Procédure : avances sur mission

RÉFÉRENTIEL DE CONTRÔLE INTERNE Procédure : avances sur mission DOMAINE DÉPENSES PROCESSUS MISSIONS Statut Non validé DATE 21 décembre 2006 Type de document Procédure RÉFÉRENCE ACP- DFI N Dern. Page MISES À JOUR Date N Version Auteur Action Commentaires 21/12/2006 00 RAIMBAULT Rédaction 1 ère version APPROBATION Fonction Nom Date Visa 1

SOMMAIRE 1 Présentation 3 2 Acteurs 4 3 Logigramme 6&7 4 Description des opérations 8 5 Risques et contrôles 13 6 Comptabilisation 14 7 Références documentaires 15 2

1 Présentation Objet de la procédure Cette procédure a pour objet de décrire les tâches à accomplir afin de s assurer que les objectifs suivants sont respectés et faire en sorte que les avances sur mission : - soient conformes aux dispositions réglementaires et régularisées dans les délais convenus ; - soient enregistrées correctement au bon compte, pour le bon montant et pour la bonne période. Règles de gestion! Marché national de transport et d hébergement Tous les missionnaires, quelle que soit leur qualité, doivent utiliser (sauf circonstances particulières) les prestations de transport et d hébergement 1 proposées par le titulaire du marché national conclu par le CNRS. Ces frais de transport et d hébergement sont payés directement par le CNRS au prestataire et aucune indemnité journalière n est due à l agent. Dans un souci de qualité de service (éviter des démarches administratives désormais inutiles et le versement d avances de fonds), ce principe s applique aux experts scientifiques de nationalité étrangère.! Carte affaires Toute personne étant susceptible de se déplacer régulièrement est en droit de disposer d une carte affaires, ce qui lui évite de faire l avance des fonds (il appartient au directeur d unité d arrêter la liste des personnes susceptibles de bénéficier de cette carte).! Avance sur mission Compte tenu du périmètre couvert par le marché national «mission» et par la carte affaires, le versement d avances sur mission doit désormais être l exception et n être réservé qu aux agents qui effectuent des missions dont les modalités n entrent pas dans le cadre général arrêté par le marché (par exemple, hébergement à l étranger) et aux agents non titulaires de la carte affaires se déplaçant de manière occasionnelle (ou s ils en disposent, qui effectuent des missions dont les modalités ne sont pas compatibles avec les avantages qu offre la carte). 1 La partie hébergement est en cours de contractualisation et sera effective à compter du 2 ème trimestre 2007 3

Il existe deux modalités de calcul des avances, selon la qualité du missionnaire Le droit commun : procédure automatisée dans le système d informations BFC Public : : tout missionnaire, y compris les chercheurs étrangers Base de calcul : 75% du montant des indemnités journalières (ou 75% du forfait «mission» accordé par le directeur d unité) La procédure dérogatoire : procédure manuelle Cette procédure ne saurait être utilisée que de manière exceptionnelle car elle génère une lourdeur de traitement et implique que l agent comptable secondaire puisse pouvoir disposer en temps voulu des justificatifs prévus par l instruction CNRS du 15/11/2006 Public : les chercheurs étrangers qui ne disposeraient pas de compte bancaire ou pour lesquels les transactions bancaires ne seraient pas sécurisées dans leur pays d origine Base de calcul : - 100 % des frais de transport aller et retour (sur justificatifs) ; - 75 % (pouvant aller jusqu à 100 % en cas de contraintes particulières appréciées par le directeur d unité) pour les frais de séjour calculés sur la base du prix figurant sur la réservation de la chambre d hôtel (sur justificatifs) ; - 100 % pour les frais de repas calculés sur la base du montant forfaitaire de 15,25 euros, avec possibilité d ajustement en fonction des justificatifs produits. 4

