente.) Les boutons de navigation présentés ci-après permettent respectivement de ce placer sur la première, la précédente, la suivante et la dernière fiche à contrôler. Le bouton RETOUR permet de quitter ce module est de revenir au menus de l application. REMARQUES : L élimination progressive des anomalies d année en année permettra un parfait accord entre vos données et les données issues du cadastre. Seules subsisteront les différences provoqués par une mise à jour des données par vos services, qui sont peut-être prévenus plus rapidement que le cadastre de la vente de parcelles. Dans ce cas, ce sont vos données qui doivent prévaloir sur celles apportées par le cadastre. - 34 -

F. La facturation F.1. Le contrôle préalable FICHIERS / GESTION / Facturation / Contrôle préalable Avant de calculer les avis des redevables, il convient de vérifier s il n existe pas de cas dans lesquels on aboutirait à une non-facturation de certaines parcelles. En effet, les parcelles liées à des propriétaires disparus seront ignorées. Les parcelles non liées à un propriétaire ou à un exploitant le seront également. Cliquez sur le PAGE A4 pour que le logiciel recherche (et imprime) tous les cas aboutissant à un amoindrissement du rôle. ce module ou de générer les factures. Vérifiez alors les cas présentés avant de revenir à F.2. Génération des factures FICHIERS / GESTION / Facturation / Génération des factures C est ici le cœur du logiciel, permettant de traduire toutes les données traitées jusqu'à présent (de la configuration de l administration à la gestion des fiches), en un rôle composé de factures directement adressables aux redevables. L écran suivant est donné : L exercice de facturation est indiqué en haut à droite. Les dates qui seront imprimées sur la facture (que vous avez pu saisir au niveau de la configuration de l administration) sont rappelées. Vous pouvez les modifier si elles ne convenaient pas, et les enregistrer en cliquant sur le bouton MEMORISER. Bien sûr, comme sur chaque écran, vous trouvez le bouton RETOUR. - 35 -

F.2.1. Utilisation classique Lorsque dans l exercice, vous n avez pas encore généré de factures, le compteur de la numérotation de ces dernière doit être placé à 1 (un). Ce compteur donne le dernier numéro de facture atteint dans l année, auquel on ajoute 1. Dans une utilisation classique de ce module, il suffit de cliquez sur le bouton CALCULETTE Dès lors, la génération des factures s effectue. Un indicateur de progression décompte les factures traitées. Enfin un message vous indique le nombre de factures générées, le nombre de factures sans objet (éliminées car ayant un total nul), et le temps mis par le traitement de génération. A partir de ce moment, le compteur prend une nouvelle valeur, en fait le nombre de factures générées +1. Cliquez alors sur RETOUR et allez dans le module d édition du rôle (section F.4.) Si le montant du rôle n était pas celui attendu, recherchez la cause à l aide du module de contrôle préalable (section F.1.) ou des factures manquantes (section F.3.) ou encore à l aide des outils liés à l import des données du cadastre. (section E.4.), puis relancez un nouveau calcul du rôle (voir la section qui suit.) F.2.2. Relancer un nouveau calcul du rôle Nous sommes ici dans le cas où, après corrections d éventuelles anomalies ou corrections des tarifs, vous souhaiteriez recalculer le rôle dans son intégralité, en remplacement de celui ayant été calculé antérieurement. Aucune facture ne doit avoir été envoyée à des redevables et le rôle ne doit pas avoir été voté, bien sûr. Cliquez sur le bouton PURGE. Cela aura pour conséquence de détruire le rôle actuel (d effacer toutes les factures) et de replacer le compteur de numérotation des factures à 1 (un). Ensuite, comme dans l utilisation classique, il vous reste à cliquer sur le bouton CALCULETTE. F.2.3. Utilisation avancée F.2.3.1 Avant propos Nous sommes ici dans le cas où vous souhaiteriez recalculer UNE SEULE ou QUELQUES factures jugées incorrectes. Des factures ont été envoyées aux redevables, et le rôle est voté. Il n est donc pas possible de faire marche arrière et éliminant l ensemble des factures. Tout d abord, il faut annuler les factures incriminées. Reportez-vous à la section F.6. pour ce faire. Revenez ensuite dans le module de génération des factures. Cochez la case Uniquement pour. Et cliquez sur le bouton CHOIX. Il s agit ici de désigner les redevables pour lesquels les factures ont été annulées, et qui doivent être recalculées. Cette désignation se fait par le module de sélection expliqué dans la section F.2.3.2. Ensuite, cliquez simplement sur le bouton CALCULETTE. Seules seront générées les factures des redevables que vous aurez désigné. Au niveau de la numérotation, ces nouvelles factures se placeront après la dernière ayant été précédemment calculée. (Il y aura donc augmentation du compteur des numéros de facture) Allez ensuite en impression des factures pour imprimer ce nouveau lot de factures. (section F.5.) - 36 -

