CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES d un Marché de prestations d assistance à la gestion de la paie du Palais omnisports de Paris-Bercy Page 1 / 12
Sommaire 1 Enjeu et objectifs de la consultation... 3 2 Périmètre de la consultation... 4 2.1 Tranche ferme... 4 2.1.1 Eternalisation de la gestion de la paie... 4 2.1.2 Gestion des absences / temps de présence... 4 2.2 Tranche conditionnelle... 4 2.3 Planning prévisionnel... 4 3 Prestations attendues... 5 3.1 Prise en charge des activités eternalisées... 5 3.2 Fourniture d une interface d administration de gestion de paie... 6 3.2.1 Dossier des salariés... 7 3.2.2 Fonctions de la gestion de la paie... 7 3.2.3 Reporting... 8 3.2.4 Interface comptable... 8 3.3 Fourniture d une interface de gestion des absences / temps de présence... 8 3.4 Autres prestations... 9 3.4.1 Veille juridique, réglementaire et conventionnelle... 9 3.4.2 Assistance à la Solution informatique... 9 3.4.3 Formation à la Solution informatique... 9 3.4.4 Méthodologie projet... 9 3.5 Contraintes techniques...10 3.5.1 Reprise des données...10 3.5.2 Hébergement de la Solution informatique...10 3.5.3 Maintenance...10 3.5.4 Mise à jour...11 3.5.5 Droits utilisateurs...11 4 Liste des Annees...12 4.1 Annee 1 : Fiche d identité de la Société SAE POPB...12 Page 2 / 12
4.2 Annee 2 : Modèle de saisie des temps de présence / absence...12 4.3 Annee 3 : Modèle de bulletin d absence...12 4.4 Annee 4 : Calendrier d eécution des Prestations du Marché...12 1 Enjeu et objectifs de la consultation Le Palais Omnisports de Paris-Bercy (le «POPB»), plus grande aréna de France est l une des cinq premières au niveau international (plus de120 manifestations et 1 500 000 de spectateurs par saison artistique). Avec une équipe d une centaine de collaborateurs permanents, la Société anonyme d eploitation du POPB (le «Pouvoir adjudicateur») mènera à son terme, en octobre prochain, un ambitieu chantier de modernisation du POPB et prépare activement l eploitation du POPB ainsi rénové à compter de cette date, avec les objectifs suivants : - faire du POPB un site plus fonctionnel, plus accueillant, plus durable et plus rentable, dans le respect des obligations de service public dévolues au délégataire ; - le mettre au standard des grandes salles mondiales que comptent l Europe et les Etats Unis, notamment à Londres, New York, Berlin et Los Angeles ; - contribuer ainsi à l attractivité internationale de Paris. Dans ce contete, le Pouvoir adjudicateur souhaite réorganiser son service paie et recherche un prestataire de gestion de paie. Page 3 / 12
2 Périmètre de la consultation 2.1 Tranche ferme 2.1.1 Eternalisation de la gestion de la paie Le Pouvoir adjudicateur souhaite confier la gestion de la paie à un prestataire dédié qui prendra en charge le processus de paie (calcul et mise à disposition des bulletins, gestion des déclaratifs mensuels, trimestriels et annuels, la veille légale et le suivi conventionnel). Le Titulaire devra proposer l assistance d un consultant dédié. 2.1.2 Gestion des absences / temps de présence Le Pouvoir adjudicateur souhaite que le Titulaire désigné pour la gestion de la paie propose un module complémentaire permettant de suivre le temps de travail des collaborateurs via un dispositif déclaratif accessible via internet. 2.2 Tranche conditionnelle Le Titulaire présentera dans son offre technique, les prestations RH complémentaires : notes de frais, gestion des rémunérations, gestion des compétences, suivi des entretiens annuels et semestriels, gestion des plans de formation, etc. Si la tranche conditionnelle est affermie, elle le sera dans le délai d eécution de la tranche ferme et devra être eécutée dans le respect du délai global d'eécution soit le 31 décembre 2020. 2.3 Planning prévisionnel - Tranche ferme : o Démarrage sur le nouveau système de paie : janvier 2016 o Démarrage sur la saisie des temps (absences / présence) : 1 er trimestre 2016 - Activation de la tranche conditionnelle dans le délai d eécution de la tranche ferme Page 4 / 12
3 Prestations attendues 3.1 Prise en charge des activités eternalisées Le tableau décrit ci-dessous la répartition des activités entre le Pouvoir adjudicateur et le Titulaire. MISSION Veille légale et suivi conventionnel DESCRIPTION Assurer la veille juridique, réglementaire et conventionnelle Paramétrage des évolutions juridiques et réglementaires Paramétrage des évolutions conventionnelles Transmission des évolutions du règlementaire de paie Paramétrage des évolutions du règlementaire de paie LE POUVOIR ADJUDICATEUR LE TITULAIRE Entrée du salarié Etablissement du contrat de travail Adhésion au différents organismes Déclaration unique d'embauche Création de la fiche salariée dans le logiciel Contrôle de cohérence de la fiche salarié Départ du salarié Transmission des conditions de départ Etablissement du solde de tout compte Validation du solde de tout compte Edition du solde de tout compte Génération/contrôle de l'attestation pôle emploi Génération/contrôle du certificat de travail Edition de l attestation pôle emploi ; certificat de travail Radiation au diverses caisses Suivi du salarié Saisie et validation des données du salarié (changement de situation, RIB ;etc.) Paramétrages et génération des alertes (période d'essai ; fin de CDD; visite médicale, etc.) Bulletin de paie Collecte et transmission des éléments variables Contrôle et import des éléments variables dans la paie Calcul des bulletins Page 5 / 12
