LA REPONSE AUX MARCHES PUBLICS

Direction générale adjointe finances et gestion Direction des affaires juridiques, commande publique et achats Service commande publique LA REPONSE AUX MARCHES PUBLICS FORMATION C.C.I. de Grenoble jeudi 11 février 2016 Marie-Anne WILHELM / Grenoble-Alpes Métropole Responsable du service commande publique Formation aux Marchés Publics Ne pas reproduire sans autorisation

SOMMAIRE I. Comment constituer un dossier de réponse à un marché public? L accès des entreprises à la commande publique La compréhension du Dossier de Consultation des Entreprises (D.C.E.) La constitution administrative du dossier de réponse à un marché public : candidature et offre II. Le Marché Public Simplifié (M.P.S) Le principe Le bilan III. L attribution des marchés publics Les critères de jugement des offres Les intervenants dans l attribution du marché : le Pouvoir adjudicateur ou la commission d appel d offres (C.A.O.) Les délais de notification d un marché public 2

I. COMMENT CONSTITUER UN DOSSIER DE REPONSE A UN MARCHE PUBLIC A) L accès des entreprises à la commande publique L acheteur public se doit de respecter les 3 principes fondamentaux de la commande publique inscrits dans le code des marchés publics : Liberté d accès aux achats publics, Egalité de traitement des candidats, Transparence des procédures. Objectif : Permettre au plus grand nombre d entreprises intéressées par l objet du marché de se porter candidates à la consultation. 3

Le principe de liberté d accès à la commande publique implique une obligation de publication des marchés publics par l acheteur public. Cette obligation se traduit : - Pour les marchés à procédure adaptée d un montant inférieur à 25 000 HT par des lettres de consultation adressées à plusieurs entreprises ; - Pour les marchés à procédure adaptée d un montant compris entre 25 000 HT et 90 000 HT par une publicité dans la presse (exemple : journal local, journal spécialisé, BOAMP) ; - Pour les marchés à procédure adaptée d un montant supérieur à 90 000 HT par une publicité obligatoire au BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) ou dans un journal d annonces légales (journal local ou presse spécialisée). Le DCE est mis en ligne sur le profil acheteur de la collectivité (pour Grenoble-Alpes Métropole : site internet lametro.fr renvoyant à la plateforme de dématérialisation des offres Marcoweb). - Pour les marchés lancés par appel d offres (marché de fournitures ou services d un montant supérieur à 209 000 HT, marchés de travaux d un montant supérieur à 5 225 000 HT) par une publicité obligatoire au BOAMP et au JOUE, si besoin dans une presse spécialisée. Le DCE est mis en ligne sur le profil acheteur de la collectivité. 4

B) La compréhension du Dossier de Consultation des Entreprises (D.C.E.) L entreprise a accès au D.C.E. du marché soit en le téléchargeant sur le profil acheteur, soit en demandant directement à l organisme public de le lui communiquer. Le D.C.E est constitué : - de l avis d appel public à la concurrence (AAPC), - du règlement de consultation du marché, - de l acte d engagement (AE), - du bordereau des prix unitaires (BPU) et/ou de la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) - éventuellement le détail des quantités estimées ou la commande comparative - du cahier des charges administratives particulières (CCAP) - du cahier des charges techniques particulières (CCTP). 5

Les pièces non contractuelles du DCE : - Une lecture de l AAPC permet de comprendre l objet exact du marché et son étendue, sa durée. La date et l heure limite de réception des offres figurent obligatoirement dans cet avis. Le RC, régit la phase de mise en concurrence avec tous les candidats. Ce document plus détaillé que l AAPC constitue la «règle du jeu» qui précise l étendue et les modalités de mise en œuvre de la consultation et en particulier les conditions de sélection des candidatures et des offres. Ce document rappelle l objet du marché, les pièces administratives et contractuelles du marché à remplir et à rendre pour candidater au marché. Les critères de jugement des candidatures (en général, capacités techniques et financières du candidat) ainsi que les critères de jugement des offres pondérés sont listés au RC. 6 Les pièces contractuelles du DCE : La pièce technique : le CCTP Une lecture attentive du CCTP du marché est indispensable pour formuler une offre au marché. Après un rappel du contexte de la consultation, le CCTP décrit expressément le besoin du pouvoir adjudicateur. Il détaille des livrables et décrit techniquement le besoin en précisant la durée de la prestation. Il fait référence aux CCTG (documents généraux publiés par arrêtés qui comportent des clauses types). Les pièces administratives : le CCAP et l AE - Le CCAP du marché précise les obligations et dispositions d ordre administratif du marché : délais d exécution, modalités de vérification des prestations, conditions de paiement, pénalités appliquées à l entreprise en cas de mauvaise exécution du marché, conditions de résiliation etc Il fait référence aux CCAG (documents généraux publiés par arrêtés comportant des clauses types). - L AE du marché est la pièce contractuelle essentielle du marché. Elle matérialise l engagement des deux parties. Elle comprend les informations substantielles du marché et notamment l identification des 2 parties, leurs coordonnées, l objet du marché, sa durée, son prix etc Dans certains petits marchés à procédure adaptée (MAPA), l AE et le CCAP et le CCTP peuvent être fusionnés en un AE valant CCP. Ce document est l unique pièce contractuelle du marché.

