La dématérialisation des documents en France. Retour d'expériences.

La dématérialisation des documents en France. Retour d'expériences. Ou quels sont les enjeux de la dématérialisation? Quels sont les actions entreprises en France? Quels sont les enseignement à tirer des applications réalisées? Quelles sont les nouvelles compétences à acquérir? 24, rue de Milan 75009 Paris, France Tél. : + 33 (0) 1 44 53 45 00 fax. : + 33 (0) 1 44 53 45 01 1

www.archimag.com www.serda.com métier d éditeur métier de consultant métier de formateur veille et édition Serda est éditeur du magazine archimag, d une collection de guides pratiques, d un annuaire et d études de marché + de 30 000 lecteurs/an la maitrise d un projet par étapes Ged, knowledge et records management, archivage électronique, intranet documentaire Assistance à maîtrise d'ouvrage > accompagnement au changement > diagnostic et étude stratégique > conseil > cartographie des connaissances > référentiel documentaire > cahier des charges > plan de communication cycles de formations dans notre centre de formation, sur mesure dans vos locaux ou encore à distance Apporter les méthodes efficaces de recherche, de gestion et de diffusion de l'information. En partenariat avec l'université d'angers Diplôme de 2ème cycle Certificat gestion de projet GED 2

Sommaire Sommaire 1/ La dématérialisation en question Les avantages et inconvénients Définitions de la dématérialisation 2/ Les engagement de l administration et la normalisation La législation française Le marché de la ged en France La DGME Format d échange Les référentiels 3/ les retours d expérience - Finances - Retraites/pensions - Service (consultants) - Administration 4/ Synthèse Confiance > archivage électronique Compétences > obligation de redéfinir les compétences et les métiers Temps de maturité > la pratique 3

Dématérialisation La dématérialisation en question Et si nous étions dans la même situation que à Palerme, en 1115, Roger II, second roi normand de Sicile "renouvelle et ratifie un document émanant de son père, le grand comte Roger et datant de 1090... parce qu'il est rédigé sur papier". La conservation a manqué de soins par rapport à la robustesse du parchemin. Tout au long de son règne, le roi fera examiner et réécrire les documents établis par ses parents. En effet, actuellement, le format numérique est Évidemment plus fragile (manque d une balise et le texte est moins intelligible) Moins fiable Moins conservable dans le temps Besoin de machines et logiciels pour décripter Les utilisateurs doivent changer profondément leurs habitudes de travail MAIS en revanche Infiniment plus réduit en terme de taille d objet à conserver Infiniment plus sûr grâce à la facilité de redondance des fichiers (backup, plateformes de secours) Infiniment plus partageable sans déclassement (intranet, internet) Interprétable entre machines (machine to machine) Permet d alléger les coûts (traitements automatiques, suppression du stockage physique) 4

Dématérialisation La dématérialisation en question Définition de la gestion électronique de documents. Ensemble d'outils et de techniques répondant aux besoins suivants : acquisition, indexation, classement, recherche, restitution/consultation, modification, diffusion, et stockage de documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'entreprise Définition de la gestion du cycle de publication de documents par un groupe d'individus par : définition des rôles et des droits, gestion du cycle de vie des contenus, catégorisation et indexation des contenus, gestion de la présentation, contrôle et validation, personnalisation, navigation et recherche. Définition du workflow : Technologie logicielle dont l objet est d organiser, de façon automatique, certains processus de fonctionnement d une entreprise en tenant compte des acteurs, des documents et des tâches. Un workflow permet d accélérer les cycles de travail. Dans tous les cas, le workflow devra s appuyer sur un système de GED 5

Dématérialisation La dématérialisation en question Définition de l archivage électronique qui permet, au-delà d un enregistrement simple de l information (i.e. stockage), de structurer, classer et pérenniser les données informatiques en vue de pouvoir les rechercher et les relire. L archivage électronique suppose un accès moins fréquent à ces informations, mais doit permettre à un utilisateur d y accéder directement, même si cette opération nécessite une procédure plus longue que dans le cas de l accès aux informations de production. Au delà du simple archivage électronique, l'archivage à valeur probante est un ensemble de précautions supplémentaires permettant de s'assurer qu'en cas de contrôle administratif ou de litige devant un tribunal, les documents électroniques présentés puissent avoir un caractère probant et non répudiable. Donner aux documents numériques un caractère probant revient à mettre en oeuvre des systèmes techniques et organisationnels de manière à assurer la confidentialité de l'information, la signature de l'auteur du document, son horodatage et son scellement. Il existe une norme internationale ISO 15489 sur le records management et une norme nationale technique NFZ 42-013 pour garantir cela. 6

