OBJECTIFS ET INDICATEURS RH La démarche métier

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS ----------------------- SECRETARIAT GENERAL ----------------------- DIRECTION GENERALE DE L ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE ----------------------- OBJECTIFS ET INDICATEURS RH La démarche métier 08/04/2014

SOMMAIRE 1 2 3 4 Les fondamentaux de la démarche métier Les répertoires des métiers et des postes de travail L élaboration des outils Les prochaines étapes 2

1. Les fondamentaux de la démarche métier Les enjeux de la Fonction Publique gabonaise Des réformes de grande ampleur, qui ont des impacts importants sur : les missions ; les services ; les agents Des effectifs amenés à évoluer, du fait de : la forte décélération des recrutements ; la nécessité de professionnalisation de la main d œuvre Au-delà de ce contexte, toute gestion des ressources humaines doit se doter d une vision prospective. 3

1. Les fondamentaux de la démarche métier Les enjeux de la Fonction Publique Un outil d aide à la décision doit permettre d identifier les métiers nouveaux ou en évolution et les besoins en effectifs correspondants. Un outil de gestion collective doit appuyer les processus de recrutement, formation professionnelle, mobilité, Un outil de gestion individuelle doit aider les managers et les agents pour la construction des parcours professionnels. 4

1. Les fondamentaux de la démarche métier La gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH) C est une démarche de management visant à : optimiser et améliorer l adéquation entre les compétences des personnels et celles dont l organisation a besoin à court et moyen terme ; prévenir et traiter les risques d inadéquation quantitative (effectifs) et qualitative (compétences) par la mise en œuvre de plans d actions RH. Elle a une double dimension collective (effectifs, pyramide des âges, plans de qualification, ) et individuelle (parcours professionnel, formation, ). Elle a pour objectif d adapter une organisation à son environnement futur. Elle est plus large que la notion de gestion prévisionnelle (des effectifs,) des emplois et des compétences, car elle englobe tous les domaines de la GRH. 5

1. Les fondamentaux de la démarche métier L articulation avec la gestion statutaire La Fonction Publique de carrière est le régime retenu au Gabon. Les principaux éléments de la carrière de l agent (affectation, avancement, promotion, rémunération, ) dépendent du statut. Ce dispositif n est aucunement remis en cause. La gestion des agents doit dorénavant s effectuer sur la base de ces deux critères : le corps et le grade (gestion administrative) et le métier (gestion prévisionnelle des ressources humaines). Malgré tout, la gestion statutaire présente des rigidités («inertie» des effectifs et de la masse salariale) qui peuvent complexifier l exercice. 6

1. Les fondamentaux de la démarche métier Le dispositif BESOINS ACTUELS EN RH formation mobilité recrutements gestion des carrières rémunérations communication organisation RESSOURCES HUMAINES ACTUELLES facteurs d évolution, stratégie POLITIQUES D AJUSTEMENT démographie, qualifications, plans de formation, évaluations BESOINS FUTURS EN RH écarts RESSOURCES HUMAINES FUTURES 7

1. Les fondamentaux de la démarche métier Les besoins des différents acteurs LES AGENTS construire leur parcours professionnel (mobilité, formation, ) LES MANAGERS DE PROXIMITE animer leur équipe évaluer leurs collaborateurs LA SPHERE RH connaître précisément la ressource humaine disponible anticiper les besoins à moyen terme et définir les leviers de satisfaction de ces besoins (formation, recrutements, mobilité, ) LES DECIDEURS disposer des informations nécessaires à la définition des politiques de RH cohérentes avec la stratégie et les objectifs de performance de l organisation LES CANDIDATS se positionner par rapport aux besoins de recrutement de l Administration appréhender les parcours professionnels offerts LES CITOYENS appréhender les moyens humains mobilisés par l Etat pour accomplir ses missions 8

