JOURNEE REGIONALE DE LA BIOLOGIE MEDICALE HOSPITALIERE EN REGION CENTRE-VAL DE LOIRE 30 juin 2015 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
La coopération hospitalière en biologie médicale Présentation de la démarche ANAP Dr Jean-Guilhem XERRI, ANAP 1
Un environnement en pleine mutation Les défis sont multiples : offrir une réponse biologique adaptée aux besoins cliniques assurer l accréditation Cofrac mettre en œuvre les progrès technologiques améliorer la prescription médicale biologique maîtriser les coûts accompagner la dimension sociale des évolutions garantir le maillage territorial de l offre de biologie développer les coopérations à un niveau territorial 2
Un environnement en pleine mutation Les coopérations en Biologie médicale sont encore trop peu développées dans le secteur public hospitalier peu accompagnées dans la démarche indispensables et urgentes => C est pourquoi l ANAP a développé un projet d appui aux coopérations territoriales en biologie médicale 3
Les objectifs du projet ANAP Partager les enseignements des coopérations déjà initiées Développer une démarche et des outils d aide à la décision dans le choix de scénarios de coopération : Répondre aux exigences des activités cliniques Tenir compte de l évolution des ressources humaines Maintenir une accessibilité pour les usagers Veiller à la soutenabilité économique Aboutir à des scénarios d organisation et de gradation sur le territoire Favoriser la mise en œuvre des coopérations : Aspects juridiques, biocliniques, logistiques, Ressources humaines 4
Les propositions «Biologie Médicale» de l ANAP Des modules d aide à la mise en place d une coopération Des publications dédiées 5
Dispositif d aide à la mise en place d une coopération Professionnels concernés : Ce dispositif s adresse aux ARS et établissements de santé publics, privés et privés d intérêt collectif : engagés dans un projet de réorganisation de la biologie médicale à l échelle territoriale ; ou souhaitant approfondir l opportunité d une coopération en la matière. Objectifs : Aider les acteurs à : mieux appréhender les enjeux d une coopération en biologie disposer d une vision partagée (biologistes, cliniciens, directeurs) de l offre territoriale de biologie identifier les singularités du territoire construire l avenir de la biologie sur le territoire en offrant une réponse la plus adaptée aux besoins cliniques mener opérationnellement la coopération dans ses différentes dimensions (juridique, informatique, logistique ) pour mettre en œuvre le projet biologique de territoire accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle évaluer les impacts médico-économiques de cette coopération. => Des éléments objectifs et pratiques pour prendre des décisions de réorganisation territoriale et les mettre en œuvre. 6
Modules d aide à la mise en place d une coopération MODULE 1 : Aide à la décision dans le choix d un scenario Il aborde les enjeux et l actualité de la biologie médicale et expose la démarche outillée d aide au choix d un scénario élaborée par l ANAP. MODULE 2 : Aide à la mise en œuvre de la coopération Il débute par une présentation des scenarios envisagés par les établissements participants et aborde ensuite les fiches d aide à la mise en œuvre et les outils de simulation associés. MODULE 3 : Appui à l élaboration de la feuille de route Il est constitué de deux parties : une analyse croisée entre territoires des objectifs, ressources et besoins de leur coopération et de leurs hypothèses d organisation cible et un appui à l élaboration de la feuille de route de mise en œuvre des coopérations. 7
Présentation du module 1 Les objectifs du module 1 Mettre à disposition des acteurs une méthodologie outillée pour construire un choix d organisation territoriale en biologie médicale ou conforter un scénario pressenti. S approprier la démarche et les outils pour objectiver rigoureusement l activité, l organisation et le fonctionnement des laboratoires du territoire afin d identifier un ou plusieurs scénarios de coopération en portant une attention particulière à la qualité, les délais de prise en charge et les coûts induits. 8
Une démarche 9
Des outils ETAT DES LIEUX DES MOYENS DE LA COOPERATION Obtenir une PHOTOGRAPHIE de chaque site de biologie coopérateur (activité, organisation technique, flux des analyses, RH, coûts, accréditation) LABO 1 LABO 2 LABO 3 MODELISATION DES SCENARIOS Analyser de manière croisée les données des coopérateurs et juxtaposer les fonctionnements de chacun des sites => une PHOTO DU TERRITOIRE sur les activités, PDS, RH, automates, flux d examens Réaliser différentes simulations de gradation de la permanence des soins et d évaluer leur coût SCENARIO 1 SCENARIO 2 Permet de construire et comparer différents scénarios de regroupements de laboratoires sous l angle économique. CHOIX DU SCENARIO ET IMPACTS SUR CHAQUE SITE Evaluer les impacts du scénario retenu sur les établissements (organisation bio-clinique, organisation des paillasses, ressources humaines, économiquement favorable, immobilier, informatique, transport, accréditation) SCENARIO RETENU LABO 1 LABO 2 LABO 3
