MARCHÉ N : 2010 INF 013 Annexe au cahier des charges pour l acquisition d un logiciel de gestion de Librairie-Boutique Descriptif : Caractéristiques techniques Dans le cadre du renouvellement du système de gestion de sa Librairie-Boutique, l IMA lance un appel d offres pour l acquisition d un progiciel répondant à ses besoins de gestion multiproduits : librairie, carterie et boutique d articles artisanaux. Le fournisseur retenu devra s engager à garantir l évolutivité des fonctionnalités de son progiciel en fonction des réglementations, des besoins de l IMA et des demandes de la profession. Coûts Chaque fournisseur devra préciser : - Le coût de la licence d exploitation des modules nécessaires du progiciel proposé. Cette licence devra permettre la connexion de plusieurs postes de travail reliés à un réseau informatique et pour 10 sessions simultanées maximum avec une option pour 05 sessions supplémentaires ; - Le coût des services afférents : o d installation ; o de paramétrage et de configuration ; o de migration de données du système actuel (logiciel Système III de Logiconcept) vers le nouveau progiciel retenu ; o de maintenance et de mises à jour mineures et majeures du progiciel proposé ; o du support en ligne (hotline) des utilisateurs en cas de problème de fonctionnement, avec une intervention et une garantie de résultat sous 4H00 en cas de panne logicielle, 07(sept) jours sur 07 (sept) du lundi au dimanche et de 10H00 à 19H00 ; o des différentes interfaces ; o de la formation à préciser par personne et par groupe de personnes ; 1, RUE DES FOSSÉS ST-BERNARD - PLACE MOHAMMED V - 75236 PARIS CEDEX 05 TÉL. +33 (0) 1 40 51 38 38 WEB : http://www.imarabe.org FAX : +33 (0) 1 40 51 38 36 - FONDATION RECONNUE D UTILITÉ PUBLIQUE PAR DÉCRET DU 14 OCTOBRE 1980 SIRET 32060792200038 APE 9499 Z
Page 2 sur 10 Configuration matérielle requise Afin de garantir une exploitation optimale et satisfaisante du progiciel proposé, chaque fournisseur devra détailler les spécifications techniques requises, en termes de : - configuration matérielle du serveur qui abritera le progiciel ; - configuration matérielle des postes de travail des utilisateurs ; - système d exploitation du serveur abritant le progiciel et celui des postes de travail des utilisateurs ; - système de gestion de base de données pour le stockage des données ; - système (matériel et logiciel) de sauvegarde des données pour la sauvegarde et la restauration des données fonctionnant sur le progiciel retenu ; Récupération et migrations des données de système III Le fournisseur retenu devra garantir la migration des données du système actuel fonctionnant sur un serveur ayant les caractéristiques suivantes : - Serveur : Serveur COMPAQ ML350 ; - Système d exploitation : UNIX SCO OPEN SERVER 5.0.4 - Système de gestion de bases de données : propriétaire - Progiciel applicatif : système III de l éditeur LOGICONCEPT. - Système de sauvegarde : lecteur TANDBERG SLR5 ; - Logiciel de sauvegarde : module faisant partie de l application Système III. Spécifications linguistiques Même si ses menus doivent être libellés en langue française, le progiciel retenu devra garantir un traitement correct du bi-alphabétisme (caractères latins/arabes) et du bilinguisme (français/arabe) dans le contenu des données saisies et restituées à l écran ou à l impression. Sur ce point, le support de l UNICODE est un impératif. Lors des tests de réception définitive du progiciel, s il s avère que le traitement bialphabétique et bilingue n est pas satisfaisant, comme spécifié précédemment, l IMA résiliera le contrat d acquisition immédiatement, de plein droit et aux torts exclusifs du fournisseur. Cette résiliation se fera par lettre recommandée avec AR. Les sommes versées par l IMA lui seront alors intégralement restituées par le fournisseur, sous un délai maximum d un mois. Ergonomie Réputé destiné à des non-informaticiens, le progiciel retenu doit : - être convivial, simple d utilisation et intuitif, avec une aide en ligne et une documentation claire et pédagogique ; - fournir des facilités à la saisie : o disponibilité des listes d aides ; o des fonctionnalités multitâches permettant d abandonner momentanément une saisie ; o possibilité de recherche directe des produits dans les bases de données professionnelles.