Les pièces financières du marché sont la DPGF et le BPU. - La DPGF détaille le coût de la prestation en fonction des différentes phases et/ou missions prévues au CCTP. - Le BPU liste les prix unitaires du marché qui seront appliqués en fonction des quantités définies au marché. En principe, il est exhaustif. Dans les marchés «à bons de commande», une commande comparative ou un DQE sont des pièces financières qui peuvent être utilisées pour analyser les offres financières des candidats. Le total indiqué dans ce document servira pour le calcul de la note du critère de jugement des offres du prix selon la formule indiquée au RC du marché. Pour ce type de marché, ces documents financiers ne sont pas contractuels, seul le BPU est la pièce contractuelle. La lecture du DCE doit permettre à l entreprise de répondre à quelques questions essentielles telles que : * A quelle fonction, à quel usage est destiné la prestation, le matériel, la fourniture? * Quel est le lieu d utilisation? * Quelle est la fréquence d utilisation? Quelle est la durée du marché? Est-il reconductible? * A quelle période va-t-on utiliser le matériel, la fourniture? * Quelle quantité est demandée? 7

C) La constitution administrative du dossier de réponse à un marché public 1- En application du RC, le candidat doit déposer les pièces administratives relatives à sa candidature au marché 8 Les pièces de la candidature : Conformément à l article 45 du code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant d'évaluer leur expérience, leurs capacités professionnelles, techniques et financières ainsi que des documents relatifs aux pouvoirs des personnes habilitées à les engager. La liste de ces renseignements et documents est fixée par l arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs. Aux termes de l article 46 du CMP, les attestations fiscales et sociales sont demandées par le pouvoir adjudicateur, à l issue de la procédure, au seul candidat auquel il est envisagé d attribuer le marché. Concrètement, il est demandé aux entreprises de remplir et fournir la lettre de candidature (formulaire DC1 ou forme libre), la déclaration du candidat (formulaire DC2 ou forme libre), l'extrait Kbis daté de moins de 3 mois et l'attestation d'assurances en cours de validité ainsi que l état annuel des certificats reçus (formulaire Noti2 ou forme libre). En cas de redressement judiciaire, la copie du jugement sera demandé à l entreprise. Il est conseillé à l entreprise de remettre les documents relatifs à sa candidature dans un dossier «candidature». Les critères de jugement des candidatures sont classiquement les garanties et capacités techniques, financières et professionnelles. Des références peuvent être demandées au candidat à l appui de sa candidature.

2- En application du RC, le candidat doit constituer son offre au marché public dans un second dossier intitulé «offre». La formulation de l offre par l entreprise peut dépendre du type de procédure utilisée. - En marché à procédure adaptée (MAPA), la négociation avec les entreprises est autorisée. Souvent les organismes publics limitent le nombre de candidats qui seront admis à négocier après un premier classement des offres au regard des critères de jugement des offres pondérés. - En appel d offres (le plus souvent AOO), la négociation est interdite. L offre est intangible, ceci exclu tout contact avec les candidats. Seules des précisions sur la teneur de l offre peuvent être demandées à l attributaire du marché et peuvent faire l objet d une mise au point avant la notification du marché. Les pièces contractuelles du DCE doivent être remplies, datées et signées et remises au dossier «offre». Ces pièces sont l AE, le BPU et/ou la DPGF, le CCAP, le CCTP. Le CCAP et le CCTP sont acceptés sans modifications. Le mémoire technique ou les fiches techniques demandées au RC constituent la proposition technique du candidat. L absence d un document contractuel, en particulier en appel d offres suffit à rendre l offre irrégulière car incomplète. Cette offre sera écartée sans être analysée. 9