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Les niveaux de maille Le poste de travail comprend l ensemble des activités et des tâches réalisées par un individu au sein d une structure donnée. L emploi regroupe des postes de travail très proches du fait des activités exercées et des compétences mobilisées. L emploi type regroupe des emplois liés par une même technicité. Il correspond à une aire de mobilité naturelle pour les individus. L emploi référence représente une pratique professionnelle cohérente et une même identité professionnelle. Le terme de métier n est pas retenu comme concept de travail. Il est utilisé de manière générique pour communiquer sur les répertoires et peut désigner indifféremment un emploi, un emploi-type ou un emploi-référence.. 9

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Les niveaux de maille Un métier ou un poste est caractérisé par : des activités, dont chacune constitue un ensemble de tâches organisées et orientées vers un but précis des compétences nécessaires pour l exercice de ces activités : Les savoirs permettent la compréhension des objectifs généraux, des procédures, du contexte et des particularités des situations rencontrées Les savoir-faire expriment la capacité à exécuter une tâche prescrite, la gestion de situations complexes ou encore la maîtrise d outils, de techniques ou de méthodes Les savoir-être concernent les attitudes et les comportements nécessaires à l exercice des activités 10

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Une illustration des niveaux de maille Emploi référence LA FONCTION PUBLIQUE Vérificateur Chargé d études Emploi type Chargé du contrôle fiscal externe Chargé d études UN MINISTERE Emploi UNE DIRECTION GENERALE Chargé du contrôle fiscal externe des entreprises Chargé d études Poste de travail UNE SITUATION INDIVIDUELLE Vérificateur à la 5ème brigade de Franceville Chargé d études au cabinet du DGAFP 11

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Les usages de ces deux outils Répertoire des métiers ministériels Connaître les effectifs au plan qualitatif Anticiper les évolutions des métiers pour une meilleure adéquation des compétences avec les besoins Fluidifier les mobilités intra et inter-directionnelles Elaborer la cartographie des emplois et construire les parcours professionnels Améliorer les processus de recrutement Faciliter l identification des besoins de formation Fournir un appui aux managers pour l animation de leur équipe Répertoire des fiches de poste Objectiver l évaluation des agents 12

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de trame pour la fiche emploi-type Métier Code Famille professionnelle Sous famille professionnelle Catégorie(s) Conditions particulières d exercice Définition synthétique Activités principales Tendances d évolution Facteurs clés à moyen terme (3-5 ans) Impacts qualitatifs sur le métier Compétences requises Proximité de compétences Après En sortant du métier Savoir Savoir-faire Savoir-être.. Autres appellations : 13

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de fiche emploi-type Rédacteur juridique Réglementation et affaires juridiques Conditions particulières d exercice o Grande disponibilité du fait des délais contraints en matière de procédures et de conseil Catégorie s A et B Tendances d évolution Définition synthétique Le rédacteur juridique participe aux travaux d élaboration des textes juridiques et assure un rôle de conseil et d aide à la rédaction des actes ou contrats conclus par une personne publique. o o o o o o o Activités principales Participation et suivi des différentes étapes de conception et de rédaction de textes juridiques de toute nature Assistance et conseil juridiques auprès des décideurs publics Analyse et conseil des services ou des usagers en matière d interprétation des textes Contrôle préalable des actes juridiques Représentation de l administration lors de séances de travail internes ou externes Rédaction de projets de réponses aux questions parlementaires Veille dans son domaine d activité Facteurs clés à moyen terme (3-5 ans) Evolutions réglementaires, notamment dans le domaine des nouvelles technologies Importance croissante des normes européennes en droit interne Evolution des processus de travail (suivi en temps réel et dématérialisation ) Consultant juridique Rédacteur contentieux Proximité de compétenc Impacts qualitatifs sur le métier Diversification vers d autres domaines et sources juridiques Développement du travail en ligne et en réseau Adaptation à de nouvelles méthodes de travail es Réglementation et affaires juridiques Réglementation et affaires juridiques Savoirs Connaissances juridiques (tous domaines du droit et leurs évolutions) Techniques rédactionnelles juridiques Organisation, fonctionnement et missions des ministères et des administrations Environnement juridictionnel Légistique Applications informatiques métier Savoir- faire Effectuer une analyse juridique Constituer une base documentaire Diffuser l information Assurer une mission de conseil Respecter les contraintes calendaires Savoir - être Rigueur Fiabilité Réactivité Autonomie Force de proposition Adaptabilité 14

