Guide utilisateur du workflow d engagement pour les futurs collaborateur-trice-s Version 2.4 DIRH 20.04.2014_TT 20/04/15 1/14
SOMMAIRE 1. ACCÈS ET NAVIGATION DANS L OUTIL DE WORKFLOW... 3 1.1. LOGICIELS OFFICIELLEMENT SUPPORTES... 3 1.2. CONNEXION AU WORKFLOW... 3 1.3 ZONES DE L ECRAN D ACCUEIL / PANIER DE TACHES... 5 2. NAVIGATION DANS LES ONGLETS ET VALIDATION... 5 3. SAISIE DE VOS DONNEES PERSONNELLES... 7 4.1. ONGLET «INFORMATIONS PERSONNELLES»... 8 4.2. ONGLET «ADRESSES»... 9 4.3. ONGLET «AUTORISATION»... 9 4.4. ONGLET «EMPLOIS»... 10 4.5. ONGLET «COORDONNEES BANCAIRES / POSTALES»... 11 4.6. ONGLET «CONJOINT»... 12 4.7. ONGLET «ENFANT»... 12 4.8. ONGLET «DOCUMENTS»... 13 4. CONTRÔLE ET ENVOI DES DONNEES PERSONNELLES... 14 20/04/15 2/14
1. ACCÈS ET NAVIGATION DANS L OUTIL DE WORKFLOW 1.1. LOGICIELS OFFICIELLEMENT SUPPORTES Afin de garantir une compatibilité optimale avec l application W4 (workflow d engagement PAT), il convient de vous y connecter à l aide du navigateur web Mozilla FireFox. Celui-ci peut être téléchargé gratuitement et pour tous les systèmes d exploitation (Windows, Linux, Mac) à cette adresse. 1.2. CONNEXION AU WORKFLOW En tant que futur collaborateur-trice amené(e) à compléter votre dossier d engagement, vous serez notifié directement par email au moment où il vous faudra procéder à la saisie de vos données. Dans ladite notification, vous trouverez un lien web vous permettant de vous connecter directement au workflow d engagement de l Université de Genève. La page ci-dessous s ouvre : https://bpm.unige.ch/engagement_pat_unige Cliquez sur «se connecter avec son compte UNIGE (AAI)» et utilisez les identifiants UNIGE qui vous ont été fourni préalablement par email. Généralement, votre identifiant et votre mot de passe vous sont parvenus dans deux emails différents, pour des raisons de sécurité. 20/04/15 3/14
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1.3 ZONES DE L ECRAN D ACCUEIL / PANIER DE TACHES L écran se divise en plusieurs zones, comme le montre l illustration ci-dessous : En haut à droite de l écran (encadré bleu) se trouvent notamment l identifiant de la personne connectée et le bouton permettent de se déconnecter de l application. Au centre, figure l écran panier de tâches, qui liste les différentes tâches ouvertes à effectuer. 2. NAVIGATION DANS LES ONGLETS ET VALIDATION Dans la partie inférieure de chaque onglet se trouve le champ «Avancement» sous lequel est marqué «Je valide les informations». Lorsque l on juge avoir correctement renseigné les informations demandées on doit valider ce champ. 20/04/15 5/14
Au bas de chaque onglet se trouvent les trois boutons suivants : «Valider», «Sauvegarder», «Annuler». Si l on souhaite sortir de l application on clique sur le bouton «sauvegarder». Si l on souhaite envoyer le dossier avec les informations saisies, après avoir renseigné tous les champs de tous les onglets, on doit cliquer sur le bouton «valider». 20/04/15 6/14
3. SAISIE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES Après votre connexion à l outil de workflow, vous devez renseigner vos données personnelles au travers de 8 onglets différents. Le message éventuel laissé par l initiateur de l engagement à votre égard figure en haut de cette page, de manière immuable au travers de 8 onglets (encadré rouge). Vous constaterez que figure sur le premier des huits onglets les coordonnées de votre personne de contact au sein de la faculté/division qui vous engage (encadré vert). C est vers cette personne que vous devez vous tourner si vous deviez avoir des questions au sujet de votre processus d engagement. 20/04/15 7/14
4.1. ONGLET «INFORMATIONS PERSONNELLES» Dans cet onglet, le futur collaborateur doit renseigner ses informations personnelles, relatives notamment à son état civil, sa nationalité et son identifiant retraite (AVS). La présence d un (*) à côté d un champ signifie qu il est obligatoire de renseigner celui-ci. 20/04/15 8/14
4.2. ONGLET «ADRESSES» 4.3. ONGLET «AUTORISATION» Cet onglet est en partie dépendant des réponses fournies dans l onglet «Informations personnelles», particulièrement si le futur collaborateur n est pas suisse. S il est de nationalité suisse, il suffit simplement de cocher la case «je suis de nationalité suisse» en bas de page. 20/04/15 9/14
4.4. ONGLET «EMPLOIS» 20/04/15 10/14
4.5. ONGLET «COORDONNEES BANCAIRES / POSTALES» Vous devez ici renseigner un IBAN suisse. Le cas échéant, vous devez vous engager à procéder à l ouverture d un compte bancaire/postal en Suisse. 20/04/15 11/14
4.6. ONGLET «CONJOINT» Cet onglet n est saisissable que si dans l onglet «Informations personnelles», il est mentionné que le candidat est soit : o marié o séparé o en partenariat fédéral enregistré 4.7. ONGLET «ENFANT» Le futur collaborateur indique ici s il a des enfants. Il doit ensuite ajouter les données relatives à chacun de ses enfants dans le tableau «enfants». En cliquant sur l icône (flèche rouge), s ouvre un popup dans lequel toutes les informations relatives à l enfant doivent être renseignées. 20/04/15 12/14
4.8. ONGLET «DOCUMENTS» Cet onglet permet au candidat d envoyer divers types de documents. Attention, ces derniers doivent être au format PDF (.pdf) et ne pas excéder 10 mo. 20/04/15 13/14
4. CONTRÔLE ET ENVOI DES DONNEES PERSONNELLES Une fois que le futur collaborateur a contrôlé toutes ses données personnelles, il les envoie en cliquant sur le bouton «Valider». 20/04/15 14/14