MARCHE PUBLIC DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES GIE HAROPA 34, boulevard de Boisguilbert BP4075 76022 ROUEN Cedex 3 PRESTATION INTELLECTUELLE REPRESENTATION INTERNATIONALE Lot n 1 Zone géographique Mercosul et Chili Cahier des Clauses Particulières Page 1 sur 8
PREAMBULE :...3 ARTICLE 1 - OBJET DU CONTRAT...3 ARTICLE 2 - INTERVENANTS POUR HAROPA...3 ARTICLE 3 - INTERVENANTS POUR LE BÉNÉFICIAIRE...4 ARTICLE 4 - PRESTATIONS CONFIEES SUR UNE BASE ANNUELLE...4 4.1 Mission d information... 4 4.2 Mission de prospection et promotion... 5 4.3 Mission d assistance... 5 ARTICLE 5 - DISPOSITIONS PARTICULIERES...5 ARTICLE 6 - DISPOSITIONS FINANCIERES...6 ARTICLE 7- DUREE DU CONTRAT ET RENOUVELEMENT...8 ARTICLE 8 CONFIDENTIALITE...8 ARTICLE 9 CONTESTATION...8 Page 2 sur 8
PREAMBULE : HAROPA est le Groupement d Intérêt Economique (GIE) entre les Grands Ports Maritimes du Havre, de Rouen et Ports de Paris. Ces trois ports, caractérisant l activité portuaire de l Axe Seine, développent une dynamique de croissance commune. Afin d accroître la portée de ses actions de promotion et de contribuer au développement des trafics, HAROPA s appuie sur un réseau de représentants internationaux chargés de promouvoir ses activités. Basées dans des pays émergents à fort potentiel de trafic ou dans des pays matures mais où la concurrence est très forte, ces structures représentent HAROPA et sont ainsi un relais local vis-à-vis des sociétés, organisations ou médias s intéressant à HAROPA ou à son hinterland. Les missions confiées à ces représentants visent : à développer les trafics maritimes entre HAROPA et les pays couverts par le biais de rendezvous ciblés auprès des décideurs transport et logistique des sociétés basées dans ces pays, à accroître, la notoriété d HAROPA auprès des décideurs locaux y compris les médias, à tenir informé HAROPA des évolutions du Trade maritime et des perceptions locales de l Axe Seine, à assister HAROPA lors de missions dans la Zone géographique MERCOSUL : Brésil, Argentine, Uruguay et Paraguay + Chili identifiée ci-dessous par le terme «Zone». Les représentants internationaux sont notamment choisis pour leur connaissance du tissu économique local, des us et coutumes et leur réseau de contacts locaux. ARTICLE 1 - OBJET DU CONTRAT HAROPA charge le bénéficiaire, qui l accepte, d assurer sa représentation dans la Zone, dans le cadre des dispositions ci-après. Dans le cadre de la mission qui lui est confiée, le bénéficiaire assurera notamment les fonctions d information, de prospection, de promotion et d assistance au bénéfice d HAROPA. ARTICLE 2 - INTERVENANTS POUR HAROPA La gestion commerciale, administrative des relations d HAROPA avec Le bénéficiaire se fera uniquement par la Direction Commerciale et Marketing Division Développement International d HAROPA, basée au Havre. Toutes les décisions concernant cette relation, pour HAROPA, seront prises exclusivement par le Directeur Commercial et Marketing d HAROPA. Page 3 sur 8
ARTICLE 3 - INTERVENANTS POUR LE BÉNÉFICIAIRE Les missions décrites ci-dessous seront effectuées par le bénéficiaire. Si pour quelques raisons que ce soit, le bénéficiaire n assurait plus la direction effective de la société, ladite société s engage à en informer par écrit HAROPA sous huit (8) jours. Dans ce cas, HAROPA se réserve le droit de résilier le présent contrat. La résiliation prendrait alors effet quinze (15) jours après la date de réception de la lettre de résiliation adressée en recommandé avec accusé de réception par HAROPA au bénéficiaire. ARTICLE 4 - PRESTATIONS CONFIEES SUR UNE BASE ANNUELLE En tant que représentant d HAROPA dans la Zone, le bénéficiaire assure des missions sur une base annuelle, moyennant une rémunération forfaitaire. Ces missions sont détaillées ci-après. 4.1 Mission d information Le bénéficiaire transmettra à la Direction Commerciale et Marketing d HAROPA toute information susceptible d améliorer le trafic maritime, en particulier les conditions de manutention et entreposage, de transports intérieurs, de taux de fret et des charges d embarquement/débarquement, comme par exemple : Les évolutions des politiques commerciales : Des armements nationaux et étrangers dans les pays concernés, dans leurs relations avec l Europe et plus particulièrement la France. Des importateurs et exportateurs impliqués dans des trafics avec l Europe et plus particulièrement la France. Des commissionnaires de transports et logisticiens impliqués dans des trafics avec l Europe et plus particulièrement la France. Des ports Des médias L émergence des grands projets : Industriels ou des entreprises européennes participent ou sont susceptibles de participer. De même la société bénéficiaire informera la Direction Commerciale et Marketing d HAROPA des développements portuaires au Brésil. Dans les mêmes conditions le bénéficiaire tiendra régulièrement informée la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA des projets d investissement d entreprises de leur zone en Europe. Le bénéficiaire transmettra à la Direction Commerciale et Marketing d HAROPA une revue de presse mensuelle qui couvre ces sujets. Page 4 sur 8
