Régler les paramètres Paramétrisation Dans un 1er temps vous réglez certains paramètres généraux, tel que votre adresse, la valeur des points, etc En haut de l'écran, dans la barre de MENUS, cliquez sur Paramétrisation Ce formulaire se compose de plusieurs onglets qui regroupent les paramètres par catégorie. Complétez d'abord l'adresse du cabinet Ensuite cliquez sur l'onglet "Val. Points" et au besoin modifiez la valeur des points pour les tarifs maladie et accident. Fermez ce formulaire de paramétrisation Mars 2010 Page 1
Formulaire DOSSIER Ecran principal Le formulaire Dossier s'ouvre au démarrage du programme, c'est l'écran principal du programme, celui qui permet de saisir les nouveaux patients, dossiers, prestations et qui donne une vue d'ensemble complet d'un dossier. Créer un nouveau Dossier Cliquez Nouveau dossier Pour chaque nouvelle ordonnance, on crée un nouveau dossier. Il y a deux possibilités: a) soit c'est un nouveau patient b) soit le patient existe déjà (il est déjà venu au cabinet) Mars 2010 Page 2
a) Si le patient est nouveau cliquez sur le bouton ci-dessous. Ce signe indique qu'il y a la possibilité de créer un nouvel enregistrement. Ceci ouvre le formulaire patient à remplir, ensuite cliquez ici b) Si le patient existe Choisir le patient dans la liste de choix, taper les premières lettres, ouvrez la liste et choisissez le bon patient. Mars 2010 Page 3
Message d'erreur fréquent Erreur fréquente Si vous avez essayé de saisir un nouveau patient dans le champ prévu pour la sélection d'un patient existant. Vous obtiendrez un message d'erreur. D'abord vous devez cliquer sur OK, ensuite vous pressez sur la touche ESC (ou ECHAP), ce qui supprime votre dernière saisie (celle qui avait provoqué l'erreur). Rappelez-vous cette touche ESCAPE. Saisir ordonnance Maintenant que le patient a été créé ou sélectionné, entrez le nombre de séances prescrites, ainsi que toutes les autres données relatives à l'ordonnance. Mars 2010 Page 4
Saisie des prestations Nouvelles prestations Premières prestations Maintenant que le dossier existe, nous allons saisir des prestations. Dans l'onglet correspondant au bas de l'écran il y a les champs "Dates des séances". A noter que le programme affiche autant de champs dates que de séances encore à fournir. A noter aussi que la date du jour est déjà proposée par défaut dans le 1 er champ date. Lors de la saisie des premières prestations du dossier, dans l'onglet Prestations, choisir une ou plusieurs dates et une ou plusieurs prestations (la 07350 ne sera prise qu'une seule fois). En cliquant sur Ajouter les séances, on ajoute les prestations choisies pour chacune des dates affichées. Prestations suivantes Si le dossier à déjà des prestations, le programme sélectionne automatiquement la date du jour et les prestations fournies lors de la dernière date. De telle sorte que la plupart du temps il suffit de cliquer sur Ajouter les séances. Ensuite le curseur se positionne sur le champ Recherche par N Dossier, il suffit de donner le N du prochain dossier désiré, de presser ENTREE, de cliquer sur Ajouter les séances, et ainsi de suite. Des options permettent soit de fermer le dossier après la saisie, soit de ne pas comptabiliser de séance lors de la saisie. Il est possible de saisir toutes les dates d'un dossier en une seule fois, la 07350 ne sera prise qu'une fois. Modifier des prestations Il est possible de modifier la date, la prestation ou l'employé des prestations déjà introduites. Mars 2010 Page 5
Supprimer des prestations Les prestations non-encore facturées peuvent être supprimées, il faut les sélectionner avec la souris dans la marge gauche et presser DELETE. Ensuite vous devez introduire le nombre de séances à enlever Mars 2010 Page 6
Facturation Facturer un dossier Facturation automatique Il est possible de facturer un dossier individuellement, même si cela ne se fait pas très souvent. Pour cela il faut cliquer sur le bouton "Facturer" du formulaire dossier. Périodiquement, par exemple chaque semaine, on lance la Facturation automatique depuis le menu Factures Facturation automatique: ouvre le formulaire ci-dessous. Listing permet de voir la liste des factures qui vont sortir, selon les critères choisis. Les factures sortent sur l'écran, on peut les contrôler et ensuite, soit ne pas les conserver, soit les imprimer et les confirmer. ATTENTION de ne pas envoyer des factures qui ne seraient pas confirmées! Barre d'outils factures et rappels Mars 2010 Page 7
Encaissement des factures Par défaut ce formulaire n'affiche que les factures "non-soldées" (Filtre =N). Changer le "Filtre Factures" pour voir toutes les factures. Sélectionner la facture Encaissement Encaissement partiel Rechercher la bonne facture à encaisser à l'aide des listes de recherches (en haut à gauche). On peut rechercher soit par le nom du patient, soit par numéro de facture. L'onglet Encaissements permet de saisir les encaissements manuels. En laissant les options par défaut et en cliquant sur le bouton OK la facture sera encaissée et soldée. Modifier le "Montant à encaisser" et cliquer sur OK, la facture n'est pas soldée. Les encaissements effectués s'affichent à droite de l'onglet. Supprimer un encaissement On peut supprimer un encaissement de la même façon que pour les prestations, on sélectionne une ligne et on presse la touche DELETE (ou Del). Mars 2010 Page 8
Onglet Rappels Affiche les rappels effectués pour cette facture. Supprimer un rappel Sélectionner et presser DELETE, les données de la facture se mettent automatiquement à jour (nombre de rappel et date du dernier rappel). Rappels Menu Rappels Rappel pour une facture: ouvre le formulaire Facture, dans lequel on recherche la facture avant de lancer le rappel. Liste des rappels: un rappel par ligne, pour les tris, contrôles. Rappel automatique: comme pour les factures, ouvre un formulaire de critères. La colonne des paramètres est reprise de la Paramétrisation, la modification de ces valeurs n'est valable que pour cet écran. Pour éviter de faire des rappels pour les factures payées à 90% par les assurances, on peut régler le % de tolérance à 10. Les principes sont les mêmes que pour les factures, d'abord contrôle sur l'écran et ensuite impression et confirmation. Mars 2010 Page 9
Système d'aide Aide contextuelle Ce manuel ne vas pas décrire chaque champ à remplir dans les différents formulaires du programme. Très souvent l'information à introduire va de soi. Toutefois, en cas de doute, une aide contextuelle vous sera d'une très grande utilité. En bas de l'écran à gauche, vous pouvez lire un texte court qui décrit l'information contenue dans le champ où se trouve le curseur (champ actif). Par exemple, si le curseur se trouve sur le champ «Traitement», observez le texte en bas de l écran (dans la barre d état). Pour certains champs et boutons une autre aide contextuelle existe, ce sont les "bulles d'aide" qui apparaissent si on pointe un champ avec la souris sans la bouger. Voici le même exemple pour «Traitement» : Menu contextuel Sur certains formulaires et à certains endroits il y a un menu contextuel qui propose des options utiles à cet endroit. Un menu contextuel s'ouvre par le clic droit de la souris (ou par MAJ+F10) Mars 2010 Page 10