GPI - Effets scolaires - Primaire

GPI - Effets scolaires - Primaire À savoir avant la mise à jour de GPI - Effets scolaires Les listes d effets scolaires doivent être approuvées par le conseil d établissement. Il faut valider avec la direction dans quels postes budgétaires seront transférés les fonds recueillis. La facturation aux parents est un dossier qui fait partie des tâches d une secrétaire d'école. Ce guide est un outil pour simplifier cette tâche. Les étapes seront détaillées dans chaque section. ÉTAPE 1 : Établir la table des postes budgétaires. ÉTAPE 2 : Établir la table des effets scolaires. ÉTAPE 3 : Associer les effets scolaires aux groupes-repères. ÉTAPE 4 : Générer les effets scolaires (attribution aux élèves). Avant la production la facturation pour l'année suivante, il faut : Gérer les trop-perçus (Référence : Annexe 1, page 20); Effectuer la «Génération des payeurs». (Référence : Procédurier pour la génération des payeurs, page 9) 1

1. Établir la table des postes budgétaires Chemin : Fichier Ouvrir Tables Postes budgétaires Cette étape permet de dresser la liste des postes budgétaires utilisés par l'école. Les postes budgétaires sont établis par la direction en fonction du budget de l école. Pour ajouter des postes budgétaires, positionnez-vous sur la dernière ligne du tableau : 1. Entrer le numéro de l'école; 2. Le numéro du Poste budgétaire; 3. La Description générale du poste budgétaire; 4. Le Type = le Revenu; 5. La Priorité de paiement (un petit chiffre indique une priorité plus élevée), par exemple, on peut décider de prioriser le paiement des effets scolaires par rapport au paiement des activités éducatives. N. B. : Pour supprimer des postes budgétaires, il faut le prévoir dans le GPI de l'année prévisionnelle. 2

2. Établir la table des effets scolaires Chemin : Fichier Ouvrir Tables Effets scolaires Cette étape sert à déterminer quel montant sera facturé à l'élève selon les listes d'effets scolaires reçues. Sur la dernière ligne du tableau : 1. Entrer le numéro de l'école; 2. Cette notation (Effet scolaire) abrège la description (maximum 20 caractères alphanumériques); 3. La Description apparaît sur la facturation de l'élève (celle-ci doit être compréhensible pour le parent); 4. La Catégorie (rien sauf si ajustement... sporadique); 5. L Utilisation = la Facturation; 6. Le Coût facturé est établi sur les listes d'effets scolaires et approuvé par le conseil d établissement; 7. Le Poste budgétaire est sélectionné à l aide du dictionnaire; 8. La Date de fin de remboursement est obligatoire et celle-ci s inscrit automatiquement. Si l élève quitte l école avant la date inscrite, le système annulera la facturation pour celui-ci; 9. Le Reçu d'impôt, si éligible, voir dictionnaire. 3

3. Associer les effets scolaires aux groupes-repères Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Effets scolaires généraux Cette étape permet d'établir le lien entre l'élève et le montant à payer. Sur la dernière ligne du tableau : 1. Entrer le numéro de l'école; 2. Dans la colonne «Liste des groupes-repères», indiquer les groupes qui doivent être facturés. Ceux-ci doivent être séparés d'une virgule et sans espacement; 3. Dans la colonne «Effet scolaire, sélectionner le code de l'effet scolaire concerné pour les groupes choisis à l aide du dictionnaire. Le reste se complète par défaut puisque l'effet scolaire est créé dans la table «Effet scolaire» (étape 2) 4

4. Générer les effets scolaires (attribution aux élèves) Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Générer les effets scolaires Cette étape déclenche la production de la facturation. Les paramètres doivent être complétés comme démontré dans le tableau : 1. Geler les données descriptives Non 2. Report des coûts statuts initiaux Non 3. Mise à jour dossier effets au prév. en interactif Oui Puis et démarrer de nouveau. 5