RÉSUMÉ : MODALITÉS D OCTROI D UNE AVANCE POSTULATS le missionnaire (y compris le chercheur étranger), du fait de circonstances exceptionnelles, n a pas pu recourir au marché national «mission» ou les modalités de la mission ne sont pas compatibles avec les avantages qu offre le marché national (par exemple, hébergement à l étranger) et l agent ne dispose pas de la carte affaires. AVANCES SUR MISSION PROCÉDURE DE DROIT COMMUN = PROCÉDURE AUTOMATISÉE Public : TOUT MISSIONNAIRE ( y compris les chercheurs étrangers) Base : 75% des indemnités journalières ou 75% du forfait accordé par l unité PROCÉDURE DÉROGATOIRE = PROCÉDURE MANUELLE Public : le chercheur étranger qui ne dispose pas de compte bancaire ou pour lequel les transactions bancaires ne sont pas sécurisées dans son pays d origine Base : 100% transport 75 à 100 % hébergement 100% indemnités forfaitaires repas 5

2 Les Acteurs Missionnaire Acteur externe Gestionnaire chargé de l engagement de la dépense Acteur interne de l unité ou du laboratoire Supervision du dispositif au niveau de l unité Directeur de l unité Gestionnaire chargé de la liquidation de la dépense Gestionnaire «liquidateur» du service financier et comptable Gestionnaire chargé du paiement de la dépense Supervision au niveau du service financier et comptable Chargés des contrôles a posteriori Gestionnaire «caissier» du service financier et comptable Agent comptable secondaire Agent comptable secondaire ou représentant habilité Acteur interne de l agence comptable principale 6

3 Le Logigramme : avance sur mission PROCÉDURE DE DROIT COMMUN unité ou laboratoire XLAB missionnaire gestionnaire directeur d unité gestionnaire «liquidateur» Avant demande d avance audit Contrôle du le départ a en mission dispositif posteriori mention sur un «avance» cochée échantillon dans XLAB supervision OM avec mention «avance demandée» délégation régionale BFC gestionnaire agent comptable «caissier» ACP OM approuvé accord = visa comptabilisation automatique Supervision de du contrôle contemporain l avance dispositif dans BFC de façon contemporaine ou selon une périodicité définie proposition de paiement sous-total «info avances au sur mission gest.liq.» Au retour de la mission suppression OM état de frais opération paiement manuelle à la liquidation Débit 4661 Crédit 47211 rapprochement automatique lors du paiement du solde 7

PROCÉDURE DÉROGATOIRE missionnaire unité ou laboratoire XLAB délégation régionale BFC ACP gestionnaire directeur d unité gestionnaire «liquidateur» Avant acquit le = début de la mission En signature fin de contrôle mission contemporain contrôle a posteriori titres de transport sur (original aller + échantillon copie retour) paiement bon de réservation avance d hôtel audit module XLAB FI débit engagement 4661 crédit Avance édition accord531 visée OM du ne = DU visa pas cocher «avance» Hors SI module demande FId avance débit 47211 crédit 4661 acquit = signature supervision contrôle du dispositif contemporain d ensemble paiement du supervision solde, le cas échéant du dispositif d ensemble état de frais débit état visé accord de 4661 frais crédit facture = visa531 d hôtel autres PJ OM OM liquidation module mission écriture auto débit 6256 crédit 4661 gestionnaire caissier agent comptable écriture manuelle débit Conservation 4661 des crédit PJ : factures 47211 d hôtel, restaurant, etc 8

4 Description des opérations de la procédure 4.1 Procédure de droit commun : procédure automatique AVANT LE DEPART EN MISSION Acteur externe Le missionnaire Rôle Demande d avance Par contact direct avec le gestionnaire, courriel, communication téléphonique, etc Acteur Gestionnaire de l unité Rôle Initialisation de la procédure d avance A réception de la demande d avance, le gestionnaire de l unité : 1 - s assure : - que le missionnaire ne dispose pas d une carte affaires ou dans l hypothèse où le missionnaire disposerait déjà d une carte affaires : - que les modalités de déroulement de la mission sont incomptables avec les avantages qu offre la carte affaires Par exemple : mission dans une contrée lointaine à l étranger où le réseau bancaire est inexistant - que les frais de déplacement ne peuvent pas être pris en charge directement et complètement par le CNRS dans le cadre du marché national «mission» 2 coche, dans XLAB, la case «avance» 3 - réserve les crédits et établit l OM dans XLAB fiche de procédure «initialisation de la mission» Acteur Gestionnaire caissier du SFC Rôle Paiement de l avance Point particulier : passage GCF/BFC pour les missions non soldées fiche technique mission non soldées, passage GCF/BFC 9

