Guide Gérer efficacement ses projets innovants et sécuriser ses financements 1
SOMMAIRE 1. L ESSENTIEL...3 2. LE CONSTAT...4 3. LES PROBLEMATIQUES...4 4. LES DIFFERENTES AIDES A L INNOVATION ET A LA R&D...6 5. FORMALISER LA GESTION DE PROJET...7 6. LES DOSSIERS FINANCIERS...10 2
1. L essentiel La sécurisation des financements à l innovation et à la R&D est un enjeu majeur pour les startups, TPE et PME. L opposition entre production et innovation, l existence de nombreux dispositifs de financement ainsi que des lacunes dans la gestion de projet innovant engendrent un manque de sécurisation des financements préjudiciable pour le développement voire la survie de l entreprise. Devant un certain durcissement des contrôles et des demandes de reporting, bien légitime en ces périodes de restriction budgétaire, la sécurisation du financement prend une importance d autant plus grande. Il existe différentes aides à l innovation et à la R&D répondant à des critères différents : - les dispositifs fiscaux : CIR, CII, JEI - les aides à l innovation BPI - les appels à projets : FUI, ADEME, ANR, H2020 Afin de sécuriser ses financements, il est nécessaire de formaliser son projet au travers de trois outils : le portefeuille projets, le dossier projet et la fiche de suivie. Cette formalisation permet d assurer un suivi simple et global du projet, pour les besoins internes de bon avancement du projet et pour les relations avec les donneurs d ordres, partenaires ou financeurs. Elle permet également d alimenter les dossiers financiers. Les dossiers financiers, souvent lourds et complexes, sont de natures différentes en fonction du type de financement. Ce guide ambitionne de fournir les premières clés quant à une sécurisation des financements par une bonne pratique de quelques outils bien adaptés aux projets innovants. 3
2. Le constat Dans les startups / TPE/ PME, il y a opposition entre production et innovation Le manque de ressources, notamment de temps, engendre une concurrence de ressources entre la production qui constitue le quotidien de l entreprise et l innovation. Le temps consacré à l innovation est donc le plus souvent sacrifié au profit des intérêts court terme. Ce manque de temps nécessite une gestion de projet devant être à la fois simple et efficace. De nombreux dispositifs de financement de l innovation et de la R&D complexes Les dispositifs d aides à l innovation et à la R&D représentent un maquis dont il est difficile de s extraire. Les dispositifs sont nombreux et difficiles à obtenir. Le temps et l expertise nécessaires à la rédaction des dossiers financiers font le plus souvent défauts. Des contrôles parfois synonymes de sanction Le manque de maîtrise des dispositifs financiers et de leur philosophie peut conduire à des rectifications financières grandement préjudiciables au développement voire à la survie de l entreprise. 4
3. Les problématiques Concurrence entre les activités de production et d innovation + Lacunes dans les méthodes de gestion et de suivi des projets + Méconnaissance des dispositifs de financement = Manque de sécurisation des financements 3.1 Opposition entre production et innovation. L entreprise doit assurer son activité quotidienne, commerce, production, qualité mais doit également préparer l avenir en innovant. Dans la plupart des structures, cette double exigence engendre une opposition d où l innovation sort très souvent perdante. 3.2 Les lacunes dans la gestion de projet innovant La gestion de projet innovant est un métier en soi et ne s improvise pas. Les particularités d un projet innovant par rapport à un projet d ingénierie classique, notamment l incertitude, nécessite une adaptation dans la méthodologie de gestion. 3.3 La méconnaissance des dispositifs de financement Il existe de nombreux dispositifs de financement à l innovation et à la R&D en France et en Europe. Il est dès lors très difficile voire impossible pour une entreprise de tous les maitriser. 3.4 Le manque de sécurisation des financements Les dispositifs de financement répondent à des critères différents, parfois subtiles, ce qui engendrent un manque de sécurisation dans l obtention de ces financements. Quelques symptômes : - les projets qui trainent en longueur - l absence de formalisation - les redressements fiscaux - les prototypes sans succès commerciaux - le flou dans le rôle des personnes, dans le management des partenaires 5