Impression des états de compte massif Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Imprimer État de compte Cette étape permet d'imprimer les états de compte pour tous les élèves. Dans les «Paramètres généraux», il faut spécifier que les «Élèves traités» sont les élèves du «Filtres Élèves». Il est important de préciser dans le filtre, la clientèle à sélectionner pour l'impression. Le système imprimera automatiquement les états de compte en ordre alphabétique. Exemples de «Filtres Élèves» 3 filtres fortement suggérés 6

Chemin : Ouvrir Élève Dossier Impression des états de compte individuel Cette étape permet d'imprimer les états de compte pour un élève spécifique. DANS LE DOSSIER DE L'ÉLÈVE : choisir dans la barre de menu «Actions», ensuite sélectionner «Imprimer l'état de compte». C'est dans l'onglet «État de compte» qu'on demandera l'impression d'un modèle détaillé. C'est aussi à cet endroit que l'utilisateur spécifiera s'il désire imprimer les soldes antérieurs ou non. Compléter les paramètres indiqués. Puis et démarrer à nouveau pour lancer la procédure. Il est possible de modifier le «Format» de l état de compte. Fermer la 1 re fenêtre avec le X dans le coin supérieur gauche. L état de compte va apparaître. 7

Gestion du report des trop-perçus À faire avant la fin de l'année scolaire Assurez-vous d'être l année scolaire courante (Onglet - Outils - Préférences - Session de travail). Il faut être dans l'année courante pour le report dans l'année prévisionnelle. Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Modifier les données des emprunteurs Dans les «Paramètres généraux» de l activité : Sélectionner ces différents paramètres : Il est recommandé d'effectuer le mode simulation pour valider l information et le mode «Mise à jour» pour effectuer le traitement. Puis et démarrer de nouveau pour produire le rapport. Fermer la 1 re fenêtre avec le X dans le coin supérieur gauche. Le rapport produit indique les montants qui seront transférés à la facturation de l année suivante. 8

Procédurier pour la génération des payeurs À faire en prévision du début de l'année scolaire Cette étape permet de préciser qui effectue le paiement dans le dossier de l'élève. 1. Assurez-vous d être dans la bonne année scolaire (prévisionnelle) : (Onglet Outils Préférences - Session de travail) Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Modifier les données des emprunteurs Dans les «Paramètres généraux» de l activité : 2. Sélectionner ces différents paramètres : Type d emprunteur traité : sélectionner l onglet «Élèves»; Traitement à effectuer : «Générer les payeurs»; Mode de traitement : simulation pour valider ou «Mise à jour» pour effectuer le traitement; Filtre Élèves : «CSSMI 0 Actif par Groupe, Nom et Prénom». 3. Ensuite, choisir l onglet «Générer payeurs» : 4. Sélectionner ces différents paramètres : Priorité pour le payeur principal : indiquer l ordre pour le payeur principal; Traitement : «Ajouter». 5. Faites et démarrer à nouveau pour lancer la procédure. Fermer la fenêtre avec le X. 9

Effets scolaires dans le dossier de l'élève Chemin : Fichier Ouvrir Élèves Dossier Fractionnement d'écran : Effets scolaires Il est possible dans le dossier d'un élève de visualiser ou de modifier les effets scolaires. Le fractionnement «Effets scolaires» sert à visualiser les effets scolaires de l élève. Lorsque ce fractionnement est en surbrillance, il suffit de sélectionner dans la barre de menu «Actions» pour modifier les effets scolaires. Dans la barre de menu «Actions» 10

Effets scolaires dans le dossier de l'élève (suite) Ajouter des effets scolaires... Permet d'ajouter un ou plusieurs effets scolaires à un élève. Un petit carré noir indiquera que les effets scolaires ont été ajoutés manuellement. Ajouter des ajustements... Permet d'ajouter des ajustements au dossier d'un élève. Un ajustement est un frais non prévu au dossier «Effets scolaires de l'élève». Exemples : remboursement d'un livre de bibliothèque, frais d un chèque retourné, etc. Appliquer un remboursement... Permet de rembourser une partie d effets scolaires en cours d année. Exemple : activité non réalisée Gérer l'historique des effets scolaires Permet de voir pour chaque année scolaire, les paiements, les effets scolaires et le sommaire des coûts. Peut être très utile pour comprendre l état de compte d un élève qui ne balance pas. Modifier les coûts facturés d'un effet Permet de réduire le coût de facturation d'un effet pour un élève qui serait arrivé en cours d'année. 11

