Extended Communication Server Guide de l'utilisateur du bureau virtuel et de MCC Juillet 2010 AlcatelLucent Office Communication Solutions All Rights Reserved AlcatelLucent 2010
Informations légales : Alcatel, Lucent, AlcatelLucent et le logo AlcatelLucent sont des marques d AlcatelLucent. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les informations présentées sont sujettes à modification sans préavis. AlcatelLucent ne peut être tenu pour responsable de l inexactitude de ces informations. Copyright 2010 AlcatelLucent. Tous droits réservés. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : 2004/108/EC (Compatibilité électromagnétique) 2006/95/EC (Sécurité Basse Tension) 1999/5/EC (R&TTE)
Chapitre 1 Présentation générale Introduction... 1.1 Bureau virtuel... 1.1 MCC (Multimodal Communications Companion)... 1.2 Chapitre 2 Démarrage de mon interface utilisateur Navigateurs Web pris en charge... 2.1 Certificats... 2.1 Ouverture d'une session... 2.1 Chapitre 3 Opérations du bureau virtuel Interface du bureau virtuel... 3.1 Icônes de la barre de menus supérieure... 3.1 Icônes de la barre de menus principale... 3.1 01
Options personnelles... 3.2 Fonctions de présence diversifiée dans le bureau virtuel... 3.2 Webmail... 3.4 Calendrier... 3.6 Gestion de vos événements de calendrier... 3.7 Contacts... 3.7 Gestion des contacts... 3.8 Sites favoris... 3.10 Gestion des sites favoris... 3.11 News... 3.12 Managing News Items... 3.13 Chat... 3.13 Tâches... 3.14 Gestion des tâches... 3.15 Recherche... 3.15 Téléphonie... 3.16 Gestionnaire de fichiers... 3.16 Gestion des fichiers... 3.17 Barre d'outils fichiers... 3.18 Configuration du bureau virtuel... 3.18 Téléchargements... 3.19 Chapitre 4 Opérations de MCC Multimodal Communications Companion (MCC)... 4.1 Restrictions... 4.1 Présentation de MCC... 4.1 02 Présence diversifiée... 4.3 Fonctions MCC... 4.3 Fonctions de communication depuis MCC... 4.3 Fonctions pendant un appel téléphonique... 4.4
Chat... 4.5 Email... 4.6 MCC mobile... 4.7 03
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1 1.1 Introduction Ce guide de l'utilisateur décrit les fonctions et utilisations générales du bureau virtuel et de MCC (Multimodal Communications Companion). Le bureau virtuel et MCC sont des applications Web installées sur votre serveur de communications étendues. En d'autres termes, si vous disposez d'un accès sécurisé à Internet, vous pouvez accédez aux applications grâce à l'url. Le bureau virtuel est doté de l'environnement du bureau complet. L'ergonomie du bureau est tout à fait adaptée au PC professionnel ou personnel. MCC comporte les éléments de communication du bureau virtuel et intègre les fonctions de présence diversifiée afin d'afficher la disponibilité et les états. MCC peut être exécuté à partir de n'importe quel PC professionnel ou personnel. La version mobile de MCC fournit la plupart des fonctions MCC pouvant être utilisées lors d'un déplacement et de l'utilisation, par exemple, d'un téléphone 3G, d'un PDA ou d'un Blackberry. 1.2 Bureau virtuel Le bureau virtuel rassemble un grand nombre d'outils de communication utiles au sein d'un seul environnement commun. Vous pouvez créer un bureau qui centralise : Webmail : fournit des outils de messagerie électronique. Calendar : fournit des outils de planification et de programmation d'événements de calendrier. Contacts : permet d'accéder à vos listes de collègues, contacts professionnels et personnels. Favorite sites : stocke les liens vers les sites Web les plus visités. News : fait apparaître les fiches d'informations sur la société actuelle. Tasks : fournit des outils pour la gestion du travail et l'organisation de la participation aux projets. Telephony : fournit les outils de configuration pour votre téléphone personnel. Files : permet d'accéder aux répertoires de stockage des fichiers que vous souhaitez placer dans l'environnement du bureau virtuel. Lorsque vous utilisez le bureau virtuel dans le cadre professionnel, vous pouvez accéder à des fonctions de communication avancées telles que : Chat : fonction de messagerie instantanée. Des fonctions de présence diversifiée indiquant votre statut personnel et votre état de téléphonie. Le bureau virtuel fournit un environnement de travail pouvant être utilisé dans deux situations professionnelles différentes : 1. Vous pouvez partager votre bureau de sorte que les informations restent privées et personnelles ou qu'elles soient accessibles : 11
Chapitre 1 " # $ %$ &#$# A des personnes sélectionnées A des groupes de travail sélectionnés A tous les membres de la société 2. Vous pouvez créer un bureau virtuel auquel vous pouvez accéder à l'aide de l'url à partir d'un autre PC, d'un PC portable ou d'un PC personnel. 1.3 MCC (Multimodal Communications Companion) MCC peut offrir un accès à toutes les fonctions de communication essentielles à partir de votre PC ou d'un accès depuis un téléphone mobile 3G. Ces fonctions sont les suivantes : Call : active la fonction Click to Call pour effectuer une numérotation libre. Contacts : permet d'accéder à votre liste de contacts. Emails : permet d'accéder à l'application de messagerie électronique. Diary : permet d'accéder aux événements de calendrier du bureau virtuel. Tasks : permet d'accéder aux événements de tâche du bureau virtuel. Files : permet d'accéder aux répertoires des fichiers du bureau virtuel. Lorsque vous utilisez MCC dans le cadre professionnel, vous pouvez accéder à des fonctions de communication avancées telles que : 12 Chat : fonction de messagerie instantanée. Des fonctions de présence diversifiée indiquant votre statut personnel et votre état de téléphonie.
