Transition vers une bibliothèque virtuelle dans une compagnie pharmaceutique Meredith Giffin CREPUQ 30 novembre 2011 Congrès des milieux documentaires du Québec
Société pharmaceutique mondiale Siège social: Madison NJ, États-Unis 50 000 employés Achetée par Pfizer en octobre 2009 Médicaments sur ordonnance : Alesse, Effexor, Enbrel, Premarin, Prevnar, Rapamune, Tygacil, Zosyn/Tazocin Médicaments vente libre : Advil, Caltrate, Centrum, Robax, Robitussin
80 employés : bibliothécaires, chercheurs, informaticiens, documentalistes 8 bibliothèques situées aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni
Bibliothèques 30 000 pc à 8 sites 200 000 volumes de périodiques et 65 000 livres 4 000 ressources en ligne Clientèle principale de 8 000 employés Recherche et développement, Affaires règlementaires, Affaires médicales, Marketing, Technologie pharmaceutique, Ingénierie Services Accès à l information publiée ressources imprimées et électroniques Recherche spécialisée, veille scientifique, formation
Facteurs derrière la transition Croissance de la collection électronique 3500 3000 2500 2000 1500 Périodiques électroniques Livres électroniques 1000 500 0 2000 2005
Facteurs derrière la transition Études d évaluation des besoins informationnels et d étalonnage (Outsell, 2001, 2003) : Difficultés à trouver les ressources La valeur des activités de formation, de veille, de gestion de ressources électroniques Clientèle inexploitée des usagers Espace des bibliothèques 2x la moyenne Perceptions de l utilité des collections imprimées Contraintes : budget et espace
Éléments de la stratégie Aller vers une bibliothèque virtuelle : Réduire les collections imprimées Agrandir les collections électroniques Améliorer l accès à ces ressources Implication du personnel des bibliothèques dans : La gestion des ressources électroniques Les projets de gestion de l information La formation des usagers Meilleur marketing des ressources, services et expertises aux employés à travers le monde
Transformation des collections Analyse du service de fourniture d articles : Coût-bénéfice Abonnements électroniques au lieu de papier où avantageux Achat d archives de périodiques en texte intégral Élimination de périodiques peu utilisés Concentration de certains sujets à certaines localisations Élimination de doublons Identification de livres à obtenir en texte intégral Élagage de livres
Projet de lancer une bibliothèque en ligne en 2005 Créer une présence virtuelle et mondiale Consolider plusieurs portails d information existants Donner un accès par sujet aux ressources électroniques Implanter un résolveur de liens Offrir un service de référence virtuel
Projets et Marketing Personnel Gestion des ressources électroniques Veille scientifique Projets intranet, taxonomies Formations générales et ciblées Marketing Bulletin par courriel, actualités sur la page d accueil de l intranet Matériels de promotion et de formation normalisés Formation de nouveaux employés Contact avec chefs d équipes et sites à distance
Lancée fin 2005 7 sur 8 bibliothèques «fermées» Collections consolidées à la plus grande bibliothèque Élimination de postes (gestion des collections, fourniture d articles) Personnel des bibliothèques retenu à 6 localisations
Leçons Harmonisation avec les priorités de la haute direction Communication : Vision et plan stratégique Rôles et contributions du personnel Gestion du changement
- Usage 650 visites par jour 80000 70000 30000 60000 25000 50000 20000 40000 15000 30000 20000 10000 10000 5000 0 1Q2005 1Q2006 0 1Q2005 1Q2006 Périodiques électroniques 13% Livres électroniques 51%
- Usage 2006 2009 20% 30% 16% 64% 15% 55% Recherche É-U Autre É-U International Recherche É-U Autre É-U International
- Le suivi Service de référence virtuelle 500 requêtes par année Formations # employés 200% entre 2005 et 2007 Marketing Vidéo Flash sur elibrary «Expos Info» à 5 sites elibrary Recommends Guide par sujet / type d information cherché
Stratégie de fourniture d articles 2008 Suivi d analyse coût-bénéfice (2004) 100000 Articles demandés 70% Baisse de demandes d articles depuis 2000 Options : Collection interne + plusieurs fournisseurs (statu quo) Élimination de la collection + externalisation de service Collection transférée à un fournisseur externe (Infotrieve) 80000 60000 40000 20000 0 2000 2008
Wyeth + Pfizer Pfizer - Externalisation de services : Maintenance de collection Fourniture d articles Catalogage Transfert de livres à Infotrieve Implantation du portail «elibrary» Interface «elibrary» de Wyeth SIGB Voyager de Pfizer
Conclusion Disponibilité de ressources électroniques en science, technologie et médecine Le mandat d une bibliothèque spécialisée Opportunités: Clientèle à distance Nouvelles compétences professionnelles Services aux usagers