La préparation de l Assemblée Générale Budget Prévisionnel et ordre du jour
Rappel : Etape Préalable Le contrôle des comptes de charges Le contrôle des comptes de bilan
Qu est-ce que contrôler les comptes de charges Contrôler les dépenses Analyser chaque facture, Totaliser les factures par poste, Comparer le résultat de chaque poste avec les prévisions (BP), s assurer de la justification des dépassements éventuels Contrôler les recettes Produits financiers des placements, Produits de locations, Indemnités de sécurité sociale, Indemnités d assurance, Intérêts de retard sur les débiteurs, Indemnités suite à un jugement, Vente de clefs, badges
Qu est-ce contrôler les comptes de Bilan Contrôler les comptes dit «de bilan» (comptes financiers et comptes d attente) Analyse des comptes de trésorerie : niveau et possibilité de placement Analyse des comptes dits de «capitaux» : avances, fonds de roulements, comptes travaux non travaux Contrôler leur utilisation et leur utilité Analyse des comptes des copropriétaires : débiteurs et créditeurs / Présents ou ayant vendus Analyse des comptes fournisseurs non soldés Analyse des comptes d attente
Etape 1 L élaboration du budget prévisionnel
Un budget juste mais pas trop large : Enjeux financiers d une bonne estimation du budget prévisionnel : Fixe le montant des appels trimestriels Marge de manœuvre plus ou moins grande pour le syndic Principaux risques d un budget prévisionnel trop élevé : -Laxisme du syndic -«chantage sur les excédents à rétrocéder» Principaux risques d un budget prévisionnel sous évalué : -Difficulté à payer les fournisseurs en fin d exercice -Régularisation importante générateur d impayés de charges
Comment Faire? Estimation par poste de charges avec prise en compte les économies possibles Plusieurs étapes : 1. Comparer l évolution des dépenses sur plusieurs exercices 2. Vérifier la bonne estimation du budget prévisionnel 3. Pondérer les estimations Prendre en considération les recettes
Etape 2 La préparation de l ordre du jour de l assemblée générale
Rappel Obligation pour le syndic d établir l ordre du jour de l AG en concertation avec le conseil syndical (article 26 du décret 1967 modifié par le décret d avril 2010)
Les résolutions obligatoires Constitution de provisions spéciales travaux - Tous les 3 ans (Art 18 de la loi) Montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire Tous les ans (Art 21 de la loi) Montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire Tous les ans (Art 21 de la loi)
Le rapport «moral» du conseil syndical Obligatoire (articles 11 et 22 du décret), envoyé avec la convocation à l AG Point sur tout ce qui a été fait dans l année Contenu : Compte-rendu sur les mandats précis ayant pu être donné au CS Suivi des décisions d AG Suivi des dépenses Suivi des travaux Suivi des débiteurs et des procédures de recouvrement Renégociation des contrats Contrôle annuel des comptes et de la situation financière Préparation de l AG
Documents nécessaires pour approbation des comptes Annexes comptables fournies avec le solde des copropriétaires avant et après répartition Si comptes d attente, justification ligne à ligne Si campagne travaux terminées, approbation des comptes et nécessité de présentation (Annexe 2 partie basse et annexe 4 NB. Pas d obligation pour le syndic de fournir le Relevé général des dépenses, ainsi qu un tableau spécifique présentant le budget prévisionnel
Résolutions d AG pour un assainissement financier Questions concernant l affectation de certaines sommes pouvant entraîner par exemple une baisse des charges pour les copropriétaires ou la constitution d une provision au vue de futurs travaux Le vote de saisies immobilières dans le cas de propriétaires débiteurs indélicats volontairement ou involontairement La bonne estimation des dettes irrécouvrables