2 2.1 Navigateurs Web pris en charge Le bureau virtuel est compatible avec les navigateurs suivants : Microsoft Internet Explorer 7 et versions ultérieures Mozilla Firefox 3 et versions ultérieures Safari 4 et versions ultérieures Google Chrome 2 et versions ultérieures Les navigateurs doivent être configurés pour accepter les fenêtres contextuelles. Quant aux opérations de fax, le bureau virtuel dispose d'applications d'extension prenant en charge : Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Pour de plus amples informations, voir module Bureau virtuel Virtual Desktop Operations Downloads. 2.2 Certificats Si vous utilisez le navigateur Microsoft Internet Explorer, il est indispensable de fournir une certification. En temps normal, les actions qui suivent sont utilisées uniquement lors de la première connexion à partir d'une plateforme spécifique. Ces actions doivent être effectuées par l'administrateur et l'utilisateur. Pour l'administrateur de l'ecs : Le bureau virtuel doit être accessible à l'aide d'un nom de domaine. Le certificat utilisé sur le site Web du bureau virtuel doit reposer sur son nom de domaine. L'utilisateur d'internet Explorer doit : 1. Accéder au bureau virtuel à l'aide de son nom de domaine. Si l'adresse IP est utilisée, des problèmes peuvent survenir avec les fenêtres contextuelles. Assurezvous que les fenêtres contextuelles sont autorisées par votre navigateur. 2. Installer le certificat utilisé pour ce site Web afin d'accéder au bureau virtuel. 3. Installer le certificat à partir de l'autorité de certification. Pour de plus amples informations sur les autres certificats, voir module Bureau virtuel Virtual Desktop Operations Virtual Desktop Configuration. 2.3 Ouverture d'une session Avant de commencer, votre administrateur est responsable de la création de votre compte utilisateur. En fonction de la configuration, tout ou partie des fonctions est disponible au sein de votre environnement de bureau virtuel. L'administrateur fournit les éléments suivants : 21
Chapitre 2 '#( & (%$ $ ) * L'URL permettant d'accéder à l'application du bureau. Cette URL est identique pour toutes les entrées, votre PC professionnel ou encore tout autre PC ou téléphone mobile disposant d'un accès à Internet. Le nom de connexion de votre compte. Votre mot de passe d'origine. Pour accéder aux applications du serveur de communications étendues : changeend changebegin 1. Dans votre navigateur Web, entrez l'adresse suivante : https://[hôte] Où [hôte] correspond à l'adresse du Extended Communication Server. La page de connexion s'affiche alors. 2. Renseignez les champs suivants : User name : entrez votre nom de connexion. User password : entrez votre mot de passe. Type : choisissez un accès Virtual Desk ou MCC dans le menu déroulant. Virtual Desk : permet de démarrer votre environnement de bureau virtuel. MCC : permet de démarrer MCC. Remarque : Si vous démarrez d'abord MCC, vous ne pouvez pas basculer vers l'application du bureau virtuel. Pour accéder à l'application du bureau virtuel, vous devez vous déconnecter de MCC et vous connecter au bureau virtuel. Si vous démarrez d'abord le bureau virtuel, vous pouvez démarrer l'application MCC à l'aide du bouton IM Chat et basculer entre le bureau virtuel et les applications MCC. 22
3 3.1 Interface du bureau virtuel Cette section décrit l'interface du bureau virtuel. Chaque fonction générale est décrite plus en détail dans les sections ciaprès. 3.1.1 Icônes de la barre de menus supérieure changeend changebegin Les principaux outils du bureau virtuel se trouvent dans la barre de menus principale. Des outils supplémentaires sont accessibles à partir des petites icônes situées dans la barre de menus supérieure. Figure 3.1 : Icônes de la barre de menus supérieure Accueil : cliquez sur cette icône pour afficher la page d'accueil de votre bureau virtuel. Calculatrice : cliquez sur cette icône pour afficher une calculatrice. Cette calculatrice inclut une fonction de convertisseur de devises. Click to Call : cliquez sur cette icône pour afficher la boîte de dialogue Click to Call pour effectuer une numérotation libre. Téléchargements : cliquez sur cette icône pour accéder à la page de téléchargements d'applications. Cette page contient uniquement les applications utiles au bureau virtuel. Voir Sites favoris Déconnexion : cliquez sur la boîte de dialogue de cette icône pour fermer l'application. 3.1.2 Icônes de la barre de menus principale changebegin Les icônes de la barre de menus principale permettent d'accéder aux fonctions générales du bureau virtuel. 31
