Guide des logiciels de suivi du temps Mai 2004 Collection Guides de gestion
Guide du directeur pour le suivi du temps Pour toute entreprise désireuse de s outiller adéquatement pour automatiser et rationaliser ses processus d affaires, il n y a pas mieux que les logiciels de gestion du temps pour mettre une telle entreprise sur rail. Le suivi et le contrôle du temps procurent des gains de productivité immédiats et une réduction tangible des coûts. En effet, le suivi du temps contribue à raffermir le contrôle opérationnel, à faciliter la conformité avec la réglementation sur le travail et les lois relatives à la gouvernance des entreprises, à maîtriser les coûts et à améliorer le rendement. Voici certains des avantages que le suivi du temps peut procurer : - Réduit de 80% des délais nécessaires à la révision des feuilles de temps. La révision des feuilles de temps exige en moyenne six minutes; cette durée est ramenée à une minute grâce à un système automatisé - American Payroll Association - Aide l entreprise à se conformer aux différentes lois et directives relatives au travail ou à son secteur d activité dans lequel elle intervient : lois salariales des états fédéraux, FMLA, FLSA et SOP 98 (directives comptables US pour la capitalisation des coûts de développement logiciel) - Intègre les politiques et règles administratives de l organisation aux processus d approbation et de présentation; la validation des données s effectue dès le point d entrée - Permet de contrôler le temps par équipe et contribue à éviter les dépassements de budget - Réduit la perte abusive de temps (ex. pauses allongées, départs prématurés, arrivées tardives) qui se monte à 4,08 heures par semaine - American Payroll Association Le marché regorge d applications de gestion du temps. Certaines sociétés vont même jusqu à développer à l interne leur propre système de gestion du temps. Comment faut-il donc envisager la meilleure option pour votre organisation? Le présent guide vous présente les logiciels de gestion du temps, étaye leurs avantages et indique les aspects à examiner de près avant de procéder à l acquisition d un tel système. 1
Éléments à examiner dans une solution de gestion du temps Un seul système de saisie des heures Une source unique de vérité Cycle de gestion des feuilles de temps Travail sur terrain ou au bureau Saisie des heures pour les tâches, projets, clients, centres de coûts, unités Traitement automatique des congés fériés régionaux et cumul des absences Feuille de temps Saisie via Web, ajout de documents et de notes pour les entrées effectuées dans la feuille de temps Finances Mise à jour modules C/C, C/F ou saisie directe des entrées dans GL (grand livre) Mise à jour des budgets, comptes clients (C/C) Facturation/imputation Imputation ou facture pour travaux facturables Approbation Mise en valeur des exceptions, vérification des notes et approbation/ rejet des feuilles de temps Suivi des projets: Mise à jour système gestion de projet, délais/ état du projet Mise à jour des budgets, comptes fournisseurs (C/F) Mise à jour de la paie: Acheminer les données vers le système de paie Il existe plusieurs entreprises qui recourent à de nombreux systèmes à la fois et chaque service dans l entreprise a son propre personnel administratif qui utilise un processus manuel pour suivre le temps pour la paie, le heures travaillées sur les projets et les travaux facturables. Pour éliminer la saisie redondante des données et la profusion des systèmes de gestion du temps, vous devez mettre en oeuvre un système unique de suivi du temps auquel tous les employés de l organisation peuvent avoir accès. De la sorte, l employé saisit une seule fois ses heures de travail, le gestionnaire les approuve une seule fois et la même information est utilisée pour les besoins de la paie, de la gestion des projets et de la facturation et imputation. De nombreuses entreprises utilisent des tableurs électroniques pour assurer la gestion du travail et des congés de leurs employés. Les données sont par la suite saisies une seconde fois dans l application financière ou le système de ressources humaines de l entreprise ou importées manuellement vers ledit système. Cette procédure qui est 2
