Politique n o 1999-FR-01 Politique de remboursement des frais de déplacement et de représentation applicable aux commissaires et au personnel de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier Approuvée par résolution Modifiée par résolution n o 990922-FR-0028 n o 051123-FR-0058 n o CC-080227-FR-0125 NOTE : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d alléger le texte. INDEX : 1.0 Objectifs 2.0 Principes 3.0 Dépenses admissibles : 3.1 Frais de déplacement 3.2 Frais de repas 3.3 Frais de représentation 3.4 Frais d hébergement 3.5 Autres frais 4.0 Avance pour frais de déplacement 5.0 Entrée en vigueur de la politique 1. OBJECTIFS 1.1 Gérer de façon juste, équitable et financièrement responsable les fonds publics dont la commission scolaire dispose. 1.2 Définir le cadre de remboursement des frais de déplacement et autres frais connexes engagés par les commissaires et les membres du personnel de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier dans l exercice de leurs fonctions. 2. PRINCIPES 2.1 La Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier reconnaît que toute personne tenue de se déplacer dans l exercice de ses fonctions peut être remboursée pour les dépenses réellement engagées, et ce, jusqu à concurrence d un montant maximal raisonnable fixé par le conseil des commissaires. 2.2 Les dépenses admissibles sont celles engagées par une personne dans l exercice de ses fonctions à la commission scolaire, à l exception des dépenses liées aux activités de perfectionnement. 2.3 Les demandes de remboursement pour la participation à des activités de perfectionnement sont étudiées séparément, en tenant compte du budget prévu à cette fin et/ou des ententes intervenues avec les syndicats ou les associations professionnelles.
2.4 Les dépenses personnelles ou les dépenses engagées pour participer aux activités d un syndicat ou d une association professionnelle sont inadmissibles. 2.5 Pour le personnel syndiqué, les clauses des conventions collectives relatives aux frais de déplacement s appliquent. 3. DÉPENSES ADMISSIBLES 3.1 Frais de déplacement : 3.1.1 Montant remboursé par kilomètre pour l utilisation de son propre véhicule. 3.1.2 Dépenses engagées pour les déplacements en taxi ou à l aide d un autre moyen de transport. 3.1.3 Les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas remboursés. 3.1.4 Chaque année, au 1 er juillet, la commission scolaire fixe le montant maximal accordé par kilomètre. Un montant est déterminé pour les 5 000 premiers kilomètres et un deuxième pour les kilomètres additionnels. Ces montants peuvent être modifiés au besoin en cours d année. 3.1.5 Pour les déplacements entre les écoles, les centres et le centre administratif, le tableau des distances établi par le Service du transport s applique. 3.1.6 Pour tous les autres déplacements, la distance reconnue est celle réellement parcourue, calculée en fonction de la plus courte distance entre : la destination et le lieu habituel de travail, ou la destination et le domicile du commissaire ou de l employé. 3.1.7 Lorsqu un employé est tenu de travailler en dehors de ses heures normales de travail, ou dans des cas exceptionnels, il peut réclamer soit le kilométrage entre son domicile et le lieu de travail, soit ses frais de repas. 3.1.8 Pour les trajets de six (6) kilomètres ou moins, le montant octroyé par jour pour le trajet aller-retour apparaît à l Annexe 1. Ce montant est revu chaque année. 3.1.9 La commission scolaire encourage le covoiturage. 3.1.10 Les amendes pour infraction au Code de la route ou de stationnement ne sont pas remboursées. 3.1.11 Les frais de parcomètre ou de transport en commun sont remboursés sans reçu. 3.2 Frais de repas 3.2.1 Dépenses Lors d un déplacement autorisé à l extérieur du territoire de la commission scolaire Lors d un déplacement à l intérieur du territoire de la commission scolaire, mais en dehors des fonctions habituelles.
