1 Démarrer avec Outlook

1 Démarrer avec Outlook 2007... 17 1.1. Lancer Outlook... 18 1.2. Quitter Outlook... 20 1.3. L Assistant Démarrage d Outlook... 21 1.4. Activer la fonction Recherche instantanée... 23 Désactiver la fonction Recherche instantanée... 26 Désactiver l invite d installation de Windows Desktop Search. 27 1.5. Les barres... 28 La barre d état... 28 La barre des tâches... 28 Le volet de lecture... 31 1.6. Le Ruban... 32 Les onglets... 33 Masquer le Ruban... 34 La mini-barre d outils... 34 La barre d outils Accès rapide... 35 1.7. Afficher ou masquer les info-bulles... 36 1.8. Définir Outlook comme le programme par défaut pour la messagerie, les contacts et le calendrier... 36 1.9. Générer des profils de courrier Outlook... 37 Créer un nouveau profil... 37 Modifier un profil... 39 Utiliser un profil unique... 40 Utiliser plusieurs profils... 41 2 Utiliser la messagerie... 43 2.1. Créer un nouveau message... 44 2.2. Modifier la présentation d un message... 45 Ajouter une couleur d arrière-plan... 45 Ajouter un dégradé, un motif, une texture ou une image... 46 Mettre du texte en valeur... 49 Ajouter des graphismes... 53 2.3. Joindre un fichier ou un autre élément... 55 Emplacement des pièces jointes dans un message... 56 Joindre un fichier... 57 Limites de taille des pièces jointes... 58 Joindre un élément... 59 2.4. Vérifier la grammaire et l orthographe... 60 2.5. Vérifier l orthographe et la grammaire en une seule fois... 60 Vérifier automatiquement l orthographe et la grammaire... 62 Vérifier automatiquement la grammaire... 62 Activer ou désactiver la vérification orthographique et grammaticale automatique... 63 2.6. Utiliser la fonction Correction automatique... 63

2.7. Créer une signature... 65 2.8. Insérer une signature dans un message... 68 Insérer manuellement une signature... 68 Insérer automatiquement une signature... 68 Désactiver l insertion automatique d une signature dans tous les nouveaux messages... 69 Désactiver l insertion automatique d une signature dans les réponses ou les messages transférés... 69 Supprimer une signature automatique dans un message individuel... 70 2.9. Définir les options de remise des messages... 70 Définir le niveau d importance... 70 Définir la date d expiration... 70 Différer l envoi d un message... 71 Différer systématiquement l envoi des messages... 72 2.10. Envoyer un message avec une demande d accusé de réception S/MIME... 74 2.11. Envoyer tous les messages avec une demande d accusé de réception... 75 2.12. Recevoir une notification lors de la remise ou de la lecture des messages envoyés... 76 Suivre un message... 77 Suivre tous les messages envoyés... 77 Suivre les accusés de remise... 78 2.13. Modifier le traitement des accusés de remise... 78 2.14. Améliorer la sécurité et la confidentialité d un message... 79 Envoyer un message signé numériquement... 79 Signer numériquement un message... 80 Signer numériquement tous les messages... 80 Chiffrer des messages... 81 2.15. Se servir d un modèle de message... 82 Créer un modèle... 83 Envoyer un message basé sur un modèle... 83 2.16. Enregistrer le brouillon d un message pour le finaliser ultérieurement... 84 Ouvrir un brouillon... 85 Supprimer un brouillon... 85 Désactiver l enregistrement automatique des messages non envoyés... 85 Modifier l intervalle d enregistrement automatique des messages... 86 2.17. Enregistrer un message reçu en tant que fichier... 86 Modifier le format de fichier par défaut pour l enregistrement des messages... 87 Enregistrer un message reçu sous la forme d un document Microsoft Office Word... 87 Enregistrer un message reçu sous la forme d un fichier PDF ouxps... 89

