RECEPTION DES ECHANTILLONS Référence : Création le : 18/02/2015 Version n : 001 Mise en application le : 02/05/2015 Rédacteur(s) : S. BARGEL Vérificateur(s) : Nom Signature Date M.FERDONNET original signé 02/05/2015 A.KEREBEL original signé 02/05/2015 original signé 00/00/2000 original signé 00/00/2000 Approbateur(s) : Nom Signature Date J.DESEILLE original signé 02/05/2015 Les signataires ont pris connaissance de la présente procédure et s'engagent à la faire appliquer. Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 1
I) PRINCIPE Cette procédure définit les modalités générales de réception des demandes d'analyse au sein du laboratoire LABEX et précise les règles de gestion pré- et post-analytiques des échantillons. Les différentes étapes concernant la réception des demandes d'analyse, décrites dans cette procédure, sont reprises de manière simplifiée dans le schéma présenté en annexe. Cette procédure de gestion s'applique à l'ensemble des demandes d'analyse et des échantillons parvenant au laboratoire à l'exception des échantillons destinés à des analyses sous-traitées via BIOFUTUR, se référer à la procédure de gestion correspondante. II) ORIGINES DES DEMANDES ET REGLES GENERALES DE PRELEVEMENT A) Prélèvements des analyses Le laboratoire accepte des demandes d'analyses émanant de diverses origines. De fait, les prélèvements peuvent être réalisés : - dans des laboratoires d'analyses de biologie médicale publics ou privés - dans des services de soins appartenant à des établissements publics ou privés (notamment en UMJ : unité médico-judiciaire ou aux urgences) - dans les locaux des forces de l ordre, par le personnel technique du laboratoire LABEX en déplacement. - par les forces de l ordre lorsqu il s agit d échantillon non biologiques. B) Réalisation du prélèvement Dans le cas de prélèvements effectués par le personnel technique en déplacement, se référer à la procédure de prélèvement des échantillons correspondante. Dans tous les autres cas, elle est placée sous la responsabilité du préleveur qui doit se référer au manuel de prélèvement en vigueur dans son lieu d exercice. Une plaquette d information sur les conditions optimales d échantillonnage nécessaires à l activité du laboratoire LABEX est disponible sur simple demande. C) Identification des échantillons L'identification des prélèvements est effectuée par le préleveur, que le prélèvement soit effectué par le personnel technique du laboratoire ou par une tierce personne. Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 2
III) ACHEMINEMENT DES DEMANDES ET DES ECHANTILLONS Les prélèvements doivent être transmis dans des délais compatibles avec la bonne exécution des analyses, ou avec le caractère urgent des analyses. Pour connaître les délais et, éventuellement, les conditions particulières de transport, se référer : aux modes opératoires correspondant à l (ou aux) analyse(s) demandée(s) au catalogue général des examens du laboratoire LABEX A) Prélèvements réalisés par le personnel du laboratoire LABEX Les prélèvements sont acheminés par le personnel technique qui a effectué les prélèvements, dont ils sont responsables jusqu à l arrivée au laboratoire. B) Prélèvements réalisés par une tierce personne Les prélèvements sont acheminés soit par les forces de l ordre, soit par le coursier via la navette du réseau partenaire BIOFUTUR. Les échantillons sont reçus en mains propres par le personnel du laboratoire dans la zone de réception dédiées à cet effet. Cet acheminement est placé sous la responsabilité du demandeur. Le personnel LABEX peut également effectuer un transport d échantillon à la demande, ce dernier étant placé sous la responsabilité du laboratoire. IV) RECEPTION DES ECHANTILLONS A) Modalités de réception au laboratoire : Les prélèvements sont réceptionnés et enregistrés par : le personnel au poste de réception entre 8h00 et 18h00 du lundi au vendredi, le personnel d astreinte et de garde en dehors de ces horaires (9h à 17h le samedi). Les échantillons prélevés par nos soins sont «réceptionnés» directement lors de l intervention et sont enregistrés à part, selon la procédure en vigueur. B) Vérification de la conformité de l échantillon Les contenants doivent parvenir au laboratoire non souillés extérieurement. Tout matériel piquant, coupant ou tranchant doit être absent. Tout prélèvement doit être accompagné d'une demande d analyse ou mission judiciaire. Si les prélèvements sont transmis dans des sacs de transport, un même sac plastique doit contenir Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 3
