ECHANGES DE DONNEES SCONET Les Pré requis a. Paramétrage année scolaire b. Lancer le module Education nationale Charlemagne 2 1. Les Nomenclatures de Sconet à Charlemagne a. Exporter les nomenclatures de Sconet b. Récupérer les nomenclatures dans Charlemagne Objectifs 2. Les structures de Sconet à Charlemagne a. Exporter les Structures de Sconet b. Récupérer les structures dans Charlemagne 3. Export de la BEE (Base élèves Etablissement) vers Sconet a. Contrôler la BEE b. Exporter les élèves de Charlemagne c. Importer les élèves dans Sconet 4. Récupération des INE (Identifiant National Elève) a. Exporter les INE de Sconet b. Intégrer les INE dans Charlemagne Les Pré requis a. Paramétrage année scolaire Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Fichier > dossier > propriétés Dans l onglet administration cocher «Contrainte Ministère Français» Dans l onglet année scolaire vérifier les dates de rentrée et de fin d année parues au journal officiel. le rectorat refusera l export des éléves si les dates mentionnées sont erronées 1/9
b. Lancer le module Education nationale Il est important avant de commencer les étapes déclinées dans cette procédure de lancer une première fois le module «éducation nationale» afin que Charlemagne génère les paramétrages nécessaires aux échanges de données Sconet : Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module. La fenêtre Sconet indique les établissements du 2 nd degré soumis au rectorat Sélectionner l établissement à traiter. Cliquer sur valider Cette manipulation est à faire uniquement à la première transmission et pour chacun des établissements de votre structure. 2/9
1. Les Nomenclatures de Sconet à Charlemagne a. Exporter les nomenclatures de Sconet Sur le portail internet de Sconet, et lors de la procédure d exportation des Nomenclatures en format XML (cf. procédure SCONET du ministère de l éducation nationale), cocher enregistrer sur le disque, cela ouvre le répertoire de votre ordinateur. Ecran Sconet Pour faciliter la récupération de ces données dans Charlemagne, il est impératif de les enregistrer dans le dossier : C:\Program Files\alcuin\sconet\n RNE (ou pour version Vista : Ordinateur\Disquelocal(C)\Programme\alcuin\Sconet\n RNE) Reproduire ces manipulations pour «Export des établissements», «Export Géographique» et «Export Communs» Les fichiers exportés se présentent sous cette forme Ne jamais décompresser et / ou renommer ces fichiers XML, Charlemagne s en charge. 3/9
b. Récupérer les nomenclatures dans Charlemagne Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module. Sélectionner dans la fenêtre l établissement à traiter. Cliquer sur valider Dans la fenêtre Education Nationale, Faites les 3 opérations successivement : «Récupération Etablissement» «Récupération Géographique» «Récupération Nomenclatures» TRUCS ET ASTUCES Chemin par défaut Par défaut Charlemagne indique ce chemin : C:\Program Files\alcuin\sconet\ (n RNE) Dans le cas contraire, cliquer une fois sur le chemin en dessous de «emplacement des fichiers exportés par SCONET». Une apparaît. Cliquer sur la et aller rechercher ce chemin. Lors de la première importation il est préférable de cocher toutes les catégories pour effectuer une mise à jour annuelle. Ensuite il est conseillé de laisser les catégories «établissements d origines» et «commune de naissance» décochées par défaut parce que cette opération est longue. TRUCS ET ASTUCES Le bouton Tout sélectionner/désélectionner ou touche F6 Ce bouton permet à l utilisateur de cocher ou décocher toutes les sélections en un seul clic. L accès à cette fonction se fait soit en : utilisant la touche F6 de votre clavier cliquant sur le bouton. Information Ce bouton permet de visualiser le détail des imports, de les imprimer ou de les exporter dans Excel. 4/9
2. Les structures de Sconet à Charlemagne a. Exporter les Structures de Sconet Indispensable Avant l export des structures, celles-ci doivent avoir été créées ou modifiées dans STS Web. Dans Sconet pour exporter les structures reprendre la même procédure que pour les Nomenclatures. Le fichier doit être enregistré dans le même dossier que précédemment. Ecran Sconet C:\Program Files\alcuin\sconet\ (n RNE) Les fichiers exportés se présentent sous cette forme Ne jamais décompresser et / ou renommer ces fichiers XML, Charlemagne s en charge. b. récupérer les structures dans Charlemagne Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module. Sélectionner dans la fenêtre l établissement à traiter. Cliquer sur «récupération des classes» Par défaut Charlemagne indique ce chemin : C:\Program Files\alcuin\sconet\ (n RNE) Dans le cas contraire, cliquer une fois sur le chemin en dessous de «emplacement du fichier exporté par SCONET». Une apparaît. Cliquer sur la et aller rechercher ce chemin. Sélectionner le fichier compressé : Cliquer sur ouvrir le fichier se décompresse automatiquement sans l intervention de l utilisateur. 5/9