Facturation des places disponibles pour le transport scolaire Réception du courriel du Service de l organisation scolaire : Selon les places disponibles qui sont indiquées dans le courriel du transport scolaire, ajouter l effet scolaire (Exemple : TRA) à chacun des élèves concernés, et ce, à partir du dossier de celui-ci. ÉTAPE 1 : Ouvrir le dossier de l'élève. Chemin : Fichier Ouvrir Élèves Dossier Fractionnement d'écran : Effets scolaires ÉTAPE 2 : Choisir dans la barre de menu «Actions». Sélectionner l'option «Ajouter des effets scolaires». Utiliser le dictionnaire pour choisir l'option correspondant à l'élève selon le nombre d'enfants qui utilisent le transport scolaire. ÉTAPE 3 : Enregistrer l'ajout. Ces codes peuvent différer d une école à l autre. 12

Récapitulatif Facturation des activités éducatives Suite à l approbation par le conseil d établissement de l école : ÉTAPE 1 : Ajouter, s'il y a lieu, le poste budgétaire dans la table «Postes budgétaires». Chemin : Fichier Ouvrir Tables Postes budgétaires ÉTAPE 2 : Établir l effet scolaire et le montant facturé à l'élève dans la table «Effets scolaires», s il y a lieu. Chemin : Fichier Ouvrir Tables Effets scolaires ÉTAPE 3 : Associer la facturation aux groupes-repères. Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Effets scolaires généraux ÉTAPE 4 : Générer la nouvelle facturation dans GPI pour l attribution des effets scolaires aux élèves. Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Générer les effets scolaires 13

Finances - Effets scolaires Saisir les paiements Chemin : Fichier Ouvrir Finances Saisir les paiements Cette étape sera utilisée pour saisir des paiements de façon massive. Inscrire le numéro de dossier dans la colonne «Emprunteur». Si vous avez un lecteur optique, vous pouvez l utiliser pour lire le code-barres qui se trouve sur l état de compte de l élève. Si vous devez utiliser le nom ou le prénom de l élève pour trouver son dossier, il faut utiliser la chemise jaune pour faire une recherche. Il est aussi possible d'entrer le numéro du groupe-repère afin d'entrer les transactions liées à un groupe d'élèves. Saisir l information suivante pour chaque paiement : 1. Mode de paiement (argent, chèque, carte débit); 2. Montant du paiement reçu, attention un montant est entré automatiquement par GPI et il doit être modifié selon ce que vous recevez du parent; 3. Date du chèque si le paiement est fait selon ce mode; 4. Inscrire le No. du chèque; 5. Sélectionner le Payeur. S'il y a lieu, le dictionnaire propose des choix; 6. Si le paiement est fait par carte débit, inscrire le numéro d autorisation dans la colonne «Remarque»; 7. En changeant de ligne, la transaction s'enregistre automatiquement. 14

Finances - Effets scolaires (suite) Saisir un paiement dans le dossier d'un élève Chemin : Fichier Ouvrir Élèves Dossier Le nom de l élève doit être sélectionné. Sélectionner dans la barre de menu «Actions» et choisir l'option «Saisir les paiements». La fenêtre «Saisir les paiements» s'ouvrira avec l information de l'élève indiquée. Il suffira de compléter les détails selon le paiement reçu. Corriger un paiement dans l'écran «Saisir les paiements» Cette action permet d'annuler ou de corriger un paiement, immédiatement, dans l'écran de saisie. La fenêtre doit être restée ouverte. Il suffit de sélectionner le paiement et de choisir dans la barre de menu «Actions» pour effectuer l annulation. Corriger un paiement dans le dossier de l'élève Cette action permet de corriger ou d'annuler un paiement dans le dossier de l'élève. Exemples : Erreur de saisie ou chèque retourné La transaction ne doit pas faire partie du dépôt bancaire pour corriger une erreur de saisie. Dans le dossier de l élève, fractionner les fenêtres et choisir «Historique des paiements» dans le menu déroulant. Choisir la transaction à annuler. Sélectionner dans la barre de menu «Actions», ensuite choisir «Annuler un paiement». Aviser le Service des ressources financières (Référence : Annexe 3 page 23). 15