uniquement les prélèvements d'un seul individu. Les prélèvements doivent être clairement identifiés (n de scellé, étiquette patient), idéalement leur nature indiquée (matrice biologique ou non biologique) La vérification de l identification de chaque échantillon est effectuée au moment de la réception par le laboratoire LABEX dans le cas d un prélèvement réalisé par une personne externe au laboratoire. L identification de l échantillon est vérifiée lors du déclenchement de la phase analytique pour un prélèvement effectué par le personnel technique du laboratoire lors d un déplacement. C) Vérification de la conformité de la demande Dans le cas d une réquisition, vérifier la conformité des éléments suivants : Marianne (tampon) sur toutes les signatures signature du requérant identification correcte du requérant nature de l affaire orthographe des noms et identification si affaire contre/ présence des documents nécessaires (fiches A, B&C, D, E, F) et la partie «requérons» : personne requise (laboratoire LABEX, personne morale, expert et adresse), mention «recherche et dosage», etc. D) Remplissage du cahier d enregistrement Le cahier d enregistrement est disponible dans la zone de réception. Chaque réception doit être enregistrée avec les éléments suivants : date et heure, numéro de réception du jour (noté 1/, 2/, ) numéro de procès verbal identification du requérant (nom, prénom, grade) affectation du requérant (ex : BP MERU) affaire contre (nom prénom, date & lieu de naissance, et profession si indiquée) numéro de dossier incrémenté LABEX nombre et type d échantillons analyses demandées E) Remplissage des documents Seules les réquisitions de la gendarmerie sont à compléter comme suit : NOM de la personne réceptionnant cochage «acceptation de mission sans prestation de serment» date et heure de réception tampon LABEX Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 4
signature de la personne de réception, Annoter obligatoirement l arrière de toute réquisition ou prescription : date et heure de réception n d affaire LABEX F) Identification des prélèvements Les prélèvements sont annotés comme suit : numéro de tube ou d échantillon (si plusieurs = 1, 2, ) numéro de procès-verbal ou d affaire service requérant numéro de dossier LABEX numéro d analyse de la journée analyse(s) à effectuer Si deux échantillons sont reçus (un pour expertise et un pour contre-expertise), le plus rempli est annoté comme échantillon ou tube n 1 en NOIR au marqueur, le second en n 2 en ROUGE au marqueur. Pour les tubes sous scellé en double, vérifier s il y a des indications sur la réquisition pour savoir lequel doit être analysé. G) Ouverture du dossier LABEX La fin du processus de réception s achève par la création d un dossier papier pour la demande d analyse. Ce dossier est matérialisé par le remplissage d une fiche de suivi, qui est jointe aux documents reçus en réception. L ensemble est déposé dans la bannette des dossiers «en cours» dans les locaux administratifs du laboratoire et le tableau de l activité de routine est complété (avec a minima le numéro de dossier, l analyse et la mention urgent si nécessaire), afin d informer l ensemble de l équipe du dossier. H) Transmission ou stockage des échantillons Les échantillons reçus et dont l analyse n est pas soumise à un délai sont directement transmis à la personne en poste au laboratoire pour déclenchement du traitement. Si en revanche le traitement des échantillons est mis en attente (ex : retour de devis), les échantillons sont alors mis en conservation le plus rapidement possible dans les conditions adaptées, cette étape étant de la responsabilité de la personne de réception. I) Cas particuliers Echantillons accompagnés d'un courrier personnalisé : certains prélèvements peuvent parvenir au laboratoire accompagnés d'un simple courrier. Le colis doit être ouvert par la personne qui réceptionne le paquet, qui note sur le colis et le courrier la date et l heure de réception, le numéro de travail LABEX ainsi que ses initiales. Le prélèvement doit être placé dans des conditions adaptées de conservation. Il transfère le courrier Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 5
