EN 2017, METTONS ENSEMBLE LE CAP SUR DES FORMATIONS DE QUALITE! 1
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Programme 1. Datadock dans le panorama des systèmes d information 2. Présentation détaillée de Datadock avec un rappel sur le décret et les 21 indicateurs qualité 3. Etapes du référencement, période de transition et spécificités 4. Place des entreprises, acheteuses de formation dans le système 5. La parole aux réseaux d organismes de formation, les mesures d accompagnement possibles 3
1.Le panorama des systèmes d information : offreurs, offres, parcours de formation 4
Data-dock remplace t-il d autres outils de saisie? Dites-le-nous 1 fois? Plus de saisie dans les bases Carif? Interopérabilité? Ça remplace Pactole? 5
Data-dock remplace t-il d autres outils de saisie? Des objets variés (offreurs, offres, bénéficiaires, financements), des outils distincts Démarche Qualité Candidats/ Stagiaires Organisme de formation Catalogue offre Bdd Carif SI «prescriptio n» Parcours SI financeurs 6
2. Data-Dock dans le détail, le décret, les indicateurs 7
Les dispositions de la loi n 2014-288 du 5 mars 2014 8
Les 6 Critères Qualité (Art. R.6316-1) 9
Le périmètre d application Le décret concerne toutes les actions relevant de l article L.6313-1 et notamment : - Les actions de formation (y compris l illettrisme et l'apprentissage de la langue française ) - Les bilans de compétences - L accompagnement VAE - Les actions d'accompagnement, d'information et de conseil à la création ou à la reprise d entreprise 10
Data-Dock en 4 objectifs Une volonté commune des financeurs Regroupé sous la forme d un GIE, élaboré par les OPCA et autres financeurs. Un entrepôt de données Centralisant les justificatifs des Organismes de formation vis-à-vis des 21 indicateurs définis par les OPCA. Un outil collaboratif Permettant des échanges d information sur le caractère «référencable» d un organisme de formation. Une aide à la décision Facilitant le travail de référencement spécifique à chaque financeur. 11
Un outil partagé de recensement des OF D ores et déjà adopté par la quasi-totalité* des OPCA et par le Fongecif IDF : A des titres divers, d autres financeurs ont fait connaître leur intérêt pour rejoindre cette Communauté de financeurs en vue d utiliser l outil : 8 autres Fongecif, 2 OPACIF (l UNAGECIF et l AGECIF CAMA ), Pôle Emploi, le FPSPP et l AGEFICE. * Intergros et le FAFSEA pourraient rejoindre prochainement 12
6 critères / 21 indicateurs Critère 1 : objectifs Critère 2 : accueil, suivi et évaluation Critères 3 : moyens pédagogiques et techniques Critère 4 : qualification des personnels Critère 5 : conditions d information du public Critère 6 : prise en compte des appréciations stagiaires Programme détaillé Livret d accueil ou équivalent si FOAD Supports standard (si FOAD : descriptif plateforme) Attestation d existence CVthèque à jour Catalogue et publicité des tarifs / conditions de vente Protocole d évaluation Modalités de personnalisation / pré requis Descriptif des moyens matériels et leur conformité Descriptif équipe pédagogique et modalités d intervention Attestation niveau d investissement formation et % Descriptif des indicateurs de performance Existence d enquêtes entreprises Attestation d adaptation des modalités pédagogiques Descriptif de la démarche qualité interne / externe Attestation de références clients Existence de contrats signés avec des financeurs Descriptif des modalités de partage des évaluations Descriptif des procédures d admission et d évaluation Contrôle de l assiduité (si FOAD = existence exercices) Descriptif des marchés (BtoB, BtoC, alternance, branches, ) Descriptif des outils d évaluation 13
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Comment faire connaître son positionnement Qualité? Il est indispensable de s inscrire sur une base de données en ligne nommée Sur cet outil internet, les OF peuvent se positionner au regard des 21 indicateurs y déposer les éléments de preuve requis. 16
3. Etapes du référencement, période de transition et spécificités 17
La procédure d évaluation et de référencement d AGEFOS PME Une base de données unique pour simplifier le contrôle et le référencement des organismes de formation Une procédure nationale de référencement Une politique nationale de contrôle : réglementaire et qualité 18
La procédure d évaluation et de référencement d AGEFOS PME 1 Evaluation pour s assurer de la capacité de l OF à délivrer une formation de qualité Une procédure qui repose sur la bonne foi contractuelle. Au-delà de son inscription au DATA DOCK, l OF s engage à respecter le décret qualité et à adhérer à la Charte Qualité AGEFOS PME au travers : du contrat de prestation de services en cas de subrogation de paiement dans la convention de formation entre l OF et l entreprise en cas de remboursement de l OF En cas d achats directs de prestation de formation par l OPCA, le processus de sélection intègre les 6 critères. 19
La procédure d évaluation et de référencement d AGEFOS-PME 2 - Inscription du prestataire de formation au catalogue de référence Inscription sur le catalogue d AGEFOS-PME A l issue du paiement de la première action réalisée Référencement du prestataire pour 3 ans Publicité trimestrielle du catalogue de référence Déréférencement expiration de la durée de référencement perte de label ou certification (CNEFOP) suite à un contrôle qualité 20
La procédure d évaluation et de référencement d AGEFOS-PME 3 Contrôle de service fait des OF Contrôle Réglementaire et Contrôle Qualité des OF par échantillonnage Objectifs chiffrés négociés avec l Etat Partage des plans de contrôle inter OPCA Contrôle les justificatifs «qualité» via le DATADOCK ou sur site Dans une logique d amélioration continue 21
L accompagnement des organismes de formation Site internet Réunions d information Mise à disposition d un numéro vert «décret qualité» Accompagnement à la mise en conformité MUTECO ACT OF Guides pratiques Lettre Info OF Actions collectives gratuites Parcours spécifiques de formation 22
Le référencement par Uniformation Cas #1 : Organisme titulaire d un label ou d une certification reconnu par le CNEFOP S il : s inscrit sur la plateforme peut y attester qu il est titulaire du label ou de la certification se positionne sur les 21 indicateurs (sans avoir besoin de déposer des éléments de preuve) Alors référencement par Uniformation 23
Cas #2 : Organisme non titulaire d un label ou d une certification reconnu par le CNEFOP S il : Le référencement par Uniformation s inscrit sur la plateforme se positionne sur les 21 indicateurs répond aux exigences du référentiel Uniformation Alors référencement par Uniformation 24
Le référentiel Uniformation Travaux menés en mai-juin 2016 au sein de toutes les Sections paritaires professionnelles (SPP) d Uniformation visant à : 1. Recenser les particularités des secteurs professionnels qui justifieraient une adaptation du référentiel commun. 2. Apprécier la sensibilité vis-à-vis de chacun des indicateurs du référentiel partagé. 25
Le référentiel Uniformation Ce référentiel a pour bases : 1. l absence d indicateur supplémentaire par rapport au référentiel commun 2. une exigence modérée visant à ne pas exclure un trop grand nombre d organismes de formation 3. une volonté de progression au fil des exercices 4. la mise en avant de critères majeurs et d indicateurs obligatoires. 26
Le référentiel Uniformation Le référentiel requiert notamment d avoir une évaluation positive sur les 4 indicateurs «indispensables» suivants : Capacité de l OF à produire un programme détaillé pour l ensemble de son offre, et de l exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées Capacité de l OF à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires Capacité de l OF à produire et mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs Capacité de l OF à décrire les modalités de recueil de l impact des actions auprès des prescripteurs de l action. 27
Le référentiel Uniformation Le référentiel Uniformation accorde également une importance particulière aux 3 critères «majeurs» suivants pour lesquels il faut obtenir 60% des points: #1 - L'identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé #4 - La qualification professionnelle et la formation continue du personnel en charge des formations #6 - La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires 28
Le référentiel Uniformation Le référentiel aménage par ailleurs des modalités de référencement spécifiques pour : 1. Les organismes d évaluation et de formation au Certificat CléA habilités par le Copanef et les Coparef : Ils sont considérés comme répondant aux critères du décret Qualité dès lors que leurs prestations sont relatives à CléA. 2. Les organismes de formation titulaires d une habilitation de la DRJSCS pour organiser une formation aboutissant à un diplôme de l animation et/ou du sport Indépendamment de toute démarche dans Datadock, ils seront référencés dès lors que, sur sollicitation d Uniformation, ils se seront positionnés quant au critère n 6 relatif à «La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires». 29
La période de transition Une période transitoire est nécessaire pour accompagner aussi bien les organismes de formation que les adhérents et leurs salariés. L ensemble des financeurs participant au Datadock a donc validé le principe d une telle période sur le premier semestre 2017. Pendant cette période, l engagement collectif est que les actions de formation continueront donc à être financées, quelle que soit leur date de fin, et que l organisme de formation soit inscrit sur le Datadock ou pas. En revanche, il revient à chaque financeur de mettre en place les dispositions applicables durant cette période. 30
La période de transition Demandes de prise en charge reçues pendant la période transitoire : Elles seront traitées et réglées dès lors qu'y sera jointe une attestation établie par l organisme de formation, par laquelle il déclare réaliser l action de formation dans le cadre des 6 critères du décret qualité et s engage formellement à s inscrire dans Datadock au plus tard le 30 juin 2017. L organisme de formation doit également s engager à se positionner au regard des 21 indicateurs permettant d être référencé selon les dispositions prises par l Opca et, sauf s'il justifie être titulaire d'un label ou d'une certification figurant sur la liste établie par le CNEFOP, à télécharger les éléments de preuve requis. 31
Constructys : spécificités -35 heures 15 700 OF France 13% OF BTP 4717 Obligatoire & recommandé 64% ont réalisé -10% actions 19 560 centres France 11 232 Formations tertiaires Etude réalisée Cumul sur 3 ans 631 273 000 euros Tous dispositifs 212 160 000 euros Pour les 8 premiers 966 712 stagiaires Tous dispositifs 69% Formés dans -5% des OF (+250/an) 47 406 000 heures Tous dispositifs 49 heures En moyenne 214 600 stagiaires Pour les 8 premiers OF Les administrateurs ont décidé pour les action non qualifiantes ou non certifiantes inférieures à 35 heures de contrôler un indicateur/critère 32
Constructys : spécificités -35 heures Critère 1 : L identification précise des objectifs de la formation et de son adaptation au public formé Indicateurs Eléments de preuve Les questions à se poser 1.1 Capacité de l OF à produire un programme détaillé pour l ensemble de son offre, et de l exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées 1.2 Capacité de l OF à informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés, à prendre en compte les spécificités des individus, et à déterminer les prérequis information sur les modalités de prises en compte des acquis (VAE / VAP) 1.3 Capacité de l OF à décrire et attester de l adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation 1.4 Capacité de l OF à décrire les procédures de positionnement à l entrée et d évaluation à la sortie Programme détaillé et/ou référentiel de compétences visées Actions -35 heures qui sont non certifiantes et non qualifiantes Procédure de personnalisation des parcours de formation. Descriptif des modalités de personnalisation d accès à la formation. Descriptif des modalités de prise en compte des acquis (VAE/VAP) Descriptif des modalités pédagogiques de la formation portées à la connaissance de l'acheteur et aux participants. Attestation d adaptation des modalités pédagogiques Descriptif des procédures d admission Descriptif des procédures d évaluation Quelles sont les rubriques de votre programme de formation? Quels sont vos outils pour personnaliser vos formations et déterminer les pré-requis? Comment votre public en est-il informé? Quelles modalités pédagogiques utilisez-vous pour adapter la formation? Comment effectuez-vous le positionnement à l entrée de formation et l évaluation à la sortie? 33
Programme de formation Pour être finançable sur les fonds de la formation professionnelle continue (article L. 6353-1 du Code du travail) une action de formation doit être réalisée selon un programme écrit qui doit comporter a minima les éléments suivants : L Intitulé de l action Les connaissances préalables requises pour suivre la formation (prérequis) La durée Les objectifs à atteindre (être capable de ) Le contenu détaillé La sanction de la formation (attestation de stage, Titre, Diplôme ) Les moyens pédagogiques, techniques et d encadrement mis en œuvre (ex. : étude de cas, jeux de rôles, supports remis aux stagiaires, film ), techniques (ex. : informatique ) et d encadrement (ex. : nom, qualité du formateur..), le dispositif de suivi et d évaluation de la formation 34
Programme de formation Sur le papier à entête de l organisme de formation doit figurer : identification de l'organisme numéro déclaration d activité (NDA) SIRET assujettissement à la TVA ou non Ce programme doit impérativement être remis au stagiaire avant son inscription définitive (article L. 6353-8 du Code du travail). 35
Critère n 2 : L adaptation des dispositifs d accueil, de suivi pédagogique et d évaluation aux publics Indicateurs Eléments de preuve Les questions à se poser 2.1 Capacité de l OF à décrire les modalités d accueil et d accompagnement 2.2 Capacité de l OF à décrire la conformité et l adaptation de ses locaux 2.3 Capacité de l OF à décrire son propre processus d évaluation continue 2.4 Capacité de l OF à décrire les modalités de contrôle de l assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques Livret d accueil ou modalités d accès à la plate-forme dans le cadre de la FOAD Descriptif des moyens matériels et de leur conformité aux lois et règlements Descriptif de la démarche qualité interne ou externe Rapport d audit interne ou externe Descriptif de contrôle de l'assiduité distinguant formation en présentiel et FOAD Actions -35 heures qui sont non certifiantes et non qualifiantes Comment accueillez-vous et accompagnez-vous vos stagiaires? Comment répondez-vous aux obligations réglementaires d accueil du public que vous formez? Comment mettez-vous en œuvre une démarche d amélioration continue dans votre organisme? Quelles sont vos modalités de contrôle de l assiduité des stagiaires? 2.5 Capacité de l OF à décrire l évaluation continue des acquis du stagiaire Descriptif des outils d évaluation des stagiaires : référentiel de certification, règlement d examen, autres outils d évaluation des stagiaires Comment évaluez-vous la progression des acquis de vos stagiaires tout au long de la formation? 36
Attestation de présence ou feuille d émargement Le suivi de l exécution de la formation peut prendre différentes formes : feuilles d émargement ou attestations de présence. Ces pièces prouvent la participation effective des stagiaires à l action de formation. L attestation de présence mentionne ou comprend : L intitulé de l action Le nom du stagiaire Les objectifs La durée précise Éventuellement le résultat de l évaluation ou les compétences acquises Les logos des cofinanceurs lorsque l action bénéficie d un ou plusieurs financements publics (FSE, État, Conseil Régional, FPSPP.)* Elle est établie sur l entête de l organisme de formation et doit être signée par le directeur de l organisme et contre signée par le stagiaire 37
Attestation de présence ou feuille d émargement La feuille d émargement mentionne ou comprend : L intitulé de l action Le nom du stagiaire Le nombre d heures de chaque plage (matin ou après midi) Le total hebdomadaire des heures Les logos des cofinanceurs lorsque l action bénéficie d un ou plusieurs financements publics (FSE, État, Conseil Régional, FPSPP.) Elle est établie sur l entête de l organisme de formation et doit être signée par demijournée (avec mention des durées par séquence) par le stagiaire et contre signée par le formateur qui atteste de la présence effective. 38
Critère n 3 : L adéquation des moyens pédagogiques techniques et d encadrement Indicateurs Eléments de preuve Les questions à se poser 3.1 Capacité de l OF à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires Descriptif des moyens et supports selon que la formation soit en présentiel et/ou FOAD ou mixte Actions -35 heures qui sont non certifiantes et non qualifiantes Quels sont les moyens et supports (supports pédagogiques, matériel, équipements) mis à la disposition des stagiaires? 3.2 Capacité de l OF à décrire ses moyens d encadrement pédagogiques et technique Descriptif de l équipe pédagogique et des profils Descriptif de ses modalités d intervention Quels sont les moyens humains mobilisés pour la formation (équipe pédagogique et technique)? 39
Critère 4 : Qualification professionnelle et formation professionnelle du personnel en charge de la formation Indicateurs Eléments de preuve Les questions à se poser 4.1 Capacité de l OF à produire et mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs Attestation de l existence d une CVthèque mise à jour de ses formateurs Actions -35 heures qui sont non certifiantes et non qualifiantes Avez-vous les CV/références/compétences actualisés de vos formateurs? 4.2 Capacité de l OF à attester des actions de formation continue du corps de formateurs ou du formateur indépendant Attestations de présence aux formations. Description des actions de formation et de professionnalisation des formateurs Comment maintenez-vous les compétences de vos formateurs (y compris celles de vos prestataires / soustraitants formateurs)? 4.3 Capacité de l OF à produire des références Attestation de références clients Disposez-vous de références clients? 40
Critère 5 : Conditions d information au public sur l offre de formation, ses délais d accès et les résultats obtenus Indicateurs Eléments de preuve Les questions à se poser 5.1 Propension / capacité de l OF à communiquer sur son offre de formation Support de communication et publicité des tarifs et conditions de vente Actions -35 heures qui sont non certifiantes et non qualifiantes Comment diffusez-vous votre offre de formation? 5.2 Capacité de l OF à produire des indicateurs de performance Descriptif des indicateurs de performance (exemple taux d insertion, de présentation et/ou réussite aux examens ) Quels sont vos indicateurs de performance (taux d insertion, de présentation et de réussite aux examens )? 5.3 Capacité de l OF à contractualiser avec les financeurs Existence de contrats signés avec des financeurs (Etat, Région, Pôle Emploi) Contrat type proposé par l'of Avez-vous signé des contrats de partenariat avec des financeurs? 5.4 Capacité de l OF à décrire son / ses périmètre(s) de marché Descriptif des clients (B to B, B to C, alternance, branches) Quel est votre périmètre d activité (ventilation chiffres d affaires, évolution, types de formation, de clients )? 41
