Guide Utilisateur Maarch LetterBox v2 Auteurs : Jean-Louis Ercolani Maarch project manager Laurent Giovannoni Maarch project engineer Claire Figueras Maarch project engineer Loïc Vinet Maarch project engineer mailto:dev@maarch.org
- S SOMMAIRE - 1 SE CONNECTER A L APPLICATION... 3 2 UTILISATION DU SCANSNAP... 4 3 ENREGISTREMENT MANUEL D UN COURRIER... 6 4 UTILISATION DE LA LISTE DE DIFFUSION... 8 5 VALIDATION DES COURRIERS... 9 6 TRAITEMENT DES COURRIERS............ 11 7 EFFECTUER UNE RECHERCHEE... 14 7.1 Formulaire de recherche... 14 7.2 Liste de résultats... 15 7.3 Fiche détaillée... 16 8 VUE D ENSEMBLE SUR LES STATISTIQUES... 18 9 GERER MON PROFIL... 20
1 SE CONNECTER A L APPLICATION Avant d'entrer dans Maarch LetterBox, vous devez vous connecter. Voici la page de connexion : Vous devrez saisir votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à votre compte. Pour vous connecter, cliquez sur le bouton Envoyer.
2 UTILISATION DU SCANSNAP Une fois connecté à l'application, il suffit d'allumer le scanner en appuyant sur le bouton power, de mettre un document à l'intérieur et d'appuyer sur le bouton vert (scan) pour lancer le scan. L'application Maarch LetterBox ouvre alors la page d'indexation n suivante. L'écran est séparé en deux parties : à droite vous avez le document que vous venez de scanner et à gauche vous avez le formulaire suivant :
Il faut d'abord spécifier si le courrier est entrant ou sortant, car les index ne sont pas les mêmes. Les informations suivantes sont demandées pour un courrier sortant (valeur par défaut) : La priorité du courrier : Haute, Normale (valeur par défaut) ou Faible La date du courrier (champ pré rempli avec la date du jour) La date d'enregistrement du courrier (champ pré rempli avec la date du jour) L'émetteur : à choisir dans une liste prédéfinie paramétrable ou à définir soi-même (choisissez "Définir l'émetteur" dans la liste) La nature de l'envoi : à choisir dans une liste prédéfinie paramétrable, courrier simple par défaut Le type de courrier (arrêt de travail, demandee d'aide, notification, ) : à choisir dans une liste prédéfinie paramétrable Objet du courrier : champs de texte libre Le service destinataire : le servicee auquel appartiendra le courrier La date limite de traitement (dépend du type de courrier : champ pré rempli) La liste de diffusion : destinataire pour traitement et destinataires en copies Les informations obligatoires sont marquées d'un astérisque rouge. Les différentes actions possibles sont les suivantes : Diffuser : diffuse directement le courrier aux personnes concernées Faire suivre le courrierr pour validation : envoie le courrier aux personnes habilitées pour le valider Annuler : annule l'enregistrement du courrierr et ferme la fenêtre
3 ENREGISTREMENT MANUEL D UN COURRIER Il arrive que vous receviez des emails contenant directement des fichiers qu'il peut être intéressant de conserver dans la GED, ou que vous souhaitiez enregistrer un document électronique présent sur votre ordinateur. Plutôt que de l'imprimer et de passer par le scanner, vous pouvez directement les enregistrer manuellement dans l'application. Cliquez sur le lien "Ajouter un courrier" dans le menu et une page similaire à l'indexation par scansnap s'ouvre..
Le formulaire de cette page est quasiment le même que celui de la page d'enregistrement à partir du scanner. Les mêmes informations vous sont d'ailleurs demandées. Dans cette page, vous devez indiquer le fichier que vous souhaitez enregistrer. Pour cela vous pouvez cliquer sur le bouton "Parcourir" qui vous ouvre une fenêtre vous permettant de choisir votre fichier. Comme pour l'enregistrement à partir du scan, les trois actions possibles sont la diffusion, la redirection vers le secrétariat général pour validation et l'annulation qui ramène sur la page d'accueil.