Sommaire Sommaire 1/ La dématérialisation en question Les avantages et inconvénients Définitions de la dématérialisation 2/ Les engagement de l administration et la normalisation La législation française Le marché de la ged en France Dgme Format d échange Les référentiels 3/ les retours d expérience - Finances - Retraites/pensions - Service (consultants) - Administration 4/ Synthèse Confiance > archivage électronique Compétences > obligation de redéfinir les compétences et les métiers Temps de maturité > la pratique 7

Engagements Les textes de loi Les principaux articles du Code civil sont : Articles 1316, 1341, 1348 du Code civil: le pilier de la preuve reste l écrit (manuscrit ou non) car seul l acte authentique fait foi devant les tribunaux (Article 1341 du Code civil). Article 1348, alinéa 28 du Code civil autorise comme preuve écrite la production de copies dont l original a disparu (copie de 1ère génération fidèle et durable de l original) ou par des moyens ayant la même valeur. Le support de conservation peut être différent du support papier dans la mesure où ce support correspond aux critères de fidélité et de durée. L article 1316-1 du Code civil indique les conditions que doivent remplir les documents sur support électronique pour être admis pour preuve et, notamment, la nécessité de l utilisation d un procédé de signature électronique. Et la Loi sur la Sécurité Financière (LSF), en vigueur depuis 2004, impose de pouvoir apporter la preuve de toute opération ayant un impact sur les comptes d'une société. Au niveau européen et mondial, les nouvelles normes comptables IAS et la réglementation Bâle II imposent également de pouvoir apporter la preuve de toute transaction. La loi sur la Sécurité financière a un impact sur leur activité pour 31% des sondés. 8

Engagements Le marché de la GED en France : un contexte favorable Evolution du marché de la GED en France Source : IDP/Archimag Chiffres d'affaires en millions d'euros 1 450 1 400 1 350 1 300 1 250 1 200 1 150 1 100 1 050 1 000 1 167 1163 1287 2002 2003 2004 2005 Prévision : 1416 L annonce de la relance des embauches dans le secteur informatique et des niveaux d investissements dans les nouvelles technologies de l information et de la communication, l e-administration française qui rattrape son retard, les nombreux départs à la retraite qui favorisent le knowledge management. La multiplication des normes et réglementations qui régissent les secteurs d activité (norme Sarbanes-Oxley, Loi sur la Sécurité Financière, règlement européen sur la traçabilité des aliments, etc.) sont autant de facteurs propices à l augmentation des projets liés à la gestion électroniques des documents. La France est dans une phase de transition avant une dématérialisation générale, pendant laquelle papiers et documents numériques se côtoient encore. 9

Engagements Le marché de la GED en France Source : IDP/Archimag Les tendances pour l avenir : Répartition Grands Comptes/PME dans le CA 72% 28% Répartition Secteur privé/secteur public dans le CA PME Grands comptes En ce qui concerne les tendances pour l avenir, la dématérialisation générale est en marche. Une nouvelle fonction a fait son apparition : les «responsables dématérialisation». L externalisation se développe à vive allure, et particulièrement le mode d hébergement ASP. Dans le domaine de la construction de scanners, les appareils multifonctions (impression, copie, numérisation et transmission) connaissent une croissance très forte. 34% 66% Privé Public Quatre ans après la publication de la norme Iso 15489, les entreprises sont de mieux en mieux sensibilisées au records management. Enfin, l open source continue à se déployer, notamment dans les projets de e-administration du secteur public. 10