2.18. Réceptionner et répondre à un message... 89 Organiser la boîte de réception... 89 Utiliser des dispositions... 90 Ajouter ou supprimer un indicateur de suivi... 93 Ajouter un indicateur Clic rapide... 96 Supprimer un indicateur... 97 2.19. Répondre à l expéditeur... 98 Répondre à l expéditeur et à tous les destinataires d un message... 99 Transférer un message... 100 Envoyer chaque message en copie à une personne... 101 Ajouter des commentaires incorporés avec un texte d identification dans des réponses... 103 Empêcher les destinataires d utiliser Répondre à tous ou Transférer... 104 Diriger les réponses vers un autre compte de messagerie.. 107 2.20. Définir des règles de messagerie... 108 Gérer les messages à l aide de règles... 108 Créer une règle à partir d un modèle... 109 Créer une règle sans modèle... 111 Créer une règle à partir d un message... 112 Exécuter périodiquement une règle... 113 Les règles basées sur le serveur et les règles basées sur le client seulement... 114 Répondre automatiquement aux messages entrants en cas d absence... 115 Demandes de réunion, demandes de tâche et documents.. 117 Listes de distribution... 118 2.21. Filtrer les courriers indésirables... 118 Le dossier Courrier indésirable... 119 Les listes de filtres de courrier indésirable... 119 2.22. Gérer des groupes d envoi/réception... 123 Créer un groupe d envoi/réception... 124 Créer un groupe d envoi/réception en fonction d un groupe existant... 124 Modifier un groupe d envoi/réception... 125 Renommer un groupe d envoi/réception... 125 Supprimer un groupe d envoi/réception... 125 2.23. Créer des sondages dans des messages électroniques... 126 Ajouter des boutons de vote... 126 Consulter les réponses au sondage... 128 Exporter les réponses au sondage vers Excel... 128 Traiter les réponses au sondage... 128 2.24. Ajouter un flux RSS... 129 Ajouter un flux RSS... 129 Ajouter une collection de flux RSS... 130 Afficher les flux RSS... 131

Partager ou exporter des flux RSS... 132 Annuler un flux RSS... 134 3 Planifier des rendez-vous... 135 Créer un rendez-vous... 136 Modifier un rendez-vous... 137 Définir un rendez-vous comme périodique... 138 Définir un rendez-vous comme privé... 138 Définir ou supprimer un rappel... 139 3.1. Planifier une réunion... 139 Planifier une réunion face à face... 139 Modifier une réunion... 142 Définir une réunion existante comme périodique... 143 Définir une réunion comme privée... 143 Définir ou supprimer un rappel... 143 3.2. Planifier un événement... 144 Créer un événement... 144 Modifier un événement... 145 Définir un événement existant comme périodique... 146 Donner un caractère privé à un événement... 147 Définir ou supprimer un rappel... 147 3.3. Modifier la présentation du calendrier... 147 Modifier l échelle de temps... 148 Modifier la couleur d arrière-plan... 148 Modifier la police... 148 Afficher les numéros de semaine... 149 Activer ou désactiver la mise en gras des dates... 149 Définir les options de semaine de travail... 149 Modifier la période affichée... 150 Ajouter ou supprimer un second fuseau horaire... 150 3.4. Créer des calendriers supplémentaires... 151 3.5. Afficher des calendriers en mode Côte à côte ou Superposition... 152 Ouvrir un calendrier dans une nouvelle fenêtre... 153 Ouvrir un calendrier en mode Côte à côte... 153 Superposer les calendriers... 153 Supprimer l un des calendriers superposés... 154 3.6. Imprimer des calendriers vierges... 154 3.7. Partager des calendriers... 155 Enregistrer un calendrier en tant que fichier icalendar... 155 Publier un calendrier sur Office Online... 157 Publier un calendrier sur un serveur WebDAV... 160 Enregistrer un calendrier sous forme de page web... 161 Envoyer un calendrier par courrier électronique... 162 3.8. Importer et exporter des calendriers entre Outlook et Google... 163 Importer un calendrier du Calendrier Google vers Outlook.. 164

