Initiative ciblée pour les travailleurs âgés (ICTA) Instructions pour la présentation des rapports mensuels et trimestriels à l intention des fournisseurs de services 2014-2015 Le ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU) exige la soumission de rapports mensuels et trimestriels dans le cadre de l entente du ministère avec les fournisseurs de services. Le présent document fournit les renseignements et directives liés à la soumission de ces rapports. Le rapport mensuel des données relatives aux participants (RMDRP) sert à soumettre des données sur les activités des clients, y compris leurs renseignements personnels, afin de satisfaire aux exigences de production de rapports à l intention du gouvernement du Canada. Les renseignements personnels des participants comprennent des données comme le nom, le NAS, l adresse et le numéro de téléphone. Le Rapport trimestriel d étape et d ajustements (RTEA) est un rapport narratif qui permet au fournisseur de services de dresser un sommaire des activités liées à l ICTA et des engagements pris dans le cadre du plan d activités. TROUSSE DES RAPPORTS LIÉS À L ICTA La trousse contient quatre documents : 1) Instructions pour la présentation des rapports mensuels et trimestriels à l intention des fournisseurs de services de l ICTA (le présent document) Ce document offre des directives sur l inscription et la conservation des données, un calendrier de production des rapports et la marche à suivre pour la soumission des rapports de l ICTA. 2) Modèle de rapport mensuel sur les données relatives aux participants (MDRP) à l ICTA Ce rapport est présenté en format Microsoft Excel. 3) Définitions et dictionnaire des données du RMDRP à l ICTA Les définitions et le dictionnaire des données dressent la liste de chaque champ de données du modèle de rapport mensuel sur les données relatives aux participants, fournissent la description et le format du champ (c.-à-d., liste déroulante, saisie de texte ou de chiffres) et indiquent si le champ est obligatoire. Le modèle de RMDRP comporte également un onglet contenant les mêmes renseignements. Veuillez consulter un de ces documents pour vous assurer de saisir correctement les données. 4) Modèle de rapport trimestriel d étape et d ajustements (RTEA) de l ICTA Instructions pour la présentation des rapports de l ICTA, 2014-2015 Page 1 de 6
INSTRUCTIONS POUR LE RAPPORT MENSUEL SUR LES DONNÉES RELATIVES AUX PARTICIPANTS (RMDMP) Le modèle de rapport figure sur le site d Espace Partenaires Emploi Ontario. REMARQUE : Le rapport doit être accompagné d une note de service numérisée, signée et datée par le signataire autorisé compétent attestant le rapport. Modèle de rapport mensuel sur les données relatives aux participants à l ICTA Le modèle de rapport est une feuille de calcul Microsoft Excel munie de trois onglets. Sous le premier onglet se trouve le formulaire lui-même, que le fournisseur de services doit remplir et soumettre. Sous le second onglet figurent les définitions et le dictionnaire des données. On retrouve les mêmes renseignements sur un document Microsoft Word séparé. Les définitions et le dictionnaire des données proposent des définitions et les formats des champs qui y sont associés et décrivent chaque champ de données et les exigences respectives de saisie des données. Veuillez consulter ce document lorsque vous remplissez le rapport mensuel pour vous assurer de saisir correctement les données sur la feuille de calcul. Sous le troisième onglet se trouve une liste des numéros d identification des lieux de prestation offrant actuellement des services de l ICTA. Veuillez vérifier le numéro d identification de votre établissement dans cette liste. Instructions pour la saisie des données Le modèle de rapport mensuel sur les données relatives aux participants est une feuille de calcul Microsoft Excel dont les en-têtes de champs de données figurent au haut de chaque colonne. Le dossier de chaque participant apparaît sur une ligne distincte de la feuille de calcul. Le MFCU exige la présentation de rapports sur les renseignements personnels des participants et les données relatives aux activités. Les renseignements personnels comprennent le nom, l adresse et le numéro de téléphone du participant. Les données relatives aux activités se rapportent à la participation du client à l ICTA, depuis son admission jusqu à la fin du programme y compris le suivi. Les données recueillies portent sur les activités effectuées, la durée, la satisfaction et le suivi. On peut saisir les données dans le modèle de rapport en entrant du texte et des chiffres et en faisant un choix dans une liste déroulante. La plupart des champs sont obligatoires. Si un champ ne s applique pas à une participante ou un participant, on doit Instructions pour la présentation des rapports de l ICTA, 2014-2015 Page 2 de 6
