Vincent BOUTHORS PDG Tél : 01 39 23 92 81 e-mail : Vincent.Bouthors@jalios.com Twitter : @VincentBouthors @Jalios Place de la gestion documentaire dans un Intranet collaboratif GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
600.000 Intranautes et des millions d Internautes 1 er éditeur français observatoire-intranet.com (2014) Solution la plus riche referentiel.lecko.fr/jalios (2014) Réseau social d entreprise (page45) 9% Jalios Agora (v8)
600 000 intranautes, des millions d Internautes Secteur privé
600 000 intranautes, des millions d Internautes et secteur public
50 nouveaux clients (depuis le 1er juillet 2012)
Jalios : éditeur pérenne en forte croissance Croissance sur fonds propres +34% sur le dernier exercice Bénéficiaire chaque année Stratégie d éditeur Créé en 2001 / RSE en 2009 Investissement R&D > 30% Positionnement générique Clients tous secteurs International = 8% 24% Services 38% Public 16% Industrie 76% Logiciels 20% Finance 26% Services
Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Place de la Gestion documentaire? GED Intranet Portail Gestion de connaissances Mobilité Collaboration Réseau Social d Entreprise Communication Annuaire GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Une même solution pour tous DG/DGS Innover Fédérer DirCom Convergence vers un Intranet collaboratif 2.0 Impliquer DRH Rationnaliser DSI Externe Participer Valoriser Manager / Chef de service Animer Employé / Agent GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Une même solution pour toutes les fonctionnalités
Communiquer (intranet, extranet, internet) Gestion de contenu Usine à sites Présentation (charte adaptable) Workflow éditorial et métier Prévisualisation temporelle Gestion de l historique Gestion des droits Classement / social tagging GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Capitaliser les connaissances Recherche plein texte Gestion des versions Gestion des droits Edition directe (add-in MS Office) Co-édition simultannée Dématérialisation Médiathèque Support multimédia (vidéo) Support CMIS JDrive : synchronisation sur poste GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Fournir un accès unique en mobilité Portail paramétrable Mon portail personnel Recherche unique à facettes Connecteurs : exchange, Notes Support flux RSS Intégration : web service REST Accès Smartphone Accès aux applications métier GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Dynamiser la collaboration Espaces paramétrables Gestion des tâches (Gantt) Calendrier partagé / planification Magazine collaboratif (curation) Wiki Blog Edition collaborative Collaboration synchrone GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Fédérer, Impliquer, Valoriser les personnes Profil riche (déclaratif) Base d experts Gestion des relations Micro-blogging Flux / Mur d activités Votes (I like), commentaires Espaces communautaires Conversations FAQ, Boîte à idées collaboratives Notifications, recommandations GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Groupe Mobivia Leader européen de l entretien et de l équipement automobile Chiffre d affaires 1,6 Md (2013) 1 234 centres en Europe et Amérique du sud 10 400 collaborateurs et franchisés
Enjeux Remplacer une GED vieillissante Donner accès aux magasins à la base documentaire Offrir une recherche efficace Supporter 2 millions de documents Répondre aux besoins de communication croissants Faire vivre la culture d entreprise Susciter un sentiment d appartenance Améliorer l image de l entreprise auprès des collaborateurs Maîtriser la multiplication des sites et des outils Couvrir l ensemble des besoins hors SI métier Respecter l autonomie des entités Gagner en efficacité
Etapes du projet Choix de la solution (6 mois) Choix d un Conseil Interviews Synthèse des besoins et pondération Recherche des solutions (4) Shortlist (2) Maquette Choix de la solution Mise en œuvre progressive par entité 2 projets pilote Portail Carter Cash : Portail Maxauto : Newsletter Norauto : Portail Norauto : GED et Intranet collaboratif - Documation 2014 durée 8 mois ; ressources 40 h.j durée 4 mois ; ressources 30 h.j durée 3 mois ; ressources 70 h.j durée 9 mois ; ressources 110 h.j
Solution Choix de Jalios Large couverture fonctionnelle à la fois GED et communication Capacité à s approprier la solution (ouverture) Ecoute du client Mise en œuvre Réalisations par les équipes internes Accompagnement par l éditeur