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de fiche de poste IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé du poste : rédacteur Direction/service/bureau : Catégorie : Famille professionnelle : réglementation et affaires juridiques Intitulé du métier : rédacteur juridique (Contexte du recrutement :) (Durée indicative d occupation du poste :) Localisation : LE POSTE ET SON ENVIRONNEMENT Description du bureau : Description du poste : Exemples de dossiers traités récemment : Relations fonctionnelles : Conditions particulières d exercice : Le titulaire du poste examine les propositions ou rapports d enquête en vue de leur éventuelle transmission à l Autorité de la concurrence. Il participe à l'élaboration des observations du commissaire du gouvernement devant l'autorité de la concurrence. Il suit les décisions de l'autorité de la concurrence et de la Cour d'appel de Paris. Il suit l'activité du Tribunal de première instance et de la Cour de Justice de l'union européenne dans les secteurs dont il a la charge. Il est chargé, en coordination avec l'autorité de la concurrence, de l examen et de l élaboration de la position à tenir sur des sujets communautaires de concurrence dans les secteurs dont il assure le suivi. Il participe à ce titre à des réunions au SGAE ou à Bruxelles. Il participe aux tâches du bureau en matière de réflexion doctrinale, de rédaction d'articles, d études et de formation. 15

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Un exemple de fiche de poste LES COMPETENCES MISES EN ŒUVRE Savoirs : Techniques rédactionnelles juridiques Environnement juridictionnel Légistique Droit fiscal Procédures et contentieux fiscaux Anglais Expertise Maitrise Maitrise Maitrise Expertise Pratique Requis immédiatement A acquérir Requis immédiatement Requis immédiatement A acquérir Souhaitable Savoir-faire : Effectuer une analyse juridique Constituer une base documentaire Assurer une mission de conseil Conduire une réunion Expertise Pratique Maitrise Maitrise Requis immédiatement A acquérir Requis immédiatement A acquérir Savoir-être : Rigueur Réactivité Sens de la pédagogie Aptitude au travail en équipe Informations complémentaires : Contacts : 16

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Le dictionnaire des compétences C est un outil de référence qui répertorie et décrit l ensemble des compétences afférentes aux métiers identifiés dans le répertoire auquel il est adossé. A l inverse, un dictionnaire des compétences n est pas élaboré conjointement à un référentiel de fiches de poste. Il est élaboré sous format papier mais également dématérialisé (base de données de préférence). Contrairement au répertoire des métiers, il n a pas vocation à faire l objet d une large diffusion. 17

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Le dictionnaire des compétences Il permet un langage partagé entre les acteurs RH en termes de compétences. conseille r carrière Parcours professionnels Mobilité Identification des compétences employeu r Recrutement DRH Profils de compétences adaptés aux besoins dictionnaire des compétences manager opérationnel Entretien professionnel Appréciation des compétences sur le poste de travail agent Conception du projet professionnel chargé de formation Formation Adaptation des actions de formation 18

2. Les répertoires des métiers et des postes de travail Le dictionnaire des compétences Un exemple de trame pour une fiche compétence : Compétence Il s agit des savoirs, savoirfaire et savoir-être. Catégorie Définition synthétique Les savoirs peuvent être éventuellement classés en catégories et sous catégories. Libellés issus du répertoire des métiers Nombre d emplois concernés Il peut parfois être intéressant de contextualiser une compétence au niveau d une fiche métier. Exemples d emplois correspondants 19

3. L élaboration des outils Les généralités Une démarche similaire peut être adoptée pour l élaboration des deux documents, même si les usages et les contenus diffèrent. Il est recommandé de ne pas débuter les deux projets de front, en raison de la charge importante de travail et du risque de confusion par les personnes sollicitées. La démarche d élaboration : doit impérativement être collaborative afin que le document reflète la réalité du terrain et que l ensemble des acteurs se l approprie ; peut être descendante ou ascendante.! Avant de fixer le mode opératoire, il convient de recenser les éventuels travaux menés au sein des directions générales. 20