Page 3 sur 10 Accès aux informations L accès aux différents modules du progiciel doit être sécurisé par des profils adaptés à chaque utilisateur, qui doit disposer des prérogatives nécessaires via un login et un mot de passe qui lui sont propres. Nomadisme, autonomie d utilisation et sécurité de fonctionnement Le fournisseur doit proposer une solution de caisse autonome pour permettre la participation et la vente de produits et d articles lors des expositions et salons. Cette solution devra également servir en cas de panne du serveur pour permettre une continuité du service de vente aux clients de l IMA. Avec possibilité de resynchronisation avec le serveur, dès la connexion à ou la remise en service de ce dernier. Interfaces Le fournisseur retenu devra proposer et garantir le bon fonctionnement des interfaces suivantes : Les ventes o une interface avec le système de gestion financière et comptable SAGE pour la remontée de toutes les données financières et comptables, ainsi que les éléments de pièces comptables libellées en langue française comme les préfactures, les devis et les facturettes ; o une interface avec des bases de données professionnelles comme DILICOM et ELECTRE pour l import de notices bibliographiques, transmettre des commandes d ouvrages, avoir accès au FEL et obtenir des avis de réception ; o une interface monétique pour la communication avec des TPE de type Ingénico,... o Le fournisseur doit proposer une solution de boutique en ligne ou à défaut, une interface avec une boutique de E-commerce déjà opérationnelle. Dans les deux cas, cette boutique en ligne doit travailler en temps réel sur le stock central et unique de la Librairie-Boutique ; o Tous types de vente (caisse, bon de livraison, facture comptant, vente différée,.) ; o Fonctionnalités d une caisse enregistreuse : tickets de caisse ; facturettes ; mode de règlement ; multi-règlement et multidevise avec conversion des devises étrangères vers l euro ;
Page 4 sur 10 rendu monnaie ; prélèvements ; acomptes ; mise en attente d un ticket ; possibilité d encaissement sur un même poste, donnée à plusieurs agents disposant chacun d un accès personnalisé sur cette caisse. o Journal de caisse : clôture de caisse complète : répartition par tranche horaire, opérations anormales ; consultation en temps réel des ventes effectuées et du chiffre d affaire ; possibilité d historicisation de certaines ventes ; o Impressions de : Tickets de caisse, facturettes, chèques,. o Traitement des devis : Recherche des titres dans les bases bibliographiques externes disponibles sur CD ou via Internet (Electre, Dilicom, La librairie.com, etc...) avec importation des paniers de sélection sans double saisie ; Valorisation en prix de vente et d'achat ; Optimisation de la marge ; Calcul de la meilleure offre (choix de l'éditeur et/ou remise) ; Transformation d'un devis accepté en vente pour la partie livrable et en commande fournisseur pour la partie non livrable ; Gestion des frais de service et/ou de port ; Gestion des clients soumis ou non à la TVA. o Gestion du terme (échéancier client, bons de livraison à facturer) Echéancier : Saisie des règlements partiels ou complets de factures ; Tous modes de paiement (chèque, virement, avoir, acompte, etc...) ; Possibilité d'imputer un règlement sur plusieurs factures ; Etat des factures dues à une date donnée ; Lettres de relance ; Saisie de la date de règlement différente de la date du jour. - Dépôts extérieurs (salon, lieu secondaire de vente) o Gestion des lieux secondaires de vente, des expositions et des salons ; o Alimentation du dépôt à partir du stock librairie ; o Reprise de marchandises ; o Facturation partielle ou totale du dépôt ; o Visualisation et localisation du stock déporté ; o Historique des mouvements avec un dépôt. - Proposition de commandes de réapprovisionnements ; - Vente à la caisse avec possibilité d annulation de toute la vente ou de modification de la quantité et du coût unitaire avant la validation de l encaissement :