Portail Carter-Cash GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Portail Maxauto : accueil GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Portail Maxauto : base documentaire produits 21/10/2010 -page 24-Témoignage Norauto / Mobivia Groupe
Newsletter Norauto Espagne et France GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Norauto : page d accueil GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Norauto GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Norauto : indicateurs GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Groupe Mobivia : Bénéfices Economiques Diminution du nombre de mails : 50% à 60% Réduction des appels à la centrale : 60% Efficacité pour les centres de vente Humains Satisfaction des collaborateurs : 71%, 85%, 88% selon les entités «je me sens fier d appartenir à une entreprise qui met cet outil au service de ses employés» Plus grande implication : succès de la boîte à idées Environnementaux SI durable Limitation des déplacements / meilleure communication Clients Meilleure connaissance client (indicateurs)
Institut Pasteur Fondation privée : prévention et traitement des maladies infectieuses Budget de 270M 32 instituts,130 entités de recherche 2 600 collaborateurs, dont 1 800 «pasteuriens»
Enjeux Service communication Outil de communication pour les 32 instituts (le «Campus») Informer et faire vivre l actualité Direction de la «Qualité» Outil de gestion de documentaire Pour les Centre Nationaux de Référence (CNR) Documents validés suivant processus normalisés Direction des Systèmes d Information Outil maîtrisé Intégration avec le SI
Intranet documentaire «WEBCampus» Besoins GED Fournir un référentiel documentaire Assurer la sécurité, gestion des versions, traçabilité des opérations Imposer la mise à jour : Workflow avec expiration programmée Notifier les mises à jour Choix de Jalios Solution couvrant à la fois la communication et la GED Ergonomie pour la distribution des contributions Mise en œuvre Première mise en œuvre par un prestataire externe Transfert de compétence DSI Pasteur aujourd hui autonome
WEBCampus : page d accueil
Exemple d espace GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Exemple d espace pour un CNR Navigation Nouveautés Résultats de recherche Filtre par thème Recherche locale
Newsletter
Institut Pasteur : Résultats Chiffres (2014) 60 espaces 10 000 documents 300 000 hits / mois Bénéfices Obtention de la norme qualité Outil de travail quotidien Mémoire des savoir faire Transfert de connaissance Cohérence des modes opératoires La DRH s est impliquée La DSI maîtrise la solution
Groupe Bouhyer Fonderie : leader européen de fabrication de contrepoids en fonte Production de 63 000 tonnes en 2013 93% du chiffre d affaires à l export (principalement en Allemagne) 300 employés
Enjeux Disposer d une GED performante (Besoin n 1) Favoriser le travail collaboratif Productivité Innovation Performance Capitalisation et partage des connaissances Animation des projets transversaux Proposer un outil conforme aux usages de la génération Y (Besoin d attractivité)
Solution Société très ancrée dans les technologies Microsoft Mais politique tarifaire Existe-t-il des alternatives? Identification de Jalios Présentation des 2 solutions par un Intégrateur Choix de Jalios (Edition PME) Couverture fonctionnelle plus large Politique tarifaire plus attrayante Société innovante française Mise en œuvre Orange Business Services Outil d import de documents (nettoyage préalable) Accompagnement dans la démarche d indexation
Etapes du projet mi-juin 2013 Lancement du projet Comité de Pilotage fin octobre 2013 Evolution de l objectif et du périmètre Plus orienté collaboration Ouvert à tous mi-novembre 2013 Formation par JALIOS 50 utilisateurs formés Conduite du changement décembre 2013 Lancement début 2014 Groupe de travail Communication Interne février 2014 Déploiement de la GED
Intranet : vecteur de communication
Espaces de collaboration : mode projet
Espaces de collaboration : mode communautaire
Un référentiel documentaire
Groupe Bouhyer : Résultats Constats Utilisé par tous les collaborateurs La Direction Général s implique dans la communication Certains services sont très moteurs : Qualité Sécurité Environnement DSI Mais aussi : langage un peu ésotérique, une question de génération Bénéfices Véritable synergie entre les collaborateurs Sentiment d appartenance Culture d entreprise stimulée
Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Page d accueil RSE et Intranet collaboratif 2.0
Référentiel documentaire transverse GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Créer un espace collaboratif RSE et Intranet collaboratif 2.0
Constituer l équipe RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : dépôt multiple RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : édition MS Office
Partager les documents : édition MS Office RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : versions, verrou, RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : co-édition GoogleDoc RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : commentaires Crocodoc RSE et Intranet collaboratif 2.0
Partager les documents : recherche multifacettes RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : mur d activités RSE et Intranet collaboratif 2.0
Organiser le travail : en mobilité RSE et Intranet collaboratif 2.0
Documentaire : cœur de l Intranet et de la collaboration Création Traitement Exploitation GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Création / acquisition Acquisition Acquisition Kofax Module Jcapture Import automatique de documents Import de mails entrant WebDAV Gestion de quotas Edition collaborative Module MS Office Module Libre Office Co-édition Google Doc Partage JDrive (synchronisé 2 sens) GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Traitement Cycle de vie Workflow : validation et archivage Copie de travail Gestion des versions Droits : consultation, modification Sécurité : cryptage des fichiers Valeur ajoutée Classement multiple Recommandation Commentaires Annotations sur le document (Crocodoc) Traitement par lot GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Exploitation Recherche Recherche multi-facettes : Plein texte, Classement, Métadonnées Recherche sur documents externes Consultation Explorateur (navigation) Accès GED externe (CMIS) Accès en mobilité Usage en pièces jointes Multimédia Médiathèque Support Audio, Vidéo Edition d images GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
1 seule solution tout-en-un : 3 offres GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Jalios JCMS : licence Offre groupe pour les grandes entreprises Large couverture fonctionnelle Sécurité, Robustesse, Performance Ouverte et extensible Intégrabilité dans votre SI
Jalios JCMS Edition PME : licence pré-packagée Offre adaptée aux PME Solution prête à l emploi Adapté aux besoins des petites structures Ouverte et extensible S intègre facilement dans votre SI
Jalios Agora : offre SaaS Offre souple Mise en œuvre rapide Paiement à l usage Paramétrable selon vos besoins Administration réduite
Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014
Un réseau de partenaires dynamiques Couverture France, Belgique, Espagne, Luxembourg, Suisse Développement au Canada et en Afrique Plus de 400 ingénieurs formés
Une communauté active Site de support Partenaires /clients Accès privilégiés Près de 3 000 inscrits 3 500 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Club utilisateurs Jclub Partage de témoignages Échanges sur la roadmap Ateliers thématiques durant l année
Alors, place de la GED dans l Intranet? Coupler le nouvel Intranet avec la GED existante? Votre GED fournit des fonctionnalités spécifiques? Votre GED vous a-t-elle coûté cher? Souhaitez-vous sérialiser les projets Intranet et GED? Possibilité de couplage avec GED externe : Recherche et Navigation Pourquoi aller vers une solution tout-en-un? Eviter les coûts et les limites d intégration technique et fonctionnelle Se focaliser sur les usages et les besoins utilisateur Bénéficier de la synergie entre GED et Intranet collaboratif Profiter de fonctionnalités évoluées et d une grande ergonomie
Facteurs clés de succès 1. Viser un Intranet collaboratif couvrant GED et RSE 2. S appuyer sur un conseil externe 3. Faire porter le projet par la direction (collégialement) 4. Définir des objectifs concrets 5. Choisir un logiciel adapté / adaptable 6. Recruter très tôt les animateurs 7. Mener le projet en méthode Agile et dans la durée
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