Exporter un calendrier d Outlook vers le Calendrier Google. 165 S abonner à un calendrier via Google... 168 4 Gérer les contacts... 171 4.1. Ajouter un carnet d adresses... 173 4.2. Supprimer un carnet d adresses... 174 4.3. Convertir un carnet d adresses personnel en dossier Contacts... 175 4.4. Ajouter des contacts... 176 Créer un nouveau contact... 177 Créer un contact à partir d un autre contact... 178 Créer un contact à partir d un message électronique reçu... 179 Créer un contact à partir d une carte de visite électronique reçue... 179 4.5. Transférer un contact... 180 Transférer un contact sous forme de carte de visite électronique... 181 Transférer les informations sur un contact dans un formulaire de contact... 182 4.6. Rechercher un contact... 183 4.7. Ajouter, modifier ou supprimer une image associée à un contact... 184 Ajouter une image... 185 Modifier une image... 186 Supprimer une image... 186 4.8. Créer une carte de visite électronique... 186 Ajouter des informations à une carte de visite... 187 Utiliser des images différentes pour le contact et la carte de visite électronique... 192 Ajouter une image au formulaire de contact uniquement... 192 4.9. Traiter ou supprimer les contacts en double... 193 Traiter les contacts en double... 193 Supprimer les contacts en double... 194 Désactiver la fonctionnalité de détection des doublons... 196 4.10. Déplacer des contacts vers un autre ordinateur... 196 Déterminer l emplacement de stockage des contacts... 197 Déplacer les anciens fichiers de données... 198 Configurer un compte lors du premier démarrage d Outlook. 199 Accéder aux anciens fichiers de données Outlook... 199 Personnaliser le nom complet des fichiers de données... 200 Remettre les messages dans le fichier.pst précédemment utilisé... 201 Supprimer un fichier de données... 202 4.11. Créer et utiliser une liste de distribution... 203 Créer une liste de distribution en utilisant les noms du carnet d adresses... 203

Créer une liste de distribution en copiant les noms d un message électronique... 204 Ajouter ou supprimer un nom d une liste de distribution... 206 Afficher les noms dans une liste de distribution... 207 Envoyer un message à une liste de distribution... 208 Envoyer un message à une partie d une liste de distribution. 208 Envoyer une demande de réunion à une partie d une liste de distribution... 209 Ajouter une liste de distribution aux contacts Outlook à partir d un message... 209 Imprimer une liste de distribution... 210 5 Exploiter le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2007... 211 5.1. Se procurer le Gestionnaire de contacts professionnels... 212 5.2. Installer le Gestionnaire de contacts professionnels... 213 5.3. Supprimer ou désinstaller le Gestionnaire de contacts professionnels... 214 5.4. L environnement du Gestionnaire de contacts professionnels... 216 Les affichages... 219 Les commandes de menu... 221 La barre d outils... 222 5.5. Gérer les enregistrements Compte... 224 Créer un compte... 225 Modifier un compte... 226 Lier un contact professionnel à un compte... 227 Supprimer un compte... 228 Supprimer le lien d un contact professionnel dans un compte. 229 Supprimer définitivement un enregistrement... 230 5.6. Gérer les enregistrements Contact professionnel... 230 Créer un contact professionnel... 231 Ajouter un contact à partir du dossier Contacts Outlook... 231 Créer un contact professionnel à partir d un compte... 232 Créer un contact professionnel à partir d un message électronique... 233 Modifier un contact professionnel... 234 Copier ou déplacer des contacts Outlook individuels... 234 Lier un compte à un contact professionnel... 236 Supprimer un contact professionnel... 237 5.7. Créer des éléments d historique de communication de contact professionnel... 238 5.8. Gérer les enregistrements Projet professionnel... 239 Créer un projet professionnel... 239 Ajouter des tâches de projet... 241 Suivre un projet professionnel... 242