F.2.3.2. Désigner les redevables Selon votre paramétrage (configuration administration), l écran qui sera donné concernera les propriétaires ou les exploitants). Par cet écran, vous pouvez cocher automatiquement les fiches de propriétaires. (voir la case Sélectionné, dans la section D.1.2.) Le nombre de redevables actuellement sélectionné est indiqué en haut à droite dans le titre de l écran. Le point d interrogation permet de connaître cette valeur au cas où elle n serait pas affichée. Le bouton RETOUR permet de revenir à l écran précédent. Le bouton >TOUT DESELECTIONNER décoche toutes les fiches de redevables, c est à dire que le nombre de redevables cochés passe à zéro. Il est possible de faire une sélection des redevables pour une commune entière. Pour ce faire, cliquez sur le bouton > SELECTION DES D UNE COMMUNE. Cela provoque l affichage de la liste des communes. Si vous sélectionnez une commune, un message vous demande s'il faut cocher ou décocher ces redevables. (options 1 ou 2 du message) Un tableau est également disponible sur cet écran. Il permet de cocher ou décocher une fiche de redevable en cliquant 2 fois sur cette dernière. Pour faire apparaître des redevables dans ce tableau, vous avez deux possibilités : - D un Numéro à un autre : Donnez la fourchette des numéros de fiches que vous souhaitez voir et cliquez sur le bouton EXTRAIRE. Par exemple, vous pouvez afficher les redevables du N 1 au N 100. - Pour un nom particulier, dans ce cas entrez le début du nom (3 ou mieux 4 lettres) et cliquez sur EXTRAIRE. Par exemple, tapez DUPO dans le zone NOM et cliquez sur EXTRAIRE : La liste des redevables dont le nom commence par DUPO est donnée (les DUPOND, les DUPONT,...) Lorsque la liste est affichée, utilisez sur ascenseur pour vous y déplacer. Lorsqu un redevable est sélection, il y a un point sur la ligne correspondante. Pour sélectionner un redevable, cliquez simplement deux fois sur sa ligne. (le point se met en place) Si ce dernier était déjà sélectionné, il est désélectionné (le point disparaît) - 37 -

F.3. Les factures manquantes FICHIERS / GESTION / Facturation / Factures manquantes Le but de ce module est de vérifier que tous les redevables de l année considérée ont bien été traités. Il est possible que certain d entre eux ne le soient pas. Ce sera le cas si vous n avez pas corrigé les anomalies signalées par le contrôle préalable (section F.1.). Ce sera également le cas si vous avez travaillé en mode avancé, ne générant les factures que pour certaines communes. Le présent module vous signalera la non-facturation d une commune qui aura été oubliée par exemple. Si parmi les redevables signalés, certain doivent absolument être facturés, retournez dans le module décrit en section F.2. afin de re-générer leurs factures. (il est possible également que vous ayez à corriger des fiches de redevables (décocher Disparu) avant de retourner en génération des factures) F.4. Le rôle F.4.1. Edition et / ou export du rôle FICHIERS / GESTION / Facturation / Edition - Export du rôle Lorsque la génération des factures est terminée et complète, ce module permet d imprimer le rôle. Il permet également d exporter ce dernier pour une prise en charge avec le logiciel du trésor nommé DDPAC. Le fichier d échange est conforme à la norme ROLMRE. L écran présenté ci-contre est celui obtenu dès l appel du module. Cliquez simplement sur le bouton PAGE A4 pour imprimer le rôle dans sa globalité. DISQUETTE pour exporter le rôle. Cliquez sur le bouton Remarque : Après l impression du rôle, une page supplémentaire est ajoutée. Un message de confirmation vous demande s il faut l imprimer. Cette page comporte un texte rappelant les montants du rôle et permet le vote (signatures) de ce dernier. Il est possible de définir le contenu de ce texte au niveau de la configuration du logiciel. Reportez-vous à l annexe 1 de la présente documentation. Il est possible d imprimer de la même manière des extraits de rôle. Par exemple, pour n imprimer QUE le rôle d une commune, décochez la case ROLE GLOBAL. Vous pouvez alors sélectionner la ou les communes en cliquant deux fois sur cette (ces) dernière(s). Cliquez alors sur le bouton PAGE A4. De même, il est possible de n imprimer (ou exporter) qu une fourchette de factures. Pour cela dans le cadre du bas nommé Sélection 2, indiquez le numéro de la 1 ère et de la dernière facture souhaitée. (par exemple 1000 à 1500). Cliquez alors sur le bouton PAGE A4, qui vous donnera le rôle pour les factures 1000 à 1500. En bas de cet écran, vous pouvez déterminer dans quel ordre il faut imprimer ces factures du rôle. Dans notre exemple, le rôle sera présenté par communes, dans lesquelles les factures seront triées par noms des redevables. Remarque : - 38 -

Pour l export du fichier ROLMRE à destination de DDPAC, une succession de messages vous indiquerons la taille du fichiers qui sera créé, vous demandera si celui ci est trop gros, s il faut le découper sur des disquettes différentes, et vous assisterons à la manœuvre de création de ces disquettes. Veuillez bien sûr disposer de plusieurs disquettes formatées et vides avant de réaliser cet export. - 39 -

F.4.2. La validation du rôle FICHIERS / GESTION / Facturation / Valider le rôle Lorsque votre édition définitive du rôle est faite, et que ce dernier à été rendu exécutoire, vous pouvez le valider pour des raisons de sécurité. Un rôle validé ne peut plus être modifié. Si vous voulez revenir en arrière, vos devrez appeler N.F.I. Un 1 er message est affiché : Cliquez sur CONTINUER si vous souhaitez valider votre rôle. Un 2 nd message est alors affiché (se sera le dernier) Si vous cliquez sur OUI, votre rôle sera validé. Si vous cliquez sur NON, vous retournez aux menus habituels sans aucun changement. Remarque : Lorsque le rôle de l année en cours est validé, l option GENERATION DES FACTURES du menu FACTURATION (section F.2.) sera grisée et donc inaccessible. Votre rôle est de ce fait protégé. Au niveau de la configuration de l administration, la case Rôle validé sera cochée. (section C.1.) Cette case (gérée par le système) ne peut être modifiée. - 40 -

