CAHIER DES CHARGES Acquisition d un logiciel de gestion et de recherches documentaires 09 Septembre 2014 Fédération Française de Handball 62 rue Gabriel Péri 94250 Gentilly
[1] Table des matières I. Présentation de la Fédération Française de Handball... 3 II. Le centre de ressources documentaires... 3 1. Origine du projet... 3 2. Contexte... 3 3. Objectifs du projet... 4 4. Public... 4 5. Le fonds documentaire... 5 III. Objet et déroulement de l appel à candidatures... 5 1. Présentation et réception des propositions... 5 2. Procédure et calendrier d attribution... 6 3. Informations budgétaires... 6 4. Informations calendrier... 6 IV. Fonctionnalités attendues du logiciel... 6 1. Spécifications techniques... 6 2. Interface administrateur... 7 1) Accès et droits de l administrateur... 7 2) Paramétrage des champs et catalogage... 8 3) Gestion du fonds documentaire... 8 4) Outils documentaires... 8 5) Gestion des utilisateurs... 9 3. Interface utilisateur... 9 1) Recherche... 9 2) Accès et droits des utilisateurs... 9 V. Prestations attendues... 9 1. Installation du logiciel... 9 2. Formation... 10 3. Assistance technique et maintenance... 10 1) Assistance technique... 10 2) Maintenance... 10
[2] VI. Modalités de réponse... 11 VII. Contacts... 11
[3] I. Présentation de la Fédération Française de Handball La Fédération Française de Handball est une association loi 1901, reconnue d utilité publique. Elle est chargée par délégation du Ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports d organiser, de valoriser, de promouvoir et de développer la pratique du handball et de ses disciplines connexes sur le territoire français. Elle est également seule compétente pour procéder aux sélections des équipes de France et organiser la représentation du handball français à l international. Dans chaque ressort territorial français, elle charge les ligues régionales et les comités départementaux de la représenter et d y assurer une partie de ses missions. II. Le centre de ressources documentaires 1. Origine du projet A l origine, la Ligue de handball de la région Centre a pris l initiative de créer sur son site internet un accès à des ressources numériques. Ces ressources sont destinées essentiellement aux dirigeants des clubs, apportant sous forme de fiches pratiques des éléments liés à leurs fonctionnements quotidiens. D autres Ligues ont également amorcé un projet similaire. Cependant, il n existe aucun centre de ressources documentaires sur le handball. 2. Contexte Dans le cadre de leurs fonctions, les professionnels du hand sont amenés à effectuer des recherches. Mais la Fédération Française de Handball ne possède pas de centre de ressources documentaires. Par conséquent, l information sur le handball est éparpillée. Les utilisateurs sont contraints de mener leurs recherches sur de multiples ressources. Par ailleurs, les utilisateurs sont confrontés à des problèmes de fiabilité sur les informations qu ils trouvent : il n y a pas toujours de mise à jour, les informations sont incomplètes voire contradictoires. De plus, il arrive que les utilisateurs ne trouvent pas l information qu ils cherchent alors qu elle existe déjà. Cela les oblige à reproduire un document qui existe déjà. Tous ces éléments provoquent à la fois une perte de temps et d énergie pour les utilisateurs dans le cadre de leurs recherches.
[4] 3. Objectifs du projet L objectif est de créer un centre de ressources documentaires pour la Fédération Française de Handball pour : - Rassembler les savoirs du handball en un seul et même endroit - Valoriser ces savoirs o Par un système de référencement o Consultation en ligne de certains documents numérisés - Faciliter l accès aux documents o A travers un module de recherche ergonomique - Créer un espace dynamique et interactif où les professionnels du handball pourront : o Attribuer des notes aux documents o Commenter les documents o Proposer des documents à la communauté - Assurer la pérennité de ces savoirs à travers un espace sécurisé - Garantir l accès à ces ressources pour tous et partout o Via un accès distant o Compatible avec les différents outils utilisés par les utilisateurs 4. Public Le centre de ressources documentaires va s adresser aux bénévoles et professionnels du handball : - Dirigeants de clubs / ligues / comités - Entraîneurs / animateurs / éducateurs - Formateurs / responsables de formation - Chargés de développement - Chargés de communication / marketing / évènementiel - Personnel administratif - CTF - CTS - Arbitres Il s agit de publics variés, qui occupent une ou plusieurs fonctions à la fois. Ils sont géographiquement éloignés de la Fédération Française de Handball. La majorité d entre eux ne maîtrise pas très bien l outil informatique.