Le bénéficiaire assurera régulièrement la diffusion d informations spécifiques sur HAROPA à l ensemble des entreprises de leur zone impliquée dans le trafic maritime avec la France et l Europe. 4.2 Mission de prospection et promotion Le bénéficiaire effectuera, dans le cadre du plan d action commercial (annuel) élaboré en commun et validé par la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA, un minimum de 180 contacts par an. Le bénéficiaire visitera régulièrement et systématiquement les armements (les sièges pour les armements nationaux, les agents et représentants des armements à l étranger), les importateurs et les exportateurs, les commissionnaires de transport, la presse spécialisée, les autorités portuaires, les administrations concernées pour: Faire connaitre les installations et les services offerts par HAROPA, notamment auprès des décideurs et prescripteurs en matière de choix des ports européens dans leurs activités. Promouvoir des filières Identifier les opérateurs de filières et notamment les décideurs et prescripteurs en matière de choix des ports européens dans leurs activités. Chacun de ces contacts devra faire l objet d un rapport concis, adressé à la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA Division Développement International sur l information intéressante susceptible d être exploitée. Le bénéficiaire proposera un plan de communication et présentera un budget annuel auprès de la Direction Commerciale & Marketing. 4.3 Mission d assistance Le bénéficiaire, en tant que de besoin, assistera les Directions sectorielles et services d HAROPA qui le désirent dans leurs voyages, démarches, organisation d événements, etc. dans la zone géographique Mercosul + Chili. A la demande d HAROPA et en concertation avec le bénéficiaire, ce dernier organisera les manifestations dans la zone géographique Mercosul + Chili. Pour ce faire, un budget sera présenté par le bénéficiaire dans les délais compatibles avec une bonne organisation pour approbation auprès de la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA. Le bénéficiaire mettra à la disposition desdits représentants et dans les limites d une utilisation raisonnable, ses propres bureaux. Le bénéficiaire sera également à la disposition des Directions sectorielles d HAROPA et de leurs services pour dispenser tout conseil de sa compétence concernant leurs activités. ARTICLE 5 - DISPOSITIONS PARTICULIERES Le bénéficiaire rendra compte au Directeur Commercial et Marketing d HAROPA par écrit des actions engagées et de leurs résultats. Les comptes rendus de visites auprès de clients et prospects seront Page 5 sur 8
transmis par voie électronique dans les huit (8) jours suivants. Tout autre compte-rendu d activité sera transmis par voie électronique dans le mois suivant. Durant l application du présent contrat, le bénéficiaire s interdit d avoir une activité sous quelque forme que ce soit, au profit d autres ports ou d entreprises tierces liées au transport maritime international dont les intérêts pourraient être en concurrence avec ceux d HAROPA, sans l accord écrit préalable et explicite du Directeur Commercial et Marketing d HAROPA. Le bénéficiaire s engage à faire bénéficier les partenaires institutionnels d HAROPA des mêmes conditions financières pour la réalisation de prestations dans la Zone (information ou organisation de rendez-vous excepté les traductions de documents). Chaque année, le bénéficiaire, et/ou le collaborateur désigné par le bénéficiaire pour traiter des dossiers HAROPA, assistera au séminaire des représentants internationaux organisé au Havre par HAROPA. Les frais de déplacement aller/retour Sao Paulo Paris Le Havre ainsi que les frais de séjour seront pris en charge par HAROPA. Toutes les demandes au bénéficiaire (informations, organisation de rendez-vous, représentation) émanant d entreprises situées dans le bassin géographique d HAROPA et de ses partenaires, de la filière logistique ou transport fera l objet d une information écrite à la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA pour convenir des suites à donner. En cas de sollicitations directes pour des prestations de type conférence ou article de presse (sollicitations par des médias ou organismes), le bénéficiaire informe par écrit le Directeur Commercial et Marketing d HAROPA pour définir au préalable la suite à donner à la demande ainsi que les messages à diffuser éventuellement. ARTICLE 6 - DISPOSITIONS FINANCIERES 6.1 En rémunération des missions qui lui sont confiées au titre de l article 1, le bénéficiaire recevra une rémunération forfaitaire (honoraires) au terme de chaque trimestre calendaire. 