Modifier un projet professionnel... 242 Ajouter un élément d historique... 243 Supprimer un projet professionnel... 243 Définir des tâches de projet... 244 Supprimer une tâche de projet... 247 5.9. Gérer les enregistrements Opportunité... 248 Créer une opportunité... 248 Modifier une opportunité... 249 Supprimer une opportunité... 249 Lier des enregistrements et des éléments à une opportunité. 251 5.10. Analyser avec des rapports... 254 Exécuter un rapport... 254 Personnaliser un rapport... 255 Exporter un rapport du Gestionnaire de contacts professionnels vers Microsoft Office Excel ou d autres applications... 255 Envoyer un rapport du Gestionnaire de contacts professionnels en tant que pièce jointe Excel dans un message... 256 Lancer une campagne marketing depuis un rapport... 256 Enregistrer, actualiser ou imprimer un rapport... 257 5.11. Filtrer des enregistrements... 257 6 Créer, affecter et suivre les tâches et les éléments à faire... 261 6.1. Créer une tâche depuis le menu Fichier... 263 6.2. Créer une tâche ou un élément à faire depuis un message. 268 Marquer un message pour suivi... 268 Faire glisser un message dans la barre des tâches... 269 Faire glisser un message vers le bouton Tâche pour créer une tâche... 270 6.3. Créer un élément à faire depuis un contact... 270 6.4. Créer une tâche dans la barre des tâches... 271 6.5. Créer une tâche dans la liste des tâches quotidiennes du calendrier... 272 6.6. Affecter une tâche à une autre personne... 273 6.7. Transférer une tâche pour en déléguer le suivi... 275 6.8. Récupérer une affectation de tâche refusée... 275 6.9. Effectuer un suivi des tâches affectées... 276 Conserver automatiquement une copie des tâches attribuées et recevoir des rapports d état automatisés... 276 Afficher les tâches affectées à d autres personnes... 277 Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d une tâche affectée... 277 6.10. Accepter ou refuser une attribution de tâche... 278

6.11. Envoyer un rapport d état ou un commentaire sur une affectation de tâche... 278 6.12. Modifier la date de fin d une tâche... 279 6.13. Attribuer un nouveau nom à une tâche... 280 6.14. Marquer une tâche comme achevée... 280 6.15. Afficher toutes les tâches achevées... 282 Afficher les tâches achevées dans l affichage Tâches... 282 Afficher les tâches achevées dans la barre des tâches... 283 Ignorer une occurrence d une tâche périodique... 284 Supprimer la périodicité d une tâche... 284 6.16. Le suivi des éléments à faire et des tâches... 285 7 Prendre des notes... 287 7.1. Créer une note... 288 7.2. Personnaliser des notes... 288 Modifier la couleur, la police et la taille par défaut des notes. 288 Afficher ou masquer l heure et la date sur les notes nouvelles ou existantes... 289 Affecter des catégories de couleurs aux notes... 289 8 Recourir aux services de messagerie instantanée avec Outlook 2007... 295 8.1. Les services compatibles avec Outlook... 297 8.2. Activer ou désactiver l état de connexion dans Outlook... 298 8.3. Envoyer un message instantané... 299 9 Exploiter la fonction Recherche instantanée... 301 9.1. Rechercher un message... 302 9.2. Ajouter des critères de recherche... 303 Réutiliser une recherche récente... 305 9.3. Modifier la portée d une recherche... 306 Inclure des sous-dossiers dans la recherche... 306 Inclure le dossier Éléments supprimés dans la recherche... 306 Inclure un fichier de données dans la recherche... 307 9.4. Modifier les options de recherche... 308 10 Envoyer des SMS avec Outlook Mobile Service... 311 10.1. Créer et envoyer un message texte... 314 Créer un message texte... 314 Envoyer un message texte... 316 Enregistrer un message texte... 318

10.2. Transférer un élément Outlook en tant que message texte. 319 10.3. Insérer une signature dans un message texte... 320 10.4. Utiliser le carnet d adresses du téléphone mobile... 321 Rechercher des contacts dans le carnet d adresses du téléphone mobile... 321 Supprimer des contacts du carnet d adresses du téléphone mobile... 323 10.5. L aperçu des messages texte et multimédias... 323 11 Glossaire... 325 12 Index... 333