[5] 5. Le fonds documentaire La Fédération Française de Handball possède un fonds très varié par son contenu et sa forme. Fonds physique : - Monographies - Périodiques - Documents variés - Images (photos, affiches ) - Vidéos (cassettes, DVD ) - Objets (maillots, coupes, produits dérivés ) Fonds dématérialisé : - Documents variés - Images - Vidéos III. Objet et déroulement de l appel à candidatures Le présent cahier des charges définit les attentes de la Fédération Française de Handball, présentées dans les points IV «Fonctionnalités attendues du logiciel» et V «Prestations attendues». Les informations et idées mentionnées ne sont pas exhaustives. Les candidats devront être force de proposition. 1. Présentation et réception des propositions Sur la base des éléments définis ci-après, chaque candidat élaborera une proposition de prestation de service, accompagnée d une proposition financière (présentation détaillée au point VI «Modalités de réponse»). En marge du document répondant aux différents aspects du cahier des charges, le candidat devra fournir une présentation de sa structure, de ses expériences dans le domaine et de ses références. La présentation de l offre sera remise en deux exemplaires. La Fédération Française de Handball ne retiendra qu un seul prestataire pour l ensemble de la prestation. Il est également demandé de préciser l organisation mise en place en termes de ressources humaines pour mener à bien la prestation demandée. L offre devra être placée dans une enveloppe cachetée avec la mention «Appel à concurrence : logiciel de gestion et de recherches documentaires pour la FFHB» avec l indication : «Ne pas ouvrir». Cette enveloppe cachetée comportant deux exemplaires de l offre sera mise dans une enveloppe, adressée à : Fédération Française de Handball, Mlle Sophie BRUNET 62 rue Gabriel Péri, 94257 Gentilly, avant le 10 octobre 2014 16h00, date et horaire limites de réception du pli à la Fédération Française de Handball.
[6] 2. Procédure et calendrier d attribution 09 septembre 2014 : envoi des offres aux candidats, publication de l information dans les bulletins officiels. 09 octobre 2014, avant 16h : remise des offres sous pli à la Fédération Française de Handball. 10 23 octobre 2014 : analyse des propositions et négociations possibles avec les candidats. 29 octobre 2014 : validation du choix du candidat. 3. Informations budgétaires La Fédération Française de Handball précise les informations budgétaires souhaitées : budget en euros (HT et TTC) pour le logiciel de gestion et recherches documentaires. La proposition devra présenter le coût global de la prestation, avec le détail de chaque phase dont la maintenance. 4. Informations calendrier Planning prévisionnel : Choix du candidat : 29 octobre 2014 Début des travaux : début novembre 2014 Premiers tests et ajustements : fin janvier 2015 Livraison du portail documentaire : début mars 2015 au plus tard IV. Fonctionnalités attendues du logiciel La mise en place de ce centre de ressources passe par la création d un portail documentaire. L acquisition d un logiciel de gestion et de recherches documentaires est nécessaire. Le prestataire remplira le cadre de réponse joint au cahier des charges et détaillera les fonctionnalités demandées. Il est attendu de la part du prestataire des propositions concernant les possibilités de traitement des fonctionnalités demandées. 1. Spécifications techniques Le logiciel permettra de constituer, organiser et gérer le fonds documentaire énuméré précédemment. Il garantira à tous les utilisateurs l'accès à des références documentaires, à partir d'une recherche par critères. Le logiciel devra proposer une solution full-web et externalisée.
[7] Il devra être compatible avec les outils informatiques des utilisateurs : - PC - Mac - Tablettes - Smartphones Le portail du centre de ressources documentaires sera également accessible par un lien depuis le site internet de la Fédération Française de Handball. Il devra respecter la charte graphique de la fédération. Il devra être possible d intégrer des liens, donnant accès à des sites internet, sur le portail documentaire. Le logiciel devra être flexible et modulable. Il devra s adapter : - A l évolution des collections - Aux nouvelles normes de catalogage - Aux besoins des utilisateurs Le logiciel devra être simple d utilisation et intuitif pour nos utilisateurs. Le fournisseur décrira : - Le système d'exploitation utilisé - Le langage de programmation - L historique des logiciels : o Date de la première version o Date de la version actuelle o Evolutions successives et prévues o Compatibilité avec les versions précédentes - Les modalités d'installation - Jusqu'à quelle configuration le système proposé peut évoluer - Le nombre de documents maximum pouvant être gérés par le système - Le système de sécurité du logiciel - Le système de sauvegarde des données 2. Interface administrateur Seule la documentaliste aura accès à cette interface, où elle aura la main sur l ensemble du portail documentaire. Cette interface permettra : - Le paramétrage des champs du portail - La saisie de notices documentaires - La gestion du fonds documentaire - Création d outils documentaires - La gestion des utilisateurs 1) Accès et droits de l administrateur Le fournisseur précisera les modalités d accès à l interface et les différents droits de l administrateur.