Engagements La direction générale de la modernisation de l Etat La Direction générale de la modernisation de l'état (DGME) est en charge du développement de l'administration électronique. Quatre services ont été rassemblés pour travailler transversalement sur la dématérialisation et la simplification du langage et des formulaires administratifs. En France, dans le cadre de la dématérialisation des procédures administratives, 600 des 900 formulaires auront été dématérialisés d'ici à la fin 2006. Exemples : déclaration d impôts pré-rempli (4 millions de français), service de changement d adresse utilisé par 30% des français, le futur coffre fort personnel pour déposer ses bulletins de paie, sans oublier les réalisation des municipalités et des régions (extrait de l état civil dont la demande est dématérialisée), etc. Nécessité de continuer un référentiel général d'interopérabilité (RGI) qui va obliger les administrations françaises à utiliser et accepter différents formats standards pour leurs échanges de documents. 11

Engagements Le format d échange La question des signatures : Le standard permet d insérer soit une signature XMLDsig soit une signature PKCS7. Les signatures apposées à l origine sur les données versées, demeurent avec les données dans leur format d origine Format basé sur : Échanges XML en conformité avec les recommandations de l UN/CEFACT la norme ISO 14721:2003 (modèle OAIS) ICA ISAD/G (General International Standard for Archival Description) Extrait de : http://www.adele.gouv.fr/img/pdf/0-daf-dgme_060505.pdf 12

Engagements Les normes et standards pris en compte Les principaux référentiels sont : Politique : les travaux de UN/CEFACT ISO 15489 sur le records management ISO 14721 modèle OAIS Moreq Organisation et modèles : Technique : Afnor Z 42-013 sur l archivage électronique donne «les recommandations relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockés dans ces systèmes». La Norme NF Z 43-400 La Norme Iso 19005-1 ou PDF/A permet au format pdf d être accepté pour une conservation à long terme d un document électronique. 13

Sommaire Sommaire 1/ La dématérialisation en question Les avantages et inconvénients Définitions de la dématérialisation 2/ Les engagement de l administration et la normalisation La législation française Le marché de la ged en France Dgme Format d échange Les référentiels 3/ les retours d expérience - Finances - Retraites/pensions - Service (consultants) - Administration 4/ Synthèse Confiance > archivage électronique Compétences > obligation de redéfinir les compétences et les métiers Temps de maturité > la pratique 14

Études de cas Les finances La structure Un établissement financier de 2500 agents disposant de 150 agences, 800.000 clients, 1.5 million de comptes, 3 caisses fusionnées (pratiques et formulaires différents), migration de plate-forme Le contexte les locaux de stockage d archives existants saturés et la construction d un local supplémentaire à l ordre du jour (base d augmentation de 10000 boites d archives par an soit 1 kml) avec conservation de 10 ans soient 2000 mètres carrés occupés. des budgets élevés de traitement dossiers archivés (équipe de 7 agents pour traiter les contrats). Des budgets élevés pour l éditique (listing) soit +50% sur 3 ans des anomalies : des contrats perdus, des contrats non conformes (contrats non signés par exemple) Des délais de recherche et restitution longs ne répondant plus au besoin des utilisateurs dans les guichets et aux besoins des clients (3 semaines par exemple) 15

Études de cas Les finances Flux ENTRANTS Contrats et Justificatifs entre 5000 et 10000 pages par jour scanners Le poste de travail Cas 1 Structuration Logique et contrôle Reconnaissance de caractères LAD + ICR Image bitmap Work -flow BD Image s DB DB BD Index DB Recherche Diverses et interrogation de la BD Flux SORTANTS Disque optique Fax Imprimante Acquisition Codage numérique Indexation-Ctrl & Archivage Workflow Recherche Diffusion Production 16

Études de cas Les finances bilans et bénéfices Déploiement de la solution en 8 mois pour un fonctionnement initial de 5000 pages / jours avec un budget de 400.000 euros Mise en place du processus de records management dans le cadre de la norme NF Z 42-013 (enregistrement, indexation, traçabilité au travers des fichiers log, enregistrement quotidien sur support opto-numérique non-réinscriptible) autorisant la destruction des documents de contrat dont le risque associé a été évalué à un niveau bas acceptable par le service juridique et la direction générale, Performance reposant sur le taux de 1% d anomalies traitées en vidéo-codage et sur la polyvalence des agents dédiés et sur la capacité d accès à l image du contrat dans un délai maximum de 48 heures après envoi (délai de numérisation, indexation, contrôle, archivage, gravage) Retour sur investissement situé à 2 ans compte tenu des gains de personnel (150.000 euros par an) et de surfaces (200.000 euros par an à terme). Sécurité multipliée par 3 du fait des sauvegardes et des archivages sur trois supports au lieu de un support unique en configuration initiale 17