au biologiste responsable. Ce dernier indique les analyses à réaliser, par écrit, sur le courrier. Dans le cas où le biologiste destinataire décide de se réserver la validation, il est de sa responsabilité de le faire apparaître sur le courrier ou sur le bon de demande d analyses. Pour toute analyse demandée en dehors du cadre judiciaire ou prescription, et/ou par organisme n ayant pas signé de contrat auprès du laboratoire, se référer à la procédure correspondante. V) NON CONFORMITE D'UNE DEMANDE D'ANALYSE Un prélèvement est conforme s il respecte les points suivants identification du patient ou de l échantillon prélèvement adéquat (matrice, anticoagulant) volume suffisant conditions de transport correctes (T, lumière, délai ) Toute non-conformité à réception est traitée au moyen de la fiche de non-conformité papier correspondante disponible sur le fichier commun ou par le logiciel de gestion documentaire KALILAB. Une copie de la feuille de non-conformité est jointe au dossier d analyse, et les modalités de non conformités sont mentionnées dans le rapport correspondant, avec les réserves nécessaires. Un exemplaire de la fiche est obligatoirement remis au référent qualité ou au responsable qualité pour traitement. Après clôture, cet exemplaire sera conservé dans le classeur des non-conformités. VI) TRAITEMENT PRÉALABLE DES ECHANTILLONS A) Conservation pré-analytique Après identification, les prélèvements qui ne sont pas analysés dans la journée sont conservés : soit au réfrigérateur à + 4 C environ soit dans un congélateur à - 20 C environ soit à température ambiante dans l armoire forte des scellés Les modalités de conservation des prélèvements avant analyse sont précisées dans le catalogue des analyses réalisées dans le laboratoire. N.B : Les prélèvements placés dans les boîtes «en attente» dans le congélateur et le réfrigérateur doivent être gérés par l équipe du laboratoire. A cette fin, les techniciens vérifient de façon hebdomadaire, que les tubes en attente sont bien à conserver. Dans le cas contraire, ces prélèvements sont détruits en respectant les modalités correspondantes. Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 6
B) Transmission des prélèvements pour analyse à l'extérieur du laboratoire La transmission des prélèvements pour analyse à l'extérieur du laboratoire concerne les prélèvements reçus ou prélevés et ne pouvant être analysés par le laboratoire LABEX : se référer à la procédure sous-traitance des analyses (Réf. :0000). VII) CONSERVATION DES ECHANTILLONS APRÈS ANALYSE A) Echantillons issus d un scellé Les échantillons issus d un scellé sont remis dans le scellé correspondant après analyse. L opération de reconstruction du scellé est effectué par l apposition du ruban LABEX «scellé judicaire», daté et signé. Le scellé reconstitué est alors conservé selon les modalités nécessaires. échantillons sanguins (éthanol et stupéfiants) : conservation 1 an à -20 C échantillons urinaires (expertises): conservation -20 C jusqu à autorisation de destruction ou reprise par les OPJ produits (résines, poudres,..) : conservation à température ambiante jusqu à autorisation de destruction ou reprise par les OPJ échantillons pour substances volatiles : conservation à -20 C jusqu à autorisation de destruction ou reprise par les OPJ Pour les conservations d une année, les échantillons sont rangés dans un sac mentionnant le mois et l année d analyse au congélateur, et ces sacs sont éliminés 13 mois après par les techniciens. B) Echantillons issus d une prescription Tous les échantillons conservation 1 an à -20 C puis destruction VIII) ELIMINATION DES ECHANTILLONS Sauf dispositions prévues par ailleurs pour des cas particuliers (réquisition ou autorisation de destruction), la destruction des prélèvements est effectuée à la fin du délai de conservation par un technicien en respectant la procédure d'élimination des déchets. Laboratoire LABEX Reproduction interdite sans l autorisation du Responsable Qualité 7