4 UTILISATION DE LA LISTE DE DIFFUSION La liste de diffusion dépend du service destinataire. Vous pouvez la modifier en cliquant sur le lien "Modifier la liste de diffusion" pour ouvrir une fenêtre de gestion de la liste attachée au document en cours. L'écran est composé de deux tableaux : la liste de diffusion du courrier en haut, puis la liste des utilisateurs classés selon la demande, par service ou par leurs noms de famille. Vous pouvez supprimer des noms de la liste en cliquant sur l'icône, ajouter des nouveaux utilisateurs en cliquant sur l'icône. Vous pouvez également modifier l'ordre de diffusion grâce aux flèches et. Une fois votre liste terminée, vous cliquez sur le bouton "Valider," la fenêtre se ferme et la liste de diffusion est mise à jour dans la page d'indexation (manuelle ou scan).
5 VALIDATION DES COURRIERS Cette étape n'est pas forcément obligatoire, elle dépend du processus propre à chaque organisation. La personne en charge de la validation du courrier a accès à la liste des courriers à valider en ouvrant la corbeille " Mes Courriers à valider" soit à partir de la page d'accueil, soit en choisissant la corbeille dans la barre de navigation. S'il y a plus de 10 courriers, la liste est automatiquement paginée. Vous pouvez trier les courriers en fonction du type, de la date de réception, de l'expéditeur, de l'objet ou de la date limite de traitement. Pour valider un courrier, cliquez sur la ligne du courrierr que vous souhaiter valider pour ouvrir la page de validation.
Cette page permet de vérifier les informations. Une fois le courrier validé, la page se ferme automatiquement et il disparaît de la liste des courriers à valider.
6 TRAITEMENT DES COURRIERS Chaque agent habilité à traiter du courrier, peut accéder à sa liste des courriers à traiter en ouvrant la corbeille " Mes Courriers à traiter". S'il y a plus de 10 courriers, la liste est automatiquement paginée. Les courriers peuvent être triés par priorité, émetteur, type, statut (nouveauu traitement ou traitement en cours), objet, date d'arrivée et date limite de traitement. Il suffit de cliquer sur la ligne du courrier que vous souhaiter traiter pour ouvrir la page de traitement. La page est séparée en deux parties : la partie droite contient le document et la partie gauche contient le formulaire de traitement.
Le formulaire de traitement contient les informations entrées à l'enregistrement du courrier. La liste des destinataires en copies est visible en cliquant sur le lien "Voir la liste des destinataires en copies" : Cette page permet de gérer les réponses au courrier : plusieurs types de réponses sont disponibles, ainsi qu'un champ "Notes" qui permet de rajouter des commentaires sur les réponses. Il est également possible d'attacher des réponses à ce courrier ou de générer des réponses à partir de modèles prédéfinis. En cliquant sur le bouton "Attacher une réponse", la fenêtree suivante s' 'ouvre :
Après avoir attaché ou généré une réponse, elles sont visibles sur le formulaire : Il est possible de visualiser directement le fichier en cliquant sur la petite loupe, de supprimer une réponse en cliquant sur le bouton "Supprimer une réponse" et enfin d'attacher ou de générer d'autres réponses. Les différentes actions possibles sont les suivantes : Rediriger vers le service courrier : utile en cas de mauvais aiguillage d'un courrier Rediriger : possibilité de transmettre le dossier à un autre service ou à un autre agent (selon les droits prédéfinis dans la corbeille de traitement par l'administrateur) Valider les modifications : si vous souhaitez pouvoir ajouter de nouvelles réponses ou informations, le traitement reste ouvert Clôturer le dossier : vous considérez le traitement terminé, une fois un courrierr clôturer vous ne pourrez plus le traiter Annuler : permet de fermer la page sans faire de modifications
