Démarche qualité autour du Circuit du Médicament

Démarche qualité autour du Circuit du Médicament Dr Nathalie CONTENTIN Mme Florence BASUYAU Mr Mikaël DAOUPHARS Mme Alice SALLES Mme Marie Hélène GRONGNET

Historique ; courant 2009 Multiplication des textes précisant des exigences règlementaires en termes de sécurisation du Circuit du Médicament : Projet du décret du 6 Avril 2011 relatif au management de la qualité et de la prise en charge médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé Contrat de Bon Usage du Médicament Pratique Exigible Prioritaire 20a du manuel de certification HAS V2010 Nécessité de structurer cette démarche au sein de notre établissement 2 Centre Henri-Becquerel

Historique En Septembre 2009, création d un groupe de travail (pharmaciens, cadre et médecin responsable du Service Qualité) qui aura pour missions : De renforcer la gestion des risques a posteriori en implémentant, dans le cadre du projet MERVEIL la mise en place de REMED (Revue des Erreurs liées aux Médicaments Et aux Dispositifs médicaux) N.B : gestion des risques a priori vis-à-vis du personnel via le Document Unique (resp : CHSCT) 2. De structurer la démarche qualité en créant le groupe QCM (Qualité du Circuit du Médicament). 1 réunion / mois

REMED La mise en place des REMED suit la méthodologie proposée par l étude MERVEIL, avec création d un groupe de pilotage (constitué d un Pharmacien, du Cadre de la Pharmacie, du Gestionnaire des risques, du médecin responsable du Service Qualité, de la Directrice des Soins Infirmiers) qui rédige une procédure générale de fonctionnement de la REMED.

REMED Une fois par mois, un Evènement Indésirable est choisi et analysé lors de la réunion où sont conviés les acteurs de soins ayant été impliqués dans la survenue de cet évènement. Le groupe de pilotage assure au fil du temps la formation du personnel convié à ces réunions et suit le plan des actions correctrices proposées.

Qualité autour du Circuit du Médicament (QCM) Les différentes étapes

Appropriation du macro processus «pilotage du Circuit du Médicament»

Définition des responsabilités

Qui fait quoi?

Création d un référentiel unique Création d un référentiel reprenant toutes les obligations des instances suscitées, en les rangeant dans les différentes étapes du macro processus. Une échelle d avancement des différents critères (fait / en cours / à faire) ainsi que les éléments de preuve sont renseignés.

Détail du référentiel Etape du processus Etat d avancement (fait / en cours / à faire) Document Source Eléments de preuve Critère dans son intégralité

Evaluation des risques a priori Réflexion concernant l élaboration d une cartographie des risques. Démarche extrêmement chronophage Décision de s appuyer plutôt sur le projet ARCHIMED / INTERDIAG En pratique phase diagnostique pour chaque unité de soin en remplissant l autoévaluation par un trinôme pharmacien + médecin + cadre de l unité (environ 2 heures / unité) Elaboration d une représentation en radar des principaux risques encourus par l unité Actuellement, le travail est en cours. Une fois cette phase diagnostique établie pour l ensemble des unités de soins, réunion pluridisciplinaire pour établir le plan d action permettant de réduire ou de contrôler ces différents risques (certaines mesures seront communes à l ensemble du Centre, d autres seront spécifiques à un service donné)

ARCHIMED

Programme d audits

Formation des professionnels Concernant les IDE : Depuis 2005, mise en place initialement en Hématologie puis maintenant dans tous les secteurs de soins de formations spécifiquement dédiées aux IDE et AS, qualifiées de «journées de professionnalisation», avec volet systématique sur le Circuit du Médicament : Règles de bonne pratique concernant les chimiothérapies Règles de bonnes pratiques concernant les antalgiques Règles de bonne pratiques concernant les produits sanguins Règles de bonnes pratiques concernant les médicaments potentiellement dangereux (ttt anticoagulants, anti hémophiliques, immunosuppressurs ) Formations EFEC Concernant les médecins : Compagnonnage quotidien des internes par un médecin «senior» Cours pour les internes à leur arrivée (antalgiques, fin de vie, nutrition ), formation à l outil informatique Participation des médecins aux formations internes (exp : risques iatrogéniques, PEC LMC ), régionales mais aussi et surtout aux congrès nationaux et internationaux. Participation des médecins aux groupes nationaux des sociétés savantes, rédaction d essais thérapeutiques, de référentiels Réunions de Concertations Pluridisciplinaires

Formation des professionnels + formation au Dossier de Soins Informatisé

Rédaction du Manuel d Assurance Qualité de la PUI

Qualité autour du Circuit du Médicament (QCM) Les résultats

Argumentaire critère 20a V2010 HAS

Rapport d étape du CBU 4 réunions entre Juin et Septembre pour s assurer de l état d avancement du rapport d étape Binômes médecin + pharmacien ou IDE + pharmacien pour les différents audits (l implication des professionnels au recueil des données permet d améliorer les résultats, d une année sur l autre) Validation du rapport en COMEDIMS et signature par la Direction avant envoi