Chapitre +,# %$ changeend 3 Figure 3.2 : Icônes de la barre de menus principale Note : La disponibilité des icônes de chat et de téléphonie dépend de la configuration de votre réseau. 3.1.3 Options personnelles Par défaut, lorsque le bureau virtuel est ouvert, la page d'accueil s'affiche. Vous pouvez changer la langue d'affichage en sélectionnant l'un des drapeaux. Deux liens vous permettent de modifier votre bureau virtuel personnel. Ces liens sont les suivants : Start up : affiche toutes les autres pages pouvant être utilisées lors de l'ouverture du bureau virtuel. Sélectionnez vos préférences et cliquez sur Submit. Personal information : affiche la boîte de dialogue contenant vos informations personnelles actuelles. Vous pouvez modifier les éléments suivants : Votre mot de passe Vos numéros de téléphone Le système de messagerie distante Le système de messagerie distante est utilisé pour connecter le bureau virtuel à une boîte à lettres personnelle. Entrez vos modifications et cliquez sur OK. 3.2 Fonctions de présence diversifiée dans le bureau virtuel Les fonctions principales associées à la présence diversifiée sont accessibles depuis le bureau virtuel. Dans le coin supérieur de la fenêtre, vous trouverez deux icônes représentant : L'état de présence L'état de téléphonie changebegin Les deux icônes affichent des menus déroulants que vous pouvez utiliser pour indiquer votre disponibilité aux autres contacts. Les options de présence sont indiquées dans l'image ciaprès illustrant le menu Status. 32
changeend +,# %$ Figure 3.3 : Menu Status Pour utiliser le menu Status, cliquez sur l'icône et choisissez l'une des options suivantes : Available : indique que vous être présent. Chat : indique que les communications sont les bienvenues. Les messages sont affichés dans votre fenêtre de chat. Away : indique que vous êtes temporairement absent de votre bureau. Les messages sont conservés. Busy : indique que vous n'êtes pas disponible. Les messages sont conservés. Do not disturb : indique que vous êtes présent, mais que vous n'êtes pas disponible pour discuter. Les messages sont conservés. Offline : indique que vous n'êtes pas considéré comme présent. Les messages sont conservés. Status message : vous pouvez entrer un texte libre dans ce champ afin d'informer vos contacts. Le menu de l'icône de téléphone est utilisé pour : Indiquer votre état de téléphonie avec une notification Do not disturb Transférer les appels entrants Activer votre messagerie vocale Transférer les appels vers un autre téléphone Arrêter le transfert des appels entrants changebegin Vous pouvez choisir votre état de téléphonie à partir des menus illustrés dans l'image Telephone status. 33
+,# %$ 3 changeend Chapitre Figure 3.4 : Telephone status Transfer Le sousmenu Nomadic mode vous permet : D'activer votre téléphone mobile pour effectuer des appels De désactiver le mode Nomadic mode changeend changebegin Figure 3.5 : Telephone status Nomadic Webmail changeend changebegin 3.3 Note 1 : La fonction Webmail ne remplace pas votre outil de messagerie habituel. Tous les mails sont reçus dans votre messagerie et la synchronisation est utilisée pour copier vos messages professionnels et personnels dans l'environnement du bureau virtuel. La fonction Webmail est associée à d'autres outils disponibles dans le bureau virtuel. La fonction Webmail du bureau virtuel vous permet de consulter et de traiter des messages via une interface accessible depuis presque partout. 34
+,# %$ Les emails sont classés dans les dossiers par défaut Drafts, Sent, Trash, Call Logs, Voice Mails. Ils peuvent être affichés en sélectionnant le dossier dans le volet Folders. Note 2 : La liste déroulante de la barre de menus Webmail est utilisée en association avec l'icône Move pour déplacer les messages dans des fichiers spécifiques. Vous pouvez utiliser les listes de contacts en association avec l'outil Webmail. Pour envoyer un message depuis la fenêtre Contacts : 1. Cochez les cases pour sélectionner le ou les contacts. 2. Rédigez votre message et attachez les pièces jointes (le cas échéant). changeend changebegin 3. Cliquez sur Send Email pour envoyer l'email. Figure 3.7 : Webmail et listes de contacts Les fonctions avancées sont disponibles sous le volet Configuration et incluent les éléments suivants : Folders : affiche la page contenant les informations relatives au volet Folders. Vous pouvez : Créer un nouveau dossier : 1. Nommez le dossier. 2. Choisissez un dossier principal (s'il s'agit d'un sousdossier). 3. Cliquez sur Create. Le dossier s'affiche lorsque vous actualisez la page ou que vous revenez à la page Webmail. Modifier un dossier existant : 1. Sélectionnez le dossier spécifique dans le menu déroulant. 2. Cliquez sur Rename pour afficher le champ de nom. 3. Modifiez le nom. 4. Cliquez sur Rename. Filters : affiche les informations relatives aux filtres actuels pour le stockage des messages et à l'utilisation de l'assistant Filter. 35