inscrire «sans objet» ou le chiffre zéro. Les définitions et le dictionnaire des données énoncent les exigences relatives à la saisie des données pour chaque champ. Un dossier doit être fourni pour chaque participant à l ICTA (c.-à-d. que toutes les données associées à un participant au programme doivent être saisies sur une ligne dans les colonnes de champ appropriées). Le nom d un participant et l activité qui lui est associée ne doivent pas se retrouver plus d une fois sur une feuille de calcul. Les champs de données apparaissent dans le même ordre que dans le formulaire d admission des participants à l ICTA et le formulaire de fin de programme et de suivi du participant à l ICTA afin de faciliter la saisie des données. NOTEZ BIEN: Les fournisseurs de services doivent ajouter des informations de participant pour les clients qui a commencés à partir du 1er au dernier MPDR qu'ils ont soumis au MFCU en 2013-14. Merci de ne pas commencer un nouveau rapport. Le modèle doit être mis à jour en y intégrant les nouveaux renseignements de façon régulière. La fréquence de la saisie de données peut être déterminée par l établissement de prestation de services; cependant, les données doivent être mises à jour à la fin de la période de présentation des rapports aux fins de soumission mensuelle au MFCU. Les fournisseurs de services peuvent cesser de soumettre un rapport de suivi mensuel pour un client lorsque toutes les activités de suivi ont été menées à bien. Chaque rapport mensuel doit contenir l ensemble des données cumulatives et comporter le numéro d identification du lieu de prestation de services, la période visée par le rapport et l exercice financier : <numéro d identification du lieu de prestation de services> - <période visée par le rapport> - <exercice financier> (p. ex., 1234A - 2014 04 30 - EF 2014-2015.xls). Stockage et protection des données Durant la saisie et le stockage des renseignements personnels, il faut prendre bien soin d assurer la sécurité et l intégrité des données recueillies sur les participants. On doit utiliser les produits, outils, mesures et procédures nécessaires pour prévenir la collecte, l utilisation, la divulgation, la perte, l altération ou la destruction non autorisée ou par inadvertance de ces renseignements. L accès aux renseignements personnels des participants devrait être limité aux employés et sous-traitants qui en ont besoin pour offrir le programme et assurer la conformité à leurs obligations en vertu de l entente. Veuillez consulter votre entente relative à l ICTA pour connaître les modalités d accès à l information et de protection de la vie privée. Instructions pour la présentation des rapports de l ICTA, 2014-2015 Page 3 de 6
Il est conseillé de faire régulièrement deux copies de sauvegarde du fichier du rapport mensuel sur les données relatives aux participants pour prévenir la corruption des fichiers. Soumission des données Les fichiers contenant les rapports mensuels sur les données relatives aux participants et la note de service doivent être remis au MFCU sur une clé bus série universel (USB), qui doit être protégée par un mot de passe pour s assurer que les fichiers sont soumis conformément aux exigences établies. Afin d éviter les retards dans la collecte des données, les rapports mensuels sur les données relatives aux participants ne doivent pas être protégés par un mot de passe. Toutefois, la clé USB doit l être pour protéger le droit à la vie privée des clients. Le fichier en soi n a pas à être protégé. Comme le précise l annexe D de l entente, les fournisseurs de services doivent faire parvenir la clé USB contenant les fichiers appropriés par service de messagerie au bureau local du MFCU désigné. La clé USB peut également être remise en personne à cette même personne-ressource. Dans les deux cas, le mot de passe de la clé USB doit être envoyé à cette personne par courriel. La clé USB vide sera retournée à temps au fournisseur de services pour la soumission du rapport mensuel suivant. Le MFCU supprimera les fichiers déjà enregistrés sur la clé USB. La personne-ressource du MFCU avisera le fournisseur de services de tout problème concernant les fichiers ou les