Contrôle des bulletins Contrôle des compteurs CP ; CPA ; Contrôle du livre de paie et du journal de paie Vérifications des bulletins Validations des bulletins Impression, mise sous pli et envoie des bulletins Etat poste paie Génération des états de paiement et des états des virements bancaires Contrôle des états de paiements et des états des virements bancaires Virements des salaires Génération du fichier d'interface comptable Génération des écritures comptables et provisions (CP; 13ème mois; primes, etc.) Récupération de l'od comptable Importation du fichier d'écriture comptable dans la comptabilité Génération du livre de paie, du journal de paie, de l'état des charges à payer X Editions du livre et du journal de paie X Contrôle de l'état des charges à payer X Validation du paiement des charges Transmission des fichiers DUCS DSN Génération du fichier DSN Contrôle du fichier DSN Actualisation des données salariale à la norme DSN Génération des fichiers évènement DSN Transmission du fichier final DSN N4DS Génération du fichier N4DS Contrôle du fichier N4DS Transmission du fichier N4DS 3.2 Fourniture d une interface d administration de gestion de paie L interface de type électronique permet d accéder au données liées à la gestion de paie. Page 6 / 12
3.2.1 Dossier des salariés Le dossier de chaque salarié est constitué des données suivantes : Identité Adresse Adresse Fiscale Contact téléphonique Nationalité Situation de famille Banque (possibilité de saisir plusieurs RIB) Elections Prud homales Situation o Date d entrée o Date sortie o Motif d entrée o Motif de sortie o Date d ancienneté Statut (cadre ; ETAM etc.) Emploi Affectation analytique Horaire (temps plein ; temps partiel, etc.) Convention collective Coefficient Position Mutuelle (oui/non) Rémunération 3.2.2 Fonctions de la gestion de la paie Le Titulaire indiquera le procédé pour l ensemble des étapes ci-dessous en précisant les pré requis nécessaires que le Pouvoir adjudicateur devra fournir. Paramétrage juridique, réglementaire et conventionnel Création de la fiche salarié Saisie et virement des acomptes (et ou avance) Collecte des variables Saisie des variables Calcul des bulletins Edition des bulletins Contrôle des bulletins Solde de tout compte Certificat de travail Attestation pôle emploi Page 7 / 12
Attestation maladie ; AT Génération des virements Génération du livre de paie et charges OD paie (interface) DSN DUCS N4DS Suivie des visites médicales Suivi des formations 3.2.3 Reporting Il est attendu d avoir les rapports de contrôle permettant de vérifier la bonne production de la paie par le Titulaire. La Solution informatique proposée par le Titulaire permettra d eploiter un outil de reporting. Le Pouvoir adjudicateur sera également en mesure de produire aisément, grâce à la Solution informatique, tous les rapports prévus par la réglementation (bilan social, états de la paie) mais également de pouvoir fabriquer ses propres rapports pour un usage interne. L offre technique décrira donc le fonctionnement de cet outil de reporting, les états pré définis et la possibilité pour le Pouvoir Adjudicateur de fabriquer ses propres requêtes. 3.2.4 Interface comptable La Solution informatique du Titulaire devra pouvoir s interfacer avec le logiciel de comptabilité de la SAE POPB (Sage 1000 à ce jour) afin de créer les écritures comptables correspondantes au différentes rubriques de la paie. 3.3 Fourniture d une interface de gestion des absences / temps de présence Afin de faciliter la déclaration des temps de présence et d absences des salariés (congés, récupération du temps de travail, absences eceptionnelles, etc.), la Solution informatique du Titulaire comprendra une interface électronique de saisie simple et ergonomique. Le modèle actuellement utilisé par le Pouvoir adjudicateur de saisie des temps de présence/absence se trouve en Annee 2. Cette interface permettra également au différents responsables de service de valider les déclarations des salariés, avec la possibilité de déléguer cette fonction à un tiers enregistré dans le système. Page 8 / 12