Études de cas La retraite-pension La structure Un établissement de 1000 agents, 5 millions d individus dont 1 million d actifs, 500.000 entreprises dont 150.000 actives, 1 million de courriers entrants par an, 30 kilomètres d archives papier. Le contexte Deux grands types de dossiers traités : les appels à cotisation et les dossiers de liquidation des pensionnés. La nouvelle réglementation oblige les institutions de retraite à dématérialiser sous la forme de 100% du dossier de pension à scannériser La durée de conservation est associée à la durée de la vie du pensionné et de ses ayants droits à sa mort (veuve, etc.) Les originaux sont renvoyés aux allocataires générant un flux de sortie (+500.000 courriers d envoi des pièces originales aux allocataires) en augmentation Observation d une réduction en terme de conservation et de flux de consultation 18

Études de cas La retraite-pension Numérisation et workflow 1 Archivage électronique 2 Les 5 composants du dispositif de dématérialisation Archivage physique 3 Destruction 4 Pilotage workflow 5 19

Études de cas La retraite-pension 9. Les gestionnaires traitent les données sur leur système de production. Workflow Systèmes de Productio n Workflow Référentie l Clients Flux papier Flux électronique 1. Le courrier ou fax ou retour d archives 2. Le courrier est trié et dématéria lisé 1 3. Les e mail 5. Les opérateurs de saisie corrigent les écarts niveau 1 Moteur d indexati on Lad/Rad 4. Un moteur d indexation traite l information et détecte les écarts 7. Les données corrigées sont intégrées à la solution de GEDc Workflow Workflow GED Workflow 8. Les données sont intégrées dans les systèmes de production des métiers correspondants Workflow 6. Les données sont formatées et publiées 2 10. Les commerciaux consultent l historique de la relation client et peuvent mettre à jour certains documents Archivage électronique 13. L archivage électronique Site WEB 11. les clients entreprises ou particuliers peuvent accéder à des parties de leur dossier 3 5 16. Pilotage 12. Adressage aux archives le courrier original ou destruction 15. Destruction 4 14. Le courrier original est classé aux archives 20

Etudes de cas La retraite-pension Bilan, bénéfices et impact Le coût de fonctionnement courant est de 4 millions d euros par an. Le nouvelle configuration permet de réduire le budget de moitié. Une fois scannérisé, les originaux papier doivent être renvoyés aux pensionnés générant un flux de sortie (+500.000 courriers d envoi des pièces originales aux allocataires) en augmentation. Les copies sont détruites générant une réduction en terme de conservation et flux de consultation passant de 30 kilomètres linéaires à 4 kilomètres linéaires. On observe un impact très fort au niveau des pratiques des utilisateurs des postes de travail dans les bureaux (traitement à l écran, transmission des documents via le réseau intranet, recherche de la pièce nécessaire et non du dossier complet, etc.) et un second impact sur les équipes courrier et archives qui doivent se reconvertir et acquérir de nouvelles compétences avec une forte nécessité de polyvalence. 21

Etudes de cas Activité de service (consultants) La structure : société de 50 consultants structurée en management par projet Le contexte : à la faveur d un regroupement sur un site unique, mise en place d un nouveau poste de travail sous la forme d un intranet de management des connaissance reposant sur une base technologique Lotus Notes et répondant à des besoins internes et de mobilité importante (nationale et internationale) Définition et mise en œuvre d une cartographie des connaissances des activités : bases de connaissances TRANSVERSES et VERTICALES Structuration sous la forme d une matrice : ACTIVITE (direction générale, administration, ) X FONCTIONS (pilotage, communication, commercial, production, documentation, etc.) Hiérarchisation des risques attachés aux informations et politique de protection : la majeure partie (90%) des documentations peuvent être dématérialisées et physiquement détruites 22