[8] 2) Paramétrage des champs et catalogage Le fournisseur détaillera les fonctionnalités du logiciel pour le paramétrage des champs et le catalogage. Le logiciel respectera les normes de bibliothéconomie. L éditeur de logiciel fournira une liste exhaustive des normes respectées par le logiciel. Le fournisseur précisera si le logiciel est doté des fonctions d échange de données. Si oui, il fournira une liste exhaustive des formats d import et d export de données du logiciel. 3) Gestion du fonds documentaire La proportion de documents numériques étant de plus en plus importante au sein de la Fédération Française de Handball, la documentaliste devra relier à la notice le ou les document(s) numérique(s) concerné(s). L utilisateur pourra alors consulter le document lié à la notice. Le prestataire donnera une liste exhaustive des formats de fichier que l on peut rattacher à une notice. Il précisera si les fichiers rattachés aux notices ne doivent pas excéder un certain poids. Il précisera également si l on peut rattacher un seul ou plusieurs fichiers à une notice. Périodiques La Fédération Française de Handball va numériser une partie de ses périodiques. Le logiciel devra pouvoir intégrer ces documents numérisés dans le portail. De même que le logiciel devra être doté d un OCR pour nourrir la base et permettre aux périodiques de ressortir dans le cadre d une recherche. Images et vidéos Le portail comportera un espace dédié aux images et vidéos afin de les mettre en valeur. Le prestataire détaillera le mode d affichage des images et vidéos qu il proposera pour le portail documentaire. Le prestataire donnera la définition des images proposées par son logiciel, les possibilités de zoom et de rotation des images. Objets Le fonds documentaire de la Fédération Française de Handball est également composé d objets, qui ont été donnés ou prêtés par des passionnés du handball. La documentaliste aura besoin d un outil de suivi pour gérer au mieux ces dons et prêts. Quelle solution propose l éditeur pour ce cas de figure? 4) Outils documentaires Le portail documentaire n a pas à vocation d offrir un simple catalogue de ressources à ses utilisateurs. Le logiciel sera évolutif et proposera à la documentaliste la possibilité de créer des outils documentaires pour les utilisateurs. Quelles solutions propose le fournisseur?
[9] 5) Gestion des utilisateurs Le logiciel permettra à la documentaliste de créer des groupes d utilisateurs avec des droits différents. Le fournisseur détaillera les modalités de gestion. 3. Interface utilisateur A travers cette interface les utilisateurs pourront : - Mener des recherches - S inscrire sur le portail - Commenter et noter les ressources - Proposer des ressources à la documentaliste 1) Recherche Les fonctionnalités de recherche devront être rapides et simples pour les utilisateurs. Il faut qu ils puissent choisir entre un module de recherche simple ou avancée. Le fournisseur détaillera les fonctionnalités du logiciel pour la recherche documentaire. Il précisera également les fonctionnalités du logiciel pour les résultats de recherche. 2) Accès et droits des utilisateurs Par défaut, les utilisateurs auront tous un droit d accès, de recherche et de consultation des documents sur le portail. Cependant, ils auront la possibilité de s inscrire simplement et rapidement sur le portail. L inscription donnera accès à d autres fonctionnalités du portail que la recherche, comme noter et commenter certains contenus ou encore proposer des ressources. V. Prestations attendues 1. Installation du logiciel Le prestataire se chargera de : - La mise en place de la solution, conception et édition - L installation - L hébergement - L assistance au démarrage et au paramétrage sur site - Proposer des mises à jour - Assurer l assistance technique et la maintenance
[10] 2. Formation Le prestataire formera la documentaliste à : - La procédure intégrale de paramétrage de l outil - La gestion des interfaces et des profils - L administration à distance Les séances de formation se dérouleront dans les locaux de la Fédération Française de Handball à Gentilly. 3. Assistance technique et maintenance 1) Assistance technique Le prestataire donnera la durée de garantie du logiciel. Pendant toute la période de garantie, il s engage à assurer une assistance technique sur site ou par télémaintenance. 2) Maintenance Le prestataire assurera la maintenance du logiciel et la gestion des incidents à partir de la fin de la garantie initiale et jusqu à la fin du marché. Au titre de la maintenance qu il met en œuvre, le prestataire devra assurer la compatibilité des mises à jours et nouvelles versions. Il signalera à la Fédération Française Handball qu il est en mesure de fournir une nouvelle version en indiquant les prérequis et les impacts fonctionnels et techniques. Dans le cadre de la maintenance, le prestataire mettra à disposition de la documentaliste les nouvelles versions de la solution et assurera une assistance technique régulière et fiable. Le prestataire développera les spécificités de maintenance corrective et de la maintenance évolutive du logiciel. Le prestataire transmettra au minimum les documents suivants : - Les guides d utilisation qui devront être actualisées à chaque évolution logicielle - Les manuels d exploitation : administration de la base, sauvegardes et restauration, traitements différés Ces documents seront en français. L ensemble de ces documents devra être fourni en impressionpapier et aussi sous forme de fichier(s) informatique(s) dans un format courant (Word, PDF, Html.)