Chapitre +,# %$ 3 Absence : affiche la page à partir de laquelle vous pouvez définir toutes vos options Out of Office, notamment : Le message et la date/l'heure Out of Office Les préférences Voicemail Les préférences Call forwarding Les préférences Forwarding to your assistant Rappel : Une fois que vous avez effectué toutes vos modifications sur cette page, cliquez sur Confirm. Cliquez sur Activate Out of Office Management pour activer cette fonction. Calendrier changeend changebegin 3.4 Le Calendrier est disponible pour enregistrer les événements et les rendezvous prévus, ainsi que d'autres événements tels que les dates limites de tâches. Par défaut, cette icône affiche votre calendrier personnel et vous pouvez : Cliquer sur les flèches de la barre de menus pour accéder aux différentes périodes Cliquer sur l'icône d'impression pour créer une version imprimable Choisir une catégorie : il s'agit d'un filtre pour les types d'événements que vous pouvez définir séparément. Les menus déroulants du calendrier vous permettent d'accéder aux éléments suivants : 36 Vues du calendrier My calendar : affiche vos événements de calendrier personnels et professionnels Other user's calendar : affiche la liste de contacts. Vous pouvez les sélectionner pour afficher leur propre calendrier. Assistants : affiche votre liste d'assistants. Vous pouvez sélectionner un assistant spécifique pour afficher son calendrier. Outils d'événements Waiting events : affiche tous les événements ou rendezvous qui n'ont pas encore été confirmés. Add new event : cette fonction affiche la page permettant de définir un nouvel événement. Category : ouvre une page permettant de définir une catégorie pouvant être appliquée à un événement. Fonctions spéciales Search : cette fonction recherche des motsclés dans le calendrier. Export : cette fonction exporte le calendrier vers une autre destination de mobile.
+,# %$ Import : cette fonction importe les événements de calendrier depuis un agenda de bureau Palm. Preferences : affiche la page des paramètres. Elle inclut les paramètres de synchronisation, les fonctions de messagerie électronique, l'activation de l'assistant et l'apparence. Le menu déroulant Views and Layers s'ouvre et affiche les éléments suivants : Manage views : permet d'organiser les vues. Modify layers Disable layers Ces fonctions vous permettent d'organiser et de personnaliser l'affichage dans l'application Calendrier. 3.4.1 Gestion de vos événements de calendrier Sélectionnez Add new event dans le menu déroulant du calendrier Web ou cliquez sur l'icône + pour sélectionner une date précise et afficher l'interface dans laquelle vous pouvez définir les éléments suivants : L'événement, de manière à la fois brève et détaillée. L'heure et la durée La priorité : basse, moyenne ou haute L'accès : public ou confidentiel Un groupe de définitions d'options est disponible pour : Programmer les rappels Répéter les événements par date et par fréquence Contacts changeend changebegin 3.5 L'icône Contacts affiche la page contenant vos contacts personnels et professionnels. Vous pouvez créer et définir de nouveaux contacts personnels et professionnels, ou encore modifier les contacts déjà existants. Deux listages sont disponibles : Company contact : affiche les contacts partagés par la société (personnes et sociétés externes) Company directory : affiche le répertoire du Extended Communication Server (personnel interne) changebegin 37
3 +,# %$ changeend Chapitre Figure 3.10 : Fenêtre Contact list La page Contacts affiche les contacts dans l'ordre alphabétique. Note : Lorsque vous recherchez un contact, assurezvous que ses initiales sont correctes ou utilisez la commande ALL pour afficher tous les contacts. 3.5.1 Gestion des contacts changebegin Cliquez sur l'option de menu New Contact pour afficher la page Add new contact. 38
changeend +,# %$ Figure 3.11 : Page Add new contact Cliquez sur l'icône New contact pour créer un contact. La page Add new contact contient des champs dans lesquels vous pouvez ajouter toutes les informations pertinentes. Les champs sont les suivants : Name First Name Company : entrez votre nom, votre prénom et le nom de la société Email address (personal, professional, ) Address : entrez votre adresse email (personnelle et professionnelle) et votre adresse physique. Phone number (fixed, mobile, pro, fax, ) : entrez votre numéro de téléphone. Lorsqu'un contact est créé, sa visibilité dépend de la façon dont il a été créé. Group : un utilisateur du groupe verra le nouveau contact dans ses contacts de groupe. Company : un utilisateur de la société (n'appartenant pas au groupe) verra le nouveau contact dans les contacts sociétés. Personal : seul l'utilisateur peut voir le contact dans ses contacts personnels. À propos des vcards Les vcards sont des cartes de visite électroniques créées dans les applications MicroSoft, avec l'extension*.vcf. Pour gagner du temps, les informations contenues dans la vcard peuvent être téléchargées directement dans la liste de contacts de votre bureau virtuel. Pour télécharger la vcard : 1. Dans la fenêtre du contact, cliquez sur Import vcard dans la barre de menus. 2. Sélectionnez la vcard. 39
Chapitre 3 +,# %$ changeend changebegin 3. Cliquez sur le bouton Import vcard dans la fenêtre. Figure 3.12 : Fenêtre Import vcard Dans la page de listes de contacts, la commande Export vcard permet d'enregistrer la vcard sur l'ordinateur personnel. changeend changebegin Note : Si, comme dans l'exemple suivant, plusieurs contacts sont sélectionnés, un fichier par défaut vcard.zip est alors créé. Figure 3.13 : Exportation de vcards depuis la liste de contacts Sites favoris changebegin 3.6 310