Etudes de cas Activité de service (consultants) 23

Etudes de cas Activité de service (consultants) L adhésion et l usage de ce poste de travail : le partage des informations et l enrichissement des bases s est faite progressivement avec une conduite du changement pendant une phase de transition de 3 ans. L accompagnement a été basée sur la pédagogie, le management par l exemple, la communication de la volonté de la direction et sur les preuves de l efficacité de fonctionnement Haut niveau de traçabilité des records (quand, qui, quoi, droit d accès, etc.) et double archivage électronique tous les 3 mois, puis ensuite tous les 6 mois compte tenu de la fiabilité. Gestion des risques : aujourd hui seuls les contrats sont conservés sous format papier en parallèle. Création de responsabilités de knowledge manager Mise en œuvre d un centre de dématérialisation simple et utilisable pas tous L intranet a prouvé sa fiabilité et sa solidité (2 à 3 arrêts de service complet de moins de 2 heures en 6 ans avec mise en service du plan d urgence) Sécurité renforcée avec un dispositif de 3 plateforme de secours permanente (chaque 30 minutes entre 8h et 22 heures et de 3 backup. 24

Etudes de cas Activité de service (consultants) Gestion des e-mails : trois catégories d e-mail, catégorie 1 > e-mail sans intérêt donc destruction, catégorie 2 > e-mail utile et contribuant au faisceau de la preuve > conservation en journal, catégorie 3 : e-mail critique en tant que preuve > conservation du e-mail intégral avec avec signature, authentification et métadonnées. L augmentation considérable de la qualité et de l homogénéité des réponses aux clients (réduction d environ 70 à 80% des erreurs) Une augmentation du niveau de compétence générale de l ensemble des équipes Un gain de productivité qui peut être estimé entre 20 et 30% en terme de temps (parfois 50%). La lutte contre l individualisme et les pratiques spécifiques par service doit être permanente Les processus de records management ont été incontournables pour créer le cadre de confiance nécessaire à la mise en pratique collaborative dans l organisation Le processus de records management est la base indispensable qui doit être complétée avec les méthodologies de Knowledge Management, intelligence économique, etc. pour augmenter les bénéfices attendus. 25

Etudes de cas Administration 26

Etudes de cas Administration Depuis la création de l Adae en 1995, de grands projets ont déjà abouti : TéléIR pour l'impôt sur le revenu, télétva pour la gestion des taxes en ligne, et Accord et Palier 2006 pour les finances, l'achat public en ligne, les appels d offre électronique, le vote électronique, l'instauration d'une politique de référencement intersectorielle de sécurité (Pris) ou l'encadrement de la PKI (infrastructure à clés publiques). 140 projets devraient arriver à terme d ici 2007. Le Dossier Médical Partagé : un moyen de réduire le déficit de la sécurité sociale : la loi Kouchner du 4 mars 2002 relative aux «droits des malades et à la qualité du système de santé» décrète que chaque patient peut accéder librement à l'ensemble des informations relevant de son état de santé. Dans ce cadre, le «dossier médical partagé» de chaque patient (DMP) doit être numérisé d ici 2007. Ce DMP informatisé doit contribuer à réduire le déficit de la sécurité sociale. Les administrations publiques locales ont dépensé 6,3 milliards d euros en 2005 en informatique, ce qui représente 3,5% du total des dépenses publiques. Ces dépenses devraient atteindre 7,7 milliards d euros en 2007, ce qui représente une croissance moyenne annuelle de +10,3% sur la période. Les dépenses IT se décomposent en 15% d achat de matériels, 12% d achat de logiciels et progiciels, en 33% de dépenses internes qui sont constituées par les salaires des informaticiens. Enfin, 40% du budget informatique des administrations publiques locales est consacré au recours aux prestataires externes. 27

Etudes de cas Administration Les tendances techniques L open source est privilégié pour la mise en place d outils de gestion de contenu web. 54% des responsables interrogés y ont recours ou le prévoient. Spip, Zope, EzPublish, Wiki, Typo3 et Jahia sont les logiciels open source cités le plus souvent par l administration. En revanche, concernant la mise en place d outils de gestion de contenu en rapport avec des projets plus larges ou plus complexes, les logiciels du marché sont privilégiés. Source : 01 informatique du 13/04/2005 et 15/09/2005, ITRGames.com du 18 mai 2005 28

