Quelques manipulations de base et exercices

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1 Lycée Jean-Piaget Ecole supérieure de commerce Neuchâtel Formation à la pratique professionnelle (2 ème année maturité professionnelle) Module préparatoire 1 (Version 6.01 Demo) Logiciel comptable professionnel Module WinWay 1 ère partie : Quelques manipulations de base et exercices J.-Ph. Widmer C. Meyer A. Zosso

2 Module : WinWay 1 1. L enregistrement des pièces comptables Le rôle de la comptabilité est d'enregistrer les différentes opérations (achats et ventes de marchandises, paiement des salaires,...) afin de permettre à l'entrepreneur de connaître la situation et les résultats de l'activité économique de son entreprise. Elle doit également pouvoir renseigner le fisc sur le résultat de l exercice. Le travail comptable consiste principalement, à tenir les comptes en fonction des documents commerciaux (factures, quittances, tickets de caisse,...) qui servent de pièces justificatives. Pour faciliter l enregistrement des opérations, il est appliqué sur chaque pièce justificative un timbre de comptabilisation qui sera complété à la main et qui indiquera : le numéro séquentiel d enregistrement de la pièce (à partir de ce numéro il est possible de retrouver le document à l origine d une opération de journal) ; le numéro du compte débité et le numéro du compte crédité ; la somme ; la date de l enregistrement ; le visa d une personne responsable attestant du bien-fondé du document ; et la possibilité de rédiger un libellé (description télégraphique de la nature de l opération). Les rubriques «Payé le :» et «Cf pièce n :» concernent les opérations à terme et sont complétées au moment du paiement.

3 Module : WinWay 2 Pour éviter les erreurs de saisies et d'éventuelles fraudes, les pièces justificatives sont d'abord enregistrées dans le journal, qui est tenu au jour le jour et qui contient l'analyse comptable de chaque opération. Une opération de journal se compose : de la date d enregistrement, du numéro de la pièce justificative, du compte débité, du compte crédité, du libellé (description télégraphique de la nature de l opération), du montant porté au doit et à l avoir. Date N Comptes à Libellé Sommes à Pièce débiter créditer débiter créditer Loyer Banque Raiffeisen Wincasa / / n / loyer octobre 2' ' Remarques concernant le libellé : Les règles de rédaction du libellé sont assez libres. Elles dépendent souvent de directives internes à l entreprise et de la longueur «du champ» à disposition pour le rédiger. Toutefois pour l enregistrement d une facture, le bon sens conseille d indiquer : Facture de «nom du fournisseur» ou Facture à «nom du débiteur» La date de la facture Le numéro de la facture Quelques mots concernant la nature du document Quelques exemples d enregistrement de factures : Facture de Jean Bambois / / n / produits d entretien Facture de Swisscom / / n 4567 / téléphones-janvier Facture de Margot / / n / mazout Facture à Ecole supérieure de commerce / / n 9834 / Lucerne le Exemple concernant le paiement d un débiteur : Reçu de Pierre Favre / valeur / n Exemple concernant le paiement d un créancier : Versé à Swisscom / valeur / n Vous recevez de la banque : Un avis de crédit quand un débiteur vous paye et un avis de débit quand vous payez un créancier.

4 Module : WinWay 3 2. Un logiciel comptable : WinWay-Z32 Le logiciel WinWay-Z32 est un logiciel professionnel qui permet de remplir les nombreuses tâches concernant la comptabilité (tenue d une comptabilité générale, gestion débiteurs,, analyse,, gestion des salaires). Comme dans tous les logiciels, des boutons ou des menus déroulants permettent d exécuter des commandes. Toutes les données sont sauvegardées dans une base de données de type Access. Le fichier a donc une extension.mdb. Le terme de Mandat est synonyme de fichier, document, Pour ouvrir une comptabilité existante, il faut exécuter WinWay en utilisant le menu démarrer : Dans WinWay sélectionner la rubrique : Ouverture d une base de données [Mandat] Utiliser la fenêtre correspondant à votre comptabilité. pour sélectionner le fichier Par simplification, vous aurez toujours un fichier de base (mandat ou comptabilité) qui contiendra déjà le plan comptable nécessaire à la tenue de votre propre comptabilité. A l ouverture de la comptabilité, l écran a cette apparence. Pour l instant, seules les rubriques du menu «Comptabilité générale» retiendront notre attention. Quand vous cliquez sur ainsi :, la barre de boutons change et se présente Insère la date système (Ctrl/D) Aide (F1) Ferme toutes les applications Comptes Ecritures sim ples Journaux simples Extrait de comptes Listes et bilans