Page 5 sur 10 o Vente par saisie de code-barres, référence, titre approché, ISBN pour les articles gérés en stock ; o Vente par code ventilation associé aux rayons pour les articles non gérés en stock ; o Plusieurs ventes ouvertes simultanément sur le même poste ; o Composition d'une même vente à partir de plusieurs postes ; o Possibilité d'ajouter les arrhes d'une commande à une vente ; o Remise par article, rayon, client ; o Remise forfaitaire sur total vente ; o Gestion automatique des cartes de fidélité ; o Reprise de marchandises avec remboursement ou avoir ; o Paiements multiples (arrhe, acompte, avoir, chèque lire, etc..) ; o Gestion des frais de service et/ou port taxable ou exonéré ; o Tous types de ventes (ticket de caisse, facture comptant ou à paiement différé, bon de livraison) ; o Client soumis à TVA ou exonéré. Les commandes clients/fournisseurs - Saisie des commandes clients : o Saisie par code-barres, référence, titre approché, code ISBN ; o Recherche multicritère dans les base interprofessionnelles (Electre, Dilicom, La Librairie.com, etc...) accessibles sur CD ou via Internet ; o Commande par titre pour les titres non trouvés dans les bases de données ; o Possibilité de prévenir les clients par SMS et Email pour les ouvrages disponibles et indisponibles ; o Gestion des arrhes avec blocage en cas de non paiement ; o gestion des conditions particulières ; o gestion des réservations sur stock disponible ou stock de réapprovisionnements non livré ; o Visualisation du portefeuille de commandes d'un client ; o traitement de la contremarque. - Saisie des commandes Fournisseurs : o Proposition automatique de réapprovisionnements à partir de l'analyse des ventes ; o précommandes pour les nouveautés ; o réassort par rayon, segments éditeurs/fournisseurs/auteurs/titres par diffuseur ; o Ajout de commandes de réapprovisionnements ; o Valorisation des commandes clients et réapprovisionnements ; o contrôle des remises habituelles et exceptionnelles des éditeurs ; o Tous types de transmission : bordereau, fax, internet, EDI ; o Mise en attente des commandes (commandes représentants) ; o Commandes spéciales avec sur-remise ; o Gestion des avis d'expédition.
Page 6 sur 10 - Optimisation des commandes de réapprovisionnements ; - Validation des commandes à transmettre : o Historique des mouvements sur 48 mois en entrée, vente et retours ; o Visualisation du stock réel, du stock réservé clients, du stock disponible à la vente ; o Visualisation des commandes de réapprovisionnements non livrées ; o Visualisation des réservés clients sur les commandes de réapprovisionnements non livrées ; o Liste des commandes clients sur un titre ; o Tri en fonction de l'émetteur de la commande (gestion de portefeuille de commande) ; o Tri en fonction du montant de commande et/ou volume de réserve clients ; o Présentation par fournisseurs, éditeurs/fabricants et rayons. - Transmission des commandes validées : o Mot de passe de sécurité ; o Transmission isolée soit par éditeur, serveur ; o Envoi de la commande par mail ou par télétransmission ; o Traçabilité et historique des envois ; o Gestion des incidents de transmission et relances ; o Suivi des commandes transmises. o - Editions du journal des achats. La gestion de stock - création d autant de rayons et de sous rayons que nécessaire ; - Réception des commandes fournisseurs, des offices : o Affichage de la liste des clients ayant commandé ou réservé le titre entrant en stock ; o Affectation par client ou globale ; o Réception partielle ; o Possibilité de modifier la remise habituelle fournisseur ou d'indiquer une surremise ; o Calcul de prix d'achat moyen pondéré ; o Réception des offices avec calcul de la plage de dates autorisée pour les retours ; o Gestion des départs auteurs/éditeurs avec seuil éventuel achat ferme/achat en départ ; o Réception des commandes par titre ; o Gestion des avis d expédition (récupération des BL des éditeurs pour optimiser la réception par un enregistrement automatique des ouvrages) ;
Page 7 sur 10 o Gestion de la marge calculée au plus juste avec édition d une fiche de réception pour un traitement plus rapide de la comptabilité fournisseur ; o Gestion des réponses de l'éditeur : manquant, en réimpression, à paraître, etc..., ou de repasser automatiquement la commande. - Traitement des manquants : o Visualisation des manquants par commande fournisseurs ; o Saisie des motifs (noté, épuisé, en réimpression, plus du fonds, etc...) ; o Gestion des reliquats de commandes et relances ; o Historique des dates de commandes non servies. - Gestion du fichier fournisseurs (éditeurs, distributeurs, ) : les informations suivantes doivent être disponibles : o la listes des fournisseurs par : nom ; code ; ville ; nom du contact ; la raison sociale ; o chaque fiche fournisseur doit comporter les informations suivantes : le nom ; les coordonnées ; les éléments commerciaux : les modes de règlements, l encours autorisé, les minimums de commandes et franco de port, les éventuelles exonérations de TVA, les chiffres d affaire sur les 3 derniers exercices ; - Gestion du fichier clients : o Gestion du fichier clients à terme et possibilités de mailing à partir des extractions multicritères faites sur le fichier clients ; o chaque fiche client doit comporter les informations suivantes : le nom ; les coordonnées (adresse postale, téléphone, fax, adresse email, ; les centres d intérêts pour la correspondance et pour les suggestions d achats (nouveautés, ) ; o accéder aux mouvements de tout compte-client ; o Gestion des tâches incombant à la vente à terme : pour la commande : bons de commande, devis, proforma ; pour la livraison : bons de livraison; avis de livraison des commandes clients ; pour le paiement : factures, avoirs ; pour un non-paiement : relances ;