Sommaire Sommaire 1/ La dématérialisation en question Les avantages et inconvénients Définitions de la dématérialisation 2/ Les engagement de l administration et la normalisation La législation française Le marché de la ged en France Dgme Format d échange Les référentiels 3/ les retours d expérience - Finances - Retraites/pensions - Service (consultants) - Administration 4/ Synthèse Confiance > archivage électronique Compétences > obligation de redéfinir les compétences et les métiers Temps de maturité > la pratique 29

Synthèse Un cadre de confiance obligatoire La réussite de la mise en œuvre de la dématérialisation implique. 1/ une politique du risque maîtrisé et adapté à chaque activité Choix du bon support Original papier ou microforme : Conservation papier en l état (un exemplaire) Conservation papier ET électronique (niveau de criticité élevée) Destruction du papier, conservation électronique (authentifiée ou non) avec ou sans microforme Choix de la sécurité du système d information (gestion des données et de leur archivage électronique) Choix d un service d archiveur externe (scellement et authentification) 2/ une politique du management de l information à définir et mettre en œuvre sur un niveau national et ensuite au niveau des directions générales Définitions des classifications à appliquer aux données et documents Définition des responsabilités Définitions des fonctions et outils méthodologiques et technologiques associés 30

Synthèse Évolution forte des compétences Les conséquences de la dématérialisation sur les métiers : La reconnaissance : la dématérialisation permet une diffusion de l information à distance. Les professionnels de l information accueillent de moins en moins leurs utilisateurs. Cela entraîne une perte de visibilité de la fonction et un manque de reconnaissance. Il est donc indispensable que la diffusion se fasse par une autre voie : la voie électronique surtout en ligne. La recherche est maintenant directe : l utilisateur final recherche de plus en plus l information lui-même, sauf lorsque l information recherchée est très précise, difficile à obtenir et qui n est pas sur Internet ou l Intranet. La conduite du changement et la rédaction de cahiers des charges sont deux activités en augmentation. La conduite de changement est aujourd hui un concept-clé de l entreprise. Tout changement (fusion, mise en place d un nouveau logiciel, nouvelle stratégie ) doit être accompagné d un projet de conduite du changement afin que les salariés s approprient la nouveauté. La fonction de chef de projet s impose. Moins de traitement technique ou son externalisation : le catalogage ou inventaire (mise des métadonnées pour les produits électroniques) est réalisé en amont chez les producteurs de contenus. En outre, la mise de métadonnées se justifie moins avec la recherche en texte intégral. L indexation se fera de plus en plus automatiquement avec les nouveaux outils. A terme, le temps passé au traitement documentaire en amont sera bien moindre. Alimentation des Internet et Intranet : Activité en augmentation, la diffusion se fait via les sites Internet et Intranet et c est ce qui va conférer davantage de visibilité au professionnel de l information. Ces modifications nécessitent un accompagnement important et des formations. Source : IDP/Archimag 31

Synthèse Le temps venu de la maturité des usages Le temps de la maturité des usages par les utilisateurs et par les organisations est en progression Au total, 77,7% des répondants préfèrent un support électronique contre 22%, un support papier. Néanmoins, les pratiques doivent encore évoluer : parmi les supports d information fournis aux utilisateurs, 76,5% reçoivent un lien Internet, 73% un document ou ouvrage sous format papier. Internet supplante donc de peu le document papier. Le document papier reste encore bien ancré dans les usages. Un document PDF est fourni à 69,9% des utilisateurs, un message dans une boîte électronique à 48,5%, une photocopie à moins de la moitié (44,4%), une newsletter à 38,8%. Cd-ROM, lien Intranet et fichier ont été mentionnés respectivement par 37,2%, 34,2% et 29,1% des utilisateurs. Selon Antoine Brugidou (Accenture France), la qualité du service rendu par l administration est aujourd'hui reconnue. Mais elle doit faire sa révolution en termes d'usage et d'organisation dans l'accès multicanal. A ce jour, il s'effectue à 56 % par courrier, à 47 % par téléphone, à 27 % au guichet, à 18 % par Internet et à 1 % par télécopie. Or, dans les pays novateurs sur le plan technologique, tel le Canada ou Singapour, la part du téléphone atteint 60 % alors que celle du courrier ne dépasse pas 5 %. (01 Informatique, le 15/09/2005) Le marché des PME appelé à croître de manière soutenue Source : IDP/Archimag