changeend +,# %$ Cliquez sur l'icône Favorite sites pour accéder à votre liste de sites favoris. Ils sont répertoriés dans une arborescence indiquant la catégorisation. Vos Favoris habituels sont accessibles et définis depuis le navigateur Web de votre PC. Vous pouvez enregistrer l'url ou l'adresse Web d'une page Web. Les Favoris enregistrés dans le bureau virtuel peuvent être : 3.6.1 Accessibles comme télétravailleur Partagés avec une autorisation d'accès pour des personnes, des groupes ou le personnel de la société Gestion des sites favoris La page Favorite sites contient deux listes déroulantes : La liste des actions (pour gérer les sites) Add Edit Import Export La liste d'accessibilité (pour définir l'accès et la visibilité comme étant) : Personal Group Company Pour ajouter un site favori : 1. Cliquez sur l'icône Favorite Site. 2. Sélectionnez Add dans le menu déroulant Liste pour afficher la page Add a bookmark. changebegin 3. Renseignez les champs du site favori : Address : l'url du site Web Name : nommez le site favori. Description : entrez des informations utiles concernant le site favori. Keywords : mots utiles utilisés en association avec le site Category : ce menu déroulant contient une liste des catégories disponibles. Rating : ce menu déroulant contient une liste des classements disponibles. 311
3 +,# %$ changeend Chapitre Figure 3.15 : Page Add a bookmark Category et Rating sont des qualifications définies de manière personnelle. Pour créer une définition de Catégorie : Cliquez sur l'icône + pour afficher la page Create Category. Définissez la catégorie et cliquez sur OK pour ajouter la nouvelle catégorie à votre liste. Rating : ce menu déroulant contient une liste des classements disponibles. Pour créer une définition de classement : Cliquez sur l'icône + pour afficher la page Create Rating. Définissez la catégorie et cliquez sur OK pour ajouter le nouveau classement à votre liste. Vos sites favoris sont accessibles via le bureau virtuel dans une situation de mobilité. News changebegin 3.7 312
changeend +,# %$ L'icône News affiche une fenêtre contenant des informations concernant des sujets de groupe ou de société. Le principal intérêt de l'outil News est que l'article d'information peut être distribué à une heure précise et vu par tous les membres de la société. 3.7.1 Managing News Items changeend changebegin Ce menu est visible uniquement si vous avez été défini comme administrateur des news dans le répertoire Manage news par votre administrateur du Extended Communication Server. Figure 3.17 : Page de gestion des news La nouvelle est définie par : Le titre Le contenu textuel de votre nouvelle La disponibilité Vous pouvez définir les éléments suivants : Publication date : date à laquelle les articles seront publiés Date of last appearance : une date d'expiration peut être définie pour un élément temporaire. Nouvelle permanente Chat changebegin 3.8 313
3 +,# %$ changeend Chapitre Cette fonction est disponible uniquement lorsque vos droits d'utilisateur autorisent les fonctions de communication instantanée. Elle affiche la fenêtre de dialogue Chat que vous pouvez utiliser comme fonction de messagerie instantanée pour envoyer des messages à vos contacts disponibles. Pour plus de détails, voir le module Bureau virtuel MCC Operations Multimodal Communications Companion (MCC). Tâches changeend changebegin 3.9 L'icône des tâches affiche une page d'interface vous permettant de définir et d'organiser les tâches et de les attribuer à des personnes ou à des groupes professionnels. Il est possible d utiliser le gestionnaire de tâches pour : Organiser et hiérarchiser les différents projets et tâches Programmer le suivi de chaque tâche ou projet Attribuer les tâches à des contacts ou à des groupes de contacts spécifiques changebegin Une priorité lui est attribuée au moment de la création, ainsi qu'un statut pour indiquer si la tâche a ou non été démarrée. La personne assignée ou le créateur de la tâche peut modifier l'état d'avancement estimé. 314
changeend +,# %$ Lorsque la tâche a été attribuée à une personne ou à un groupe, elle peut alors être démarrée. Au fur et à mesure de l'avancement de la tâche, la description, les participants, le statut et l'état d'avancement peuvent être modifiés. Lorsqu'une modification est effectuée, les participants en sont informés par email. 3.9.1 Gestion des tâches Pour créer une tâche : 1. Ouvrez la fenêtre Task manager et cliquez sur Create a task. 2. Renseignez les champs de données. Chaque projet ou tâche peut être catégorisé comme étant : Personal : cette catégorie est visible uniquement par le créateur de la tâche. Orphan : cette tâche est décrite mais non attribuée à un individu ou à un groupe ; tout le monde peut donc la voir. Company : la tâche, la personne responsable de la tâche et l'emploi du temps sont visibles par la société. Chaque tâche peut être définie avec des rappels. Les rappels sont des emails automatiques envoyés à des heures prédéfinies, aux personnes responsables de chaque tâche spécifique. Recherche changeend changebegin 3.10 Le moteur de recherche est une fonction spécifique permettant de rechercher des mots ou des expressions dans le bureau virtuel. La recherche de contenu est différente d'une recherche de fichier. Dans votre explorateur de fichiers, vous pouvez rechercher un «FICHIER» dans vos répertoires. L'icône du moteur de recherche vous permet de rechercher dans votre bureau : Un mot précis dans tous les fichiers du Extended Communication Server Vous pouvez définir la recherche à effectuer dans un ou plusieurs sites : Personal Groups Web sites. Une expression Pour utiliser le moteur de recherche, vous pouvez : Entrer le mot ou l'expression Utiliser des expressions régulières pour effectuer la recherche Cliquez sur? pour obtenir plus d'informations sur les expressions régulières dans l'aide en ligne. 315