F.5. Edition des factures FICHIERS / GESTION / Facturation / Edition des factures Cliquez sur un des boutons flèches pour définir le type de sélection des factures à imprimer Ce module vous offre quatre possibilités pour sélectionner les factures à imprimer. Placez-vous dans le type de sélection voulu en cliquant sur le bouton FLECHE comme indiqué ci-dessus. PAR NUMEROS Indiquez simplement la fourchette des factures désirées, sur l exercice voulu. L exemple ci-dessus donnera les factures 1 à 100 pour l exercice 1999. PAR DATES D EMISSION En génération des factures, sont précisées des dates dont la date d émission. Vous pouvez n imprimer que les factures ayant pour date d émission celles que vous aurez précisé dans la fourchette des dates. PAR REDEVABLE On peut ne demander que les factures pour un redevable spécifique. Pour cela, il faut indiquer le redevable concerné. Deux boutons (P et E) permettent respectivement de désigner un propriétaire ou un redevable. Selon votre paramétrage de l administration, un seul bouton est actif (ou les deux boutons). PAR COMMUNES Désignez la commune, ce module n imprimera que les factures des redevables de la commune sélectionnée. Attention, cet option n est disponible QUE si vous avez facturé les propriétaires ET que vous avez demandé une facture par commune. En dehors de ce cas, le bouton flèche ne sera pas disponible. Ce bouton permet d édition des factures qui seront transmises aux redevables. Vous trouverez la description d une facture à l Annexe 2. Les textes qui apparaîtront sur ces avis des sommes à payés sont décris à l Annexe 1.2. de la présente documentation. Ce bouton permet l édition des factures demandées, mais sous forme de liste. Cela constitue un résumé, un document de travail pour vos services. En bas de l écran, vous pouvez définir l ordre d impression des avis. (par N, Noms ou codes redevables), mais aussi le type de factures (Toutes, soldées, non-soldées, annulées). Enfin, indiquez parmi les factures d une seule page ou de plusieurs pages celles que vous souhaitez (toutes, d une page uniquement ou de plusieurs pages uniquement) Attention, le distinguo entre ces types de factures se fait grâce à l indication du nombre de factures imprimables sur la 1 ère page de l avis (voir la section C.1.) Pour terminer, le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus de l application. - 41 -

F.6. Annulation des factures FICHIERS / GESTION / Facturation / Annulation des factures Ce module permet d annuler (voire de supprimer définitivement) des factures (avis) contestés, ce ci après l envoi des avis aux redevables. Ensuite, il faut établir, après corrections des fiches incriminées, une nouvelle facture (voir la section F.2.3.) si cela est nécessaire. L annulation des factures se fait sur l exercice indiqué en haut à droite de l écran. Pour annuler une facture, indiquez simplement son numéro dans la zone prévue à cet effet. Si le numéro ne remplis pas la zone entièrement, tapez sur la touche ENTREE ou la touche TAB (tabulation) du clavier. Les informations sur la facture demandée (ici la 74 ème de 1999) sont alors affichées. Si cette facture n est ni soldée, ni déjà annulée, vous avez trois possibilités : - Ne rien faire, la facture n est pas celle que vous souhaitiez. Entrez alors un autre numéro de facture - ANNULER la facture, c est à dire que la dette restante (partielle ou totale) devient caduque. Elle ne pourra plus être réclamée. La facture concernée est alors ajoutée dans le tableau du bas de l écran, pour informations. - SUPPRIMER la facture, cette dernière est alors tout simplement effacée définitivement. Attention, cela à pour conséquence de fausser le montant attendu au niveau du rôle. Cliquez sur RETOUR pour quitter ce module et revenir aux menus de l application. Remarque : La liste des factures déjà annulées est donnée dans le tableau du bas. Pour faire marche arrière, c est à dire ne plus considérer une facture comme étant annulée, il suffit simplement de cliquez DEUX fois sur la ligne de cette facture. Répondez par l affirmative au message de confirmation pour que la facture ne soit plus annulée. Reportez-vous à la section F.2.3. en ce qui concerne le re-calcul des factures annulées. - 42 -

G Nouvel exercice et purges G.1. Nouvel exercice FICHIERS / GESTION / Exercice / Nouvel exercice Ce module permet de clore un exercice pour passer au suivant. Effectuez cette manipulation juste avant de reprendre une campagne de facturation, c est à dire avant d importer les nouveaux fichiers du cadastre ou de façon générale, de créer de nouveaux redevables. Veillez bien à ce toutes les générations de factures de l exercice à clore soient bien terminées car le retour en arrière ne sera pas possible. Après ouverture, le nouvel exercice deviendra l année en cours pour tous les modules. G.2. Les purges Ces quelques modules permettent d éliminer définitivement les fiches devenues obsolètes. Ceci pour ne pas encombrer d éventuelles éditions, les sélections de fiches, et de façon plus générale de gagner de la place sur de votre disque dur, et ainsi accélérer les traitements G.2.1. Elimination des parcelles disparues FICHIERS / GESTION / Exercice / Elimination des parcelles disparues Ce module efface définitivement les parcelles dont la case Disparue est cochée. G.2.2. Elimination des propriétaires disparus FICHIERS / GESTION / Exercice / Elimination des propriétaires disparus Ce module efface définitivement les propriétaires dont la case Disparu est cochée. Cependant les propriétaires ayant encore des dettes seront conservés. G.2.3. Elimination des propriétaires sans parcelles FICHIERS / GESTION / Exercice / Elimination des propriétaires sans parcelles Ce module efface définitivement les propriétaires qui ne possèdent plus aucune parcelle. (peu importe l état de la case Disparu). Néanmoins les propriétaires ayant encore des dettes seront conservés. G.2.4. Elimination des exploitants disparus FICHIERS / GESTION / Exercice / Elimination des exploitants disparus Ce module efface définitivement les exploitants dont la case Disparu est cochée. Cependant les exploitants ayant encore des dettes seront conservés. - 43 -