Synthèse de la polyvalence des professionnels et de l externalisation Les compétences attendues du professionnel polyvalent dans les fonctions infodocumentaires, spécialisé dans un domaine d activité et naviguant suivant la stratégie de l entreprise (étude IDP) Spécialisation dans le domaine d activité de l organisation (juridique, bancaire, administratif, scientifique, etc.) Gestion de projet Gestion des connaissances Gestion des documents internes Veille Gestion de l information externe Conservation des documents L externalisation, les perspectives d avenir Les fonctions infodoc sont appelées à être divisées entre les fonctions de base à externaliser et celles à forte valeur ajoutée à renforcer et à développer en interne. «Le métier va de plus en plus évoluer vers une externalisation des tâches classiques (revue de presse, indexation, conservation, inventaires, etc.) pour devenir conseil ou manager en information : connaître les sources fiables et rapidement disponibles, mettre en relation les bonnes personnes grâce à des réseaux très actifs et permettre la transversalité des connaissances de l'entreprise, faire pour son public le tri du trop plein d'informations quotidiennes, être un(e) pédagogue permanent(e) de la recherche d'information, anticiper les besoins par une très bonne connaissance, voire la participation, à la stratégie de l'entreprise» (un professionnel interrogé dans le cadre de l étude Archimag 2006). 33

Annexe Bibliographie sommaire Guides pratiques : Mettre en place le records management dans son organisation, 2003, ed. IDP Archimag La gestion de contenu 108 pages 5ème édition, oct. 2006 ed. IDP Archimag Les publications électroniques 50 pages 3ème édition,: avril 2006 ed. IDP Archimag Records management et archivage 96 pages 2ème édition, sept. 2005 ed. IDP Archimag l'annuaire IN NOW 2006-2007 115 pages) - 10ème édition, janvier 2006 ed. IDP Archimag Etudes : La gestion électronique de documents et la gestion de contenu en France : le marché et les tendances, Groupe Serda-Archimag a réalisé cette étude, en partenariat avec l APROGED (Association des Professionnels de la gestion électronique de documents) Les nouveaux horizons de l infodoc : étude prospective sur l évolution des différentes fonctions de l information-documentation : documentaliste, archiviste, bibliothécaire, veilleur, knowledge manager, records manager 6 pages 2006 Groupe Serda-Archimag. www.archimag.com Livres blancs et référentiels : Model requirement for the management of electronic records (Moreq) 2002 FD X50-185: management de l information Afnor 2004 Format d échange présentation 5 mai 2006 : Extrait de : http://www.adele.gouv.fr/img/pdf/0-daf- DGME_060505.pdf Rapport établi par le groupe de travail DGME/SDAE APROGED http://www.adbs.fr/site/publications/rm/cycle_vie_document_numerique.pdf 34

Annexe Marché Positionnement produit Gestion de contenu, Gestion de contenu web Workflow/BPM Travail collaboratif Capture/LAD Multimedia Gestion des processus métiers Portails Imagerie Gestion documentaire Les acteurs Dalysco, Documentum, Docwave, Ever, FileNet, Imaging solutions, Interwoven, Iso informatique, Ixiasoft, Open text, Jalios, Moebius management systems, Rosebud technologies, Tridion, Xyleme Ennov, Imnet, Tibco, W4, Akazi technologies, C-log international, Creative IT, Eastman Software, Global360 France, Siatel, Ultimus Fractalis, IBM, Hummingbird (Graph Land), imanage, Jalios, Macro 4, Xaga Docubase, @doc solutions, A2IA, Advantys, IMDS, Iris, Itesoft, Neoptec, Novadys, Readsoft, Scansoft France, SWT, Unionlab Digifactory, Mediadoc Avanteam, Axemble Mediassociés Iso Informatique GB Concept, JLB Informatique,Ever Ezida Source : IDP/Archimag 35

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