6.2 Les versements d HAROPA au bénéficiaire seront effectués dans un délai de trente (30) jours à date de réception de facture. 6.3 Tous les frais de fonctionnement normaux du bénéficiaire restent à la charge du bénéficiaire (salaires, loyers, impôts, honoraires). 6.4 Modalités de remboursement. Pour l exercice de la représentation d HAROPA: Les frais de télécommunication et de courrier seront remboursés à l identique sur présentation de justificatifs chaque trimestre. Toute documentation, abonnement ainsi que toutes les dépenses à caractère exceptionnel ayant fait l objet d un accord préalable de la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA, Page 6 sur 8
Les frais de mission, en dehors de Sao Paulo (déplacement, restauration, hébergement) en exécution d un ordre de mission en bonne et due forme. Chaque typologie de dépenses fera l objet d une facture distincte. 6.5 Facturation et paiement Toute facture relative à cette rémunération doit être adressée en deux exemplaires à : HAROPA 34, Boulevard Boisguilbert B.P. 4075 F-76022 ROUEN CEDEX 3 FRANCE Avec la mention «Original» Et à : La Direction Commerciale & Marketing d HAROPA Division Développement International C/O Grand Port Maritime du Havre Terre- Plein de la Barre - CS 81413 76067 LE HAVRE CEDEX FRANCE Avec la mention «Copie» L envoi des factures par mail sera toléré. Le paiement s effectue à 30 jours date de facture. Les prix sont fermes. Le bénéficiaire voudra bien justifier de l existence en produisant un relevé d identité bancaire, avec notamment l indication des codes Swift et Bic. 6.6 HAROPA prendra à sa charge, deux fois par an un voyage aller/retour Sao Paulo /Paris /Le Havre (ou équivalent) plus les frais afférents. Ces déplacements réalisés sur ordre de mission seront remboursés sur présentation de justificatifs et dans le respect des conditions en vigueur d HAROPA. 6.7 Les frais occasionnés dans le cadre d une opération d HAROPA dans la zone Mercosul + Chili (missions, manifestations, etc.) seront remboursés après présentation d un devis préalable et sur justificatifs. Une avance destinée à couvrir 70 % des frais devant être engagés, peut être obtenue après acceptation du devis par la Direction Commerciale & Marketing d HAROPA. 6.8 Les dépenses de télécommunication afférentes à l utilisation par des représentants d HAROPA des bureaux du bénéficiaire seront remboursées. 6.9 Les missions ponctuelles dans les pays d Amérique Latine non couverts par le présent contrat feront l objet d une rémunération forfaitaire d une valeur de 0,50% du forfait annuel par jour. Page 7 sur 8
6.10 Il est tenu à disposition des bénéficiaires une liste des marchés publics contractés par le GIE HAROPA ainsi que les contacts en interne pour l activation des prestations de ces dits marchés dont l utilisation est obligatoire (standiste, espaces pubs ) ARTICLE 7- DUREE DU CONTRAT ET RENOUVELEMENT Le présent contrat est conclu pour une période de douze (12) mois, à compter de sa notification, renouvelable 3 fois par reconduction tacite. En cas de résiliation ou de non-renouvellement du présent contrat, aucune indemnité ne sera due par HAROPA au bénéficiaire, et HAROPA deviendra immédiatement bénéficiaire et propriétaire de tous les droits acquis (abonnements, adhésion, études, documents) par LE BÉNÉFICIAIRE durant l exécution du contrat au nom et pour le compte d HAROPA. Le bénéficiaire remettra également à HAROPA le fichier informatique (coordonnées, contacts et adresses email) des entreprises destinataires des informations sur HAROPA, dans un délai de vingt-et-un (21) jours à compter du terme du contrat. En cas de renouvellement, les prix seront actualisés de 1,00% à la date anniversaire de notification du marché. ARTICLE 8 CONFIDENTIALITE Le bénéficiaire ne pourra jamais, en aucune façon, soit directement ou indirectement, utiliser des informations obtenues dans le cadre de sa mission de représentant d HAROPA pour son profit propre ou divulguer, faire circuler ou communiquer des informations à une tierce partie sans accord écrit préalable et expresse d HAROPA. Le bénéficiaire protègera les informations et les traitera de façon strictement confidentielle. En cas de violation de ce paragraphe, HAROPA se réserve le droit de résilier le présent contrat, sans mise en demeure et sans préjudice des actions en indemnité qu il serait susceptible d engager. ARTICLE 9 CONTESTATION Le présent contrat est régi par le droit français. Les litiges relatifs à l application et l interprétation du présent contrat seront de la seule compétence des juridictions civiles du Tribunal de Grande Instance de Rouen. Lu et approuvé par le prestataire A Rouen Le Approuvé par la Personne Représentant le pouvoir adjudicateur, A Rouen, Le., Page 8 sur 8