5.15 Comptabiliser une facture avec une note de crédit La comptabilisation entre deux postes ouverts s effectue dans le masque de saisie «Facture (Débi) / (Créanciers)». Le poste ouvert de la note de crédit est compensé par une écriture au débit et le solde de la facture par une écriture au crédit pour la réduire du montant de la note de crédit (ou vice versa pour les NC des fournisseurs). Comptabilisez la note de crédit du Garage du Nord avec une facture existante. Sélectionnez le masque de saisie «Facture (Débi)», onglet «Pièce». Saisissez comme libellé «Comptabilisation FA et NC» et le n de PO de la note de crédit. Sélectionnez le type de comptabilisation «Débit», supprimez le signe devant le montant et cliquez sur le bouton «Saisie». La note de crédit est compensée. Comme le programme attend maintenant une écriture sur un compte de produit, le type du champ se modifie de «PO» en «Compte». 104 Sage 50 Comptabilité débiteurs & créanciers Cours de base
Modifiez le type du champ compte en «PO» et saisissez le numéro de PO de la facture. Modifiez le montant en saisissant Fr. 1'000. et validez en cliquant sur le bouton «Saisie». Cliquez sur le bouton «Enregistrer». Le programme créé une écriture entre les deux postes ouverts. La note de crédit est compensée et la facture réduite des CHF 1'000.. Procédez de la même manière pour la comptabilisation d une note de crédit dans les créanciers. Sage 50 Comptabilité débiteurs & créanciers Cours de base 105
Comptabiliser une note de crédit Une note de crédit est un poste ouvert que l on créé dans le masque de saisie «Facture (Créanciers)» en cochant la case «Note de crédit». L écriture est inversée par rapport à une facture normale. Le compte collectif se retrouve au débit et le compte de charge au crédit. Lorsque la note de crédit est payée, comptabilisez-la exactement comme le paiement d une facture, dans le masque de saisie «Paiement (Créanciers)» ; l écriture sera automatiquement inversée. Mais il arrive fréquemment qu une note de crédit compense toute ou une partie d une facture. Prenons l exemple suivant : L entreprise BZT Management SA nous a livré 5 caméras de surveillance au lieu de 3 à FRS 500. pièce. Pour la livraison en trop, vous recevez une note de crédit. Saisissez d abord la facture initiale de Fr. 2 500. dans le masque «Facture (Créanciers)». Vous recevez du fournisseur une note de crédit de Fr. 1 000.. Gardez le mode de facturation «Facture (Créanciers)» ouvert et saisissez le numéro de compte tiers de l entreprise BZT Management SA, le compte de charge et le montant de la note de crédit de FRS 1'000.. Cochez la case «Note de crédit». Sélectionnez, «30 jours net», dans «Cond. Paiement». Validez en cliquant sur le bouton «Saisie». 106 Sage 50 Comptabilité débiteurs & créanciers Cours de base
Si la facture du fournisseur est déjà payée et que la note de crédit correspond au remboursement, vous devez compenser les deux postes ouverts dans le masque de saisie «Paiement (Créanciers)». Dans cet exemple, la note de crédit diminue le montant de la facture. Compenser la facture avec la note de crédit La compensation entre deux postes ouverts se fait dans le masque de saisie «Paiement par CT (Créanciers)». Il est bien entendu possible de créer une écriture multiple. Le poste ouvert doit être compensé par une écriture au crédit et le solde de la facture par une écriture au débit pour la réduire du montant de la note de crédit. Sélectionnez le masque de saisie «Paiement par CT (Créanciers)». Saisissez le compte de transfert 1090. Saisissez le n de compte tiers de BZT dans le champ «CT». Laissez le champ «Montant» vide. Tous les postes ouverts de la société BZT Management SA sont repris. A la dernière position, vous reconnaissez la note de crédit qui a un signe moins devant le montant. Sage 50 Comptabilité débiteurs & créanciers Cours de base 107
Sélectionnez la note de crédit en premier et cliquez ensuite sur la facture à compenser. Modifiez le montant qui se trouve dans la ligne de l écriture en- dessous de la liste en saisissant Fr. 1'000. et validez en cliquant sur le bouton «Saisie». «Enregistrez» la compensation. Le programme créée une écriture entre les deux postes ouverts sélectionnés. La note de crédit est compensée et la facture diminuée. 108 Sage 50 Comptabilité débiteurs & créanciers Cours de base