3. L élaboration des outils Le plan d actions type élaboration de l organigramme rédaction des termes de référence présentation rédaction du guide méthodologique ren cont re poin réunions avec les experts métiers t foca l réunions avec des managers rédaction des fiches validation des fiches recensement et description des compétences définition des familles professionnelles classification des emplois/postes finalisation du répertoire finalisation du dictionnaire réalisation de la DRH participation d agents du ministère rédaction d un guide d utilisation instance de validation interaction entre les réalisations rédaction du manuel d actualisation 21

3. L élaboration des outils Les étapes du plan d actions type 1 élaboration de l organigramme 1. Recueillir et analyser les textes organiques du Ministère et de ses différentes entités 2. Bâtir une première version de l organigramme 5. Identifier les responsables de structures 6. Adresser des courriers pour solliciter des rencontres avec les responsables ou des points focaux 7. Consolider l organigramme Ministère de la Fonction Publique Service des carrières DGAFP Direction de la gestion des personnels Service des emplois Cet outil sera également utilisé pour tous les projets impliquant une participation des services (plan de formation, recensement des agents, ). 22

3. L élaboration des outils Les étapes du plan d actions type 2 rédaction des termes de référence présentation PLAN TYPE POUR LE REPERTOIRE DES METIERS Eléments de contexte (éventuellement préréquis) I - LE REPERTOIRE DES METIERS MINISTERIELS A. Les objectifs du document B. Les usages du document II - LE DICTIONNAIRE DES COMPETENCES A. Les objectifs du document B. Les usages du document III - LE MODE OPERATOIRE D'ELABORATION A. La démarche retenue B. Les étapes C. Les livrables attendus D. Les acteurs du projet E. Le chronogramme IV - LES MODALITES DE DIFFUSION Une réunion, présidée par le Secrétaire Général, rassemble tous les responsables de structures (DG). Leurs sont présentés : les finalités du projet, son déroulement (modalités et calendrier). Il leur est demandé de désigner un point focal, qui sera responsable du projet pour la Direction Générale. 23

3. L élaboration des outils Les étapes du plan d actions type 3 rédaction du guide méthodologique PLAN TYPE POUR LE REPERTOIRE DES METIERS Rappel des éléments constitutifs du projet Il permet de disposer d un cadre de référence partagé s agissant : des concepts manipulés (métier, famille professionnelle et compétence) ; des normes rédactionnelles. Il doit impérativement être achevé avant le démarrage de rédaction des fiches. Il reste à usage purement interne (rédacteurs du document). Sa révision, si nécessaire, est approuvée par l ensemble des rédacteurs. I - LES METIERS MINISTERIELS A. Le niveau de maille B. Les principes retenus C. La démarche d'identification des métiers D. La rédaction des fiches 1 / Les normes et principes de rédaction 2 / L'harmonisation des fiches E. La fiche métier 1 / La maquette 2 / La présentation des différentes rubriques II - LES FAMILLES PROFESSIONNELLES A. La définition d'une famille professionnelle B. Les principes d'identification C. Les principes de classification des métiers 24

3. L élaboration des outils Les étapes du plan d actions type 4 ren con tre poi nt foc al réunions avec les experts métiers réunions avec des managers rédaction des fiches validation des fiches recensement et description des compétences Des instances se tiennent régulièrement pendant toute le durée du projet afin d éviter «l effet tunnel». Elles sont généralement de deux types : décisionnelles et opérationnelles. Ce cycle de travail est reproduit pour chacune de entités identifiées. Sa durée est dépendante de la taille de l entité. Les cycles peuvent être parallélisés en fonction des ressources allouées au projet, même si l équipe en charge de la rédaction du document doit demeurer réduite. Une description détaillée du projet est effectuée au point focal, à qui sont remis les termes de référence. Il désigne les experts métiers et les managers. Les réunions se tiennent le plus en amont possible. Elles peuvent cependant, si besoin, s étaler jusqu à la fin du cycle. La description des compétences peut conduire à revoir les métiers. 25