Reconnaissance implication du CHB dans projet MERVEIL Centre Henri Becquerel

Qualité autour du Circuit du Médicament (QCM) Quelques exemples de projets

Informatisation de l ensemble du Circuit du médicament Projet initialisé en 2008. Aide reçue pour le financement du logiciel Aucune aide pour le déploiement, effectué à moyens constants Etapes préalables de choix du logiciel (visites sur sites), puis recueil des données auprès des utilisateurs pour paramétrages : des traitements (pharmaciens) des examens complémentaires (médecin du DIM) du dossier de soins (cadre d une unité) Formation de l ensemble du personnel à l outil (par exp 4 ETP d IDE en 2012, séances semestrielles à chaque arrivée d internes ) Déploiement progressifs par unité. Nécessité de suspension du projet en soins intensifs d hématologie, suite à la survenue d EI. Repris ensuite avec une nouvelle version du logiciel. Actuellement, l ensemble des lits d hospitalisation + les hôpitaux de jour sont informatisés pour les prescriptions. DSI en attente en hématologie. Projet 2013 : intégration des prescriptions informatisées de la chimiothérapie dans le logiciel Crossway déploiement de la prescription informatisée des examens et des RDV de C en consultation poursuite de la formation à l utilisation de l outil sous forme de compagnonnage sur le terrain «traque» des EI survenant «à cause» de l outil informatique (qui n existaient pas du temps du papier )

Déploiement des armoires à pharmacie plein / vide Cette procédure inspirée de la méthode «Kanban» («étiquette» en japonais) est basée sur un système double casier. Elle permet : D optimiser les stocks de médicaments dans les armoires de services, la gestion des flux avec la pharmacie et de limiter le nombre de médicaments périmés, D améliorer la sécurité par un rangement codifié partagé par tous, De stocker les traitements personnels des patients durant leur hospitalisation.

Travail sur l interruption de tâches Enquête une semaine donnée sur les interruptions des IDE pendant l administration des médicaments Sous déclaration manifeste Difficulté à changer la culture et les pratiques Réflexion sur la matérialisation des «zones à risques» ou «activités à risques» ne devant pas être interrompues

Programmes d Education Thérapeutique (ETP) 2 programmes agrées par l ARS : ETP des patients allogreffés ETP des patients sous chimiothérapie per os Cellule ETP : réunit les professionnels formés à l ETP (lieu d échanges), définit une politique institutionnelle, s assure du bilan annuel 0.6 ETP IDE détachée à l Education Thérapeutique En 2012 environ 90 patients bénéficient de ces programmes, sous forme de séances individuelles et / ou d ateliers

Modélisation et amélioration des flux

Articulations du QCM avec les différentes instances

Articulation CME / démarche Qualité et gestion des risques CODIR Système d information GRIM Direction Bureau de la CME Organes décisionnels Organes Exécutifs Réseau de correspondants internes CHSCT CREX RMM REMED* Service Qualité et Gestion des risques Commission EPP COVIR CSTH COMEDIMS QCM CLIN Cellule Identito vigilance CLUD CLAN Comité éthique CRU Gestion des risques *Existence de CREX, RMM ou REMED dans chaque service clinique et médico-technique CR envoyés systématiquement au gestionnaire des risques

Projets et axes d amélioration

Projets pour 2013 Mise à jour du système documentaire et bascule dans le logiciel de gestion documentaire informatisé institutionnel ENNOV Exploitation des résultats Archimed et mise en place d actions préventive Travail sur les 12 Never evens (ou 12 évènements qui ne devraient jamais arriver) Déploiement du projet d amélioration des flux entre la Pharmacie et l HDJ Poursuite de l optimisation de l outil de prescriptions informatisées Audits croisés inter établissements autour du Circuit du Médicament?

Bibliographie

Bibliographie Décret no 2010-1408 du 12 novembre 2010 relatif à la lutte contre les événements indésirables associés aux soins dans les établissements de santé Arrêté du 6 Avril 2011 relatif au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé Circulaire N DGOS/PF2/2011/416 du 18 novembre 2011 en vue de l'application du décret 2010-1408 du 12 novembre 2010 relatif à la lutte contre les évènements indésirables associés aux soins dans les établissements de santé. CIRCULAIRE N DGOS N DGOS/PF2/2012/72 du 14 février 2012 relative au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse dans les établissements de santé INSTRUCTION N DGOS/PF2/2012/352 du 28 septembre 2012 relative à l organisation de retours d expérience dans le cadre de la gestion des risques associés aux soins et de la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse en établissement de santé Contrat de Bon Usage du Médicament : CBU pour 2010-2013 HAS : Manuel de certification des établissements de santé V2010 Rapport du Pharmacien Inspecteur Régional : Rapport de la visite d inspection du CHB du 3 Décembre 2008 Contrat Pluriannuel d Objectifs et de Moyen : CPOM 2007-2011 entre l Agence Régionale d Hospitalisation et le Centre Régional de Lutte Contre le Cancer Henri BECQUEREL Rapport IGAS «Sécurisation du Circuit du Médicament à l AP HP», M. DAHAN, J. SA Direction Générale de l Offre des Soins «Qualité de la prise en charge médicamenteuse ; outil pour les établissements de santé», Février 2012