PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (centre d'aide en français - CAF) Soutien administratif 229-SECCL2001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Direction adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique Directeur adjoint des études S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Traitement / Rémunération: Étudiants Enseignants Tuteurs (étudiants collège Ahuntsic) Moniteurs (étudiants universitaires) Convention collective Date de mise à jour: Juin 2015 Page 1 de 7
NATURE DU TRAVAIL Selon le plan de classification: Relevant du directeur adjoint des études au Service de soutien à l'apprentissage et développement pédagogique, la personne occupant l'emploi d agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec le centre d'aide en français et du Bureau d aide à la réussite de l épreuve uniforme du français (BAREUF), accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle répond aux besoins de la clientèle et s'assure du bon fonctionnement du centre d'aide. Lors des demandes d'accompagnement, elle accueille les étudiants, répond à leurs questions, explique le rôle du centre d'aide, son mode de fonctionnement, ses formules d'aide et elle agit à titre de personne ressource pour les assister tout au long du déroulement d'apprentissage. Elle exécute les activités administratives concernant, entre autres, la rédaction de la correspondance reliée aux activités qui lui sont confiées, le maintien à jour de l'inventaire des documents, la préparation des banques de données et la compilation de ces dernières en vue d'émettre des rapports statistiques. Elle fournit un support administratif aux enseignants lors du recrutement et de l'intégration des tuteurs et des moniteurs, et un service logistique aux tuteurs et aux moniteurs en relation avec les activités de jumelage. Elle participe aux différents besoins en lien avec le service notamment dans l utilisation de l'horaire du local, la surveillance de conduite selon la réglementation en vigueur, les activités de promotion du centre d aide et les activités administratives du SSADP. Date de mise à jour: Juin 2015 Page 2 de 7
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Donner suite aux demandes d'accompagnement des étudiants. 1.1 Accueillir les étudiants qui souhaitent un service d'accompagnement : 1.1.1 Interroger les étudiants à l'égard de leur cheminement afin de bien les orienter ; 1.1.2 Répondre aux questions ; 1.1.3 Expliquer le rôle du centre d'aide, son mode de fonctionnement et les formules d'aide ; 1.1.4 Remettre différents documents à remplir par l'étudiant (début et en cours de tutorat) et fournir les consignes appropriées. 1.2 Recevoir les inscriptions, vérifier les informations fournies et disposer de la fiche d'inscription par ordre chronologique, formule d'aide ou discipline. 2. Exécuter les activités administratives reliées au centre d'aide et du BAREUF. 2.1 Fournir un service logistique aux tuteurs et aux moniteurs : 2.1.1 Remettre à chaque tuteur et moniteur les coordonnés des étudiants jumelés ; 2.1.2 Émettre une liste avec les coordonnées des étudiants jumelés et la transmettre aux responsables du tutorat (CAF/BAREUF) ; 2.1.3 Créer un dossier par jumelage (rapport d'assiduité/heures travaillées, formulaire d'engagement de l'étudiant, évolution des étudiants aidés, etc.). 2.2 Suivre les budgets et émettre les rapports requis ; 2.3 Procéder à l'entrée des heures travaillées des tuteurs et des moniteurs dans les systèmes informatisés (Excel et COBA finance). 2.4 Préparer et tenir à jour les banques de données qui serviront tout au long de la session (résumé de jumelage, heure travaillée, aide individuelle, atelier, annulation, abandon, etc.) ; 2.5 Produire et transmettre les rapports statistiques demandés et le bilan annuel pour la commission des études ; 2.6 Maintenir à jour l'inventaire des documents requis par les étudiants, les tuteurs et les moniteurs ; 2.7 Contribuer à diverses activités reliées à l'évaluation des services reçus ; 2.8 Voir à ce que les bilans de session pour chaque dossier soient rempli par les tuteurs et les moniteurs ; 2.9 Épurer chaque dossier en fin de session et archiver. Date de mise à jour: Juin 2015 Page 3 de 7
3. Supporter l ensemble des demandes et des interventions en lien avec l épreuve uniforme de français touchant le CAF et le BAREUF. 3.1 Préparer les documents nécessaires à la première rencontre d information et d orientation ; 3.2 Fournir le matériel adéquat lors des rencontres de diagnostic (sujet d'une épreuve, textes, plan de rédaction, fiche de résultats du test diagnostique et consignes détaillées, cahier brouillon, cahier de rédaction, relevé des résultats, critères de l'épreuve uniforme de français ; 3.3 Assister le/les évaluateur(s) lors des simulations au besoin, et s assurer que les élèves reçoivent leurs résultats ; 3.4 Maintenir à jour la grille de progression des élèves ainsi que la liste des classements. 4. Fournir un support administratif aux enseignants lors du processus de recrutement et à l'intégration des tuteurs et des moniteurs. 4.1 Communiquer avec les tuteurs et les moniteurs afin de connaître leur disponibilité; 4.2 Demander aux tuteurs et aux moniteurs de remplir le formulaire de disponibilité ; 4.3 Recevoir les réquisitions d'emploi et tous les documents afférents ; 4.4 Préparer un dossier d'employé : 4.4.1 Compléter une demande de personnel dans le système informatique pour chaque tuteur et moniteur ; 4.4.2 Imprimer une copie de toutes les demandes de personnel ; 4.4.3 Transmettre toutes les demandes de personnel pour approbation ; 4.4.4 Acheminer toutes les demandes dûment approuvées avec les documents afférents, au Service des ressources humaines. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Juin 2015 Page 4 de 7
ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS Pour le centre d'aide en français (individuelle, aux devoirs, spécialisée, préparation à l'épreuve uniforme, travail autonome, conversation) : 1. Donner suite aux demandes d'accompagnement des étudiants. 2. Exécuter les activités administratives reliées au centre d'aide et du BAREUF. 3. Supporter l ensemble des demandes et des interventions en lien avec l épreuve uniforme de français touchant le CAF et le BAREUF. 4. Fournir un support technique aux enseignants lors du recrutement et l'intégration des tuteurs et des moniteurs. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 45% 40% 5% 5% 5% Date de mise à jour: Juin 2015 Page 5 de 7
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience : Détenir un diplôme d études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente ; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées : Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office: Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Power Point ; Access ; Outlook (agenda et courrier électronique). Système de gestion informatique de finances et pédagogie ; Connaissances pratiques relatives au secteur d activités ; Habileté dans ses communications orales et écrites ; Orientation service à la clientèle ; Méthodique et minutieux ; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome, avec précision dans un environnement actif ; Autonomie, initiative, sens développé de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités ; Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Juin 2015 Page 6 de 7
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail : Horaire de travail : 9 h 00 à 17 h 00, lundi au vendredi ; Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir : L'emploi nécessite-t-il une certification (ex. : SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex. : permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles) : Types de risque : OUI NON Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Risque associé à (s'il y a lieu) : Date de mise à jour: Juin 2015 Page 7 de 7