H. Les règlements (pour les établissements non équipés de DDPAC) H.1. Les Règlements H.1.1. Les modes de règlements FICHIERS / REGLEMENTS / Règlements / Modes de règlements Ce premier module permet de définir quels sont les modes de règlements qui seront acceptés pour votre administration. L ajout d un nouveau mode peut se faire à tout instant. Un mode de règlement est caractérisé par un code (le plus explicite possible) de 5 caractères et d un libellé (jusqu'à 32 caractères) Si un mode de règlement est utilisé au niveau des versements (section H.1.3), il ne sera plus possible de la supprimer. H.1.2. Les annulations de factures (voir la section F.6.) FICHIERS / REGLEMENTS / Règlements / Annulations Ce module déjà décrit dans la section F.6. à été reporté dans ce menu pour des raisons de commodité. H.1.3. Les versements FICHIERS / REGLEMENTS / Règlements / Versements H.1.3.1. Identification de la dette Ce module permet se saisir pour une facture non annulée (donc une dette) les règlements que le redevable émet. L identification de cette dette peut se faire par l année et le numéro de la facture (si le talon est joint au règlement) ou par le code du redevable (propriétaire ou exploitant) s il est connu (également reporté sur le talon) ou, enfin, par le nom du redevable si vous n avez pas d autre indications. Un 1 er écran vous permet de définir sur quel avis le règlement doit être pris en compte. L année en cours est indiquée. Tapez directement le numéro de la facture, si cette dernière existe, vous passerez automatiquement sur un 2 nd écran. (section H.1.3.2) Si vous ne connaissez que le numéro du redevable, (propriétaire ou de l exploitant), indiquez le dans la zone prévue à cet effet. Si la personne est trouvée, et qu elle a une dette en cours, vous passez automatiquement sur le 2 nd écran. (section H.1.3.2) Si vous ne connaissez que le nom du redevable, cliquez sur le bouton RECHERCHE PAR NOMS. La recherche de la personne s effectue classiquement. Une fois celle-ci trouvée avec la dette correspondante, vous passez automatiquement sur le 2 nd écran. (section H.1.3.2) Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir au menus de l application. - 44 -

H.1.3.2. Saisie d un règlement pour une dette Voici l écran qui est indiqué pour effectuer la prise en compte d un versement : Les informations connues pour cette facture sont indiquées. Vérifiez rapidement que cela correspond bien avec le versement que vous avez reçus. L état de la facture (montants) est indiqué sur le coté des informations. Vous retrouvez le montant initial de la facture, la majoration éventuelle (Avis vert), les frais éventuels (Commandement), ce qui donne le total pour cette dette. Une fois les versements retirés, sont affichés en rouge le reste à payer. Les deux cases à cocher indiquent si la facture est annulée (il ne devrait pas y avoir de nouveaux versements) ou si elle est soldée (c est à dire réglée en totalité). SAISIE D UN REGLEMENT Il suffit simplement de cliquer deux fois sur un des modes de règlements présentés dans le tableau en haut à droite, en accord avec le type de règlement reçu. (ces modes de règlements ont été créés via le module exposé à la section H.1.1.) Dès lors la date du versement est demandée (par défaut, elle est placée à la date du jour), modifiez la si besoin et cliquez sur valider (ou tapez 2 fois sur entrée). Puis le montant du versement est demandé (par défaut, le chiffre présenté est égal au reste à payer), modifiez le si besoin et cliquez sur valider. (ou tapez 2 fois sur entrée). La ligne du règlement est ajoutée au tableau du bas. Dans notre exemple, au 18/08/99 un règlement à été pris en compte (chèque en francs) pour un montant de 80.00, le reste est donc de 2.00. MODIFICATION D UN REGLEMENT Pour corriger la valeur de la somme versée, cliquez deux fois sur la ligne de règlement concernée dans le tableau. Un message demande alors la somme (par défaut il répète la somme existante). Modifiez cette dernière et validez. Elle est alors prise en compte et le reste à payer est mis à jour. ANNULATION D UN REGLEMENT Il s agit ici d enlever une ligne dans le tableau des versements pour cette dette. Comme pour la modification, cliquez deux fois sur la ligne concernée. Lorsque le message demande la somme, placez cette dernière à zéro et validez. La ligne est automatiquement éliminée. Remarque 1 : Lorsque le reste devient nul (dette acquittée en totalité), la case à cocher SOLDEE se met en place, et il n est plus possible de modifier les données. Si vous voulez apporter des modifications aux versements d une facture soldée, décochez d abord cette case. Remarque 2 : Il n y a pas de bouton SAUVE car toutes les modifications effectuées sont immédiatement enregistrées. - 45 -