5 Module : WinWay 4 3. La personnalisation de «l En-tête utilisateur» Cette personnalisation ne se fait qu une seule fois à l ouverture d une nouvelle comptabilité (mandat). Après avoir ouvert un «mandat», il est possible de modifier les paramètres de «l En-tête utilisateur». Important : Pour pouvoir modifier les données de l en-tête, toutes les «applications» doivent être fermées. Exercice 1 Copier à partir du répertoire P:\Echange\ProfElev\formation prat prof\winway les fichiers wz_demo.mdb et wz_voyageur.mdb dans votre répertoire personnel. Exercice 2 - La personnalisation de «l En-tête utilisateur» 1) Lancer le logiciel WinWay et ouvrir le fichier wz_demo.mdb 2) Introduire vos nom et prénom comme «Nom/Raison sociale». 3) Introduire votre adresse personnelle sous «En-tête supplémentaire (Adresse)». 4) Appeler votre professeur pour vérifier votre solution.

6 Module : WinWay 5 4. La création d un bilan initial et l utilité du compte 9100 Il n'est pas possible d'introduire les soldes directement au débit ou au crédit des comptes du bilan. Pour saisir les sommes des comptes du bilan, il faut passer des «écritures simples» (cf page 6). Pour ouvrir un compte d actif, il faut passer l écriture : Compte à débiter Compte à créditer N Nom (désignation) N Nom (désignation) 1000 Caisse 9100 Bilan d ouverture Et pour un compte de passif : Compte à débiter Compte à créditer N Nom (désignation) N Nom (désignation) 9100 Bilan d ouverture 2010 Dettes fournisseurs Libellé : Ouverture du bilan N de la pièce : 0 Le compte 9100 est appelé un compte de «liaison»; il ne sert qu à pouvoir respecter la double écriture comptable. Quand toutes les écritures d ouverture ont été saisies, le solde du compte «9100» vaut 0. Exemple de journal de l ouverture d un bilan : Exercice 3 - La création d un bilan d ouverture 1) Introduire dans votre mandat wz_demo.mdb, à la date du , le bilan initial donné ci-dessous : Actifs Bilan initial Passifs 1000 Caisse CHF 1' Banque UBS CHF 30' Poste CHF 8' Capital CHF 15' Mobilier CHF 26' Ordinateurs CHF 8' CHF 45' CHF 45' ) Appeler votre professeur pour vérifier votre solution

7 Module : WinWay 6 5. Les écritures simples (journalisation) Dans le menu «Saisies», choisir «Ecritures simples» ou cliquer sur le bouton Dans cette fenêtre, il est possible de saisir des écritures concernant un seul compte à débiter et un seul compte à créditer. Partie de visualisation des informations Partie utilisée pour l introduction des données (champs de saisie) Le bouton permet d effacer le contenu des champs de saisie. Pour journaliser une opération, vous devez obligatoirement compléter les champs : La rubrique «écriture» doit être sélectionnée ; une date comprise entre les dates de l exercice ; le numéro donné à la pièce comptable (facture, quittance, ) ; le numéro du compte à débiter (=doit) ; et le numéro du compte à créditer (=avoir) ; Ouvre la fenêtre «Comptabilité générale / Comptes» afin de sélectionner un compte. et un montant. un libellé ; Pour mémoriser vos données, il faut cliquer sur le bouton Les écritures mettent à jour les comptes «en temps réel» ; il est possible de les modifier ou de les supprimer en tout temps (tant que la comptabilité n a pas été clôturée). Remarque : pour le, le nombre introduit est considéré comme du texte! Pour avoir une «numérotation» logique, il vous faut introduire pour les pièces 1 à 9 -> 01, 02, 03, 09

8 Module : WinWay 7 Pour modifier ou supprimer une opération, il faut tout d abord sélectionner la ligne de journal concernée (enregistrement) dans la partie «visualisation» ; Le bouton Le bouton Le bouton permet d inverser les numéros des comptes débité et crédité. permet de mémoriser les données modifiées. permet de supprimer la ligne de journal sélectionnée. Exercice 4 - La tenue d un journal 1) Vous devez tenir la comptabilité de l entreprise de transport «Voyageur». En fonction du plan comptable, compléter les grilles d enregistrement des différentes pièces comptables données (annexes 1 à 11). La date d enregistrement est celle d aujourd hui. Plan comptable de l'entreprise : Comptes du bilan : Actif 1000 Caisse 1010 Poste 1020 Banque Raiffeisen 1100 Créances-clients 1510 Mobilier 1530 Véhicules 1600 Immeubles Comptes de gestion : Charges 6200 Charges s/véhicules 6250 Essence-huile 6000 Loyer 6700 Autres charges d expl. Passif 2010 Dettes-fournisseurs 2100 Banque UBS 2440 Dette hypothécaire 2800 Capital Produits 3400 Produits s/véhicules 6850 Intérêts-produits 2) Appeler votre professeur pour vérifier les grilles d enregistrement. Résultat 9000 Compte de résultat 3) Lancer l exécution de WinWay et ouvrir la comptabilité wz_voyageur.mdb. 4) Utiliser le logiciel WinWay pour journaliser les différentes opérations. 5) Appeler votre professeur pour vérifier votre solution.