très risquée puisqu elle est sujette à l erreur, peut provoquer de graves discordances dans le traitement de la paie et déboucher sur la duplication des données ou la perte pure et simple des informations. En fait, la consolidation des données donne souvent lieu à des conflits ou des erreurs qu il est difficile de résoudre par la suite. Les études de l association nationale de la paie montrent que l élimination des processus dupliqués et des erreurs peut vous épargner 3% des frais totaux inhérents à la paie. De telles erreurs sont tout simplement éliminées avec l utilisation d un logiciel de gestion du temps intégré à votre système financier et qui offre des fonctions de validation des données. Frais de personnel Les logiciels de suivi du temps offrent aux gestionnaires une vue en temps réel sur les opérations de l entreprise. Ils peuvent ainsi analyser et évaluer efficacement les besoins en ressources de façon à réduire tout recours aux heures supplémentaires ou aux consultants externes pour parachever les projets. Même pour une petite entreprise, le paiement inutile des heures supplémentaires et des frais de consultation peut rapidement atteindre la barre des 100 000 dollars. Un logiciel de suivi du temps vous permettra justement d éviter le renchérissement de tels coûts. Congés Avec un tableur ou un système manuel de suivi du temps, l application des règles de l entreprise en matière d heures supplémentaires et de congés se fait a posteriori. Les gestionnaires et le personnel administratif sont les seuls remparts contre une telle situation puisqu ils permettent de détecter et de corriger toute absence invalide et non autorisée. Une solution de suivi du temps vous permettra de définir vos règles en matière de travail et d heures supplémentaires et de paramétrer les règles d accumulation et d usage en fonction de chaque employé, service ou site. Le système se chargera, par la suite, d appliquer automatiquement ces règles dès que les données sont saisies de sorte à empêcher les employés de soumettre des entrées invalides ou non autorisées. Cette fonction à elle seule permet d alléger la charge administrative en la réduisant de quelques heures à une poignée de minutes par période de paie et par gestionnaire. Plusieurs entreprises affirment que les frais de contrôle des heures de congé pourraient à eux seuls valoir le coût d un système de gestion du temps en moins de 12 mois. Libre-service Les fonctions de libre-service pour la gestion des feuilles de temps et des congés sont une autre façon de réduire les frais récurrents et inutiles. Par exemple, certaines applications de gestion du temps comportent un processus de demande de congé. Les utilisateurs recourent donc à ce processus pour soumettre une demande de départ en 3
congé et pourront par la suite vérifier en ligne l état de la requête jusqu à ce qu elle soit approuvée ou rejetée. Lorsque la demande de congé est approuvée, le système calcule automatiquement le nombre d heures de congé dont dispose l utilisateur et actualise sa feuille de temps (et sa disponibilité) en conséquence afin qu aucune tâche ne lui soit affectée durant son absence. Gestion des congés fériés En plus de gérer les heures de travail et de congé, une solution de gestion du temps devrait offrir des fonctions de gestion des congés fériés. Le système devrait pouvoir inscrire automatiquement le nombre d heures pour les congés fériés prédéfinis selon la région à laquelle chaque utilisateur est rattaché. L entrée a posteriori ou la saisie d entrées de temps invalides pour les congés fériés peuvent donner lieu à des erreurs dans les feuilles de temps ou dans la paie et qu il faudra corriger par la suite. L automatisation simplifie le processus de suivi des feuilles de temps et en fait une tâche plus conviviale. Force est de constater que les feuilles de temps traitées avec des procédés manuels, et vous en avez certainement fait l expérience, sont prises en charge avec beaucoup de lenteur et regorgent d erreurs. Facturation Les données de la feuille de temps qui sont collectées pour le suivi des activités de recherche et développement, la facturation et l imputation interservices peuvent nécessiter des documents ou des notes à l appui. Le logiciel que vous aurez à choisir devrait laisser aux utilisateurs et aux gestionnaires la possibilité de joindre des documents et des notes à la feuille de temps en tant que telle ou bien aux entrées qu elle contient. Ces notes doivent par la suite apparaître automatiquement dans les rapports d imputation ou sur les factures pour faciliter le suivi et l approbation. Nos clients nous signalent que les factures et les imputations qui ne sont pas étayées par une documentation suffisante ni des notes détaillées ont trois fois plus de risques d être rejetées, outre le fait qu elles donnent lieu à de longs échanges et discussions entre les clients ou les services qui sont facturés pour leurs prestations. Suivi des projets S agissant des entreprises qui font le suivi des projets, elles doivent rechercher d autres fonctions qui leur permettront d accroître leur productivité : capacité à affecter le travail, collaboration avec les membres de l équipe quant à l estimation pour achever les travaux, tableaux de bord et pages d accueil de gestionnaires et de directeurs pour indiquer l état d avancement des projets, intégration avec les applications de gestion des projets pour que les calendriers des projets puissent automatiquement être mis à jour une fois que les données des feuilles de temps sont approuvées. 4