L ensemble des données saisies seront intégrées automatiquement dans le système de la gestion de la paie, afin d éviter une double saisie par le Responsable de la Paie du Pouvoir adjudicateur. 3.4 Autres prestations 3.4.1 Veille juridique, réglementaire et conventionnelle Le Titulaire aura pour obligation le suivi des évolutions légales, réglementaires et conventionnelles liées à la paie et au ressources humaines, notamment dans le cadre de la mise en œuvre de la DSN. A ce titre, le titulaire devra constamment se mettre en conformité avec ces évolutions dans l eécution des Prestations du Marché. Le Titulaire fournira également dans son offre une assistance juridique dans le cadre des activités RH. 3.4.2 Assistance à la Solution informatique Le Titulaire aura pour obligation de fournir un contact dédié afin de faciliter l assistance de toute nature au logiciel de gestion de paie. Dans ce contete, le Titulaire devra s engager à fournir une assistance adaptée, notamment en prenant en compte l activité du Pouvoir adjudicateur. 3.4.3 Formation à la Solution informatique Le Titulaire proposera un programme de formation sur toute la durée du marché afin que les utilisateurs du Pouvoir adjudicateur soient formés au évolutions de la Solution informatique. 3.4.4 Méthodologie projet Le Titulaire devra décrire la méthodologie de mise en œuvre du Marché en respectant les étapes suivantes : - Cadrage : analyse des bulletins de paie, récolte des données de paramétrage (convention collective et détail des accords d entreprise) - Mise en œuvre du paramétrage - Recette Utilisateur sur environnement de pré production sur le mois de décembre 2015 (double run avec le SI Paie actuel) - Formation des utilisateurs - Bascule sur nouveau système en production en janvier 2016 - Vérification d Aptitude au bon fonctionnement (VABF) sur 3 mois consécutifs Vérification de Service Régulier (VSR) sur 3 mois après VABF - Période de garantie Page 9 / 12
Le Titulaire s engagera à ce que le système de paie soit opérationnel pour produire les bulletins de salaires en janvier 2016. Le Titulaire fournira à ce titre un planning d enchainement des tâches en cohérence avec les dates indiquées dans l article 2.3 du présent CCTP. Le Titulaire s engagera à eécuter les Prestations du Marché visées à l article 3.1 du présent CCTP conformément au eigences de planning du Pouvoir Adjudicateur. A ce titre, le Titulaire devra renseigner le calendrier d eécution des Prestations joint en annee 4. 3.5 Contraintes techniques 3.5.1 Reprise des données Les données ainsi que l ensemble de l historique de l ancien Titulaire seront à reprendre. Le Titulaire devra fournir un planning de cette reprise de données et les conditions de reprise de données (méthodologie, profondeur d historique). 3.5.2 Hébergement de la Solution informatique L offre technique du Titulaire comprendra l hébergement de la Solution informatique (mode SaaS). A ce titre, le Titulaire décrira l ensemble des critères techniques lui permettant de respecter les standards de sécurité informatique (norme ISO 27000). L offre décrira également la politique de gestion des changements dans le cadre de la maintenance corrective et évolutive. Le Titulaire s engage à respecter un tau de disponibilité de la Solution informatique d au moins 99,5 %, sur l année La Solution informatique du Titulaire sera accessible depuis le réseau internet à partir des différents navigateurs suivants : Internet Eplorer ou Edge, Chrome, Firefo et Safari. Le Pouvoir adjudicateur utilisant plusieurs types de matériel (PC, Mac, tablettes, smartphone), le Titulaire précisera les matériels compatibles avec sa Solution informatique. 3.5.3 Maintenance Le titulaire effectuera, sur toute la durée du Marché, les opérations de maintenance préventives, curatives et évolutives nécessaires au maintien du tau de disponibilité visé à l article 3.6.2 du CCTP. Le Titulaire fournira au Pouvoir adjudicateur les eplications, informations et recommandations dont il a besoin pour utiliser l ensemble des fonctionnalités de la Solution informatique. Page 10 / 12
3.5.4 Mise à jour Les Prestations pendant la durée du Marché incluent la livraison des mises à jour qui sont apportées à la Solution informatique. Le pri de ces mises à jour et des nouvelles versions de la Solution informatique est inclus dans le pri du Marché. 3.5.5 Droits utilisateurs L offre technique décrira comment sont gérés les droits des différents utilisateurs du Pouvoir adjudicateur : - Responsable Paie - Responsables de services (managers) - Salariés Page 11 / 12
4 Liste des Annees 4.1 Annee 1 : Fiche d identité de la SAE POPB 4.2 Annee 2 : Modèle de saisie des temps de présence / absence 4.3 Annee 3 : Modèle de bulletin d absence 4.4 Annee 4 : Calendrier d eécution des Prestations du Marché Page 12 / 12