Guide utilisateur du portail ouvert aux Employeurs et aux Prestataires Qu est-ce qu on trouve dans ce nouvel espace personnel? Les employeurs et prestataires ont accès à : Un tableau de bord indiquant la totalité de leurs dossiers par type et état (CIF, CVAE, CBC, en cours, annulé, refusé, accordé ) Chaque dossier avec les informations pédagogiques et de rémunération si j ai l habilitation pour Aux virements effectués par le Fongecif Une messagerie En tant qu employeur ou prestataire pourquoi j ai intérêt à me créer un compte? 1. Cela facilite mes relations avec le Fongecif Bretagne : je peux contacter directement le bon interlocuteur 2. Je peux suivre en direct mes dossiers : je retrouve les éléments financiers liés à chaque dossier 3. Je peux suivre les virements effectués par le Fongecif pour chaque dossier 4.. Je peux gérer moi même mes habilitations Si je suis administrateur je peux ajouter des contacts qui auront accès à mon portail et ôter l accès à des contacts qui ne doivent plus avoir d habilitation 1
Accéder au portail Accéder au nouvel espace dédié. Cliquer dans créer mon compte choisir je suis employeur ou je suis prestataire Entrer : SIRET, mail, MDP et valider Un mail d activation est envoyé Je clique sur le lien et je suis redirigé vers le portail Je m authentifie (case identifiez-vous où j entre le mail sur lequel j ai reçu mon mail d activation et le mot de passe que j ai choisi) 2
Rôle de l Administrateur Tous les établissements (OF ou employeur) doivent nommer un administrateur qui donne les droits à des contacts de son choix Si l établissement n a pas encore d administrateur nommé, le portail propose à celui ou celle qui crée son compte (le premier qui entre avec un SIRET non rattaché à un administrateur) de devenir administrateur S il accepte, le service conformité et qualité des données envoie un code au siège social au nom du contact qui souhaite devenir administrateur Avec ce code le contact pourra ouvrir son compte en tant qu administrateur Ce que voit l Administrateur L administrateur peut donner des habilitations En haut à droite en cliquant sur son nom, il accède à un menu gérer des accès Grâce à ce menu il accède à un tableau ; Ce tableau lui permet de donner ou d ôter des droits aux contacts (une ligne du tableau par contact) et d ajouter un contact s il le souhaite en cliquant dans le bouton ajouter un contact Ajouter un contact : pour ajouter un contact, l administrateur clique sur le bouton ajouter un contact, coche le ou les SIRET auxquels il souhaite que le contact ait accès et mentionne le mail du contact, puis il valide 3
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Page d Accueil l employeur ou l OF accède à une page d accueil qui lui indique les dossiers en cours, acceptés et refusé par typologie de dossier (CIF, VAE, BC) Page Dossiers L employeur ou le prestataire ont accès en cliquant sur la page dossiers à l ensemble des dossiers. (en cours, acceptés, refusés, annulés). La page présente d abord tous les dossiers en cours, puis les acceptés, puis les refusés et les annulés L affichage de la décision (accepté ) est effectif J+3 jours ouvrés de la date de commission Outil de recherche Il peut faire une recherche par nom, numéro de dossiers, accepte en tapant le mot de son choix dans la zone avec une loupe en haut à droite Attention respecter la casse et les caractères accentués 5
Accès aux différents SIRET de rattachement Si le contact professionnel est rattaché à plusieurs SIRET il a une liste de tous ses SIRET et peut sélectionner le SIRET de son choix afin de voir les dossiers, virements liés à ce SIRET Exemple de recherche avec ACCEPTE Choix d une vue prestataire ou employeur Si le contact est rattaché à un SIRET prestataire (Organisme de formation, centre de bilan de compétences ) alors dans son header (au dessus de la barre rouge) il voit un bouton lui permettant de sélectionner les informations avec une vue en tant que prestataire (il voit les dossiers qu il a rempli comme prestataire) ou une vue en tant que employeur (il voit les dossiers de collaborateurs de sa structure qu il a donc rempli en tant qu employeur ATTENTION! La vue est affichée par défaut est sur employeur et beaucoup de prestataires n ont pas de dossiers en tant qu employeur Ils ne voient donc aucun dossier s afficher avec une phrase aucun dossier en cours... Exemple de recherche avec le prénom Liliane Cliquer dans cette fenêtre et sélectionner prestataire et non employeur 6
Accès aux dossiers Les employeurs ou prestataires, sur la page dossiers et sur la page virement voient la phrase suivante : Vous avez eu un dossier avec le Fongecif Bretagne et il n apparaît pas? Visualisez-le sur votre ancien espace : cliquez ici si vous êtes employeur ou cliquez ici si vous êtes prestataire. quand il clique sur le lien il est renvoyé sur le site du FBR pour accéder à son ancien espace Détails des dossiers Dans la page dossier : En cliquant dans afficher les détails le professionnel voit un onglet frais pédagogiques si c est un prestataire 7
Dans la page dossier : En cliquant dans afficher les détails le professionnel voit un onglet frais pédagogiques et un onglet rémunération si c est un employeur (et qu il a l habilitation) Détails de l onglet frais pédagogiques Exemple du détail dossier pour un prestataire en ouvrant le détail d un dossier il ne voit que l onglet frais pédagogiques) : 8
Détails de l onglet Rémunération 9
Accès aux virements En cliquant dans la page virements les employeurs ont accès aux virements effectués pour le SIRET qu ils ont sélectionné En cliquant sur la flèche rouge à droite de chaque ligne de virement ils ont accès aux détails du virement 10
Recherche virements Une recherche peut être effectuée sur la page virement grâce à la loupe en haut à droite. On peut rechercher les virements par nom, montant etc. ATTENTION! Actuellement la recherche n est effective que sur les lignes de détails (lignes blanches) et non sur les lignes grises. Une correction est en cours sur ce sujet 11
Page Nous contacter En cliquant dans Nous contacter le professionnel a la possibilité d envoyer un message ; il doit sélectionner un dossier et un objet de question parmi 6 Les objets sont : - changement d établissement d employeur de RIB ou de SIRET - Remboursement de salaire ou demande à propose d une facture ou d une attestation de présence d un salarié en CDI - Remboursement de salaire ou demande à propose d une facture ou d une attestation de présence d un salarié en CDD - Remboursement de salaire ou demande à propose d une facture ou d une attestation de présence d un stagiaire en rupture du contrat de travail (licencié, rupture conventionnelle) - Changement de calendrier ou d organisme de formation - Gestion de compte : administration de comptes ou modification de compte Page Documents utiles Permet aux prestataires d avoir accès au téléchargement de documents en ligne (attestations de présence ou autre) Service pas encore opérationnel 12