Génération de rapports Tout ce que nous avons abordé précédemment était axé sur la collecte et le suivi des données pour garantir la conformité aux règles internes et faciliter l approbation. Cependant, et une fois cette étape dépassée, vous vous rendrez rapidement compte combien il est important de générer des rapports sur les précieuses données que vous avez collectées et de les analyser ensuite. L application de suivi du temps doit inclure des rapports qui montrent la répartition du temps par activité, projet ou équipe de même que les heures supplémentaires et les heures de congés de chaque utilisateur. Par ailleurs, l application doit permettre d afficher des graphiques circulaires et des diagrammes à barres afin que les responsables de l entreprise puissent visualiser en temps réel des données opérationnelles détaillées. Ce type de rapports opérationnels aide les directeurs à identifier en un clin d oeil les dépassements de budgets, les projets en retard et les situations potentiellement problématiques pour leur permettre de prendre immédiatement les mesures nécessaires en vue de corriger la situation. Acheter ou développer Les entreprises qui emploient un personnel informatique compétent doivent faire face à un dilemme fort embarrassant : développer ou non à l interne des solutions logicielles pour automatiser les divers processus opérationnels. L organisation qui envisage cette question doit réfléchir longuement et avec précaution aux choix qu elle devra opérer en la matière. Il est possible qu elle puisse prendre en charge à court terme un processus particulier en utilisant le support papier ou un tableur électronique ou en recourant à une application développée à l interne, mais en fin de compte le développement à l interne ne doit constituer qu une solution de dernier recours. Avec les importantes percées de la technologie et la prolifération de nouveaux logiciels d entreprise, le marché offre dans bien de cas, des produits plus abordables, moins risqués, plus performants et pouvant être déployés plus rapidement que les applications maison. D autre part, il existe plusieurs applications de suivi du temps qui offrent un kit de développement logiciel (SDK) ainsi qu un concepteur de rapports. Ainsi, le personnel informatique peut-il utiliser ces outils pour mettre au point des fonctions personnalisées, des améliorations et des rapports que l organisation déciderait éventuellement de mettre en oeuvre. L achat d une application est donc la meilleure option à court et long termes pour l entreprise pour qu elle puisse se consacrer pleinement à son coeur de métier. Réflexions finales Avec un suivi automatisé de votre dépense principale, vous pourrez rapidement gagner en efficacité et réaliser des économies substantielles. La gestion des feuilles de temps peut avoir une incidence et un rendement considérables et immédiats sur votre entreprise. De ce fait, vous devez appréhender ce projet avec beaucoup de circonspection et de précaution sans pour autant sous-estimer les velléités de 5
résistance interne vis-à-vis du changement. Évitez de simplifier à l excès vos besoins et optez pour un logiciel qui pourrait rapidement devenir un système patrimonial. Quel que soit le fournisseur pour lequel vous optez, vous devez veiller à choisir une solution intégrée qui peut évoluer au fur et à mesure que vous automatisez de nouveaux processus d affaires en matière de suivi du temps. En même temps, vous devez éviter d automatiser d un seul coup tous les processus d affaires. Commencez plutôt avec un certain nombre de processus clés. En effet, une mise en oeuvre progressive jalonnée d étapes déterminées a plus de chances de réussir que l implantation à travers toute l organisation d un immense système en une seule opération. De plus en plus d entreprises se dotent de systèmes de suivi du temps en vue de tirer parti des avantages procurés par l automatisation et les fonctions de libre-service, de réduire leurs frais généraux, de se conformer à la réglementation et d améliorer leur rendement opérationnel. Coordonnées de contact Tenrox: Pour de plus amples informations, veuillez nous contacter directement au 1.877.4TENROX ou visiter notre site Internet : http://www.tenrox.com. 6
Notes