Page 8 sur 10 - Gestion des retours : o Retours par distributeur avec contrôle du distributeur ; o Retours au "kilomètre" avec affectation automatique aux distributeurs ; o Proposition de retour à une date donnée pour les offices ; o Traitement des retours proposés d'offices ; o Proposition de retours pour les invendus depuis x mois ; o Tableau de bord des retours non crédités ; o Purge des offices dont la date maximale est dépassée. - Recherche bibliographique : o La fiche bibliographique ou notice : elle sert à renseigner sur la collection, la catégorie de prix, le diffuseur, elle comprend également le résumé de l ouvrage ; o Recherche multicritères dans la base, par : Le titre ; L auteur ; L éditeur ; L ISBN, l EAN13 ; La collection ; Le rayon ; Tout champ personnalisable choisi par l IMA. o Recherche par mots du titre ; o Recherche approchée mixte auteur-titre ; o Consultation des commandes et réservations sur le titre ; o Liste des dépôts extérieurs où le titre est présent ; o Commandes par client ou commandes de réapprovisionnements ; o Accès au multi tarif (papèterie). - Inventaire - Impression d'étiquettes code-barres Analyse sur stock - Gestion du poids des stocks et des coefficients de rotation ; - Valorisation du stock à la fin de la période en prix de vente et d'achat ; - Valeur du stock en fin de période par rayon, secteur, général ; - Rotation annuelle par rayons, secteur et générale ; - Couverture en jours par rayons, secteurs et générale. la gestion financière et comptable - Statistiques des meilleures ventes pour tous les produits, pour un produit donné, pour les clients : o de la journée ; o de date à date (même sur plusieurs années) ; o du mois précédent ;
Page 9 sur 10 o de la veille. - Meilleurs fournisseurs - Rentabilité des rayons sur une période de 1 à 48 mois ; - Etude de la rotation du stock et de sa couverture en jours sur une période de 1 à 48 mois ; - Evolution du chiffre d'affaires d'un rayon (comparatif mois précédent, année précédente) en pourcentage par rapport au CA global ; - Par bibliothèque soumise au droit de prêt, la liste des livres qui lui ont été vendus ; - Statistiques clients, suivi du chiffre d'affaires : o Ventilation du CA selon le type de vente ; o Valorisation des achats, des retours ; o Valorisation des ventes en prix d'achat ; o Calcul de la marge et remise par rayons ; o Globalisation par secteur et générale. - Inventaire théorique ou réel : o Inventaire théorique ou physique et possibilité de les archiver au besoin ; o Inventaire magasin ouvert ou fermé ; o Possibilité de faire l'après fin d'exercice comptable avec ajustement ; o Inventaire avec lecteurs de code barre et/ou terminaux portables ; o Démarques positives et négatives ; o Stock A, B, C, Z ; o Dévalorisation du stock selon loi Monory ; o Editions du stock paginées avec duplicata écran ou imprimante ; - Correction inventaire : o Correction des champs quantité et prix d'achat pour les articles inventoriés ; o Ajout des articles oubliés, suppression des doublons ; o Affichage et valorisation du stock en départ auteur ou éditeur ; o Affichage et valorisation du stock en départs extérieurs ; o Tris et positionnements multicritères. - Re-calcul des prix d'achat ; - Valorisation immédiate du stock. Communication et correspondances Le progiciel doit disposer des fonctionnalités de mailings vers le logiciel de TTX MSWord ou de e-mailing et offrir des modèles standards de courrier adaptés aux différents besoins comme les lettres de relances,.
Page 10 sur 10 PRESENTATION DES OFFRES : Les offres doivent être présentées sous la forme d un tableau financier récapitulatif, comme suit : Rubrique Coût HT Licences des modules fournis module par module) Gestion de projet Etude et analyse de l'existant Paramétrage et installation Reprise et migration des données Interfaces Maintenance Formation Autres prestations Total HT