4. Les différentes aides à l innovation et à la R&D Il existe 3 familles d aides à l innovation et à la R&D : - les dispositifs fiscaux (CIR/CII et JEI), - les aides à l innovation BPI, - les appels à projets (ADEME, ANR, FUI ). 4.1 Les dispositifs fiscaux Le CIR se base sur les dépenses de R&D de l année fiscale. Il est versé en année n+1 et représente 30% des dépenses éligibles. Le CII se base sur les dépenses de développement d un prototype qui présente une nouveauté significative par rapport à la concurrence. Le crédit d impôt représente 20% des dépenses éligibles et est plafonné à 80 k par an. Le JEI est un statut qui permet notamment une exonération partielle des cotisations patronales et qui est obtenu lorsque les dépenses de R&D dépassent 15% des dépenses totales de l exercice social. 4.2 Les aides à l innovation BPI Sous forme de subvention, d avance remboursable ou de prêt, l aide BPI se base sur le budget du projet et équivaut à environ 50% du budget. Son obtention nécessite le dépôt préalable d un dossier de demande technico-économique dans lequel le caractère innovant du projet, sa dimension R&D ainsi que l impact en termes de création de richesse et d emploi sont démontrés. 4.3 Les appels à projets Différents organismes (ADEME, ANR, pôles de compétitivité, H2020 ) lancent régulièrement des appels à projets. Ceux-ci varient dans les exigences et leur taux de financement mais ils s adressent à général à des projets importants en termes de budget et de rupture technologique. Ces appels à projets demandent le dépôt d un dossier technico-économique de soumission souvent très conséquent. Le dossier doit démontrer le caractère innovant du projet, sa dimension R&D, l importance de l impact économique et social, la pertinence du consortium et des travaux, le caractère incitatif de l aide D autres critères, relatifs??? 6
5. Formaliser la gestion de projet Formaliser, gérer et suivre son projet est indispensable si l on souhaite en maîtriser le bon avancement mais également pour alimenter les dossiers financiers et sécuriser ses financements. Cette gestion de projet passe non exhaustivement par ces trois outils : - le portefeuille projets, - le dossier projet, - la fiche de suivi. La gestion de projet innovant Le projet innovant diffère du projet d ingénierie principalement par son caractère incertain. La gestion de projet innovant et sa formalisation diffèrent donc de la gestion de projet classique. La simplicité, la communication, la présence de jalons, la prise en compte des 4 facettes de l innovation (technique, commerciale, juridique et financière) sont quelques uns des éléments à intégrer dans sa gestion de projet innovant. 5.1 Le portefeuille projets En lien direct avec la stratégie de l entreprise, le portefeuille projets synthétise l ensemble des projets en cours au sein de l entreprise. Il permet de visualiser en un coup d œil l avancement des projets. 7
5.2 Le dossier projet Le dossier projet permet de définir au mieux le projet en précisant : - les objectifs, finalités et enjeux du projet, - le programme, - le planning et le budget, - les risques. A ce niveau, il est intéressant de clairement séparer les travaux R&D des autres types de travaux (design, marketing, juridique ) car différents financements peuvent concerner les travaux R&D et hors R&D. 8
5.3 Les fiches de suivi Un suivi régulier synthétique et global (généralement mensuel), de l avancement des travaux permet d identifier les décalages avec le prévisionnel et facilite le reporting auprès des donneurs d ordres ou financeurs. 9
6. Les dossiers financiers 6.1 Le dossier technique CIR/JEI Le dossier technique relatif au CIR ou au JEI ne concerne que les travaux de R&D. Il doit notamment démontrer que les objectifs du projet vont au-delà de l état de l art et exposer les travaux R&D (conception/modélisation prototypage validation) réalisés au cours de l année fiscale ainsi que les résultats obtenus même si ceux-ci sont négatifs. Le cas du rescrit : La procédure de rescrit permet d obtenir l aval des services fiscaux sur le caractère R&D de son projet et ainsi sécuriser la dimension technique du projet qui reste la plus délicate. 6.2 Le dossier type BPI Le dossier type BPI décrit la situation de l entreprise, son projet, ses enjeux et ses difficultés techniques. L accent doit être porté sur les ambitions en termes de création de richesse et d emplois. La bonne situation économique et financière de l entreprise ainsi que la présence de réelles difficultés techniques sont également importants. A la différence du CIR/CII, le dossier BPI doit se déposer avant le début du projet. 6.3 Le dossier type appel à projets Les dossiers relatifs aux appels à projets (FUI, ADEME, ANR ) sont certainement les plus complets. Ils doivent à la fois démontrer le caractère R&D mais également expliciter les impacts économiques, sociaux ou environnementaux. Le caractère incitatif de l aide doit également être démontré. Les prévisionnels financiers sont également à soigner. Enfin, la bonne organisation du projet et du consortium est également à préciser. Les appels à projets comportent une échéance de soumission du dossier. L instruction peut durer de longs mois. 10
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