H.2. La gestion des majorations Cette section décrit les manipulations pour la relance des redevables concernant leurs avis impayés. H.2.1. Les avis verts FICHIERS / REGLEMENTS / Majorations / Majorations avis verts L avis vert est la 1ere lettre de rappel au redevable. Elle s accompagne d une majoration dont le pourcentage à été donné lors de la configuration de l administration. (section C.1. - 2 ème écran). Le pourcentage de majoration et la date de majoration sont repris dans le cadre informations. Vous pouvez modifier la date de majoration effective, c est à dire celle qui doit dater les avis verts que vous allez générer. Tout d abord, Il faut définir quelles sont les factures qui doivent être prise en compte pour cette majoration. Pour cela, renseignez la somme minimale pour laquelle on désire émettre un avis vert. (100.00 dans notre exemple) après avoir coché la case Afficher les factures impayées. Cliquez alors sur le bouton AFFICHER. La liste des factures dont le reste est supérieur à 100.00 est alors donnée, comme sur l écran présenté ci-dessus. On retrouve le numéro de facture, le code et le nom du redevable, le montant initial et le reste dû. Viennent ensuite les informations éventuelles sur l état de majoration de la facture, à savoir la date et le montant de l avis vert, la présence ou non d un avis rouge et enfin la présence ou non d un commandement. Le nombre de factures présentées est indiqué en rouge, sous le bouton AFFICHER. Ensuite, il faut sélectionner dans cette liste les factures à retenir pour majoration. Si vous cliquez sur le bouton TOUT, toutes les factures affichées (hormis les factures déjà majorées) sont sélectionnées. Le bouton AUCUN annule toutes les sélections. Il est aussi possible de sélectionner ou de dé - sélectionner une ligne en cliquant deux fois sur celle-ci. Enfin, lorsque vos sélections sont faites, cliquez sur le bouton IMPRIMER LES AVIS. Les avis sélectionnés sont alors majorés du pourcentage indiqué en information, et l avis est imprimé sur une feuille vierge au format A4. De plus, le tableau est mis à jour et vous pouvez voir les dates des avis verts (égales à la date de majoration effective) et le montant de la majoration. Remarque 1 : Si vous cochez la case Afficher les factures déjà majorées et cliquez sur AFFICHER, vous pourrez consulter dans le tableau la liste des avis verts déjà envoyés. Remarque 2 : Vous pouvez placer du papier A4 de couleur verte pour que ce type de document se distingue des autres éditions. Remarque3 : vous pouvez n imprimer un avis vert que pour une seule personne. Pour cela, modifiez le pop up menu de la mention 2 clics = Sélectionner en 2 clics = Avis Vert. Puis, lorsque vous cliquerez deux fois sur une ligne non encore majorée, celle-ci le sera et l avis vert s imprimera (après un message de confirmation). Remarque 4 : Consultez l Annexe 1.3. pour définir les textes devant apparaître sur l avis vert. - 46 -

H.2.2. Les avis rouges FICHIERS / REGLEMENTS / Majorations / Avis rouges L avis rouge est une lettre de rappel supplémentaire envoyée au redevable. Elle ne s accompagne pas d une majoration ni de frais. L écran de gestion des avis rouges se comporte de la même façon que celui des avis verts (section H.2.1.) Au niveau du cadre des informations, il vous faut préciser la date que doivent porter les avis rouges. Par défaut, c est la date du jour qui est indiquée. Cependant, lorsque vous cliquez sur le bouton AFFICHER, seules les factures ayant été majorées par un avis vert sont affichées. Remarque 1 : Vous pouvez placer du papier A4 de couleur rouge pour que ce type de document se distingue des autres éditions. Remarque 2 : Consultez l Annexe 1.4. pour définir les textes devant apparaître sur l avis vert. H.2.3. Les commandements FICHIERS / REGLEMENTS / Majorations / Commandements Selon le même principe, vous sélectionnez les factures devant faire l objet d un commandement. Ce dernier s accompagne d une nouvelle majoration (frais) dont les informations ont été données en configuration de l administration. (section C.1.) Remarque : Consultez l Annexe 1.5. pour définir les textes devant apparaître sur le commandement. - 47 -

H.3. Les éditions associées aux règlements et aux majorations H.3.1. La liste des versements FICHIERS / REGLEMENTS / Etats / Liste des versements Il s agit ici d imprimer les versements reçus, par types, pour une journée ou sur une période. Cliquez deux fois sur les modes de règlements présentés afin de sélectionner ou dé - sélectionner ces derniers (un point se place en regard des modes sélectionnés). Le bouton TOUS permet de sélectionner tous les modes. Le bouton AUCUN annule toute sélection. Indiquez ensuite dans les zones de droite (sur fond blanc) les dates souhaitées. Si vous renseignez les deux dates, les versements effectués entre ces deux dates seront imprimés. Si seule la 1 ère date est renseignée, (ou les deux dates sont identiques), seuls les versements effectués sur la journée désignée seront imprimés. Cliquez alors sur le bouton PAGE A4 pour imprimer ou visualiser l état. Le bouton RETOUR permet de quitter ce module et de revenir aux menus de l application. H.3.2. Récapitulatif FICHIERS / REGLEMENTS / Etats / Récapitulatif Ce module donne des listes de factures, en indiquant toutes les sommes relatives à ces dernières. Vous pouvez imprimer l ensemble des factures (TOUTES) ou une sélection précise. (CHOIX puis cochez la ou les case(s) désirée(s)) Il est possible de trier les factures par numéro, par code ou nom du redevable. Une fois votre sélection faite, il est possible de sortir deux états distincts, à savoir une liste détaillée ou un résumé. Cliquez sur le type d état souhaité. (par défaut, c est la liste détaillée qui est proposée.) - La liste détaillée : Voici un aperçu des colonnes de cet état. Chaque colonne numérique est totalisée sur la dernière page. - Le résumé donne le décompte du nombre total de factures, du nombre de factures annulées, Il donne également les montants relatifs à chaque catégorie de factures (montant total, total annulé ) - 48 -

H.3.3. Liste de factures FICHIERS / REGLEMENTS / Etats / Liste de factures Ce module utilise le même écran que celui présenté dans la section H.3.2. mais ne permet de réaliser d état résumé. Il donne une liste des factures selon vos choix. Voici les colonnes présentes sur cet état. H.3.4. Majorations FICHIERS / REGLEMENTS / Etats / Majorations Ce module propose la liste des factures, avec leur état d avancement dans le processus de majoration et de poursuite. Il suffit de cocher les cases correspondant aux factures désirées. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des colonnes fournies sur ces listes. - 49 -