3.2.2 Le remboursement des boissons alcoolisées consommées avec les repas dans le cadre de fonctions de représentation ou des réceptions et cérémonies officielles tenues par la commission scolaire sera surveillé de près. Le supérieur immédiat peut exiger une justification. Les personnes visées par la présente politique sont invitées à agir avec circonspection. 3.2.3 Allocation pour repas (voir Annexe I) Le montant maximal par jour prévu à l Annexe 1 s applique pour les repas pris lors de déplacements à l extérieur avec nuitée(s) (sur présentation des pièces justificatives). Ce montant est fixé chaque année par la commission scolaire. 3.2.4 Dans certains cas et pour des raisons qu il juge satisfaisantes, le directeur du service peut autoriser une dépense qui excède les montants prévus à l Annexe I. 3.3 FRAIS DE REPRÉSENTATION Dans l exercice de leurs fonctions, les personnes désignées ci-après ou leurs délégués peuvent devoir engager des frais raisonnables de déplacement, de séjour ou de repas pour créer des liens dont la commission scolaire pourrait bénéficier : le président, le directeur général et le directeur général adjoint. 3.4 FRAIS D HÉBERGEMENT 3.4.1 Les frais d hébergement doivent être raisonnables et représenter les coûts réellement engagés. Les dépenses personnelles, tels les frais de minibar et pour d autres services, ne seront pas remboursées. 3.4.2 Les dépenses réellement engagées dans un établissement commercial pour des activités se déroulant à plus de 80 kilomètres du domicile du commissaire ou de l employé, ou le coût d une chambre lorsque c est nécessaire pour y tenir une activité dans l exercice de ses fonctions. 3.4.3 Le commissaire ou l employé doit tenter d obtenir le meilleur tarif possible. 3.4.4 Conformément à ce qui est prévu à l Annexe I, un montant forfaitaire est versé, sans pièce justificative, au commissaire ou à l employé qui reste chez un parent ou un ami au lieu de louer une chambre. 3.5 AUTRES FRAIS Autres frais connexes, notamment : Appels interurbains reliés au travail; Pourboires autres que pour les repas (voir Annexe I); Stationnement et péages (incluant les parcomètres). 4. AVANCE POUR FRAIS DE DÉPLACEMENT Le commissaire ou l employé qui doit se rendre à l extérieur de la ville peut obtenir une avance pour payer ses frais de déplacement. Cette avance ne peut excéder 75 % du coût prévu. 5. ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE La date d entrée en vigueur de la présente politique est le 1 er décembre 2005.
ANNEXE I REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS, DE DÉPLACEMENT ET D HÉBERGEMENT MONTANT MAXIMAL REMBOURSÉ REPAS Déjeuner 12,00 $ (incluant les taxes et le service) Dîner 20,00 $ Souper 30,00 $ Montant maximal par jour 62,00 $ DÉPLACEMENT 5 000 km et moins 0,48 $/km Kilomètres additionnels 0,45 $/km 6 km et moins 3,00 $/jour (aller-retour) HÉBERGEMENT Chez un parent ou un ami 25,00 $/jour AUTRES Pourboires, sans reçu 5,00 $/jour
Procédure n o 1999-FR-01 Réclamation des frais de déplacement et de représentation engagés par les commissaires et le personnel de la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier 1. Les demandes de remboursement doivent être présentées sur le formulaire de réclamation des frais de déplacement et de représentation prévu à cette fin. Les renseignements doivent être dactylographiés ou écrits, à l encre, en caractères d imprimerie. 2. Les factures et reçus originaux doivent accompagner la demande de remboursement pour justifier les dépenses engagées. Les renseignements suivants doivent apparaître sur chaque pièce justificative : Votre nom Le nom des autres personnes visées par la dépense (ex. : si vous avez payé le repas de 3 ou 4 personnes, le nom de chacune d elles doit apparaître au verso du reçu). Le détail de l addition pour les repas. 3. La réclamation doit comprendre tous les renseignements pertinents et être accompagnée d une brève explication ainsi que des postes budgétaires appropriés. 4. Seuls les formulaires de réclamation originaux, portant la signature originale, seront acceptés. 5. La réclamation doit être signée par la personne qui a engagé les dépenses. 6. La réclamation doit être soumise avant 16 h 30 le mercredi de la semaine qui précède celle de la paie pour que le remboursement apparaisse sur cette paie. 7. Toutes les dépenses engagées doivent être autorisées par le directeur de service, le directeur général ou le directeur général adjoint. 8. La réclamation doit être vérifiée par le supérieur immédiat, approuvée par le directeur, puis transmise au Service des ressources financières dans les trois mois (3) suivant l engagement des dépenses. 9. Les remboursements sont versés avec la rémunération. Le montant du remboursement et le détail apparaissent clairement sur le bordereau de paie. Toutefois, les remboursements de dépenses ne sont pas imposés et n apparaîtront pas comme revenus supplémentaires sur les feuillets d impôt. 10. Le formulaire de réclamation sert uniquement au remboursement des dépenses de voyage et de représentation. Il ne doit pas être utilisé pour l achat d équipement ou de fournitures. La procédure habituelle d achat doit être suivie pour ce type d achats. 11. Les demandes d avance, dûment autorisées, doivent être acheminées au Service des ressources financières au moins une semaine avant la date du départ. Toutefois, l avance consentie n est pas un compte de dépense. Dès son retour, le commissaire ou l employé doit remplir un formulaire de réclamation et soustraire le montant de l avance. Si le montant de l avance est supérieur aux dépenses engagées, le commissaire ou l employé joint un chèque au formulaire.