La candidature et l offre du candidat doivent être placées dans une enveloppe où figure la mention «Réponse à marché public / Ne pas ouvrir». Cette enveloppe doit être envoyée par courrier ou déposée à l organisme avant la date et l heure limite de réception des offres. Par envoi courrier, c est la date de réception par l organisme qui fait foi et non le cachet postal. Une offre arrivée «hors délai» est rejetée, elle est renvoyée sans être ouverte à l entreprise. La procédure de dématérialisation prévue à l article 56 du code des marchés publics permet à l entreprise dotée d un certificat électronique de transmettre sa candidature et son offre au marché par voie informatique à l organisme public. Le dossier déposé électroniquement sur la plateforme de dématérialisation de l acheteur est crypté et ne peut être ouvert par le pouvoir adjudicateur avant la date et l heure limite de réception des offres. La dématérialisation possible depuis 2006 permet de simplifier les échanges et un gain de temps important. 10

II. LE MARCHE PUBLIC SIMPLIFIE (M.P.S.) I. Le principe Le MPS est un dispositif déployé par le secrétariat général pour la modernisation de l action publique (SGMAP). Il permet aux entreprises de répondre à un marché public avec leur seul numéro SIRET et leur offre commerciale. Il répond à la directive européenne n 2014-24-UE. C est un dispositif du programme «Dites-le nous une fois». Pour en bénéficier, l administration doit adhérer à la «charte MPS» proposée par l Etat. Les marchés labélisés MPS par l administration sont signalés par le logo MPS. Le dispositif concerne toutes les procédures de marchés, procédures adaptées ou formalisées. Le dispositif concerne les entreprises postulant seules au marché ou les groupements d entreprises. Il permet de supprimer les documents jusque-là produits par les candidats (DC1, DC2 notamment) en récupérant les informations administratives sur les entreprises (adresse, activité, attestations sur l honneur) directement via le service MPS géré par l Etat. Grâce au SIRET de l entreprise, ce service MPS collecte auprès des administrations de référence les dernières informations à jour connues sur l entreprise. 11

Le MPS permet de renseigner un formulaire dématérialisé annexé au dossier de candidature. Le formulaire pré-rempli contient les informations suivantes : données administratives, identité, déclarations de conformité générant des requêtes automatisées vers les administrations. Le candidat complète le formulaire dans son dossier de réponse électronique avec : - les déclarations sur l honneur relatives aux interdictions de soumissionner, - des éléments relatifs aux capacités financières et aux effectifs, les autres documents constitutifs d un dossier de candidature le cas échéant l offre commerciale, - l acte d engagement ou le contrat valant acte d engagement et cahier des clauses particulières, - le dossier ou mémoire technique, - les documents complémentaires éventuellement demandés au RC. Cette candidature simplifiée est accessible aux places de marché des organismes publics partenaires. Pour résumer, dans le cadre d une procédure labellisé MPS : 1/ L acheteur public publie un appel d offres sur une place de marché en ligne partenaire. Il choisit l'option «Marché Public Simplifié» ; 2/ L entreprise candidate à l appel d offres, identifié par le logo MPS. La seule information administrative qui lui est demandée est son numéro SIRET ; 3/ La place de marché public récupère, de façon sécurisée, les informations de l entreprise (fiscales, sociales, administratives et juridiques) via une plateforme gérée par le SGMAP ; 4/ L acheteur public reçoit la candidature complète de l entreprise. Elle contient son offre et les informations administratives agréées, à jour. 12

I. Le bilan Le bilan réalisé courant 2015, après 1 an d application, montre que : 1 200 consultations ont été publiée par MPS, 11 places de marchés publics sont partenaires, 450 acheteurs publics partenaires utilisent le dispositif, 1800 candidatures ont été déposées avec MPS par 1200 entreprises, plus de 7 administrations et organismes partenaires transmettent les informations relatives à l entreprise (INSEE, Infogreffe, direction générale des finances publiques etc ). Le logo «M.P.S.» : 13

III. L ATTRIBUTION DES MARCHES PUBLIC I. Les critères de jugement des offres Choix de l offre économiquement la plus avantageuse : Le choix de l attributaire est fondé sur un ensemble de critères de jugement des offres permettant de déterminer l offre économiquement la plus avantageuse. Le code définit une pluralité de critères non discriminatoires : - Le prix, - La valeur technique, - Les performances en matière de protection de l environnement, - Le délai de livraison, - Le service après-vente, - Le caractère esthétique. Classiquement, 2 ou 3 critères liés à l objet du marché sont identifiés par l acheteur public comme les critères de jugement des offres du marché. 14