Illustration des informations composant les photographies Photographie mono-site : recueil de données En rouge les onglets indispensables 11
Eléments de choix entre plusieurs scénarios Un choix d organisation territoriale qui se fait sur au moins 3 volets précis et documentés : Une caractérisation de chacun des scénarios Une comparaison de la dimension médico-économique Une évaluation a priori des impacts globaux 12
Caractérisation de chaque scénario Scénario 1 Scénario 2 PDS J0/SPE PDS J0/SPE Stratégie Volumétrie Complexité organisationnelle Qualitéde prise en charge Production Ressources Humaines Social Economique Règlementaire Concurrence, renforcer collaboration, Ré internaliser une activité sous traitée Répartition des activités nb Ramassage et horaires de prélèvements Délai de rendu Capacitéd utilisation des automates, capacité d investissement Départs prévisionnels, relations cliniciens-biologiques, expertise du personnel Risque social Mobilitéterritoriale du personnel PM/PNM Mobilité professionnelle PM/PNM Coût de la fonction de biologie Démarche pour l accréditation Démarche de coopération territoriale Scénario en Biologie médicale retenu 13
Evaluation des impacts médico-économiques Evaluation de chaque scénario à partir de l outil d analyse économique multi-sites de biologie Le scénario 1 est le plus avantageux d un point de vue économique 14
Evaluation a priori des impacts globaux Quick scan d évaluation des impacts du scénario retenu sur les établissements 15
Messages clés du module 1 Responsabilité et implication des acteurs : La démarche n apporte pas une solution organisationnelle toute faite! Auto-portage : Disponibilité de supports d animation, d outils et de leur guide d utilisation Collaboration intra-sites et inter-sites : Biologistes, Directeurs, Représentants de l ARS Articulation de jalons stratégiques et opérationnels : Calendrier rythmant la démarche et supports d animation Objectivation des scénarios : Différents axes d analyse proposés : organisation, démographie, flux, équipements 16
Présentation du module 2 1 journée Objectifs du module Avoir une vision exhaustive des différents sujets à traiter Faire émerger vos propres convictions sur la manière d'aborder les sujets Savoir où trouver les informations nécessaires à la mise en œuvre Favoriser le partage d'expérience entre les territoires Méthode d animation : Alternance entre les messages clés à connaitre sur des sujets structurants et des ateliers de travail sur des thèmes nécessitant un partage d expérience 17
Thématique «gestion de projet» Piloter un projet de coopération Illustration du module 2 Thématique «juridique» Choisir la forme juridique pour mettre en œuvre un projet de coopération en biologie médicale Rédiger la Convention Constitutive et le Règlement Intérieur du GCS exploitant un LBM Créer le GCS : mécanisme d approbation et premières actions Thématique «gouvernance» Organiser la gouvernance de la coopération Envisager l évolution du rattachement des structures biologiques à un pôle Principaux sujets à aborder pour la mise en œuvre Thématique «financière» Préparer l EPRD d un LBM-GCS Déterminer les flux financiers assujettis à la TVA Gérer les achats dans le cadre d une coopération Gérer les aspects comptables des transferts de biens Thématique «systèmes d information» Prendre en compte la sécurité et la confidentialité des données et des accès Maîtriser les conditions d application du décret hébergeur dans les coopérations Thématique «coopération» Faire évoluer la coopération * Et s il fallait revenir en arrière? * Thématique «bio-clinique» Tendre vers la juste prescription * Renforcer la collaboration Cliniciens Biologistes * Mettre en place des examens de biologie médicale délocalisée * Organiser le transport des échantillons biologiques * Mettre en place la permanence des soins en biologie médicale * Accréditer un LBM dans un contexte de coopération Thématique «complément à la production biologique» Inclure dans la coopération des activités complémentaires à la production biologique et /ou péri biologiques Thématique «ressources humaines» Mettre à disposition du personnel médical Mettre à disposition du personnel non médical Harmoniser les règles applicables aux conditions de travail * Thématique «mobilité du personnel» Cartographie des métiers destinés au PNM Dispositifs d accompagnement Procédures d accompagnements proposées aux biologistes médicaux par le CNG Interviews de personnes. ayant réussi 18 leur reconversion/évolution professionnelle
Un contenu élaboré en partenariat La matière apportée au cours du module 2 est issue d un travail de l ANAP en lien avec Des structures telles que : o ASIP Santé : Maîtriser les conditions d application du décret hébergeur dans les coopérations o COFRAC : Accréditer un LBM dans un contexte de coopération Des acteurs institutionnels o DGOS : thèmes «juridique» et «ressources humaines» o CNG : thème «ressources humaines» o DGS : thème «bioclinique» Un comité des experts réuni par l ANAP et composé de biologistes, directeurs d établissement et référents ARS Deux niveaux d information sont à distinguer : Des éléments de réponses stabilisés (juridique par exemple) Des éléments à construire et adapter au territoire sur la base des éléments de réflexion ou de REX 19