Dépôts bancaires Chemin : Fichier Ouvrir Finances Dépôts bancaires Il est important de fractionner l'écran selon l image ci-dessus afin de voir les quatre fenêtres disponibles pour effectuer un dépôt bancaire. Sélectionner «Actions», ensuite choisir «Ouvrir un nouveau dépôt». Le système sélectionne tous les encaissements saisis. Sélectionner les paiements à déposer dans la fenêtre «Liste des paiements». Faire un dépôt distinct pour les paiements par carte de débit (ne pas les inclure aux dépôts en espèces et par chèques). 16

Dépôts bancaires (suite) Préparation d'un dépôt avec chèques ou «Espèces» : 1. Enlever les crochets de la colonne «Déposé» pour les paiements à retirer du dépôt; 2. Compléter la section «Espèces» pour l argent en inscrivant le nombre de billets en main; 3. Additionner les chèques en main prêts à être déposés pour s assurer qu ils sont tous dans le dépôt. Comparer le total que vous avez obtenu avec le total dans la «Répartition des paiements». Lorsque toutes les vérifications sont faites et que le dépôt au système correspond à ce qu on veut déposer, il faut ensuite fermer le dépôt. 1. Sélectionner «Actions», choisir «Fermer le dépôt»; 2. Imprimer le bordereau de dépôt avec «Actions», sélectionner «Imprimer bordereau de dépôt»; 3. Dans la fenêtre d'impression, sélectionner le format avec le nom de votre école afin que les données bancaires s'indiquent automatiquement, puis «Démarrer». 4. Apposer votre signature sur le bordereau et le faire vérifier par une autre personne (direction, technicienne, agente de bureau, etc.). Cette personne doit s assurer que le total du dépôt balance avec le montant inscrit sur le bordereau. Elle doit également apposer sa signature sur celui-ci; 5. Vous devez joindre ce bordereau aux paiements à déposer à la caisse. 17

Dépôts bancaires (suite) Préparation du dépôt par carte de débit : 1. Ouvrir un nouveau dépôt (Dépôts bancaires Actions Ouvrir un nouveau dépôt); 2. Nommer ce dépôt Interac (plus facile pour balancer le rapport OSIRIS à la fin du mois); 3. Sélectionner les paiements carte débit seulement; 4. S assurer que tous les coupons ont été saisis; 5. Fermer le dépôt. Ne pas imprimer de bordereau de dépôt pour les cartes de débit. Vous devez séparer les transactions Interac par mois afin effectuer le dépôt. S assurer d avoir saisi tous les paiements d un mois dans un dépôt avant de faire ceux du mois suivant. 18

Ventilation par postes budgétaires Lorsque le mois est terminé, ce rapport doit être produit afin d informer le Service des ressources financières dans quels postes budgétaires seront déposés les revenus. Chemin : Fichier - Ouvrir - Finances - Dépôts Bancaires Dans la fenêtre «Dépôts Bancaires», il faut repérer les dépôts effectués dans le mois terminé. Noter le numéro du premier et le numéro du dernier dépôt (inclure les dépôts Interac). Ensuite, dans Éco-GPI : Chemin : Favoris Éco-GPI (entrer numéro de l école et mot de passe) 1. Sélectionner «Formulaires»; 2. Choisir le formulaire «FOR045B (Effets scolaires : Ventilation par poste budgétaire)»; 3. Cliquer sur l imprimante; 4. Indiquer le numéro du premier dépôt correspondant au mois traité, dans l encadré «Dépôt de», puis cliquer sur «Entrée»; 5. Entrer le numéro du dernier dépôt correspondant au mois traité dans l encadré «Dépôt à», puis cliquer sur «Entrée»; 6. Un rapport sera créé. Ensuite, il faut annexer à ce rapport une copie de chaque dépôt effectué dans le mois. N. B. : À ce rapport, il faut aussi annexer le rapport OSIRIS qui fait état des transactions INTERAC du mois. À vérifier avant d envoyer le rapport de ventilation au Service des ressources financières : Un rapport de ventilation c est le total de chaque bordereau de dépôt additionné au total du rapport OSIRIS de l école. Si les totaux ne balancent pas, vous devez communiquer avec le Service des ressources financières. 19

