NOTICE D INFORMATION Décembre 2014 DÉCLARATION NOMINATIVE ANNUELLE 2014 Vous recevez aujourd hui votre Déclaration nominative annuelle (DNA). Cette déclaration annuelle des données sociales de votre entreprise est importante car elle permet : de calculer les points retraite complémentaires de vos salariés, d ajuster votre compte de cotisations. Date limite de retour de votre déclaration : 31 janvier 2015* Pour faire votre DNA, le plus simple et le plus rapide est de le faire en ligne depuis votre Espace client entreprise. Vous pouvez également y effectuer vos autres démarches : les déclarations trimestrielles de cotisations sociales ; l affiliation ou la radiation d un salarié ; le téléréglement des cotisations ; la déclaration des arrêts de travail ; le téléchargement d attestations de compte Pour accéder à votre Espace client entreprise, voir page suivante. * Quel que soit votre mode déclaratif, au-delà de cette date, vous êtes passible de pénalités de retard calculées au taux de 1 % par mois de retard sur la base revalorisée de vos cotisations de l'exercice 2013. CONTACTS Si vous rencontrez des difficultés de connexion ou pour remplir vos déclarations, n hésitez pas à : Contacter votre chargé de compte (coordonnées en bas à gauche de votre feuillet de déclaration) Appeler un conseiller au : 0 810 00 32 33 PRIX D UN APPEL LOCAL DEPUIS UN POSTE FIXE (du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h) Adresser un courriel à l adresse : teledeclaration@malakoffmederic.com 1
FAITES VOTRE DÉCLARATION NOMINATIVE ANNUELLE EN LIGNE Une solution simple, rapide, sécurisée et éco-durable Saisissez rapidement votre déclaration sur un formulaire pré-rempli. Sécurisez votre saisie grâce aux contrôles automatiques et bénéficiez de l aide en ligne. Neutralisez les délais postaux. 1 Connectez-vous à votre Espace client entreprise personnalisé depuis malakoffmederic.com 2 Cliquez sur «gestion en ligne» 3 Cliquez sur «déclaration de salaires» puis sur «accéder à la liste des déclarations» 4 Cliquez sur «déclarer», complétez et validez votre déclaration 2
FAITES VOTRE DÉCLARATION SOUS FORME PAPIER Le feuillet de déclaration vous permet de compléter les tranches de salaire, d indiquer, le cas échéant, les codes motifs et les mouvements, de modifier la situation de vos salariés déjà affiliés. Ajouter les mouvements intervenus en cours d exercice. Les salaires doivent être impérativement répartis entre les différentes périodes. CODES RÉGIME Ils correspondent au(x) régime(s) au(x)quel(s) le salarié est affilié. R : Retraite AGIRC/ARRCO P : Prévoyance M : Maladie SPÉCIMEN CODES CATÉGORIE PROFESSIONNELLE 221 : Cadre Articles 4 et 4 bis 222 : Article 36 223 : Article 36 ex IRCACIM 230 : VRP cadre 239 : VRP non cadre 241 : ETAM 242 : Employé mensuel 243 : Ouvrier mensuel 244 : Ouvrier, manœuvre à l heure 246 : Travailleur à domicile 260 : Apprenti RÈGLES IMPORTANTES IMPÉRATIF CODES MOTIF DU MOUVEMENT à préciser pour chaque mouvement EM : Embauche CC : Changement de catégorie professionnelle EC : Évolution des conditions contractuelles MU : Mutation entre établissements DR : Départ en retraite DE : Rupture contrat de travail DC : Décès DV : Autres cas Une entrée s accompagne d un descriptif complet des caractéristiques de l emploi. Une sortie s'accompagne d'un code motif et d'une date. Un changement (catégorie et/ou situation) s'accompagne : - d'une ligne «sortie» avec date, motif et ancienne catégorie professionnelle et situation ; - d'une ligne «entrée» avec descriptif complet des caractéristiques de la nouvelle catégorie ou situation. 3
Le feuillet de communication vous permet d inscrire vos collaborateurs absents du feuillet de déclaration ou de signaler le changement d adresse de votre personnel. Toutes ces données sont indispensables au bon traitement de votre dossier. Merci de ne pas porter d informations identiques à celles déjà précisées sur le feuillet de déclaration. Le NIR complet est obligatoire pour identifier un salarié CODES SITUATION 10 : Actif à temps plein 90 : Actif à temps partiel 98 : Vacataire 01 : Bénéficiaire de l ARPE 35 : Préretraite progressive 94 : Retraité reprenant une activité 95 : Retraite progressive 96 : Activité principale relevant d un régime spécial 97 : Saisonnier, intermittent 00 : Salaire fictif en cas de préretraite progressive 60 : Congé sans solde quel que soit le motif 20 : Maladie 24 : Maternité période sans salaire 40 : Invalidité IMPÉRATIF Le nom patronymique doit être obligatoirement renseigné. CODES EXONÉRATION AP1 Contrat d apprentissage entreprise de moins de 11 salariés ou entreprise artisanale. AP2 Contrat d apprentissage entreprise de plus de 10 salariés. SPÉCIMEN 4