données. Calendrier de présentation des rapports Le rapport mensuel sur les données relatives aux participants doit être remis au MFCU le cinquième jour ouvrable du mois. Voici le calendrier pour 2014-2015 : Période visée Date de présentation du rapport Avril et mai 2014 Vendredi, juin 6, 2014 Juin 2014 Mardi, juillet 8, 2014 Juillet 2014 Vendredi, aout 8, 2014 Août 2014 Lundi, septembre 8, 2014 Septembre 2014 Mardi, octobre 7, 2014 Octobre 2014 Vendredi, novembre 7, 2014 Novembre 2014 Vendredi, décembre 5, 2014 Décembre 2014 Jeudi, janvier 8, 2015 Janvier 2015 Vendredi, février 6, 2015 Février 2015 Vendredi, mars 6, 2015 Mars 2015 Jeudi, avril 9, 2015 Instructions pour la présentation des rapports de l ICTA, 2014-2015 Page 4 de 6
INSTRUCTIONS POUR LE RAPPORT TRIMESTRIEL D ÉTAPE ET D AJUSTEMENTS (RTEA) Le modèle de rapport trimestriel d étape et d ajustements (RTEA) figure sur le site Espace Partenaires Emploi Ontario. Instructions à l intention des fournisseurs de services de l ICTA Les fournisseurs de services sont tenus de fournir des renseignements sur les causes et les ajustements prévus pour atteindre les résultats lorsqu ils s éloignent des objectifs. Les fournisseurs de services doivent seulement remplir la partie 1 (Analyse du/de la gestionnaire du fournisseur de services) du RTEA. Le trimestre de l exercice financier, le nom du lieu de prestation du fournisseur de services et le nom du gestionnaire doivent y figurer. Les fournisseurs de services doivent également répondre, dans les zones de texte appropriées, à deux questions relatives aux activités liées à l ICTA et aux engagements pris dans le cadre du plan d activités. Les fournisseurs de services doivent soumettre le RTEA le dernier jour du mois suivant la fin de chaque trimestre de l exercice financier. Rôle du MFCU Après la soumission du RTEA, le MFCU répond et émet ses commentaires par écrit en remplissant la partie 2 (Commentaires du MFCU). Plus précisément, le ministère met en évidence et commente les actions/stratégies du fournisseur de services qui vont audelà du cadre de l ICTA. Le ministère retourne ses commentaires au fournisseur de services au plus tard dix jours ouvrables après la réception du RTEA. Calendrier de présentation des rapports Voici le calendrier de présentation des rapports pour l exercice financier 2014-2015 : Période visée Date de présentation du rapport Date du retour des commentaires du MFCU T1 (1 er avril au 30 juin 2014) Jeudi, 31 juillet 2014 Lundi, 18 août 2014 T2 (1 er juillet au 30 septembre 2014) Vendredi, 31 octobre 2014 Mardi, 18 novembre 2014 T3 (1 er octobre au 31 décembre 2014) Lundi, 2 février 2015 Mard1, 17 février 2015 T4 (1 er janvier au 31 mars 2015) Mardi, 31 mars 2015 Vendredi 17 avril 2015 Instructions pour la présentation des rapports de l ICTA, 2014-2015 Page 5 de 6
Conseils et rappels utiles Cette section propose quelques conseils et rappels utiles pour aider les fournisseurs de services à remplir le rapport mensuel sur les données relatives aux participants et le RTEA. Veuillez la lire attentivement pour éviter les erreurs et assurer l intégrité des données. a. Porter une attention particulière à la saisie des données La saisie de données devrait faire l objet d une attention particulière, tant pour le rapport mensuel sur les données relatives aux participants que pour le RTEA. - Le nom d un participant et l activité qui lui est associée ne doivent pas se retrouver plus d une fois sur une feuille de calcul. - Afin d éviter toute confusion et d assurer l intégrité des données, veuillez saisir les données conformément au style et au format indiqués dans les modèles. - Assurez-vous d inscrire une date valide. Lorsqu un format particulier est exigé, vous pouvez en trouver un exemple dans le document Définitions et dictionnaire des données ainsi qu entre crochets sous le champ concerné. b. Format des modèles Ne changez ni ne modifiez d aucune manière les modèles de rapport. c. Soumission des rapports dans les délais requis Veuillez soumettre chacun des rapports à la date demandée. Si vous ne le faites pas, le MFCU ne disposera pas des données dont il a besoin pour évaluer correctement le rendement d un client ou d un fournisseur de services de l ICTA. Aide et soutien Veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre bureau local du MFCU pour obtenir aide et soutien relativement au rapport sur les données relatives aux participants ou au RTEA. Instructions pour la présentation des rapports de l ICTA, 2014-2015 Page 6 de 6