Au vu de la proposition de paiement, le gestionnaire «caissier» intervient dans deux cas : " pour rediriger le paiement d une avance sur un tiers opposant fiche de procédure «gérer les cessions et oppositions dans BFC» # pour supprimer une avance sur mission Au vu de la proposition de paiement, le gestionnaire «caissier» : - maintient le blocage de l avance dans FI - informe le gestionnaire «liquidateur» que l avance n a pas été réglée AU RETOUR DE LA MISSION Acteur Gestionnaire «payeur» SFC Rôle Liquidation de la mission 1 ère hypothèse : l avance a été payée au missionnaire Le SI déduit automatiquement l avance qui a été réglée et dégage le solde à payer à l agent missionnaire! aucune action du gestionnaire «liquidateur» 2 ème hypothèse : l avance a été bloquée et non payée Le gestionnaire doit annuler manuellement l avance dans le module «mission : Ecriture comptable manuelle débit 4661 «autres comptes créditeurs» crédit 47211 «avance sur mission» 10

4.2 Procédure dérogatoire : procédure manuelle ou Le chercheur étranger ne dispose pas de compte bancaire Les transactions bancaires ne sont pas sécurisées dans le pays d origine du chercheur étranger AVANT LE DÉPART EN MISSION OU A L ARRIVÉE DU CHERCHEUR ETRANGER Acteur Chercheur étranger Rôle Demande d avance Par contact direct avec le gestionnaire, courriel, communication téléphonique, etc Acteur Gestionnaire de l unité Rôle Initialisation de la procédure d avance Principe : le gestionnaire d unité doit tout mettre en œuvre pour une prise directe des frais de voyage et d hébergement par le marché national «mission». Dans l hypothèse où exceptionnellement ce processus n a pas pu être mis en œuvre, le gestionnaire d unité : - saisit un engagement de mission dans XLAB et édite un OM - ne coche pas la rubrique «avance» dans XLAB - remplit une demande d avance, au vu du bon de réservation d hôtel Formulaire de décision d octroi d avance et de remboursement de frais «chercheur étranger» WEB ACP et PRAGMA - remet la demande d avance au DU pour signature - transmet la demande d avance signée du DU au gestionnaire SFC. - conserve et archive le bon de réservation d hôtel Acteur Directeur de l unité Rôle approbation des conditions d octroi de l avance Le directeur d unité : - s assure que les conditions d octroi sont respectées - signe la demande d avance 11

Acteur Gestionnaire liquidateur du SFC Rôle Liquidation de l acompte A réception de la demande d avance signée du directeur d unité, le gestionnaire chargé de la liquidation : - saisit l avance dans le module FI manuel utilisateur BFC - transmet la demande d avance au gestionnaire «caissier» du SFC Acteur Gestionnaire caissier SFC Rôle Paiement de l avance au chercheur A l arrivée du missionnaire, le gestionnaire «caissier» : - s assure de l identité du missionnaire (carte d identité, passeport), - paye le missionnaire en espèce - requiert la signature du missionnaire sur le formulaire de demande d avance EN FIN DE MISSION Acteur Missionnaire Rôle Confection de l état de frais et production des justificatifs Le missionnaire : - complète le formulaire de décision de remboursement des chercheurs étrangers, partie «décompte final», des frais réellement engagés - produit ses justificatifs au gestionnaire d unité Acteur Gestionnaire d unité Rôle Révision de la cohérence des pièces produites Le gestionnaire d unité : - vérifie la cohérence des mentions portées sur le formulaire avec les justificatifs - remet la décision enrichie de la partie «décompte final» au DU pour signature - conserve et archive les justificatifs - prend contact, le cas échéant, avec les chercheurs dont la fin de mission est proche, pour récupérer leurs pièces justificatives 12