[11] VI. Modalités de réponse Le prestataire fournira un dossier de candidature comprenant les informations suivantes pour la mise en œuvre du projet : - Une présentation générale de la structure et de son environnement - Des références - Une présentation du club utilisateur (s il y en a un) - L équipe intervenant sur le projet - Les noms et compétences des intervenants - Les coordonnées du responsable de projet - Les étapes détaillées du projet - Un planning o Test o Essais o Installation - Le budget détaillé de la prestation o Coût des produits o Coût des services o Coût d installation o Coût de maintenance o Frais de déplacement o Coûts divers o Facturation et conditions de paiement - La durée et la validité de l offre Il remplira le cadre de réponse situé en annexe. Il détaillera les spécificités des fonctionnalités demandées. S il le souhaite, il peut venir dans les locaux de la FFHB pour faire une démonstration de son logiciel. Le prestataire est libre de faire toutes les suggestions ou propositions qui lui semblent pertinentes au regard de ce cahier des charges et des outils et services qu il propose. VII. Contacts Contact pour toute question sur ce dossier : Sophie BRUNET, documentaliste Téléphone : 01 46 15 01 89 Email : s.brunet@handball-france.eu En cas de question, pour garantir l équité dans la consultation, la Fédération Française de Handball pourra faire suivre les réponses ou informations qu elle jugerait commune à tous pour garantir que le périmètre de réponse sera bien identique pour tous.
ANNEXE : Cadre de réponse sur les fonctionnalités du logiciel DEMANDE Fonctionnalités du logiciel Oui / Non REPONSE DU SOUMISSIONNAIRE Observations / Préciser si la fonctionnalité nécessite un développement Spécifications techniques Gestion de contenus Physiques : Monographies Périodiques Images Vidéos Objets Dématérialisés : Fichiers textuels Liste exhaustive des formats acceptés Images Liste exhaustive des formats acceptés Vidéos Liste exhaustive des formats acceptés Compatibilité PC Préciser les versions Mac Préciser les versions Tablettes Préciser les versions Smartphones Préciser les versions Interface administrateur Accès et droits de l'administrateur Modalités d'accès Droits de l'administrateur : Consultation Ajout Suppression Modification Autre(s) Préciser les modalités Préciser
[1] Champs : Longueur des champs : Paramétrage des champs Texte Date Numérique Mono-valeur Multi-valeur Obligatoire Non obligatoire Fixe Variable Création d'index Rattachement du thésaurus Saisie des notices Normes de bibliothéconomies Masques Duplication de notices Modifications en série Création d'exemplaires Consultation du thésaurus Indexation : Consultation des index Correction orthographique Modification de la notice Suppression de la notice Par thésaurus Automatique Semi-automatique Par métadonnées Liste exhaustive des normes respectées par le logiciel
[2] Documents joints Lier une pièce jointe à la notice Formats de fichier Publication de la notice Demande de validation avant publication Mise à jour en temps réel du catalogue en ligne Gestion du thésaurus Importation d'un thésaurus dans le logiciel Préciser le nombre maximum de pièces jointes et le poids maximum autorisé par notice Liste exhaustive des formats de fichier Création d'un thésaurus avec le logiciel Module échange de données Formats d'import Formats d'export Gestion du fonds documentaire Périodiques : Bulletinage Alerte sur les numéros manquants Liste exhaustive Liste exhaustive Relance OCR Images : Affichage sur le portail A détailler Définition Préciser Zoom Préciser Rotation Vidéos : Affichage sur le portail A détailler Définition Préciser Module d'acquisition Si oui, à détailler Module de prêt Si oui, à détailler Module de statistiques Si oui, à détailler Outils documentaires Newsletter
[3] Dossier documentaire Veille Alertes Flux RSS Autres Gestion des utilisateurs Création de groupes Validation des commentaires avant publication Si oui, à détailler Interface utilisateur Recherche documentaire Interface d'interrogation : Recherche simple Recherche avancée Opérateurs de recherche : Booléens Parenthésage Comparaison Proximité Intervalle Troncature Préciser Autre(s) Préciser Recherche : Par langage naturel Par mots-clés Listes d'autorités Par date En texte intégral Sur pièces jointes Sur les métadonnées
[4] Imprimables Téléchargeables Envoi par mail Mémorisables Format d'affichage : Historique de recherches Modalités d'accès : Droits de l'utilisateur : Résultats de recherche Abrégé Long Accès utilisateurs Ouvert Restreint Consultation Noter une ressource Commenter une ressource Autre(s) Préciser