Parcours de formation ESENESR / Responsable des achats Module 3 : construire, faire évoluer et manager un service achats autour d'un projet d'optimisation de la fonction du 21 au 23 juin 2017 à Poitiers Problématique Ce module 3 permettra au responsable d un service achats de mieux comprendre, maitriser et conforter son positionnement et de l aider à développer ses compétences et connaissances en tant que cadre de direction et en tant que manager d un service opérateur majeur du pilotage et de l optimisation d une fonction achat. Il illustrera également pour un responsable achats l importance de la construction et de l animation d un projet de service indispensable à la mise en œuvre de la stratégie achat de l établissement. Page 1 sur 5
Mercredi 21 juin 2017 13h45-14h30 Accueil des participants Présentation et introduction du module 14h30-16h00 16h00-16h15 L'autodiagnostic d'un service achats, retours d'expériences Denis GUILLAUMIN, Chargé de mission, DGRH, MENESR Florent EVANNO, Chargé de mission DGESIP-MEC, MENESR Emmanuelle AURAS, Ingénieure de formation Département supérieur et recherche, ESENESR Lors des deux derniers modules, des outils d autodiagnostic et de cartographie ont été présentés. Après un rappel portant sur ces outils, des stagiaires présenteront leur expérience : bilan critique ; avancées ; difficultés rencontrées ; alternative possible. Retour sur les outils présentés au cours des modules 1 et 2 (matrice, autodiagnostic, cartographie, plan d actions) Pause Claudine LE DŒUFF, Chef du bureau de la performance achat et du conseil en organisation Direction des Achats de l État (DAE) Cédric CARCAILLON, Directeur des achats, Université de Bordeaux 16h15-18h00 Retours d expériences des stagiaires : Comment se sont-ils emparés de ces outils? Quel bilan de ces expériences? Échanges avec l ensemble des stagiaires 19h15 Dîner Page 2 sur 5
Jeudi 22 juin 2017 De l autodiagnostic au projet de service Le diagnostic une fois posé en associant l ensemble des acteurs concernés, le directeur en lien avec sa hiérarchie élabore avec son équipe un projet de service, en tenant compte des objectifs généraux de l établissement, de ceux spécifiques assignés et assignables à son service et en s appuyant sur les compétences disponibles. Ici, les leviers de la réussite sont notamment la définition ou la révision d objectifs clairs qualitatifs et quantitatifs, l élaboration de fiches de poste pertinentes pour éclairer un recrutement à la fois conforme aux standards et aux bonnes pratiques et adapté à la fonction. L objectif est la construction d une organisation dont le fonctionnement en mode projet favorise l engagement, la réactivité, l adaptabilité, la rigueur, la gestion des aires d autonomie et de délégation et le développement des compétences. 08h15-10h00 10h00-10h30 Table ronde "La constitution ou l évolution d un service achat, levier majeur d une fonction essentielle" Pause Joris BENELLE, DGS, Université Grenoble Sandrine LE BORGNE, DRH, Université Orléans Véronique PINTUS, Directrice du Pôle achats, Aix-Marseille Université Animation : Nicolas TARIEL, Chargé de mission Mission Expertise et Conseil DGESIP 10h30-12h00 Quelles compétences et modalités d organisation pour l avenir de la fonction achats dans les universités, (approche comparative) Joris BENELLE, DGS, Université Grenoble Page 3 sur 5
Jeudi 22 juin 2017 (suite) 12h00-13h30 Déjeuner 13h30-17h30 Mise en situation : la constitution d une direction des achats L activité demandée consiste à imaginer l organisation d un nouveau service achats, sous forme d une direction, en s appuyant sur l expérience des stagiaires, les interventions du matin et un corpus de documents liés à la gestion des ressources humaines dans un tel domaine. La restitution du travail des différents groupes permettra de confronter leurs projets et de les défendre sur la base d un argumentaire mettant en exergue les opportunités de création de valeur ainsi générées. Deux intervenants du matin accompagneront le travail des groupes, animeront la restitution et porteront une analyse sur la forme et le fond des argumentaires. 17h30-18h30 Communiquer sur la valeur ajoutée de son service : comment convaincre? 19h30 Dîner Sandrine LE BORGNE, DRH, Université Orléans Page 4 sur 5
Vendredi 23 juin 2017 08h30-11h15 Le contrôle de gestion : les travaux du groupe de travail Aïda restitués en mars 2017 Exposé et participation des stagiaires Dans le cadre du programme Aïda, qui vise à mobiliser des établissements publics sur des projets opérationnels, en vue d identifier les meilleures pratiques applicables aux achats, la DAE a récemment présenté les travaux de plusieurs groupes de travail, dont ceux d un groupe, fort de 17 membres, qui a abordé le contrôle de gestion achat (périmètre et modalités de mise en œuvre). La directrice du pôle achat d Aix-Marseille université, membre actif du groupe de travail, présentera les conclusions de leurs travaux et proposera une déclinaison la plus appropriée au monde universitaire et plus généralement aux établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel. Cette déclinaison sera présentée aux stagiaires, qui pourront la compléter en vue d une adaptation locale au cours d un travail en ateliers. Véronique PINTUS, Directrice du Pôle achats, Aix-Marseille Université 11h15-12h00 Éléments de bilan et clôture du module : 12h15 premiers retours des stagiaires ; présentation du module 4 ; recueil de suggestions pour le temps d intersession ; partages de ressources et d expériences. Retrait des paniers repas Denis GUILLAUMIN, Chargé de mission, DGRH, MENESR Emmanuelle AURAS, Ingénieure de formation Département encadrement supérieur, enseignement supérieur et recherche, ESENESR 12h30 Navette ESENESR Gare de Poitiers Page 5 sur 5