La pondération des critères : Les critères de jugement des offres sont pondérés. Exemple : Prix : 30% Valeur technique : 70% A Grenoble-Alpes Métropole, les candidats sont notés pour chaque marché sur un total de 100 points. Le critère valeur technique peut comporter des sous-critères pondérés. Exemple : si la valeur technique est jugée sur 70%, son analyse peut être décomposée ainsi : - 50% sur la méthodologie - 20% sur les compétences de l équipe dédiée. Le critère du prix est noté selon les précisions apportées à l AAPC et au RC : Grenoble-Alpes Métropole a fait le choix d un étalonnage des notes du prix selon la formule suivante : Pour un critère prix à 30%, le candidat dont l offre de prix est la moins disante se voit attribuer la note maximale de 30 points. Les autres candidats bénéficient d une note établie selon la formule suivante : note = (PM/P) x 30 PM = montant de l offre du candidat le moins disant. P = montant de l offre du candidat considéré 15

II. Les intervenants dans l attribution du marché : le Pouvoir Adjudicateur, la Commission d Appel d Offres - Le pouvoir adjudicateur (PA) est le Maire ou le Président de l organisme public. Il est responsable de l ensemble des procédures de consultation relatives aux marchés publics. - Pour les collectivités locales, c est la commission d appel d offres (C.A.O.) qui est compétente pour attribuer les marchés lancés par appel d offres (pour les collectivités, marchés de fournitures et services d un montant supérieur à 209 000 HT, marchés de travaux d un montant supérieur à 5 225 000 HT). Cette commission, présidée par le maire/le président ou son représentant, est composée de membres élus à la représentation proportionnelle au plus fort reste. A Grenoble-Alpes Métropole, la CAO est composée d un président et de 5 membres élus parmi les conseillers métropolitains. En marchés à procédure adaptée (MAPA), les collectivités prévoient souvent l intervention de la CAO ou d une «commission MAPA», pour avis au dessus d un certain montant de dépenses (à Grenoble-Alpes Métropole, avis de la CAO pour l attribution des marchés de fournitures et services d un montant supérieur à 50 000 HT et des marchés de travaux d un montant supérieur à 90 000 HT). 16

III. Les délais de notification d un marché public Le délai entre la publication du marché et sa notification peut aller de 2,5 à 6 mois. - La procédure adaptée, procédure la plus courte, implique : 1/ une phase de publicité de l AAPC (minimum 20 jours environ); 2/ après l ouverture des offres, une analyse par les techniciens : selon le nombre d offres, de quelques jours à 1 mois; 3/ éventuellement, phase de négociation avec les candidats : par écrit, ou lors d auditions. A l issue de la négociation, il est proposé aux candidats de remettre une nouvelle offre; 4/ pour les MAPA d un «montant important», un passage en commission pour avis; 5/ l envoi d un courrier aux candidats non retenus les informant des motifs du rejet de leur offre; 6/ la signature du marché par le pouvoir adjudicateur; 7/ la notification du marché par courrier (ou remise en main propre) à son titulaire. 17

- L appel d offres ouvert (AOO), procédure la plus longue, implique : 1/ une phase de publicité de l AAPC (minimum de 40 jours) ; 2/ après l ouverture des offres, une analyse par les techniciens : selon le nombre d offres de quelques jours à 1 mois ; 3/ un passage en CAO pour avis ; 4/ l envoi d un courrier aux candidats non retenus les informant des motifs du rejet de leur offre ; 5/ éventuellement pour certaines collectivités, pour les marchés d un montant élevé passage en conseil pour autoriser le maire ou le président à signer le marché ; 6/ la signature du marché par le pouvoir adjudicateur (16 jours après l information des candidats non retenus) ; 7/ pour les collectivités ou EPCI (Grenoble-Alpes Métropole), le dépôt en préfecture du marché pour contrôle de légalité ; 8/ la notification du marché par courrier (ou remise en main propre) à son titulaire. Les candidats non retenus peuvent demander communication du rapport d analyse des offres. Ce dernier est communicable sous réserve de l atteinte au secret industriel et commercial des entreprises. En cas de refus de communication, l entreprise peut saisir la Commission d Accès aux Documents Administratifs (CADA). 18

19 Merci pour votre attention