7 EFFECTUER UNE RECHERCHE 7.1 Formulaire de recherche Pour accéder à la page de recherche, cliquer sur le lien "Recherche" dans le menu ou sur la page d'accueil. Vous pouvez choisir de chercher dans vos courriers en copie en sélectionnant l'option ou non. Attention vous ne pouvez pas chercher à la fois dans tous les courriers et les courriers en copie, vous devez obligatoirement choisir l'un des deux. La recherche peut s'effectuer sur les critères suivantss (combinés ou non) : Objet du courrier Emetteur du courrier
Numéro de courrier Priorité Type de courrier (liste déroulante) Nature de l' 'envoi (liste déroulante) Date d'enregistrement du courrier Date de fin de traitement Statut : Nouveau courrier, traitement en cours, clos et pour ceux possédant les droits nécessaires, première relance et courrier en retard Destinatairee pour traitement Service Type(s) de réponses effectuées La combinaison de ces critères permet de retrouver de plusieurss manières le ou les courriers que vous recherchez. 7.2 Liste de résultats Le résultat de la recherche se présente sous la forme d'une liste correspondant aux courriers trouvés. Cette liste est paginée, il est ainsi facile de passer d'une page à l'autre. Cette liste peut être triée par émetteur, destinataire, type de courrier, date d'arrivée, service et statut.
Les différentes actions possibles sont les suivantes : Visualiser le courrier : cliquer sur l'icône courrier pour ouvrirr une fenêtre contenantt le Consulter les informations associées à ce courrier : cliquer sur l'icône la page d'informations pour ouvrir Téléchargerr le fichier sur votre ordinateur : cliquer sur l' icône 7.3 Fiche détaillée Vous retrouvez dans la page de détails toutes les informations entrées lors de l'enregistrement et lors du traitement. Vous avez également la possibilité de visualiser les réponses attachées à ce courrier en cliquant sur une des lignes de la liste des réponsess attachées. L'historique des
actions effectuées classées par ordre chronologique indique qui a fait quoi et quand sur le courrier. Les différentes actions possibles sont les suivantes : Visualisation du courrier en cliquant sur le bouton "Visualiser le courrier" ou dans le lien "Visualiser le courrier" du titre Rediriger le courrier vers un agent (si les droits le permettent) Modifier certains index du courrier (si les droits le permettent)
8 VUE D ENSEMBLE SUR LES STATISTIQUES 8.1 Le lien "Statistiques" du menu permet de visualiser les différentes statistiques proposées dans Maarch LetterBox. L'accès aux statistiques est un droit particulier, par défaut les simples agents n'y ont pas accès. Toutes les statistiques sont dynamiques, c'est-à-dire qu'elles sont calculées en temps réel en fonction des données disponibles dans la base de données et des options que vous choisissez. Exemple d'histogramme :
Exemple de camemberts : Les statistiquess disponibles actuellement sont les suivantes : Délai moyen de traitement par type de courrier (histogramme) Typologie des courriers arrivés par période (camembert) Typologie des courriers traités par service (un camembert par service) Evolution du délai moyen de traitement des courriers (courbes) Volume de courrier par service (histogramme) Volume du courrier en retard du jour par service (histogramme) Les statistiques sont calculées à la volée, elles sont donc constamment remises à jour. Chaque graphique est une image facilement copiable et intégrable dans n'importe quel document Word ou Powerpoint.
9 GERER MON PROFIL La page profil vous permet de modifier vos informations personnelles telles que : o o o o o o Le nom Le prénom Votre adresse mail Votre numéro de téléphone Votre fonction Votre mot de passe La partie droite du document vous informe sur vos services autorisés. La partie inferieur vous indique le type et le nombre d actions effectuées dans la journée de travail. Vous pourrez aussi, via cette page, gérer vos absences, redirigeant ainsi vos documents vers un autre utilisateur. Il ne vous reste plus qu à choisir l utilisateur de votre choix vers qui rediriger vos courriers durant voter absence :