Chapitre Définir le périmètre de la recherche pour inclure les éléments suivants : Fichiers personnels Fichiers de groupes Fichiers de la société Fichiers du répertoire de sites Web Téléphonie changeend changebegin 3.11 +,# %$ 3 Cette icône affiche les paramètres courants de téléphonie actuels et les pages à onglets pour la gestion des fonctions de téléphonie. La page des paramètres de téléphonie intègre des onglets pour : Le renvoi d'appels La messagerie unifiée La notification d'appels Les paramètres du terminal L'aide concernant tous les paramètres de téléphonie Pour toutes ces fonctions, l'onglet Help fournit des informations détaillées concernant chacune de ces fonctions ainsi que leur utilisation. Gestionnaire de fichiers changeend changebegin 3.12 Cette icône vous permet de déplacer des fichiers vers le bureau virtuel. Vous pouvez déplacer n'importe quel fichier vers le bureau virtuel. L'accès peut être limité à : 316 Personal : ces fichiers restent privés. Group : ces fichiers sont accessibles à toutes les personnes des différents groupes virtuels auxquels vous appartenez. Company : ces fichiers sont accessibles à tous les membres de la société.
+,# %$ Gestion des fichiers changeend changebegin 3.12.1 Load Pour charger un fichier : 1. Définissez la valeur du champ Directory pour définir l'accessibilité. 2. Cliquez sur Load pour afficher la page Load a file. 3. Utilisez le navigateur pour parcourir et sélectionner le fichier de votre PC vers le bureau virtuel (8 Mo max.). 4. Cliquez sur Open pour confirmer la sélection. 5. Cliquez sur Confirm pour ajouter le fichier au bureau virtuel. Create Cette fonction ouvre une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez créer un fichier texte qui est ensuite stocké dans le répertoire courant. Pour créer un fichier : créez un fichier texte dans le répertoire courant. 1. Définissez la valeur du champ Directory pour définir l'accessibilité. 2. Cliquez sur Create pour afficher la page Create a file. 3. Entrez un nom de fichier. 4. Entrez votre texte. 5. Cliquez sur Confirm pour ajouter le fichier au bureau virtuel. Create directory : cette fonction affiche une boîte de dialogue permettant de définir le nom du nouveau répertoire. Entrez un nom approprié et cliquez sur Confirm pour ajouter le fichier au bureau virtuel. Search Dans l'explorateur de fichiers, vous pouvez rechercher un «FICHIER» dans vos répertoires. Note : Dans le moteur de recherche, vous pouvez rechercher une expression ou un mot dans tous les fichiers du Extended Communication Server (Personal Groups Web sites). Par exemple, si vous voulez rechercher tous les fichiers contenant le mot «D4D123». Le moteur de recherche trouvera le fichier «Devis.txt» car il contient ce mot. 317
Chapitre 3.12.2 +,# %$ 3 Barre d'outils fichiers Les actions disponibles pouvant être utilisées avec des fichiers spécifiques contenus dans le bureau virtuel sont les suivantes : Compression : pour compresser un fichier Extract : pour décompresser un fichier Les fonctions Compression/Extract utilisent les formats suivants : zip, rar, tar, tar.gz, tar.bz2. Delete Move Copy Rename Pour utiliser l'un de ces outils d'action, vous devez : 1. Cocher la case de la colonne Action pour sélectionner le fichier. 2. Cliquer sur l'action spécifique que vous souhaitez effectuer. 3. Cliquer sur Confirm ou sur OK. Invert selection coche toutes les cases non cochées et décoche les cases déjà cochées. changeend changebegin Change the rights est un outil d'action uniquement disponible pour les administrateurs délégués. Figure 3.25 : Gestion des fichiers d'administration Les droits de chacun des fichiers répertoriés peuvent être modifiés par un administrateur. Les fichiers peuvent être en lecture seule et définis de sorte qu'ils ne puissent pas être modifiés par le personnel non administratif. Configuration du bureau virtuel changebegin 3.13 318