Lorsque les structures de Charlemagne sont strictement identiques aux structures créées dans STS Web, les deux colonnes sont renseignées par défaut. Sinon il convient de les faire concorder. Double cliquer dans la cellule non renseignée de la classe Sconet concernée et faire un clic droit à l aide de la souris pour faire apparaître la fenêtre de sélection. Sélectionner la classe SCONET correspondante. Valider Répéter cette manipulation pour toutes les classes de Charlemagne dont les classes Sconet sont vides. TRUCS ET ASTUCES Dans la fenêtre recherche d une classe de Sconet, il est possible de double cliquer sur le code pour affecter directement la classe au lieu de passer par la validation La fenêtre de rechercher des classes Sconet peut être ouverte à l aide de la touche F4 du clavier. Une fois que toutes les sélections sont faites, il convient de valider les modifications dans la fenêtre «Correspondance des classes entre Charlemagne et SCONET» Cliquer sur la croix pour sortir 6/9
3. Export de la BEE (Base élèves Etablissement) vers Sconet a. Contrôler la BEE Pour exporter les élèves vers Sconet, il ne faut aucune anomalie dans les fiches élèves. Il est nécessaire de faire un contrôle pour vérifier la base élèves. Pour se faire : Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Modules > Education nationale > Contrôle. Dans la fenêtre ouverte : Sélectionner l établissement à contrôler Cocher «avec détail» dans le cadre anomalie Valider En cas d anomalie un Compte-rendu du contrôle académique apparaît. Fermer ou réduire la fenêtre bloc note pour visualiser la liste des élèves en anomalie. Double cliquer sur le nom de l élève pour modifier la fiche en anomalie jusqu à disparition du gyrophare Après avoir effectué toutes les modifications des fiches élèves en anomalie, relancer le contrôle jusqu à ce que le cadre «élève(s) non conforme(s)» soit égal à Zéro. 7/9
b. Exporter les élèves de Charlemagne Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module Cliquer sur «envoi des élèves». Remarque : si Envoi des élèves est grisé, cela signifie qu il manque une des étapes précédentes (c'est-à-dire que les fichiers Nomenclatures ou Structures n ont pas été intégrés dans Charlemagne) Vérifier que le chemin indiqué est bien : C:\Program Files\ alcuin\ sconet\ (n RNE) valider puis confirmer par oui Une information prévient de la fin du traitement. Faire OK Les fichiers à envoyer sont générés et prêts pour la procédure Sconet. Cliquer sur la croix pour sortir Ne jamais décompresser et / ou renommer ces fichiers XML. Sconet ne pourrait pas les lire. TRUCS ET ASTUCES Le bouton Visualisation du fichier pour SCONET Ce bouton permet de visualiser le détail de l exportation dans deux cadres: Les Responsables Les Elèves A partir de chaque cadre, il est possible de faire des exportations dans Excel ou d imprimer en faisant un clic droit sur la souris n importe où dans le cadre voulu. c. Importer les élèves dans Sconet Sur le portail de Sconet, cliquer sur parcourir et indiquer le chemin où a été rangé le fichier compressé : C:\Program Files\ alcuin\ sconet\ (n RNE) Ecran Sconet Le nom de fichier est composé de la manière suivante : n RNE + PRIVE + Année scolaire + la date à l envers + l heure 8/9
4. Récupération des INE (Identifiant National Elève) a. Exporter les INE de Sconet Sur le portail internet de Sconet, et lors de la procédure d exportation des INE (Identifiant Nationaux Eleves en format XML), cocher enregistrer sur le disque, cela ouvre le répertoire de l ordinateur. Le fichier se présente sous la forme suivante. Ecran Sconet Pour faciliter la récupération de ces données dans Charlemagne, il est impératif de les enregistrer dans le dossier : C:\Program Files\alcuin\sconet\n RNE (ou pour version Vista : Ordinateur\Disquelocal(C)\Programme\alcuin\Sconet\n RNE) Comme précédemment, ne jamais décompresser et / ou renommer ces fichiers XML, Charlemagne s en charge. b. Intégrer les INE dans Charlemagne Dans la fenêtre principale de Charlemagne cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module. Sélectionner dans la fenêtre l établissement à traiter. Cliquer «Récupération des Identifiants Nationaux» Confirmer cette récupération. La fenêtre propose le fichier compressé. Sélectionner le fichier à l aide du pointeur et cliquer sur ouvrir. Le fichier est intégré. Pour le vérifier, aller dans la fiche d un nouvel élève voir si son n d identifiant est indiqué. 9/9