Illustration du module 2 1 journée Fiche : Choisir la forme juridique pour mettre en œuvre un projet de coopération en biologie médicale 20
Messages clés du module 2 1 journée DEFINIR La définition du projet médical biologique et l état des lieux des moyens disponibles sont des préalables indispensables à tout début de mise en œuvre L organisation générale de la coopération et la répartition des activités biologiques entre LBM ou sites doivent être définies précisément Les établissements doivent disposer d une vision exhaustive des moyens humains, informatiques, technologiques et économiques PREVOIR Les actions à mener pour aboutir à la mise en œuvre effective du projet doivent être identifiées exhaustivement Une feuille de route précisant les étapes, les risques et les acteurs à mobiliser permet de faire appel aux ressources au moment opportun Il n y a pas de «chronologie type», certains actions peuvent être menées en parallèle ANTICIPER L anticipation est fondamentale Certaines étapes nécessitent des temps de préparation ou de validation qui peuvent être importants En matière de ressources humaines, la gestion des situations individuelles doit intervenir très en amont 21
Contenu du module 3 1 journée Une analyse croisée entre territoires des objectifs, ressources et besoins de leur coopération et de leurs hypothèses d organisation cible et un appui à l élaboration de la feuille de route de mise en œuvre des coopérations. La participation à ce module est conditionnée à la disponibilité des éléments indispensables au choix d un scenario d organisation, à savoir : L identification d objectifs ; La définition des exigences cliniques ; La cartographie des ressources du territoire (photographies mono-site et multi-sites complétées) ; La description des principales caractéristiques des différents schémas envisagés ; Le résultat de l analyse économique de chaque schéma d organisation ; L évaluation a priori des impacts des scenarios envisagés sur les établissements. 22
Dispositif d aide à la mise en place d une coopération Bilan d une année de déploiement : 6 sessions du module 1 5 sessions du module 2 3 sessions du module 3 programmées Plus de 100 professionnels ont bénéficié des modules Directeurs, Contrôleurs de gestion, ingénieurs biomédicaux, Biologistes, cadres, techniciens, Présidents de CME, référents ARS Une trentaine de territoires Environ 80 établissements 23
Appel à candidatures Dossier de candidature en ligne sur le site www.anap.fr, rubrique Appel à candidatures Une candidature par territoire ou région composée de deux à cinq participants, issus d un ou plusieurs établissements. Contenu de la candidature : Contour du projet de coopération, Articulation du projet avec la politique régionale, Objectifs recherchés Motivations à rejoindre le dispositif Le référent ARS est vivement invité à participer au(x) module(s) 24
Calendrier des sessions 25
Les propositions «Biologie Médicale «de l ANAP Des modules d aide à la mise en place d une coopération Des publications dédiées 26
Les publications disponibles 1. L Essentiel qui vise à présenter la vision de l ANAP sur la biologie 2. Enseignements et monographies de coopération déjà initiées 3. Développer des outils d aide à la décision des scénarios de coopération les plus adaptés 4. Aider à la conduite du changement : 25 Fiches pratiques : conséquences sur la clinique et les relations internes, aspects juridiques, économiques, RH 5. Accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle : Présentation des dispositifs d accompagnement, communication, mobilité 27
Illustration des publications ANAP 1. Tirer les enseignements des opérations de coopération déjà initiées Axe : Projet médical biologique Objectifs d une coopération en biologie médicale Répartition des activités / Eléments d organisation générale Permanence Des Soins Relations Cliniciens Biologistes Accréditation Activités péri-biologiques Axe : Fonctionnement et logistique Informatique Transports Achats Axe : Soutien à la coopération Ressources humaines Aspects juridiques et financiers Gestion de projet, communication 28
Illustration des publications ANAP 2. Développer des outils d aide à la décision des scénarios de coopération les plus adaptés : Répondre aux exigences des activités cliniques Tenir compte de l évolution des ressources humaines Maintenir une accessibilité pour les usagers Aboutir à des scénarios d organisation et de gradation sur le territoire économiquement soutenables 29
Illustration des publications ANAP 30
Illustration des publications ANAP 4. Accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle : Pour les personnels médicaux : Description des dispositifs d accompagnement proposés par le CNG Pour les personnels non médicaux : Cartographie des métiers Description des dispositifs Portraits/Interviews de personnes ayant réussis leur reconversion ou leur évolution professionnelle 31
Merci de votre attention Pour en savoir plus Des référents : jean-guilhem.xerri@anap.fr celine.baud@anap.fr helene.lehericey@anap.fr Un site : www.anap.fr Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux