Slutin sécurisée pur le partage de fichiers cllabratif et le stckage de dcuments en ligne Manuel Utilisateurs https://www.netexplrer.fr supprt@netexplrer.fr
Smmaire LA PLATEFORME NETEXPLORER... 1 I. Se cnnecter à vtre platefrme... 1 II. L interface de vtre platefrme... 2 III. La pratique... 3 1) Ajut/Mdificatin/Suppressin de fichiers... 3 2) Ajut/Mdificatin/Suppressin de dssiers... 4 3) Liens de partage... 5 4) Liens de dépôts... 6 5) Inviter des participants... 7 6) Synthèse partages de fichiers... 9 7) Rechercher un dcument... 10 8) Les frmats lisibles... 10 9) Crbeille... 10 NOS AUTRES OUTILS... 12 I. NetSync... 12 1) Accéder à vs dnnées... 12 2) Messages d erreurs rencntrés... 14 3) Ntificatins fréquentes... 14 4) Les bnnes pratiques pur une synchr réussie avec NetSync... 15 II. NetExplrer Drive... 15 1) Accéder à vs dnnées... 15 2) Lenteurs WebDav... 15 3) Messages d erreurs rencntrés... 15 4) Verruillage des fichiers... 15 III. Plugin Outlk... 16 1) Utilisatin... 16 2) Réceptin d un mail avec des PJ via le plugin Outlk... 16 3) Suivi de vs PJ envyées via le plugin Outlk... 17 IV. Les applicatins mbiles... 18 1) Messages d erreurs rencntrés... 18 NOTRE BASE DE CONNAISSANCES... 19
NetExplrer est une slutin de stckage de vs dnnées sécurisée qui pssède plusieurs utils qui vus permettent d accéder à vs dnnées à tut mment au bureau mais aussi à l extérieur. Ce manuel à destinatin des utilisateurs recense les principales fnctinnalités dispnibles sur vtre platefrme NetExplrer et sur les utils que vtre administrateur aura mis en place (NetSync, NetExplrer Drive, le plugin Outlk, ). LA PLATEFORME NETEXPLORER Vtre platefrme NetExplrer est un site Internet. Vus puvez dnc vus y cnnecter avec vs infrmatins de cnnexin depuis n imprte quel appareil qui pssède une cnnexin Internet. Dans ce manuel, vus allez retruver les fnctinnalités les plus utilisées sur la platefrme (dépôts de dssiers, partages de fichiers, ). Cependant, il se peut que vus n ayez pas certaines rubriques en fnctin des drits que vus a ctryés vtre administrateur. I. Se cnnecter à vtre platefrme Lrsque vtre administrateur crée vtre cmpte utilisateur, il dit vus cmmuniquer vs identifiants de cnnexin et l adresse de la platefrme. Saisissez dans vtre navigateur Internet l adresse de vtre platefrme. Elle est de type https://nmdemaplatefrme.netexplrer.pr Vus accédez à une page d authentificatin semblable à celle-ci-dessus : Afin de sécuriser vtre accès, vus devez insérer vs identifiants de cnnexin. Ces identifiants snt furnis par vtre administrateur. Cliquez sur Se cnnecter. Si vus avez ublié vtre mt de passe, vus puvez cliquer sur Mt de passe ublié?. Un mail autmatique vus sera envyé sur vtre messagerie. 1 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
II. L interface de vtre platefrme Une fis cnnecté, vus btenez l écran ci-dessus que l n peut diviser en plusieurs parties : 1. Le panneau de navigatin : pur naviguer d une rubrique à une autre. FAVORIS : raccurcis vers certaines rubriques cmme la crbeille. LIBRAIRIE : l arbrescence de vtre platefrme. 2. Les actins pssibles sur vs dssiers et vs fichiers. 3. Le cmpte utilisateur avec lequel vus êtes cnnecté. 4. Une zne de recherche pur rechercher facilement un dcument u un dssier sur vtre platefrme. 5. Vs dnnées. Vtre platefrme NetExplrer est gérée par vtre administrateur. C est l administrateur qui lrsqu il crée vtre prfil, vus dnne accès à des dssiers en précisant les drits c est-à-dire les actins que vus allez puvir réaliser sur ces dssiers. Le détail des drits que peut vus attribuer vtre administrateur sur vs dssiers est le suivant : Naviguer: vus puvez naviguer de dssier en dssier dans vtre arbrescence. Cnsulter: vus puvez lire les fichiers via un aperçu. Télécharger: vus puvez télécharger les dcuments du dssier. Ajuter: vus puvez créer un dcument dans un dssier. Ce drit seul ne permet pas de mdifier un dcument existant. Mdifier : vus puvez mdifier un dcument. Supprimer: vus puvez supprimer un dcument u une versin. Inviter: vus puvez inviter des participants sur le dssier. L administrateur peut vus ctryer un u plusieurs drits sur un dssier. 2 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Exemple : Si vtre administrateur vus dnne le drit de naviguer, de cnsulter et de télécharger les dcuments d un dssier alrs vus purrez accéder au dssier, naviguer dans les dssiers enfants 1 s il y en a, lire les fichiers et les télécharger. Ainsi c est vers vtre administrateur que vus puvez vus turner lrsqu il y a des mdificatins à apprter sur vtre fiche utilisateur u si vus remarquez un dysfnctinnement. III. La pratique En fnctin des drits que vtre administrateur vus a ctryé, vus allez puvir réaliser telle u telle actin. Si vus avez des champs grisés u bien des champs différents par rapprt à ce manuel, c est nrmal. Les fnctinnalités snt gérées par vtre administrateur. Il peut les autriser u les désactiver. Vus puvez vus adresser directement à lui pur l ajut de drits par exemple. 1) Ajut/Mdificatin/Suppressin de fichiers i. Créer un nuveau fichier Pur ajuter un nuveau fichier : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Faites un clic-drit dans vtre espace et sélectinnez Nuveau fichier. Nmmez-le et faites Entrée. Vus venez de créer un dcument texte (.txt) sur vtre platefrme NetExplrer. ii. Ajuter un fichier existant Pur ajuter des fichiers que vus avez sur vtre pste, deux pssibilités : a. Dépser des fichiers (rapide) Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer. Cliquez sur l encche du symble en haut à drite de vtre platefrme à côté du butn Ajuter (encadré en jaune ci-cntre). Sélectinnez dans le menu dérulant Dépser des fichiers (rapide). Dans la fenêtre qui s affiche, recherchez vtre fichier. Cliquez sur Ouvrir pur cnfirmer. b. Utiliser le glisser/dépser Sélectinnez vtre fichier, Faites un glisser/dépser de vtre dcument depuis vtre bureau directement sur vtre interface dans le dssier adéquat. Remarque : Attentin la fnctin glisser/dépser n'est pas supprtée pur tus les navigateurs Internet. Ggle Chrme est le navigateur à privilégier pur le glisser/dépser de fichiers u de dssiers. 1 Un dssier enfant est un sus-dssier du dssier parent. 3 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Vtre fichier se télécharge et se dépse sur vtre platefrme. iii. Mdifier un fichier Pur mdifier en ligne un dcument : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Repérez vtre fichier et faites un clic-drit pur sélectinner Mdifier. Chisissez l'applicatin pur uvrir vtre dcument et faites OK. Cnfirmez l'uverture de vtre fichier en cliquant sur Oui. Réalisez vs mdificatins et enregistrez vtre travail. Vtre fichier s'enregistre. Ce nuvel enregistrement crée autmatiquement une nuvelle versin de vtre dcument. Remarque : Si vus dispsez d un cmpte Office 365 valide, vus aurez accès à l ptin Ouvrir u Mdifier avec Wrd Online lrsque vus ferez un clic-drit sur vtre fichier. Vus puvez réaliser vs mdificatins sans enregistrer, Office Online s ccupe de tut. iv. Supprimer un fichier Pur supprimer en ligne un dcument : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Repérez vtre fichier et faites un clic-drit pur sélectinner Supprimer. Cnfirmez la suppressin en cliquant sur Oui. Vtre fichier est envyé dans vtre crbeille NetExplrer. Remarque : Vtre crbeille Windws et celle de vtre platefrme snt deux crbeilles bien distinctes. Ainsi lrsque vus allez supprimer un dcument de vtre platefrme, il transitera directement dans la crbeille de vtre platefrme. Il ne sera pas présent dans vtre crbeille Windws. 2) Ajut/Mdificatin/Suppressin de dssiers i. Créer un nuveau dssier Pur ajuter un nuveau dssier : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer. Faites un clic-drit dans vtre espace et sélectinnez Nuveau dssier. Nmmez-le et faites Entrée. Vus venez de créer un nuveau dssier. ii. Ajuter un dssier existant a. Dépser des dssiers/fichiers Pur ajuter un dssier existant sur vtre pste en cnservant vtre arbrescence, deux pssibilités : Cliquez sur l encche du symble en haut à drite de vtre platefrme à côté du butn Ajuter (encadré en jaune ci-cntre), Sélectinnez Dépser des dssiers/fichiers. Dans la fenêtre ci-cntre, recherchez vtre dssier. Cliquez sur OK pur cnfirmer. 4 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Remarque : Il se peut que vus n ayez pas l ptin Dépser des dssiers/fichiers dans le menu dérulant. Pur avir cette ptin, il vus faut travailler avec Ggle Chrme qui est le navigateur Internet à privilégier pur ce type d actin. b. Utiliser le glisser/dépser Sélectinnez vtre dssier, Faites un glisser/dépser de vtre dssier sur vtre interface à l emplacement adéquat. Vtre dssier se télécharge et se dépse sur vtre platefrme. Remarque : Il se peut que lrsque vus faites vtre glisser/dépser rien ne se passe. Attentin la fnctin glisser/dépser n'est pas supprtée par tus les navigateurs Internet. Ggle Chrme est le navigateur à privilégier pur le glisser/dépser des dssiers. iii. Mdifier un dssier Pur mdifier un dssier : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Repérez vtre dssier et faites un clic-drit pur sélectinner l actin à réaliser : Renmmer, Ouvrir, etc... Vtre dssier se mdifie. iv. Supprimer un dssier Pur supprimer un dssier : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Repérez vtre dssier et faites un clic-drit pur sélectinner Supprimer. Cliquez sur Oui pur cnfirmer la suppressin. Vtre dssier est envyé directement dans vtre crbeille NetExplrer. 3) Liens de partage Vtre platefrme vus permet de partager des dcuments avec des persnnes extérieures à la platefrme. Ainsi, vus puvez rapidement sélectinner des fichiers sur vtre platefrme et les mettre à dispsitin d une u plusieurs persnnes externes. Les destinataires purrnt télécharger u cnsulter les dcuments partagés librement sans être cnnectés à la platefrme. Pur créer un lien de partage : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, repérez vs fichiers à partager. Faites un clic-drit sur un fichier et sélectinnez Partager par lien. La fenêtre ci-dessus s affiche : 5 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Plusieurs chix s ffrent à vus pur diffuser ce partage de fichiers : Cpier : pur cpier dans vtre presse papier, l URL du lien de partage. Vus purrez ensuite cller le lien sur un dcument u un mail par exemple. Email : pur uvrir un nuveau mail dans lequel sera autmatiquement cllé le lien de partage. Vus n aurez plus qu à cmpléter le mail et l envyer à vtre destinataire. Fermer : pur terminer la créatin du lien de partage. Pur accéder aux ptins : Dans le premier encadré, vus retruvez les fichiers cntenus dans le lien de partage. Vus puvez en supprimer en cliquant sur le butn. Tujurs la dernière versin : par défaut cette ptin est activée. Lrsque le destinataire va cliquer sur le lien de partage pur récupérer les dcuments, il dispsera de la dernière versin des dcuments. Ainsi le lien de partage s actualise en fnctin des versins des dcuments pur tujurs télécharger les dernières versins. Lien valide jusqu au : pur limiter dans le temps ce lien de partage. Mt de passe : pur sécuriser l accès au lien, vus puvez ajuter un mt de passe. Si vus suhaitez en générer un autmatiquement cliquez sur. Nmbre de téléchargements : pur limiter le nmbre de téléchargements. Frcer le téléchargement : ptin utile à activer lrsque vus partagez plusieurs dcuments. Cela permet au destinataire de télécharger en une seule fis au frmat.zip tus les dcuments partagés. Recevir un accusé de réceptin : pur être averti par mail lrsqu un téléchargement est réalisé. Une fis les ptins paramétrées, cliquez sur Vus venez de créer vtre lien de partage. 4) Liens de dépôts Un lien de dépôt va vus permettre de recevir à l'intérieur d'un dssier, tus les fichiers et dssiers que vtre crrespndant aura dépsés et ce, qu'imprte leur taille u leur nmbre. Cette fnctinnalité permet à chaque destinataire d ajuter des fichiers et des dssiers. Pur créer un lien de dépôt : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Repérez vtre dssier. Faites un clic-drit sur le dssier et sélectinnez Recevir des fichiers ici. La fenêtre ci-dessus apparait : 6 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Plusieurs chix s ffrent à vus pur diffuser ce lien de dépôt: Cpier : pur cpier l URL du lien de dépôt dans vtre presse papier. Vus purrez ensuite cller ce lien sur un dcument u un mail par exemple. Email : pur uvrir un nuveau mail dans lequel sera autmatiquement cllé ce lien de dépôt. Vus n aurez plus qu à cmpléter le mail et l envyer à vtre destinataire. Fermer : pur terminer la créatin du lien de dépôt. Pur accéder aux ptins : Dans l encadré, vus retruvez le dssier que vus allez partager avec les destinataires. Lien valide jusqu au : pur limiter dans le temps ce lien de dépôt. Une fis les ptins paramétrées cliquez sur Vus venez de créer vtre lien de dépôt, vus puvez maintenant le transmettre à vs cllabrateurs. Remarque : A la différence du lien de partage qui s effectue uniquement sur des fichiers, le lien de dépôt permet de dépser des fichiers u dssiers dans un espace dédié. 5) Inviter des participants Pur chaque dssier vus allez puvir inviter des utilisateurs internes u externes à vtre platefrme pur partager avec eux des dcuments sans l'interventin de vtre administrateur. Pur cela, il faut que sur le dssier en questin, vus ayez le drit d'inviter. Pur inviter des participants sur vtre dssier : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, repérez vtre dssier. Faites un clic-drit sur le dssier cncerné et sélectinnez. Vus avez la pssibilité d inviter : Des cllabrateurs : saisissez le nm de chaque cllabrateur interne. Des utilisateurs externes à vtre platefrme : saisissez leurs adresses mails. Cliquez sur. Vus venez d'inviter des participants sur vtre dssier. Remarque : si l ptin Inviter des participants est grisée alrs cela veut dire que vus n avez pas le drit d inviter des participants sur vtre dssier. Pur cela, adressez-vus à vtre administrateur. La rubrique vus permet : De saisir une date de validité pur définir la péride pendant laquelle les utilisateurs nt accès au dssier. De chisir si les utilisateurs peuvent mdifier u lire les fichiers. 7 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
De vus envyer une alerte mail lrsqu'un fichier est mdifié via le butn M'alerter. D envyer une invitatin par mail aux participants. Cette case est cchée par défaut. La platefrme va envyer un mail aux participants avec l'url du partage. Remarque : A la différence du lien de partage et du lien de dépôt, la fnctin Inviter des participants permet un vrai travail cllabratif dans un dssier dnné ù chacun purra lire, écrire, ajuter u supprimer des éléments en fnctin des drits attribués. 8 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
6) Synthèse partages de fichiers Pur puvir chisir telle u telle slutin de partages de fichiers, le tableau ci-dessus récapitule les fnctinnalités de chaque slutin. Lien de partage Lien de dépôt Inviter des participants Supprts sur des fichiers uniquement sur 1 dssier sur 1 dssier Fnctinnalités Mettre à dispsitin des dcuments en lecture à des destinataires Ouvrir un espace ù les destinataires vnt puvir dépser des éléments (fichiers et/u dssiers) Ouvrir un espace cllabratif ù chacun purra intervenir sur les éléments du dssier LIRE TELECHARGER MODIFIER SUPPRIMER Mt de passe (ptin) Date limite (ptin) Accès à la platefrme 9 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
7) Rechercher un dcument Afin de vus aider à rechercher un fichier u un dssier sur vtre platefrme, nus avns mis en place une fnctin Recherche. Pur l utiliser : Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, cliquez sur la rubrique Librairie. Dans le champs vtre platefrme, saisissez le nm de vtre fichier u un mt clé. Faites Entrée. Les résultats de la recherche s affichent à l écran. en haut à drite de En faisant clic-drit sur vtre fichier u vtre dssier, vus puvez sélectinner fichier u vtre dssier.. Ainsi, vus retruvez directement le chemin d accès à vtre Remarque : La fnctin Recherche permet de rechercher un terme dans le nm de vs fichiers u de vs dssiers, dans le cntenu des dcuments (Office, Open Office et PDF), ainsi que dans les anntatins appsées sur les fichiers u les dssiers. 8) Les frmats lisibles Tutes les extensins snt acceptées sur vtre platefrme ainsi vus puvez y dépser tut type de fichiers quelle que sit leur taille. Vus truverez ci-dessus la liste des extensins que vus puvez lire sur vtre platefrme grâce à la fnctin Aperçu. Vus puvez dnc cnsulter vs fichiers en ligne sans avir le lgiciel adéquat installé sur vtre pste. Vidés:.flv.f4v.mv.mp4.m4v.gv.webm Audis:.acc.f4a.mp3.m4a.ga.gg.wav.wave Dcuments:.dc.dcm.dcx.dt.dwg.pdf.pt.ppm.pps.ppt.ppx.dp.ds.dt.tp.ts.tt.stc.std.sti.stm.stw.sxc.sxd.sxi.sxm.sxw.uf.up.us.ut.wks.wk1.xls.xlsm.xlsx.xlt.xlw.123 Images:.ai.bmp.gif.jpeg.png.psd.tiff Remarque : Si vus avez des fichiers avec d'autres extensins, vus puvez les dépser sur la platefrme. Par cntre, vus serez bligé de les télécharger et de les uvrir ensuite avec le lgiciel adéquat. 9) Crbeille A. Cnsulter vtre crbeille Vus puvez à tut mment cnsulter vtre crbeille et rechercher des éléments pur les restaurer. Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, Dans la rubrique Favris, cliquez sur Crbeille. Vtre crbeille s'affiche. Vus puvez : Supprimer des éléments définitivement : clic-drit Supprimer. Restaurer des éléments : clic-drit Restaurer. Vider vtre crbeille : cliquez sur le butn 10 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
B. Restaurer un fichier u un dssier En tant qu'utilisateur vus avez supprimé un dssier u un fichier par erreur, vus avez la pssibilité de le restaurer sans passer par vtre administrateur. Rendez-vus sur vtre platefrme NetExplrer, rubrique Favris, Crbeille. Vtre crbeille s uvre : Remarques : Si vtre suppressin est récente, vus puvez retruver vtre dssier u vtre fichier et faire un clic-drit Restaurer. Si vus ne retruvez pas vtre dssier u vtre fichier faites appel à vtre administrateur rapidement. - Lrsque vus restaurez un fichier u un dssier, il se restaure à sn emplacement initial. - Vtre crbeille sur vtre platefrme NetExplrer et la crbeille Windws sur vtre pste snt deux crbeilles bien distinctes. Ainsi lrsque vus supprimez un dcument u un dssier depuis vtre platefrme NetExplrer, le dcument u le dssier est envyé uniquement dans la crbeille de vtre platefrme NetExplrer. 11 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
NOS AUTRES OUTILS Afin de puvir cnsulter vs dnnées à tut mment, nus avns cnçus plusieurs utils spécifiques en fnctin des actins que vus devez réaliser. Vtre administrateur purra ainsi vus installer tel u tel util en fnctin de vs besins. Le but étant que chaque util sit relié à vtre platefrme web afin d accéder aux mêmes dnnées peu imprte l util utilisé. Vus puvez dnc utiliser plusieurs utils. Au final, vus aurez sur chacun d entre eux les mêmes dnnées. I. NetSync L applicatin NetSync est dédiée à la synchrnisatin de vs dnnées en lcal sur vtre pste. Lrsque vtre administrateur l installe, il chisit de synchrniser tut u seulement quelques dssiers de vtre platefrme web. Une fis NetSync installé, vus puvez cnsulter u travailler sur vs fichiers avec une cnnexin Internet u hrs-ligne. Lrsque vtre pste démarre, NetSync se lance autmatiquement et il apparait dans vtre barre des tâches avec ce lg. Remarque : Il est cnseillé d btenir ce lg (A jur) pur cmmencer à travailler avec NetSync. 1) Accéder à vs dnnées A. Explrateur Windws L explrateur Windws va vus permettre d accéder à vs dnnées. Ainsi, vus accédez simplement à vs dnnées sur vtre pste via la rubrique Accès rapide. Exemple : Ci-cntre vus retruvez via vtre explrateur Windws, vtre dssier synchrnisé avec NetSync qui cntient des dssiers de vtre platefrme. 12 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
B. Détails des verlays Afin de savir rapidement si vs dssiers u fichiers snt à jur u nn, vus avez de petits icônes (les verlays) sur vs fichiers et dssiers qui vus indiquent leur état. Ci-dessus les différentes icônes que vus puvez rencntrer lrsque NetSync est A jur : Dssier à jur Dssier en curs de synchrnisatin Dcument Wrd verruillé (par vus-même) Dcument Wrd verruillé par un autre utilisateur Dcument Wrd à jur Dcument Wrd en curs de synchrnisatin Dcument Wrd hrs ligne Si vus n avez pas ces étiquettes sur vs fichiers u dssiers, vus puvez faire appel à vtre administrateur pur qu il les active (Utilitaire NetSync). Remarque : Pendant que vus êtes en phase de Génératin des évènements u de pré-synchrnisatin, les icônes sur vs dssiers ne s'affichent pas. Ce cmprtement est nrmal. Les icônes ne s'affichent qu'une fis vtre NetSync A jur. C. Etat de NetSync Dans vtre barre des tâches, vtre NetSync peut prendre différents états : Synchrnisé Pré-synchrnisatin Pause Décnnecté Tutes les dnnées snt à jur Mise à jur des dnnées en curs Synchrnisatin en pause Aucune cnnexin Internet dispnible 13 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Si la phase de pré-synchrnisatin vus semble anrmalement lngue (plusieurs heures), n hésitez pas à avertir vtre administrateur. D. Fnctinnement de la synchrnisatin Pur éviter de saturer u d engrger vtre cnnexin Internet, NetSync repère vs mdificatins sur vtre dcument et ne synchrnise que les éléments nuveaux. E. Fnctinnement du verruillage Dès que vus uvrez un fichier Micrsft Office pur travailler, NetSync va le verruiller et appser un cadenas sur l icône du fichier (cmme ceci ). Ainsi, il empêche tute mdificatin sur le fichier par les autres cllabrateurs. Ces derniers purrnt uniquement uvrir le fichier en Lecture seule. Ceci dans le but d éviter la perte de dnnées. Lrsque vus ne travaillez plus sur le fichier, ce dernier est autmatiquement déverruillé par NetSync. F. Les phases de démarrage de NetSync Lrsque NetSync se lance sur vtre pste, il vérifie plusieurs paramètres : i. Vérificatin de mise à jur Si une mise à jur a été déplyée, alrs elle est autmatiquement installée. Vus n avez pas à intervenir. ii. Génératin des évènements Cette phase permet à NetSync de vérifier tus vs fichiers et dssiers synchrnisés un par un et de répercuter les mdificatins réalisées depuis vtre dernière cnnexin. Si vus arrêtez NetSync pendant cette tâche alrs il sera bligé de la refaire lrs du prchain démarrage. iii. Pré-synchrnisatin Cette phase permet de synchrniser les mdificatins qui nt été repérées lrs de la Génératin des évènements. Plus il y a de mdificatins et plus cette étape peut être lngue. 2) Messages d erreurs rencntrés Pur tut dysfnctinnement, pensez à cnsulter l administrateur de vtre platefrme. Sachez que vus avez également accès à ntre base de cnnaissances qui répertrie les messages d erreurs les plus fréquemment rencntrés au service supprt avec leurs slutins. 3) Ntificatins fréquentes Lrsqu un dcument est mis à jur c est-à-dire qu il est mdifié et enregistré par vus-même u un cllabrateur, une ntificatin vus prévient en temps réel. Exemple de ntificatin : 14 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
4) Les bnnes pratiques pur une synchr réussie avec NetSync Travailler lrsque NetSync est A jur Enregistrer vs dcuments avec des chemins d accès curts et précis. Opter pur les frmats.xlsx,.dcx, Générer un rapprt d erreurs si vus cnstatez un dysfnctinnement. Eviter de supprimer u de cuper/cller un dssier. Si vus devez réaliser ce type d actins, préférez l usage de la platefrme web. II. NetExplrer Drive 1) Accéder à vs dnnées NetExplrer Drive est un lecteur réseau WebDav. Cmme sn nm l indique vus devez avir une cnnexin Internet pur vus en servir. Facilement accessible depuis vtre Pste de travail (u ce Pc), ce lecteur réseau utilise l explrateur Windws et va vus permettre de naviguer dans vtre arbrescence, d uvrir/mdifier u supprimer des fichiers. Exemple : Ci-cntre encadré en ruge, les lecteurs réseaux mntés sur le pste. 2) Lenteurs WebDav Basée sur vtre cnnexin internet, l uverture des dcuments en WebDav peut être ralentie. Si au qutidien l uverture des dcuments est trp lente, n hésitez pas à faire appel à vtre administrateur. 3) Messages d erreurs rencntrés Pur tut dysfnctinnement, pensez à cnsulter l administrateur de vtre platefrme. Sachez que vus avez également accès à ntre base de cnnaissances qui répertrie les messages d erreurs les plus fréquemment rencntrés au service supprt avec leurs slutins. 4) Verruillage des fichiers En WebDav, le verruillage/déverruillage des fichiers est effectué directement par le lgiciel que vus utilisez (Micrsft Office,...). Dès lrs que le lgiciel avec lequel vus uvrez le dcument supprte le verruillage, vtre fichier sera verruillé et deviendra inaccessible pur les autres utilisateurs. Ceci dans le but d éviter la perte de dnnées lrsque plusieurs utilisateurs travaillent sur le même dcument. Ainsi dès que vus uvrez un fichier il est verruillé et lrsque vus le fermez, il se déverruille autmatiquement. Pendant que le dcument est uvert, si d autres utilisateurs tentent de l uvrir alrs ils ne purrnt le faire qu en Lecture seule u en enregistrant une cpie du fichier. Exemple : un fichier.dcx sera autmatiquement verruillé par Wrd. Par cntre, un fichier.txt uvert avec le blc-ntes ne sera pas verruillé. L applicatin blc-ntes ne gère pas le verruillage. 15 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
III. Plugin Outlk Ce plugin qui s installe sur vtre messagerie Outlk va vus permettre d envyer des pièces jintes vlumineuses sans limite de taille et d btenir une traçabilité pur savir si vs crrespndants les nt récupérés u nn. Remarque : ce plugin est cmpatible uniquement sur un envirnnement Windws avec la messagerie Outlk (versin 2010 et supérieures). 1) Utilisatin Une fis que vtre administrateur aura cnfiguré la platefrme et installé ce plugin dans vtre messagerie, vus purrez vus en servir. Pur cela : Créez un nuveau mail, Ajutez vs pièces jintes seln une des tris façns pssibles : Faites un glisser/dépser de vs pièces jintes dans le mail. Depuis vtre mail, cliquez sur l'nglet Insertin puis Jindre un fichier. Sélectinnezle et ajutez-le. Depuis vtre mail, cliquez sur l'nglet NetExplrer puis Jindre des fichiers. Sélectinnez-les et ajutez-les. Vs pièces jintes s'ajutent en bas de vtre mail (cmme encadré ci-cntre). Rédigez vtre message. Cliquez sur Recevir un accusé de téléchargement si vus suhaitez recevir une ntificatin lrsque vs PJ sernt téléchargées par le destinataire. L'ptin se met alrs en bleu cmme ceci : Envyez vtre message. Remarque : Si vus envyez vtre mail à plusieurs destinataires et que vus vulez avir un suivi de vs pièces jintes pur chacun d entre eux, il vus faut alrs ajuter vs destinataires et sélectinnez l ptin. 2) Réceptin d un mail avec des PJ via le plugin Outlk Un cllabrateur vus a envyé un mail avec le plugin Outlk et vus vulez récupérer les pièces jintes. Pur cela : Dans le bas de vtre mail, cliquez sur Une page internet s'uvre et vus invite à Ouvrir avec u Enregistrer le fichier archive.zip Cliquez sur l'ptin de vtre chix : Enregistrer le fichier : le fichier archive.zip va se télécharger. Ensuite, il ne vus reste plus qu'à le dé-zipper (clic-drit Extraire tut...). 16 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
Ouvrir avec : le fichier archive.zip va se télécharger et Windws vus demande quelle applicatin vus suhaitez utiliser pur lire les PJ. Sélectinnez un prgramme et faites OK. 3) Suivi de vs PJ envyées via le plugin Outlk i. Pur un mail Pur chaque mail envyé avec des PJ via le plugin Outlk, vus allez puvir à tut mment cnnaitre le suivi des PJ. Pur cela : Rendez-vus dans vtre messagerie Outlk, Cliquez sur la rubrique Messages envyés. Repérez vtre message et sélectinnez-le, En bas du mail dans la rubrique NetExplrer, vus allez retruver l'encart suivant : Dans cet exemple, 2 pièces jintes nt été téléchargées dans un même lieu il y a 5 jurs. ii. Pur tus vs mails Pur cnsulter le suivi de vs pièces jintes de façn générale, vus avez également accès à la fenêtre de Suivi. Pur cela : Rendez-vus dans vtre messagerie Outlk, Dans l nglet NetExplrer, sélectinnez. La fenêtre Suivi s affiche et vus puvez au travers des filtres furnis vérifier si vs PJ de la semaine u du mis nt été récupérées par vs destinataires. 17 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
IV. Les applicatins mbiles Pur accéder à vs dnnées depuis n'imprte quel appareil, vus avez à dispsitin des applicatins mbiles que vus puvez utiliser au qutidien. Simples et pratiques, elles s'installent rapidement et vus puvez cnsulter vs fichiers en dehrs du bureau. En fnctin de vtre envirnnement, vtre administrateur peut télécharger l'applicatin mbile dédiée: Si vus utilisez un envirnnement ios, pur iphne et ipad: il faut télécharger l'applicatin NetExplrer pur ios Si vus utilisez un envirnnement Andrïd pur smartphnes et tablettes : il faut télécharger l'applicatin NetExplrer pur Andrid Si vus utilisez un envirnnement Windws pur smartphnes et tablettes : il faut télécharger l'applicatin NetExplrer pur Windws Phne. Ces applicatins snt téléchargeables gratuitement à partir de ntre site internet, de l'app Stre, de Ggle Play u du Windws stre. 1) Messages d erreurs rencntrés Pur tut dysfnctinnement, pensez à cnsulter l administrateur de vtre platefrme. Sachez que vus avez également accès à ntre base de cnnaissances qui répertrie les messages d erreurs les plus fréquemment rencntrés au service supprt avec leurs slutins. 18 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6
NOTRE BASE DE CONNAISSANCES Afin de vus aider, vus avez accès à ntre base de cnnaissances sur laquelle vus retruverez des cnseils, des astuces et aussi les messages d erreurs rencntrés fréquemment au service supprt pur l ensemble de ns utils (platefrme web, NetSync, NetExplrer Drive, ). Ntre base de cnnaissances est régulièrement mise à jur et est accessible à tus : Via l adresse https://supprt.netexplrer.fr/kb/base_de_cnnaissances_netexplrer Directement depuis ntre site internet https://www.netexplrer.fr rubrique Ressurces \ Base de cnnaissances. Si tutefis vtre prblème persiste, cntactez vtre administrateur. En cas de besin il purra nus cntacter directement. 19 P a g e 1 9 / 0 9 / 2 0 1 6