I Les Impressions I.1. Le Rôle et les Factures I.1.1. Le Rôle (voir la section F.4.) FICHIERS / IMPRESSIONS / Factures / Rôle Ce module est exactement le même que celui présenté à la section F.4. Ce dernier à été répété dans ce menu pour des raisons de commodité. En effet, lors de la génération des factures, ce module est accessible dans le même menu. Il est aussi logique de le retrouver ici, dans le thème des impressions, pour un accès aisé. I.1.2. Les factures (voir la section F.5.) FICHIERS / IMPRESSIONS / Factures / Factures Ce module est exactement le même que celui présenté à la section F.5. Ce dernier à été répété dans ce menu pour des raisons de commodité. En effet, lors de la génération des factures, ce module est accessible dans le même menu. Il est aussi logique de le retrouver ici, dans le thème des impressions, pour un accès aisé. I.1.3. Le verso des factures FICHIERS / IMPRESSIONS / Factures / Verso des factures Selon vos besoins et le contenu des textes placés au recto des factures, il est possible d imprimer du texte supplémentaire au verso de ces dernières. Généralement, ce texte fera état des modalités de paiement et de contestations La définition de ce texte est expliquée à l annexe 1.1. Replacez le nombre désiré de factures dans l imprimante, en faisant bien attention à les retourner pour que l impression se fasse bien du coté vierge de la feuille. Ce module vous demande simplement le nombre de verso à imprimer. Entrez votre nombre et cliquez sur VALIDER. - 50 -

I.2. Les listes de propriétaires, d exploitants et de parcelles I.2.1 La liste des propriétaires FICHIERS / IMPRESSIONS / Listes / Propriétaires Ce module permet d imprimer des listes de propriétaires, de faire des sélections de fiches (case Sélectionné) et d exporter ces listes dans un fichier de type texte, permettant, par exemple, d effectuer des mailings à l aide d un traitement de texte. Tout d abord, il faut définir votre sélection de propriétaires. Le cadre sélection contient toutes les données pour préciser ce choix. Si aucune donnée n est indiquée, l ensemble des propriétaires sera concerné. Une 1 ère série de données permet la recherche de données particulières (du code au CP / Ville). Entrez vos données recherchées et indiquez si ces données saisies doivent se trouver n importe où dans la zone ou au début. Dans notre exemple, on recherche les propriétaires dont le nom commence par DUPON et dont la zone CP / Ville contient CALAIS Ainsi seront sélectionnés les personnes nommées DUPONT ou DUPOND et par exemple ayant pour CP / Ville 62500 CALAIS ou CALAIS Cedex et ainsi de suite. Une 2 nde série de zone permettent de filtrer les fiches de propriétaires sur leur référence cadastrale (pour une commune par exemple) Vous pouvez également filtrer sur l année de création des fiches. Une 3 ème série composée de deux pop up menus permet de choisir le type de fiches voulues, l un concernant l état de la case à cocher Disparu, et l autre l état de la case à cocher Sélectionné. Enfin, si votre sélection doit encore être affinée, vous pouvez directement sélectionner les propriétaires en cliquant sur le bouton SELECTION. Cela vous amène au module décrit dans la section F.2.3.2. - 51 -

Avant de demander l extraction des fiches désirées, vous pouvez choisir l ordre dans lequel les fiches doivent apparaître. (par Noms, Codes, Adresses ou Références cadastrales) Ensuite, cliquez sur le bouton de votre choix : Ce bouton lance l extraction des fiches désignées par vos choix et vous propose le message classique de l impression. Vous pouvez donc imprimer ou visualiser le résultat. Le bouton DISQUETTE lance l extraction des fiches voulues. Ensuite un sélecteur d objet vous propose d enregistrer les fiches extraites dans un fichier texte. Le fichier ainsi créé pourra être ensuite exploité par un autre logiciel, un traitement de texte ou un tableur par exemple. Le petit bouton? vous donne la structure du fichier texte que vous allez récupérer par cette méthode, ce qui vous permettra de savoir exactement la composition et le contenu des champs exportés. Ce bouton coche automatiquement case Sélectionné des fiches voulues. Cela est utile lorsque vous voulez cumuler plusieurs choix différents. Par exemple, vous désirer imprimer la liste des propriétaires dont le nom commence par DUPONT et (dans la même liste), ceux dont le nom commence par DUPUIS. Indiquez alors DUPONT dans la zone du nom, placez l indicateur associé sur Commence et cliquez sur SELECTIONNER. Toutes fiches dont le nom commence par DUPONT sont alors sélectionnées. Recommencez l opération avec DUPUIS. Enfin, videz toutes les zones, et modifiez le pop up Sélectionné pour le placer sur Sélectionnés Cliquez alors sur le bouton PAGE A4. La liste donnée contient alors les DUPONT et les DUPUIS. Remarque : sur cet écran existe une case à cocher nommée : Afficher la liste des parcelles. Si vous activez cette dernière, elle n aura un effet que sur l édition (bouton PAGE A4). Dans ce cas, sur l édition, sous la ligne de chaque propriétaire, est donnée la liste des parcelles de celui-ci. I.2.2. La liste des exploitants FICHIERS / IMPRESSIONS / Listes / Exploitants Le fonctionnement de ce module est absolument identique à celui expliqué en section I.2.1 (ci-dessus) Veuillez vous y référer. Pour informations, voici le seul élément qui diffère, c est à dire la zone de sélection. Si aucun choix n est indiqué, c est l ensemble des exploitants qui sera édité. - 52 -

