Page 1 sur 7 1. PRESENTATION DE BASECAMP Basecamp est un outil collaboratif de gestion de projet en ligne. L objectif de Basecamp est la communication des informations sur le projet autour d un même espace ouvert à tous les membres de l équipe projet, côté client et côté prestataire. Les membres du projet disposent ainsi de la même source d information. L accès à Basecamp se fait en toute sécurité à travers une interface Web accessible via login et mot de passe, rendant ainsi possible les accès distants et les utilisations multi-sites et multi-sociétés. Lors du lancement du projet, attribue à chacun des membres de l équipe du client un login et un mot de passe personnels lui permettrant d accéder à l extranet dédié à son projet. Chacun des intervenants accède alors à son tableau de bord en ligne lui permettant de suivre au jour le jour l avancée du projet. L extranet se présente comme un tableau de bord du projet permettant de suivre en temps réel : Le planning des étapes du projet Le respect du planning par les membres de l équipe du prestataire Les différents membres de l équipe projet Les étapes de validation et de correction Les discussions diverses : message et forum de discussion. Chaque intervenant est prévenu par mail dès qu une modification le concernant est mise en ligne sur l extranet. 1.1 Les chefs de projets Ils planifient le projet et gèrent les affectations ainsi que l'ensemble des documents liés au projet. Interface simple où toutes les méthodes de l'entreprise sont intégrées Publication automatique de tous les résultats après validation Communication aisée avec tous les membres de l'équipe projet Gestion centralisée de la documentation du projet 1.2 Les chefs de services Ils gèrent leurs collaborateurs et valident les charges globales du service. Prévision et suivi en temps réel de l'utilisation des ressources Plan de charge moyen et long terme des besoins Gestion des activités hors-projets Gestion centralisée des documents de son service
Page 2 sur 7 1.3 Les membres de l'équipe projet Ils mettent à jour le réalisé et la charge restante les concernant. Ils mettent à jour leur calendrier personnel. Ils participent aux forums de discussion et contribuent à la documentation du projet. Interface personnalisée avec le planning de ses activités Gestion individuelle et décentralisée des calendriers Alertes et rappels automatiques via mail Accès à la documentation du projet et du service 1.4 Le client Il consulte les informations sur lesquelles un accès lui est ouvert. Reporting toujours disponible Accès personnalisé et sécurisé à la documentation du projet.
Page 3 sur 7 2. L INTERFACE DE BASECAMP 2.1 Accueil : le bureau virtuel du projet La page d accueil de l application permet de visualiser sur un même écran les dernières étapes du projet et les étapes à venir. Le bureau virtuel regroupe les pushs d informations sur les derniers éléments mis à jour du projet : A droite de l écran : Coordonnées des membres de l équipe et listage des différents projets En haut de page : Calendrier du projet positionné sur les développements planifié en cours de réalisation En coeur de page : détails des dernières avancées du projet (fil de discussion et étapes process).
Page 4 sur 7 Les interventions peuvent être de plusieurs ordre : Derniers messages et correspondances postés sur le projet Dernières tâches effectuées ou lots livrés Derniers fichiers déposés sur le serveur Derniers commentaires sur les livraisons successives Commentaire divers. Les informations sont classées de la plus récente à la plus ancienne. Un clic permet d accéder à la fiche correspondante. En cas de retard du projet Dans le cas d un retard de livraison, une fenêtre rouge en haut de l écran apparaît et liste les différents éléments livrés en retard et le nombre de jours de retard. 2.2 Fil RSS Pour les utilisateurs des RSS, une option de Basecamp permet de suivre via un fil RSS l avancée du projet.
Page 5 sur 7 2.3 Communiquer et gérer les étapes de validation L onglet «messages» permet aux différents membres de l équipe de communiquer et d échanger sur le projet. Les messages sont classés par étapes du projet à droite de l écran, par exemple : Accessibilité Développement du lot 1 Réunions Divers Reprise des contenus Chaque message peut faire l objet d un ou plusieurs commentaires associés.
Page 6 sur 7 2.4 Suivre le planning de production et le contenu de chaque tâche Le planning de production de l équipe de est disponible en ligne ; Il permet au client de suivre l avancée du projet, de consulter les jours de planification et le détail de chaque prestation à effectuer par jour de travail.. Détail d un lot du planning
Page 7 sur 7 2.5 Lister les tâches restants à effectuer sur les différents lots du projet La fonction «A faire» permet de suivre l état d avancement des modifications demandées ou des éléments à effectuer. 2.6 Zone de téléchargement L ensemble des documents projet sont accessibles sur l espace de téléchargement.