Critère 6 : Prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires Indicateurs Eléments de preuve Les questions à se poser 6.1 Capacité de l OF à produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des stagiaires Descriptif des procédures d évaluation. Exemple de protocole d'évaluation chaud et/ou à froid Actions -35 heures qui sont non certifiantes et non qualifiantes Comment formalisez-vous l évaluation de la formation auprès de vos stagiaires? 6.2 Capacité de l OF à décrire les modalités de recueil de l impact des actions auprès des prescripteurs de l action Existence d enquête auprès des entreprises pour connaître l impact de l action. Procédure de recueil auprès des prescripteurs et d'analyse des réponses Comment formalisez-vous l évaluation de vos formations auprès des prescripteurs (entreprises, Pôle Emploi, Région )? 6.3 Capacité de l OF à partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes (formateurs, stagiaires, financeurs, prescripteurs) dans un processus d amélioration continue Descriptif des modalités de partage des évaluations avec les parties prenantes. Publication des résultats des évaluations Comment exploitez-vous les résultats de ces évaluations avec les parties prenantes? 42
5. La place des entreprises acheteuses de formation dans le système 43
La place de l entreprise Grande absente ou au mieux passive voire incompétente dans la mise en place de ce décret alors qu elle est théoriquement une des principales bénéficiaires de la démarche et qu elle peut avoir des choses à dire Elle a toujours le choix de son prestataire mais avec une obligation de vérification en amont auprès de son OPCA tout au long de l année si elle veut bénéficier de financements Une offre potentiellement restreinte et éloignée : un nouveau frein au départ en formation? Pour mémoire, une des avancées majeures annoncées de cette réforme était la simplification 44
La place de l entreprise Mais, si l entreprise est informée, elle pourra grâce à ce travail de formalisation structurant pour les organismes de formation : Mieux sélectionner son prestataire Avoir les éléments permettant de mesurer l impact de la formation (vérification de l atteinte des objectifs) Avoir une assurance que le formateur est l homme de la situation Bénéficier de financements 45
6. La parole aux réseaux d organismes de formation 46
Conclusions : Quels accompagnements? 47
Les CARIF OREF accompagnent les professionnels de la formation Aquitaine Cap Métiers, l Agence Régionale de la Formation Tout au Long de la Vie et Prisme Limousin ont une mission de professionnalisation des acteurs de l orientation, la formation, l emploi. Ils peuvent agir sur leur territoire et : Collecter les besoins du terrain via vos têtes de réseaux, par vos retours individuels Mobiliser les partenariats spécifiques (OPCA, experts thématiques ) Proposer des animations/ressources pour y répondre : ateliers, guides, réunions d information, actions de formation 48
L offre de professionnalisation en Nouvelle-Aquitaine Ces programmes visent à renforcer les compétences des professionnels, favoriser les échanges et la culture partagée entre les réseaux. Contacts ACM : Christine BLANCAN Tél : 05 57 81 45 88 ARFTLV : Anne GODIN Tél : 05 49 50 37 07 Prisme Limousin : Christophe CROZE Tél : 05 55 79 36 00 49
Les OPCA accompagnent les OF Parce que notre mission est le développement de la formation professionnelle au profit des entreprises et de leurs salariés Parce que nous avons besoin des organismes de formation, que nous ne ferons rien seuls, et qu il faut développer nos partenariats Parce que nous ne souhaitons pas une concentration du marché dans les seules mains de grands organismes Parce que nous souhaitons qu il persiste un maillage territorial important favorisant les départs en formation => information + accompagnement + financement 50
L OPACIF accompagne les salariés Les opérateurs de formation/les accompagnateurs sont des vrais partenaires des OPACIF Cohérence des dispositifs: lien entre CEP et qualité Les salariés/individus sont aussi des acheteurs. Ils choisissent la qualité pour réaliser les projets professionnels ou leurs projets de vie Qualité de la formation = individualisation du parcours Qualité de la formation = adaptation aux besoins de la société (simultanéité/opérationnalité immédiate) 51
L OPCA accompagne l entreprise Une obligation de moyens pour une obligation de résultats La qualité : Une responsabilité partagée Professionnaliser l achat de formation 52