I.2.3. La liste des parcelles FICHIERS / IMPRESSIONS / Listes / Parcelles Le principe de fonctionnement de cet écran est identique à ceux expliqués précédemment. Reportez-vous à la section I.2.1. pour de plus ample explications sur les boutons de commande. Voici la partie de sélection des fiches qui diffère des autres modules : Dans cet exemple, on souhaite n obtenir que les parcelles de la commune 62.500, et plus particulièrement, celles de la section de plan AB Il est possible de ne demander que les parcelles d un propriétaire ou d un exploitant. Pour cela, indiquez le numéro de la personne dans la zone prévue. Si le numéro n est pas connu, la recherche par noms de cette personne est possible par l emploi du bouton CHOIX. Il est également possible de demander une fourchette de surfaces. Ici, on souhaite n obtenir que les parcelles comprises entre 100m 2 et 999999m 2 (c est à dire supérieures à 100m 2 ) Au niveau de la zone tarification, indiquez (ou non) les tarifs des parcelles souhaitées. (ici tarif H uniquement). Si on voulait avoir les parcelles de tarification H et B par exemple, mettre HB dans cette zone. Comme sur les écrans des modules précédents, on peut filtrer les parcelles Disparues et /ou Sélectionnées Pour les parcelles, (et pour les administrations qui facturent soit le propriétaire, soit l exploitant), il est possible de filtrer les parcelles sur la nature du redevable : Enfin, La sélection peut s effectuer sur les types de terrains (si vous avez utilisé ces derniers). La liste des types de terrains est affichée à droite. Sélectionnez ou dé - sélectionnez les lignes en cliquant deux fois sur elles. Le bouton TOUS sélectionne tous les types de terrains. AUCUN à l effet inverse. SAUVE enregistre les choix effectués pour que vous les retrouviez au prochain appel de ce module. Bien sûr, si aucun choix n est fait, c est l ensemble des parcelles qui sera édité. - 53 -

I.3. Les statistiques I.3.1. Décomptes FICHIERS / IMPRESSIONS / Statistiques / Décomptes Après sélection de l exercice, les fichiers de l applications sont lus. Un rapport indique alors le nombre de propriétaires, le nombre d exploitant et de parcelles, ceci en distinguant les fiches disparues des fiches normales. De plus, pour le rôle de l exercice, la répartition des montants est analysée. On connaît alors le montant et la proportion d avis au minima du facturation, par rapport aux autres factures au montants plus élevés. I.3.2. Surfaces par Tarifs FICHIERS / IMPRESSIONS / Statistiques / Surfaces par tarifs Ce module vous donne une édition, qui reprend, pour chaque commune la répartition des parcelles sur les différents tarifs. Cette répartition comprend les parcelles (en nombre et %) et les surfaces qu elles représentent (en m 2 et %) En fin de tableau, les données des communes sont cumulées dans un récapitulatif. C est ce dernier qui est présenté ci-dessous : (les % étant arrondis à 2 décimales, ici la proportion de parcelles en tarif B est trop faible pour arriver à 0.01%) I.3.3. Surfaces au / hors minima FICHIERS / IMPRESSIONS / Statistiques / Surfaces au / hors minima Après lecture des fichiers, l édition résultante indique en nombre, %, surface et % de surfaces, les parcelles réparties sur les différents tarifs, ceci par commune, puis en général (ci-dessous). Chaque tarif est décliné en 2 lignes, une ligne classique et une ligne MINI. Cette dernière correspond à une facturation qui à dû être majorée. I.3.4. Redevables au / hors minima FICHIERS / IMPRESSIONS / Statistiques / Redevables au / hors minima Cette édition donne pour le rôle de l année choisie, la répartition des redevables sur 2 types : facturation normale et facturation majorée. Ceci pour chaque commune et de façon globale (ci-dessous) I.3.5. Graphique des surfaces FICHIERS / IMPRESSIONS / Statistiques / Graphique des surfaces L écran proposé vous permet de donner une fourchette de surfaces (par exemple de 0 à 5000m 2 ) Cliquez alors sur le bouton EXTRAIRE. Le nombre de parcelles trouvées est alors étalé en un graphe, du nombre de colonne indiqué. Cela permet de voir comment se répartissent les parcelles en surfaces et de savoir dans quelle fourchette de surfaces se trouve le plus grand nombre de parcelles. - 54 -

I.3.6. Les voix des redevables FICHIERS / IMPRESSIONS / Statistiques / Voix des redevables Ce module permet d imprimer une liste d émargement pour les redevables ayant droits à des voix, au regard du montant dû ou du total des surfaces concernées. Tout d abord, il faut remplir le tableau d affectation de voix comme illustré ci-contre. Le pop up menu défini d abord si les voix doivent être attribuées selon le montant des cotisations ou selon les surfaces possédées ou exploitées. Utilisez les bouton AJOUTER, SUPPRIMER et SAUVE pour gérer ce tableau. Si des lignes ne se suivent pas ou présentent des anomalies, elles sont automatiquement indiquées. Lorsqu il ne subsiste pas d anomalies, vous pourrez cliquer sur le bouton PAGE A4 pour imprimer la liste des redevables concernés. Voici un aperçu des colonnes données sur cet état, sachant que les redevables sont triés dans l ordre alphabétique : - 55 -