Acteur Directeur d unité Rôle Approbation des conditions d exécution de la mission Le directeur d unité : - approuve les conditions d exécution de la mission - signe le décompte final Acteur Gestionnaire d unité Rôle Transmission des pièces au SFC Après avoir recueilli le visa du directeur d unité, le gestionnaire d unité : - transmet l OM et la décision complétée du décompte final au gestionnaire liquidateur du SFC Acteur Gestionnaire liquidateur SFC Rôle Liquidation de la mission A réception de l OM et du décompte final, le gestionnaire : - liquide la mission dans le module «mission» - solde l avance : écriture manuelle dans le module FI - transmet la décision complétée du décompte final au gestionnaire «caissier», pour payement du solde au missionnaire, le cas échéant Acteur Gestionnaire caissier SFC Rôle Règlement du solde A l arrivée du missionnaire, le gestionnaire «caissier» : - s assure de l identité du chercheur (carte d identité, passeport) - paye le missionnaire en espèce - requiert la signature du missionnaire sur le formulaire «partie décompte final» 13

5 Risques et Contrôles 5.1 Risques identifiés : chercheurs étrangers - non récupération des justificatifs en fin de mission - non précompte de l avance lors de la liquidation des frais de mission, en l absence de rapprochement automatique de l avance liquidée avec la liquidation des frais en fin de mission. 5.2 Contrôles Contrôles contemporain ou périodique $ justificatifs : - contrôle contemporain par le gestionnaire d unité - supervision périodique par le directeur d unité - contrôle a posteriori dans le cadre des audits diligentés par l agent comptable secondaire $ précompte manuel de l avance supervision périodique de l agent comptable ou du responsable habilité Contrôle a posteriori Audits diligentés par l agent comptable secondaire, sur la base d un échantillon d états de frais (classiques et décision chercheurs étrangers) Procédures additionnelles de clôture Révision périodique de l état de solde du compte 47211 «avance sur mission» 14

6 Comptabilisation 6.1 Procédure de droit commun : comptabilisation et paiement automatique Comptabilisation de l avance : écriture automatique débit 47211 crédit 4661 Régularisation de l avance à la liquidation de la mission : écriture automatique débit 6256 crédit 47211 crédit 4661 Paiement de l avance : écriture automatique débit 4661 crédit 5151 6.2 Suppression d une avance : procédure manuelle A la liquidation de la mission : écriture manuelle débit 4661 crédit 47211 6.3 Procédure dérogatoire : comptabilisation manuelle Comptabilisation de l avance : écriture manuelle débit 47211 crédit 4661 Paiement de l avance par caisse, en espèce : débit 4661 crédit 531 Liquidation des frais de mission : écriture automatique débit 6256 crédit 4661 pour le montant total des frais déduction de l avance payée : écriture manuelle (pour solde du compte 47211) débit 4661 crédit 47211 Paiement du solde, le cas échéant, par caisse en espèce débit 4661 crédit 531 compte 4661 : autres dépenses à payer compte 47211 : avance sur mission compte5151 : compte au trésor compte 531 : caisse compte 6256 : missions, voyages et déplacements du personnel 15

7 Références documentaires! Décret n 2005-1578 du 16 décembre 2005 modifiant le décret n 2002-252 du 22 février 2002 relatif au régime budgétaire, financier et comptable des EPST! Décret n 2006-781 du 3 juillet 2006-11-22 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l Etat! Arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités de mission! Arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités kilométriques! Instruction INST06R256DFI du 15/11/2006 relative aux déplacements temporaires en France, Outre mer et étranger! Manuels utilisateurs BFC 16