3. L élaboration des outils Les méthodes d identification et de description des métiers - l'observation directe sur site (un consultant externe à l'aide d'une grille d'analyse) - l'entretien guidé (individuel ou collectif) par un consultant externe à l'aide d'une grille de questionnement - la description écrite par l'agent de ses activités - le questionnaire servi par l'agent - l'analyse documentaire - le comité d'évaluation animé par un consultant externe et qui réunit des praticiens 26

3. L élaboration des outils La grille d entretien type date de l'entretien : direction générale/service/bureau : personnes présentes : coordonnées du point focal : intitulé(s) de l'emploi-type ou du poste de travail utilisé(s) par ces personnes : niveau(x) hiérarchique(s) concernés : définition de l'emploi-type ou du poste de travail : finalités : activités : degré de saisonnalité de l'emploi-type ou poste de travail : ressources nécessaires : manquements constatés : évolutions souhaitables en terme de ressources : conditions particulières d'exercice : facteurs d évolution et impacts : Pour les postes de travail : pour les ressources : quelle cotation? Sont elles requises immédiatement ou non? positionnement hiérarchique dans la direction générale : relations fonctionnelles internes et externes : 27

3. L élaboration des outils Les étapes du plan d actions type 5 définition des familles professionnelles classification des emplois/postes Deux approches sont envisageables : - Élaborer une liste a priori qui sera aménagée au fil de l eau ; - Attendre d avoir rédigé un volume significatif de fiches. Ce niveau d analyse supérieur permet une représentation ordonnée des métiers ministériels sous forme d une nomenclature. Trois critères garantissent le caractère opérationnel des familles professionnelles : leur nombre doit rester limité (pas de familles «directionnelles») ; elles ne doivent être ni trop vastes, ni trop restreintes en nombre de métiers ministériels ou en effectifs ; chaque métier doit pouvoir intégrer une famille professionnelle (pas de famille «divers»). Elles sont définies lors de l élaboration du répertoire des métiers. Elles sont indiquées sur les fiches de poste, pour faire le lien avec le niveau supérieur de l arborescence. 28

3. L élaboration des outils Les étapes du plan d actions type 6 rédaction d un guide d utilisation rédaction du manuel d actualisation Il fixe le cadre méthodologique et le calendrier de mise à jour du document. La périodicité d actualisation généralement retenue est de deux ans. Il est élaboré uniquement pour le répertoire des métiers ministériels. La rédaction de ces deux documents doit être achevée à la finalisation du répertoire des métiers. Ils sont validés en interne et ne sont pas soumis à l approbation de l instance qui pilote le projet. Il s agit à la fois d un mode d emploi et d une explicitation du document à l intention de ses futurs utilisateurs. Il est élaboré uniquement pour le répertoire des métiers ministériels. PLAN TYPE POUR LE GUIDE D UTILISATION Rappel des grandes étapes du projet I - LES OBJECTIFS DU REPERTOIRE DES METIERS MINISTERIELS II - LES UTILISATEURS ET LES USAGES DU DOCUMENT III - LA DEMARCHE DE L'ELABORATION DU DOCUMENT IV - LES PRINCIPES FONDATEURS RETENUS V - LA FICHE METIER 1 / La maquette 2 / La présentation des différentes rubriques V - LES MODALITES D'ACTUALISATION 29

4. Les prochaines étapes PAP 2014 Les ministères finalisent les plans d action à l aide des outils présentés aujourd hui. En fonction des remontées, des réunions d appui son t organisées pour la mise en œuvre opérationnelle des plans d actions RH. RAP 2014 OUTILS DEVELOPPES A TERME (modèles types) Termes de référence Guide méthodologique Guide d utilisation Manuel d actualisation Manuel d élaboration d une cartographie des emplois Manuel d élaboration des parcours professionnels 30