ANNEXES ANNEXE 1 Paramétrage des textes officiels Pour chaque texte ou ensemble de textes à définir, l écran présenté est toujours le même. Deux boutons permettent de la gérer, à savoir ANNULER et VALIDER. ANNEXE 1.1 - Le texte pour le vote et la signature du rôle et verso des factures FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / Autres - Texte 1 : c est le texte qui est donné en dernière page du rôle pour le vote et la signature. - Texte 2 : C est le texte qui pourra être imprimé au verso des factures ANNEXE 1.2. - Les textes donnés sur les factures FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / Titres de paiement C est ici que l on définit les texte devant apparaître sur le recto des avis envoyés aux redevables. TROIS textes sont possibles. - Le texte d entête présente le document au redevable. - Un autre texte optionnel est également possible - Enfin, un 3 ème texte ( également optionnel ) se situe avant le détail des parcelles de la facture. Pour chacun des textes, des boutons généralement nommés DEFAUT permettent une mise en place automatique de textes dits standards. Vous pouvez taper ou modifier librement les textes proposés Ces boutons mettent en place des textes standards VALIDER enregistre les textes, ANNULER quitte sans changements ANNEXE 1.3 Les textes données sur les avis VERTS FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / Avis verts - Texte 1 : Il s agit de l entête de l avis vert qui présente le document au redevable - Texte 2 : Ce sont les explications les modalités de règlement. - Texte 3 : C est un résumé des tarifs des frais de poursuites ANNEXE 1.4 Les textes données sur les avis ROUGES FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / Avis rouges - Texte 1 : Il s agit de l entête de l avis rouge qui présente le document au redevable ANNEXE 1.5 Les textes données sur les COMMANDEMENTS FICHIERS / UTILITAIRES / Configuration / Textes officiels / Commandements - Texte 1 : Il s agit de l entête du commandement qui présente le document au redevable - Texte 2 : Il s agit des tarifs de frais de poursuite (plus complet que sur l avis vert) - 56 -

ANNEXE 2 Les types de factures Au niveau de la configuration de l administration, vous avez pu définir des éléments dans la partie de l écran 2 représenté ci-contre. Ces zones déterminent le type d avis qui sera utilisé parmi les quatre possibilités. Voici un aperçu d une facture type : Dans cet exemple, ce redevable n a qu une seule parcelle. La tableau donnant le détail des parcelles ne contient donc q une ligne. Dans le cas ou le propriétaire possède plusieurs parcelles, ce tableau s agrandit en conséquence. Si le nombre de parcelles est plus conséquent, le tableau se poursuivra sur autant de pages que nécessaire. Dans ce cas, on peut rencontrer un problème si votre mise sous enveloppes est automatisée. La page suivante de cet annexe explique les différents types d avis (4 au total) qui seront utilisés en fonction des données entrées dans la configuration de l administration. - 57 -

AVIS 1 - Vous avez saisi des références de l expéditeur, et demandé un entête sur la 1 ère page seulement. Dans ce cas, les données de l expéditeur que vous avez saisi apparaîtront dans la fenêtre de l enveloppe, en plus des coordonnées du redevable concerné. Néanmoins, seule la 1 ère page comportera cette zone de fenêtre d enveloppe. Si la facture comporte plusieurs pages, les autre pages doivent être placées dans la même enveloppe que la 1 ère page. AVIS 2 - Vous n avez pas saisi de références de l expéditeur, et demandé un entête sur la 1 ère page seulement. Dans ce cas, Seules les coordonnées du redevable concerné apparaîtrons dans la fenêtre de l enveloppe, et seule la 1 ère page comportera cette zone de fenêtre d enveloppe. Si la facture comporte plusieurs pages, les autre pages doivent être placées dans la même enveloppe que la 1 ère page. AVIS 3 - Vous avez saisi des références de l expéditeur, et demandé un entête sur toutes les pages. Dans ce cas, les données de l expéditeur que vous avez saisi apparaîtront dans la fenêtre de l enveloppe, en plus des coordonnées du redevable concerné. Toutes les pages répétant cette fenêtre, les différentes pages de la factures peuvent être placées dans des enveloppes différentes. Ces dernières étant numérotées, le redevable pourra recomposer son avis. AVIS 4 - Vous n avez pas saisi de références de l expéditeur, et demandé un entête sur toutes les pages. Dans ce cas, Seules les coordonnées du redevable concerné apparaîtrons dans la fenêtre de l enveloppe. Toutes les pages répétant cette fenêtre, les différentes pages de la factures peuvent être placées dans des enveloppes différentes. Ces dernières étant numérotées, le redevable pourra recomposer son avis. RAPPEL : Si vous avez indiqué le nombre de parcelles imprimables sur la 1 ère page de l avis (chiffre constaté après un essai d impression), il vous sera possible de n imprimer qu un seul type d avis à la fois les avis d une seule page puis les avis de plusieurs pages. ANNEXE 3 Les fichiers concernés par les liaisons (section D.4) Les tarifs Les communes Les types de parcelles Les exploitants (avec textes d informations) Les propriétaires (avec textes d informations) Les parcelles Seuls ces fichiers font l objet de la liaison dans le sens site de saisie vers site de facturation. Ainsi, le site de saisie ne peut avoir connaissance des factures et de l état des paiements.* Le site de facturation ne doit pas saisir de modifications sur ces fichiers, car les données modifiées seront perdues lors de l import suivant. * Pour le retour des informations comptables sur le site de saisie du parc (redevables / parcelles), il est possible de ramener une sauvegarde du site de facturation. Néanmoins, cette manipulation est soumise aux contraintes suivantes : Le site de saisie exporte ces données vers le site de facturation, et ne procède plus à aucune saisie. Le site de facturation intègre les données et génère les factures, et gère éventuellement les recouvrements. Tant que le site de saisie ne procède à aucune manipulation, le retour est possible. Ce genre de manœuvre entraîne un risque pour vos données, aussi, si vous souhaitez effectuer un tel retour, contactez N.F.I. qui, après validation des évènements passées, vous guidera dans une telle manipulation. - 58 -