changeend +,# %$ Cliquez sur cette icône pour afficher la page de configuration. Cette fonction affiche deux outils pour : La personnalisation de l'image de la page d'accueil Vous pouvez naviguer dans vos dossiers pour sélectionner une image afin de remplacer l'image par défaut de votre page d'accueil. Le gestionnaire de certificats Les certificats permettent de crypter les transferts de données entre le serveur et le bureau virtuel. Grâce au gestionnaire de certificats, vous pouvez créer un certificat et l'exporter vers votre PC. Note : Lorsque les certificats sont installés, vous êtes automatiquement averti des connexions non certifiées. Téléchargements changeend changebegin 3.14 Cliquez sur cette icône dans la barre de menus supérieure pour afficher d'autres applications pouvant être téléchargées et utilisées pour améliorer le bureau virtuel. Note 1 : Plus d'informations concernant ces téléchargements sont disponibles dans la fenêtre Downloads. Les applications pouvant être téléchargées sont les suivantes : Outlook Fax Addin AlcatelLucent Outlook Connector Alcatel PIMphony Outlook Fax Addin Cette application Outlook Fax Addin est téléchargée sur votre PC professionnel pour vous permettre d'envoyer un FAX à vos contacts. Une icône Send a fax est ajoutée à votre barre de menus Outlook et l'élément de menu Create a fax est activé dans la page Webmail. Note 2 : Une application est disponible pour Microsoft Outlook 2003 ou Microsoft Outlook 2007. AlcatelLucent Outlook Connector Rappel : Elle doit être téléchargée sur votre PC professionnel pour autoriser la synchronisation entre le PC et votre Extended Communication Server. 319
Chapitre +,# %$ 3 AlcatelLucent Outlook Connector permet de gérer les dossiers de contacts et d'agendas sur le Extended Communication Server, directement depuis Microsoft Outlook. Vous pouvez accéder à : Vos emails Vos agendas Vos carnets d'adresses L'application est particulièrement utile lorsque le client Microsoft Outlook est l'application favorite. AlcatelLucent PIMphony L'application AlcatelLucent Pimphony offre d'autres fonctions de gestion entre le bureau virtuel et OmniPCX. Elle autorise l'utilisation de votre base de données de contacts en association avec les fonctions PCX. 320
4 4.1 Multimodal Communications Companion (MCC) MCC propose des normes de communication unifiées qui utilisent une interface Web unique incluant les fonctions suivantes : 4.1.1 Présence de l'utilisateur et état de téléphonie : vous pouvez définir votre présence et votre disponibilité téléphonique. Options de renvoi téléphonique : vous pouvez configurer des paramètres de téléphonie tels que les options de renvoi, le numéro de renvoi, etc. Gestion de profil utilisateur : vous pouvez redéfinir vos paramètres utilisateur (langues, informations personnelles, etc.). Recherche de contacts/sociétés : vous pouvez rechercher un contact ou une société dans le carnet d'adresses et utiliser le résultat pour contacter une personne par chat/email/fax/la fonction Click to call. Contacts personnels favoris : vous pouvez définir vos contacts internes et externes principaux. Communications personnelles : vous pouvez consulter l'historique des communications (appels en cours, perdus ou émis et messages instantanés (MI) en cours). Gestion des alertes d'événement : vous pouvez gérer les affichages contextuels dans les communications entrantes (MI et appels). Raccourcis vers d'autres applications du Extended Communication Server : vous pouvez lancer d'autres applications du Extended Communication Server à partir de MCC. Restrictions Toutes les fonctions MCC sont accessibles depuis votre PC professionnel, mais l'accès peut être limité sur les appareils mobiles. Des informations détaillées sont fournies dans le tableau d'applicabilité de MCC. Bureau virtuel pour PC MCC pour iphone MCC pour téléphones 3G Application de message Oui rie instantanée Non Non Présence diversifiée Oui Oui Non Service de communication téléphonique Oui Oui Non Note : Les téléphones analogiques ne prennent pas en charge la fonction Take the call. Pour plus d'informations sur l'application iphone, voir le guide de l'utilisateur de l'application iphone. 4.2 Présentation de MCC 41
Chapitre 4 +,# %$ MCC est activé lors de la connexion pour afficher la fenêtre de communication. Cette fenêtre contient les éléments suivants : Vos icônes de statut et le nom de votre société Le journal d'appels Le champ de recherche (la recherche porte sur les noms, les prénoms et des parties de noms.) Les onglets suivants : Favourites : votre sélection de collègues. Des icônes relatives à la présence et à l'état de téléphonie sont disponibles pour chaque contact de la liste. Communications : onglet du journal de communications. Des icônes de fonction MCC changeend changebegin Figure 4.1 : Affichage de MCC Dans cet exemple, JeanPierre BARRE a ouvert son compte MCC. Les icônes de présence diversifiée indiquent qu'il est présent et qu'il est disponible pour des appels téléphoniques. Le journal d'appels a enregistré 13 événements. Deux favoris sont présents. 42