ANNEXE 1 - Trop-perçus Voici la marche à suivre si cette fenêtre apparaît lors de l'ouverture de GPI : 1. Sélectionner l'option «Filtres» dans l écran «Dossier de l élève»; 2. Dans le menu déroulant, choisir «Trop-Perçu actif/inactif»; Par la suite, selon les résultats du rapport, dans la fenêtre «Effet scolaire du dossier de l'élève», il faut vérifier avec la direction la marche à suivre (Options : rembourser le parent, garder l argent pour l an prochain ou le supprimer). 20

ANNEXE 2 - Projets spéciaux Cette fonction peut être utile si certains élèves de groupes-repères différents participent à un projet ou à une activité spéciale (Exemples : voyage musical, Mini-basket). Les étapes principales 1 et 2 doivent avoir été créées. ÉTAPE 1 : Il faut créer une caractéristique qui sera attribuée aux élèves concernés par cette facturation. Chemin : Fichier Ouvrir Tables Données paramétrées par l'école Caractéristique de l'emprunteur. Étape 1 Étape 2 ÉTAPE 2 : Il suffit d'ajouter la «Caractéristique» établie dans l étape «1» dans l'onglet «Sommaire» du dossier de l'élève. La facturation s'ajoutera. (Exemple : M Mini-basket) Chemin : Fichier Ouvrir Élèves Dossier 21

ANNEXE 2 - Projets spéciaux (suite) ÉTAPE 3 : Associer la facturation aux élèves concernés. Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Effets scolaires généraux Indiquer la caractéristique au lieu du groupe-repère. (Référence : Associer les effets scolaires aux groupes-repères, page 4) ÉTAPE 4 : Générer la nouvelle facturation dans GPI. (Référence : Générer les effets scolaires, page 5) Chemin : Fichier Ouvrir Effets scolaires Générer les effets scolaires 22

ANNEXE 3 - Chèque retourné Dès la réception des documents par la caisse (chèque original ou copie du chèque faite par la caisse) voici la procédure : 1. Retracer la nature du paiement (Effets scolaires, Dîneurs, Service de garde ou autre); 2. Remettre le document à la responsable du dossier visé par ce chèque; 3. Mettre à jour le système concerné (GPI - Effets scolaires, Avant-garde - Dîneurs, Avant-garde - Service de garde). Il faut annuler la transaction correspondante au chèque retourné et facturer les frais bancaires de 5 $ (XXX-1-72500-853) : À partir du dossier de l élève, effectuer une fraction d écran et sélectionner «Historique des paiements», Mettre la transaction en surbrillance, choisir l onglet «Actions» et annuler le paiement, Utiliser le motif d annulation «Chèque retourné», Choisir la fraction d'écran «Effets scolaires», l onglet «Actions», ajouter un ajustement et choisir les frais bancaires à 5 $ pour facturer le parent, Rafraîchir l écran, Réimprimer l'état de compte en sélectionnant la fenêtre «Dossier», l onglet «Actions» et imprimer l'état de compte; 4. Aviser le parent de la situation, ensuite remettre un état de compte à jour au parent; 5. Informer par courriel le Service des ressources financières qu'un chèque est retourné en indiquant l'information suivante : Le nom du payeur, Le montant du chèque, Le ou les postes budgétaires affectés par le chèque retourné. En ce qui concerne Avant-garde, la mise à jour du système transmet l'information par défaut. 23