9 Module : WinWay 8 6. Visualisation à l écran du journal, des extraits de comptes, du bilan à l écran Le menu «Editions» permet de visualiser : Le journal Des extraits de comptes Listes et bilan, Pour visualiser le journal : Après avoir sélectionné «Journaux simples», il faut compléter les champs de l intervalle des dates si l on ne souhaite pas visionner les écritures de l intervalle des dates proposés par défaut. Pour visualiser des extraits de comptes : Introduire le n du compte (2 fois!!!) pour visualiser que le compte ou confirmer les options par défaut. Pour visualiser le bilan, le compte d Exploitation (compte de résultat) : 1 ) Sélectionner ce que vous voulez afficher; 2 ) Introduire la ou les date(s); 3 ) Sélectionner l option «Seuls les comptes» 4 ) Cocher «Afficher seulement.»

10 Module : WinWay 9 Annexe 1 - Exercice 4 Voyageur - Transport de personnes Facture n : 8094 Rue du Château Peseux N de TVA : Facture Adressé à : Nom Lycée Jean-Piaget Date Adresse Rue de la maladière 67 Réf. commande M. Duparc Code postal 2000 Ville Neuchâtel Pays Responsable Téléphone Référence Quantité Description Code T.V.A. P.U. Montant Transport des étudiants à Genève (Musée de la Croix-Rouge) le personnes 2 CHF CHF Total H.T. CHF TVA 2.10% CHF - TVA 7.60% CHF Total T.T.C. CHF 1' dont T.V.A. CHF Nous vous remercions de verser le montant de CHF 1' à 30 jours net. Pièce n Date : Visa :

11 Module : WinWay 10 Annexe 2 - Exercice 4 Rue des prés 12 / 2000 Neuchâtel N TVA Voyageur - Transport de personnes Rue du Château Peseux Facture No client :3694 Marque / Type : Astra Kilomètres/entrée : / No Chassis : W H No plaque : NE Date de mise circ. : Neuchâtel, le pro no art./travail Libellé quantité prix net T - CONTRÔLE AU TECH T - ANTIPOL. : MESURES ET INSCRIPTIONS T - ANTIPOL. : UTILISATION APPAREIL T - LAVER LE MOTEUR PARTIEL TOTAL INCLUS TVA RECLAMATION DANS LES 30 JOURS Payable à 30 jours net Pièce n Date : Visa :

12 Module : WinWay 11 Annexe 3 - Exercice 4 CG Immobilier Services immobiliers Succursale Neuchâtel Rue de Monruz Neuchâtel Voyageur - Transport de personnes Rue du Château Peseux Loyer pour octobre 2005 Payable jusqu'au Colaborateur/-trice Jean Banbois, N tél Neuchâtel, Immeuble, objet : CHF loyer brut CHF Rue du Château 35, 2034 Peseux Locaux administratifs de 6 pièces Loyer net CHF 1' Acompte frais d'exploitation CHF Loyer brut Solde en notre faveur CHF CHF 1' ' Pièce n Date : Visa :

13 Module : WinWay 12 Annexe 4 - Exercice 4 Voyageur - Transport de personnes Facture n : 8128 Rue du Château Peseux N de TVA : Facture Adressé à : Nom M. Pierre Lafleur Date Adresse Rue du lac 73 Réf. commande Mme Du Toit Code postal 2034 Ville St-Aubin Pays Responsable Téléphone Référence Quantité Description Code T.V.A. P.U. Montant Transport pour la sociéte "Jazz Band" à Lucerne le personnes 2 CHF CHF 1' Rabais exceptionnel CHF Total H.T. CHF 1' TVA 2.10% CHF - TVA 7.60% CHF Total T.T.C. CHF 1' dont T.V.A. CHF Nous vous remercions de verser le montant de CHF 1' à 30 jours net. Pièce n Date : Visa :

14 Module : WinWay 13 Annexe 5 - Exercice 4 ANI -Agence de Nettoyage Industriel Facture n : Rue des Parcs Neuchâtel Nom Adresse N de TVA : Adressé à : Voyageur - Transport de personnes Rue du Château 35 Peseux Date Réf. commande Code postal 2034 Ville Responsable Téléphone FACTURE Référence Quantité Description Code T.V.A. P.U. Montant 1 Prestation mensuelle nettoyage 2 CHF CHF du local administratif 1 Forfait exceptionnel vitrages 2 CHF CHF Remise sur forfait vitrages 2 CHF CHF Total H.T. CHF TVA 2.10% CHF - TVA 7.60% CHF Total T.T.C. CHF dont T.V.A. CHF Nous vous remercions de verser le montant dû à 30 jours net. Pièce n Date : Visa :