+,# %$ Un favori n'est pas disponible. 4.3 Présence diversifiée Les icônes de la partie supérieure gauche de l'écran indiquent votre présence diversifiée et votre état de téléphonie. L'icône indique votre présence. Cliquez dessus pour modifier votre présence (Available, Chat, Away, etc.). L'icône indique votre état de téléphonie. Cliquez dessus pour effectuer un renvoi d'appel ou activer votre messagerie vocale. Vous pouvez également modifier les fonctions de présence diversifiée depuis le bureau virtuel, comme indiqué à la section module Bureau virtuel Virtual Desktop Operations Rich Presence Features in the Virtual Desktop. 4.4 Fonctions MCC changeend changebegin Les fonctions MCC sont représentées par les icônes suivantes. Figure 4.2 : Icônes de l'outil MCC Les icônes d'action de la fenêtre d'affichage sont les suivantes : 4.5 Call : permet d'effectuer une numérotation libre. Contacts : permet d'accéder à votre liste de contacts (selon le contenu Contacts du bureau virtuel). Emails : permet d'accéder au fichier d'emails (selon le contenu Webmail du bureau virtuel). Diary : permet d'accéder au calendrier des événements programmés (selon le contenu Calendar du bureau virtuel). Tasks : permet d'accéder aux listes de tâches (selon le contenu Tasks du bureau virtuel). Files : permet d'accéder au gestionnaire de fichiers de votre bureau virtuel (selon le contenu Files du bureau virtuel). Fonctions de communication depuis MCC Les fonctions d'appel depuis MCC sont simplifiées pour faciliter vos communications avec vos contacts. 43
Chapitre 4 +,# %$ Vous pouvez émettre un appel en entrant directement le numéro dans le champ de recherche ou en utilisant l'icône. Vous pouvez utiliser le menu contextuel associé à la liste de contacts. Par défaut, un clic droit ouvre un menu contextuel donnant accès aux options de fonction : Contact sheet : sélectionnez cette option pour afficher les paramètres de contact. Call : sélectionnez cette option pour appeler directement le contact. Chat : affiche l'écran de chat avec un lien vers le contact spécifié. Email : ouvre un email contenant l'adresse du contact. changeend changebegin Figure 4.3 : Menu contextuel pour un contact 4.5.1 Fonctions pendant un appel téléphonique Lorsque vous recevez une communication téléphonique : Le nom de l'appelant s'affiche. Les icônes de présence et d'état de téléphonie sont modifiées. Les icônes d'action sont remplacées par des icônes de communication. Les options d'action affichées permettent : De prendre l'appel De raccrocher De transférer directement l'appel à un autre contact changebegin 44
changeend +,# %$ Figure 4.4 : Exemple d'appel entrant changeend changebegin Si vous prenez l'appel, les icônes d'action sont modifiées comme illustré dans la figure : Icônes de communication. Figure 4.5 : Icônes de communication Vous pouvez cliquer sur ces icônes pour effectuer les opérations suivantes : 4.5.2 Raccrocher Mettre l'appel en garde Transférer l'appel Enregistrer l'appel Chat L'icône de chat affiche la fenêtre de messagerie instantanée qui vous permet de communiquer avec vos contacts. Cette fenêtre reste ouverte indépendamment des autres applications sur le 45
Chapitre 4 +,# %$ bureau. La fonction de chat est disponible à partir des emplacements suivants : Bureau virtuel Lorsque vous cliquez sur l'icône Chat dans le bureau virtuel, la fenêtre de discussion s'affiche. Vous pouvez sélectionner un contact disponible, entrer votre texte et cliquer sur Send. Le message est envoyé au contact. Selon le statut du contact, le message est enregistré ou affiché. Application MCC Dans MCC, sélectionnez Chat dans le menu contextuel associé au contact pour ouvrir la fenêtre de discussion. changeend changebegin La fenêtre de discussion Chat contient des icônes permettant d'accéder directement aux outils de communication. Figure 4.6 : Fenêtre de chat Votre message est envoyé au contact si son icône de présence est verte. La fonction de chat n'est pas disponible dans un environnement mobile 3G. 4.5.3 46 Email
+,# %$ L'option de menu Email affiche une page d'email destinée au contact spécifié. Il est possible d'ajouter d'autres contacts et des pièces jointes. 4.6 MCC mobile Cette section décrit l'outil MCC (Multimodal Communications Companion) et explique comment il peut être visualisé sur les téléphones mobiles. Note 1 : L'espace de l'outil peut varier selon le fabricant, le fournisseur et les paramètres personnels. Pour accéder à l'url du bureau virtuel, votre téléphone mobile doit disposer d'une fonctionnalité Internet. L'outil fait appel à un protocole sécurisé (https) via un portail WAP et peut être utilisé avec les appareils suivants : Smartphones Blackberry PDA (assistants numériques personnels) changeend changebegin MCC fournit les mêmes services de Webmail, de calendrier, de contacts et de téléphonie que l'application MCC de votre PC. Rappel : La fonction de chat n'est pas disponible dans un environnement mobile 3G. L'écran par défaut affiche les icônes des outils de bureau ainsi que l'état des messages, les appels et les événements actuels. 47
4 +,# %$ changeend changebegin Chapitre Webmail : vous pouvez utiliser le Webmail pour envoyer et recevoir des emails avec des pièces jointes. Calendrier : vous pouvez accéder au calendrier pour effectuer les opérations suivantes : Consulter et modifier vos événements Refuser ou accepter des invitations Note 2 : Les paramètres du calendrier peuvent être modifiés depuis un PC uniquement. changebegin Contacts : vous pouvez afficher les contacts et leurs détails. Vous pouvez utiliser la fonction Click to call directement depuis la liste de contacts. 48
changeend +,# %$ Figure 4.9 : Ecran de contact Téléphonie :: vous pouvez consulter le statut des messages et accéder à vos messages vocaux. 49
Chapitre 410 4 +,# %$