SEPTIÈME RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Jeudi 4 juin 2015 19h Tenue chez Luc M. Allard, Architecte 4040, boulevard Saint-Martin Ouest, Laval PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION Présent(e)s : Serge Comtois, président Nicole Fortin, secrétaire Pierre Durand, responsable des sorties en fins de semaine Réjean Lehoux, responsable des activités sociales Martin Perreault, responsable des inscriptions Mélanie Lajoie, responsable des communications Doris Harvey, responsable des sorties en semaine Jocelyn Millaire, responsable du site internet Absent(e)s : Patricia Sauvé, vice-présidente Nathalie Daigneault, trésorière Louise Poulin, collaboratrice aux activités Sylvain Proulx, responsable de la formation 1. Ouverture de la réunion : Le président constate le quorum et ouvre la réunion à 19h10. 2. Adoption de l ordre du jour : Ayant préalablement pris connaissance de l ordre du jour, les membres du conseil d administration conviennent d ajouter trois sujets au «Varia». Après quoi, sur proposition dûment formulée, celui-ci est adopté à l unanimité. 3. Adoption du procès-verbal de la réunion du 22 avril 2015 : Les membres du conseil d administration ayant préalablement pris connaissance de ce procès-verbal et sur proposition dûment formulée, il est adopté à l unanimité. Page 1
4. Sujets du président : 4.1 Bilan du début de saison : Serge fait un retour sur le début de saison, lequel s est très bien passé. 4.2 Intégration des nouveaux membres : Serge souligne que l intégration des nouveaux se fait encore difficilement et que certains anciens membres ne sont pas très ouverts à les accueillir dans leur peloton mais qu il faut tout de même continuer à insister. Afin de faire du renforcement positif à l effet que les nouveaux membres sont capables de rouler à de bonnes vitesses moyennes de croisière; il demande aux administrateurs de publier, sur la page Facebook du Club, leurs commentaires ou leur appréciation lorsqu ils roulent avec de nouveaux. 4.3 Sensibilisation au code de la route : Serge demande aux administrateurs s ils considèrent nécessaire de faire à nouveau de la sensibilisation au Code de la route. Après discussion, il est convenu qu une affiche serait faite avec les principaux panneaux de circulation relatifs au vélo et que celui-ci serait mis à la vue lors des sorties en semaine. Doris se porte volontaire pour organiser quelque chose en ce sens. 4.4 Présentation de la «Petite virée» : Serge fait un récapitulatif des prospections de parcours qu il a faites et présente les deux parcours qui ont été identifiés pour la «Petite virée» du 4 juillet prochain. Il précise qu un autobus scolaire et un camion pour transporter les participants et leur vélo ont déjà été réservés et il donne un aperçu des coûts qui y sont reliés. Après discussion, les membres du conseil conviennent, à la majorité, de fixer la participation à 10$ par personne (non remboursable) payable via PayPal. Le nombre de participants est fixé à 48 personnes et une fois ce nombre atteint, Jocelyn fermera l accès à PayPal et les personnes excédentaires seront placées sur une liste d attente au cas où un participant annulerait sa participation ou en prévision de former un deuxième groupe, à partir de 25 personnes. 4.5 AGA : En vue de la tenue de l AGA, Serge suggère d inviter M. Marinoni à venir présenter son film et il précise que le coût par personne serait d environ 15$. Il rappelle aux administrateurs qu il est prêt à accueillir toutes les idées que ceux-ci voudront bien lui soumettre. Page 2
5. Sujets de la vice-présidente : Aucun sujet. 6. Administration et finances : 6.1 Mise à jour budget réel-estimé saison 2015 : Nicole présente le budget réel-estimé 2014-2015 mis à jour avec le nombre réel de membres ainsi que le montant réel des commandites reçues et souligne que par contre les dépenses ne sont pas à jour. Elle termine en précisant qu elle fera le transfert des connaissances à Nathalie dès son retour de vacances. 7. Sorties en fins de semaine : Pierre fait un résumé des sorties en fins de semaine. Il fait un retour sur le «Défi» et confirme qu il y aura une voiture balai pour chacun des parcours afin de s assurer qu aucun cycliste ne reste seul sur la route. En terminant, il demande ce qu il est advenu de la journée «Portes ouvertes» et en réponse à sa question, Nicole lui rappelle que l activité est prévue pour le mois de septembre; en vue d inciter de nouveaux membres à s inscrire pour la prochaine saison. 8. Activités sociales : 8.1 Activités sociales Mise à jour : Réjean fait un résumé de l organisation des activités sociales et précise que pour : le Beach Party, tout est en voie de finalisation; l Épluchette l activité de Paddle board ne sera possible car les équipements ne seront pas disponibles. Le comité cherche un autre endroit. le «Social du président» - il a loué la salle à Ville Lorraine et le Club doit s occuper de la portion nourriture. La route des vins le centre d art d Orford est réservé. Lennoxville : Jocelyn informe les membres qu à ce jour il y a quatre personnes inscrites. 9. Inscriptions : aucun sujet. 10. Formation : 10.1 Formation donnée par PowerWatts : En l absence de Sylvain, Jocelyn fait un résumé de la formation donnée en salle chez PowerWatts en remplacement des formations qui devaient se donner sur route. Il précise que bien que la séance chez PowerWatts fut très intéressante, elle Page 3
ne répond pas au besoin. En effet, il rappelle que le but des formations sur route est d apprendre aux gens à rouler (freinages, gestion de l énergie, etc.) 11. Communications : 11.1 Facebook - Suivi : Mélanie fait un compte rendu de ses interventions sur Facebook afin de publiciser les informations relatives aux événements et souligne que le site est aussi accessible aux personnes qui ne sont pas membres du Club. Jocelyn fera une liste et veillera à ce que seuls les membres en règle aient accès à la page Facebook du Club. Après discussion, il est convenu qu à l avenir la charte Facebook sera appliquée d une façon plus rigoureuse. 12. Sorties en semaine : Aucun sujet. 13. Site Web : Aucun sujet. 14. Varia : 14.1 Nicole Riccio : Serge fait un retour sur les cas de cyclistes qui ont un comportement inadéquat et demande qu ils soient documentés (identifier le cycliste fautif, les faits concrets date, témoins, circonstance et action en cause ex : absence de plaquette, roule dangereusement, etc.) afin que l article 2e) suspension et radiation des règlements du club, tel que modifié lors du conseil du 16 juillet 2014 puisse être appliqué. 14.2 Dic Ann s : Serge mentionne que Dic Ann s demande un minimum de 200 personnes pour se déplacer et que très peu de dates sont encore disponibles pour un mardi soir cette année. Après discussion, il est convenu que cette idée sera réévaluée pour la saison prochaine. 14.3 France Malo : Serge informe les administrateurs que France Malo s est proposée pour peindre une toile «live» lors du party de fin de saison. Des billets seraient disponibles à la vente et la toile pourrait être tirée à la fin de la soirée. Une stratégie devra être mise en place pour ce faire. Page 4
15. Prochaine réunion : La prochaine réunion aura lieu le mercredi 8 juillet dans les bureaux de Luc M. Allard, architecte, 4040 boulevard St-Martin ouest, à Laval. 16. Fin de la réunion : La réunion a pris fin à 22h10. Page 5