15 Module : WinWay 14 Annexe 6 - Exercice 4 Filiale Neuchâtel Faubourg du Lac Neuchâtel N de compte : IBAN / Monnaie : CH / CHF Titulaire : Voyageur - Transport de personnes Type de compte : compte courant Voyageur - Transport de personnes Rue du Château Peseux Date de comptabilisation : Avis de crédit D'ordre de Lycée Jean-Piaget Beaux-Arts Neuchâtel Banque ordonnatrice Banque cantonale neuchâteloise 2000 Neuchâtel Valeur au : CHF ***1' Pièce n Cordiales salutations Banque Raiffeisen Avis sans signature Date : Visa :

16 Module : WinWay 15 Annexe 7 - Exercice 4 Filiale Neuchâtel Faubourg du Lac Neuchâtel N de compte : IBAN / Monnaie : CH / CHF Titulaire : Voyageur - Transport de personnes Type de compte : compte courant Voyageur - Transport de personnes Rue du Château Peseux Ordre du : Date de comptabilisation : Avis de débit Bénéficiaire : Motif du paiement : Garage Keller Facture numéro Rue des prés 12 du Neuchâtel Selon votre autorisation de débit Valeur au : CHF *** Cordiales salutations Banque Raiffeisen Avis sans signature Pièce n Date : Visa :

17 Module : WinWay 16 Annexe 8 - Exercice 4 Station TOTAL Le Landeron **Quittance client** 9482/ :45 Caissier : Richard Essence 56.7 litres CHF * Huile 10W50 CHF 9.00 * Montant total CHF Encaissé CHF Rendu CHF Pièce n Date : Visa :

18 Module : WinWay 17 Annexe 9 - Exercice 4 MultiService SANSOUCIS Facture n : Faubourg du Lac Neuchâtel Adressé à : Nom Voyageur - Transport de personnes Date Adresse Rue des Château 35 Réf. commande Code postal 2034 Ville Peseux Responsable Téléphone FACTURE Référence Quantité Description Montant 1 Réparation de la machine à café CHF CHF Paiement comptant Acquitté en espèces le Avec nos remerciements C. Bongard Pièce n Date : Visa :

19 Module : WinWay 18 Annexe 10 - Exercice 4 Filiale Neuchâtel Faubourg de l'hôpital Neuchâtel N de compte : IBAN / Monnaie : CH / CHF Titulaire : Voyageur - Transport de personnes Type de compte : compte courant Voyageur - Transport de personnes Rue du Château Peseux Ordre du : Date de comptabilisation : Avis de débit Bénéficiaire : Motif du paiement : CG Immobilier Loyer octobre Rue de Monruz Neuchâtel Selon votre autorisation de débit Valeur au : CHF ***1' Cordiales salutations Banque UBS Avis sans signature Pièce n Date : Visa :

20 Module : WinWay 19 Annexe 11 - Exercice 4 Migrol Marin **Quittance client** :12 Caissier : Elodie Essence 45.2 litres CHF * Montant total CHF Encaissé CHF Rendu CHF 4.45 Pièce n Date : Visa :

21 Module : WinWay Solutions de la série n 1 Solution de l exercice 3 Solution de l exercice 4 Solution des timbres de l exercice 4 Pièce n 1 Pièce n ' Facture à Lycée Jean-Piaget / / Facture de Garage Keller/ /n n 8094/Genève le Antipollution véh. NE93489 Date : Visa : mel Date : Visa : mel Payé le : Cf pièce n 6 Payé le : Cf pièce n 7 Pièce n 3 Pièce n ' ' Facture de CG Immobilier/ / Facture à Jazz Band / / loyer octobre n 8128/Lucerne le Date : Visa : mel Date : Visa : mel Payé le : Cf pièce n 10

22 Module : WinWay 21 Pièce n 5 Pièce n ' Facture de ANI / /n / Reçu de Lycée Jean-Piaget/valeur / nettoyage locaux administratifs n 8094 Date : Visa : mel Date : Visa : mel Payé le : Cf pièce n 1 Pièce n 7 Pièce n Versé à Garage Keller / valeur / Ticket de Station Total / / n Essence + huile Date : Visa : mel Date : Visa : mel Payé le : Cf pièce n 2 Pièce n 9 Pièce n ' Versé à Multiservice/1.9.05/ Versé à CG immobilier /valeur / réparation machine à café loyer octobre Date : Visa : mel Date : Visa : mel Payé le : Cf pièce n 3 Pièce n Ticket de Station Migrol / / Essence Date : Visa : mel