OLGA Outil de gestion des archives de l UNIL Manuel d archivage des dossiers d étudiants (SylviaAcad)
Introduction 2
Dossiers des étudiants concernés Dossiers académiques des étudiants conservés par les facultés et les écoles de l UNIL Ne contiennent que les documents liés à leurs cursus à l UNIL A conserver 10 ans au sein de l unité avant de les verser à UNIRIS pour archivage définitif Attention: les copies d examens devraient être rangées séparément (conservation 5 ans avant élimination)! 3
Prérequis pour les archiver Un accès au module «Archivage» de SylviaAcad Le matériel recommandé Fourre papier, dossier rapide ou enveloppe A4 Etiquettes autocollantes (format 4 étiquettes par page A4) Boîte d archives Disponible à UNIRIS Disponible à la CADEV 4
Marche à suivre 5
Comment archiver ces dossiers? En 4 phases: 1. Archiver les dossiers 2. Etiqueter les dossiers 3. Ranger les dossiers (mise en boîte) 4. Exporter les dossiers vers OLGA Les étapes 1, 2 et 4 s effectuent depuis SylviaAcad. L étape 3 est une opération manuelle. 6
Archiver dans SylviaAcad 7
Archiver les dossiers 8
Archiver les dossiers Etape 1 L année civile correspond à l année durant laquelle vous effectuez l archivage des dossiers. Choisissez le module «Saisie» pour archiver les dossiers d étudiants. 9
Archiver les dossiers Etape 2 Ajoutez jusqu à 20 numéros d immatriculation en cliquant sur le bouton «+». Enlevez des numéros en cliquant sur le bouton «-». 10
Archiver les dossiers Etape 3 11
Archiver les dossiers Etape 4 12
Archiver les dossiers - Remarques Le numéro d archive est constitué: D un identifiant unique pour l étudiant «A00000» De l année à laquelle il a été archivé «AAAA» Ce système permet d archiver plusieurs fois un dossier d étudiant tout en garantissant un numéro d archive unique dans SylviaAcad et OLGA. Un dossier d étudiant ne peut être archivé qu une seule fois par année civile dans SylviaAcad. 13
Etiqueter les dossiers 14
Etiqueter les dossiers Etape 1 L année civile correspond à l année durant laquelle vous effectuez l archivage des dossiers. Choisissez le module «Recherche» pour étiqueter les dossiers d étudiants. 15
Etiqueter les dossiers Etape 2 Conseil: la recherche par date de dernière modification est la plus pertinente dans la plupart des cas, car elle permet de lister tous les étudiants archivés durant le processus d archivage en cours en une seule recherche. 16
Etiqueter les dossiers Etape 3 17
Etiqueter les dossiers Etape 4 L impression génère un fichier PDF qui permet d imprimer les étiquettes sur le papier prévu à cet effet (cf. prérequis). Les étiquettes sont à coller sur le dossier physique de l étudiant (fourre, dossier, enveloppe). 18
Etiqueter les dossiers Remarques Les étiquettes devraient être collées de sorte à être facilement consultables lorsque les dossiers sont sortis de leur boîte. Si un dossier a déjà été archivé, collez simplement la nouvelle étiquette par-dessus celle existante. 19
Ranger les dossiers 20
Ranger les dossiers Etape 1 3 cas de figures à envisager 1. Nouveau dossier archivé 2. Ancien dossier réarchivé provenant des archives de l unité 3. Ancien dossier réarchivé provenant d UNIRIS A traiter différemment pour la mise en boîte 21
Ranger les dossiers Etape 2 Cas des nouveaux dossiers archivés Mettre les dossiers dans des boîtes par ordre chronologique de leurs numéros d archive. L étiquetage des boîtes est libre, mais le producteur, l année et les numéros d archive de à doivent être clairement indiqués. 22
Ranger les dossiers Etape 2 Cas des dossiers réarchivés provenant de l unité Ranger les dossiers dans leur boîte d origine (selon leurs numéros d archive). Modifier dans OLGA le numéro d archive ET l année de sortie de l étudiant (voir procédure en fin de document). 23
Ranger les dossiers Etape 2 Cas des dossiers réarchivés provenant d UNIRIS Mettre les dossiers dans des boîtes spécifiques par ordre chronologique de leurs numéros d archive (devraient être les premières boîtes préparées). Ces dossiers seront remis dans leur boîte d origine par UNIRIS une fois qu ils auront été reversés. Les numéros d archive doivent être listés explicitement sur l étiquette de la boîte. Exemple: Boîte 1 spécifique: A13456, A14500, A14506, Boîte 2: A15000 A15050 Boîte 3: A15051 A15075 Boîte 4: A15076 A15090 24
Exporter vers OLGA 25
Exporter vers OLGA Etape 1 L année civile correspond à l année durant laquelle vous effectuez l archivage des dossiers. Choisissez le module «Olga» pour exporter les données des dossiers d étudiants archivés. 26
Exporter vers OLGA Etape 2 Conseil: la recherche par date de dernière modification est la plus pertinente dans la plupart des cas, car elle permet de lister tous les étudiants archivés durant le processus d archivage en cours en une seule recherche. 27
Exporter vers OLGA Etape 3a 28
Exporter vers OLGA Etape 3b Une fenêtre s affiche vous demandant de confirmer l opération. Faites-le si vous êtes sûr que tous les dossiers à exporter ont été correctement saisis. L export vous est ensuite confirmé. Votre travail est alors terminé et les boîtes peuvent être rangées. 29
Exporter vers OLGA Du côté d UNIRIS L export depuis SylviaAcad génère un email contenant 4 fichiers qui seront importés dans OLGA. L unité et la personne ayant effectué l export sont indiquées pour permettre à UNIRIS de les contacter au besoin. 30
Exporter vers OLGA Une fois les données importées Les données importées dans OLGA sont consultables depuis le module «Versement Liste des versements». 31
Exporter vers OLGA Une fois les données importées (détail 1) 32
Exporter vers OLGA Une fois les données importées (détail 2) 33
Modifier un dossier existant dans OLGA 34
Modifier dans OLGA Etape 1 35
Modifier dans OLGA Etape 2 36
Modifier dans OLGA Etape 3 37
Modifier dans OLGA Etape 4 38
Des questions? 39
A votre disposition Hotline du Help Desk UNIL pour tous problèmes liés à l utilisation technique d OLGA helpdesk@unil.ch +41 21 692 22 11, du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00 Hotline d UNIRIS pour toutes demandes liées à l archivage de vos dossiers archives@unil.ch +41 21 692 20 28, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 Sur le site web d UNIRIS à télécharger Des guides de bonnes pratiques Les manuels OLGA Les formulaires Excel pour la saisie des inventaires 40