FAITES VOTRE DÉCLARATION EN DÉPOSANT UNE DADS-U Une solution rapide, industrielle et éco-durable Si vous disposez d'un logiciel de paie adéquat. 1 Retrouvez les informations nécessaires au paramétrage de votre logiciel de paie sur la Déclaration nominative annuelle. Ces paramètres sont également disponibles dans votre Espace client entreprise. Vos paramétrages Pour votre déclaration retraite complémentaire Code organisme destinataire (Rubrique S44.G03.05.001) : G022 Numéro de rattachement (Rubrique S44.G03.05.002) : N d adhésion + GSD + GDA * Si vous avez également souscrit à un contrat Malakoff Médéric prévoyance/santé Code de l institution de Prévoyance (Rubrique S45.G05.00.005) : P0012 Référence du contrat de Prévoyance (Rubrique S45.G05.00.001) : N d adhésion + GSD + GDA * * 15 caractères alphanumériques sans séparateur 2 Constituez votre fichier DADS-U. 3 Un outil (DADS-U CTL) est à votre disposition sur www.net-entreprises.fr pour vous assurer de la conformité de votre fichier. 4 Vous pourrez ensuite déposer votre fichier sur www.net-entreprises.fr ou utiliser les services de votre prestataire de paie. 5 Recevez un avis de dépôt de votre fichier. Partenariat avec QUELQUES INFORMATIONS PRATIQUES Plafonds 2014 des tranches de salaires Période Non cadres Cadres Tranche 1 Tranche 2 Tranche A Tranche B Tranche C Mois 3 129 6 258 3 129 9 387 12 516 Trimestre 9 387 18 774 9 387 28 161 37 548 Semestre 18 774 37 548 18 774 56 322 75 096 Année 37 548 75 096 37 548 112 644 150 192 5
Assiettes des cotisations des apprentis Depuis le 1 er janvier 2014, les cotisations d'assurance vieillesse de base sont calculées sur le salaire réel. ATTENTION, en retraite complémentaire, l'assiette forfaitaire (abattement de 11 points du Smic) est maintenue pour le calcul des cotisations Arrco, qui restent en tout ou partie prises en charge par l'état. En Agirc, les cotisations continuent d'être calculées sur le salaire réel. Situations particulières de vos salariés Votre collaborateur exerce une activité à temps partiel Sont considérés comme salariés à temps partiel, les salariés dont la durée du travail est inférieure à un horaire complet. La durée de référence de l horaire à temps complet, éventuellement rapportée au mois ou à l année est la durée légale du travail (ou si elle est inférieure à la durée conventionnelle fixée au niveau de la branche ou de l entreprise). Formule = plafond de la période de paie X salaire à temps partiel salaire à temps plein Votre collaborateur quitte l entreprise Au départ d un salarié vous pouvez être amené à lui verser en plus de sa rémunération normale des sommes présentant un caractère exceptionnel. Au regard des régimes AGIRC et ARRCO, les sommes suivantes sont qualifiées de «SOMMES ISOLÉES» et sont assujetties à cotisations : indemnité compensatrice de congés payés, ATT, RTT, indemnité de fin de contrat à durée déterminée, primes exceptionnelles liées au départ, primes de départ (retraite, démission, départ négocié ) hors plan social. SPÉCIAL VRP Un abattement de 30 % pour frais professionnels, limité à 7 600 par an et par employeur, peut être pratiqué sur le montant de la rémunération du VRP lorsque le remboursement de ses frais professionnels est inclus dans la rémunération déclarée. MMR AGIRC Institution de retraite complémentaire régie par le Code de la sécurité sociale MEMBRE DE LA FÉDÉRATION AGIRC MMR AGIRC Sections Économie sociale VRP OMNIREP MMR ARRCO Institution de retraite complémentaire régie par le Code de la sécurité sociale MEMBRE DE LA FÉDÉRATION ARRCO MMR ARRCO Sections Édition Habillement Économie sociale VRP OMNIREP MM PRÉVOYANCE CAPRÉVAL Institutions de prévoyance régies par le Code de la sécurité sociale Des organismes du groupe Malakoff Médéric - Siège social : 21 rue Laffitte 75009 Paris - malakoffmederic.com MM MUTUELLE Nº SIREN 784 718 256 Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité 21 rue Laffi tte 75009 Paris SAPREM Entreprise régie par le Code des assurances - SA à directoire et conseil de surveillance, au capital de 25 000 000 321 935 306 RCS Paris CMAV Société d assurance mutuelle régie par le Code des assurances 21 rue Laffi tte 75009 Paris ABEX1409-1898 Avec Ecofolio tous les papiers se recyclent. 6