Membres présents Manouane Beauchamp Julie Belley Perron Stéphane Bordeleau Sébastien Crête Steve Fiset, président Anne «Sparta» Humphreys, secrétaire Michaël «Lime» Lapointe Agnès Monseur Olivier Provençal RENCONTRE RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Procès verbal Employés Mikaël Lacombe, Directeur général Rose Marie Shadeed, Resp. des communications (point 1 à 3) ORDRE DU JOUR 1. Résolutions en bloc 1.1. Adoption de l ordre du jour 1.2. Adoption du procès verbal (PV) de la réunion du 12 mars 2013 1.3. Adoption du procès verbal (PV) de la réunion du 4 avril 2013 1.4. Adoption du procès verbal (PV) de la réunion du 5 avril 2013 1.5. Adoption du procès verbal (PV) de la réunion du 10 avril 2013 2. AGA 2013 3. Rapport des employés 4. Suivi des ACTIONS des réunions précédentes 5. Rapports des comités 5.1. Nomination des comités 5.1.1. Ressources Humaines (RH) 5.1.2. Comité de planification Stratégique (CPS) 5.1.3. Comité de passation Ad Hoc 5.1.4. Développement des terrains (Land) Comité de gouvernance (CG) 5.1.5. Comité finances (CF) 5.1.6. Comité de direction 5.1.7. Commandite aux membres (CAM) 5.1.8. Autres 6. Objectifs du CA 7. Ressources humaines 7.1. Huis clos 8. Comité Finances 8.1. Liste des chèques émis 8.2. Subvention Gustavo 9. Opportunités de communication à venir 10. Fermeture de la réunion MOT DE BIENVENUE ET QUORUM Un nombre suffisant d administrateurs étant présents, le président déclare la réunion dûment constituée. 1
1. RÉSOLUTIONS EN BLOC Résolution #1 Le Conseil d administration adopte les documents suivants : Ordre du jour Procès verbal du 12 mars 2013 Procès verbal du 4 avril 2013 Procès verbal du 5 avril 2013 Procès verbal du 10 avril 2013 2. AGA 2013 Résolution #2 Le Conseil d administration recommande le procèsverbal de l AGA 2013, tel que rédigé, pour adoption par les membres lors de l AGA 2014. 3. RAPPORT DES EMPLOYÉS 3.1. RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Mikaël Lacombe présente ses activités depuis la dernière rencontre. Proposée par : Julie Belley Perron Appuyée par : Manouane Beauchamp Proposée par : Sébastien Crête Appuyée par : Agnès Monseur Quelques points à noter: Jean Lévy Champagne a contacté l AUM avec une possible proposition pour la création d un lieu pour l Ultimate de plage. Mikaël va clarifier les attentes et revenir avec une proposition formelle. Brasserie Helm : o La soirée des inscriptions a eu lieu à la brasserie, rue Bernard. o Le propriétaire serait intéressé à créer une entente entre l AUM et la brasserie, où l AUM proposerait des soirées à ces membres en échange de rabais à la brasserie. o Une proposition plus formelle sera rédigée et proposé au CA de juin. Inscriptions d équipe : Distribution disproportionnelle entre les soirées qui peut entrainer une difficulté d assignation de terrains, en particulier le mardi. Explorer la possibilité de créer des ententes avec des bars à proximité des terrains. 3.2. RAPPORT DU RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS Rose Marie Shadeed fait un résumé de ses activités depuis son arrivée. ACTION : Rose Marie regardera les possibilités pour la reconnaissance du 20 e anniversaire de l AUM. Une politique d échange de visibilité devra être élaborée en collaboration avec le comité Communications. Rédaction d un texte pour le concours «Tournée de célébration» Kraft/RDS 4. SUIVI DES ACTIONS DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES Le document sera mis à jour et contiendra que les actions ponctuelles que doivent accomplir les membres du CA ainsi que les employés pour des rencontres subséquentes. 2
5. RAPPORT DES COMITÉS 5.1. NOMINATION DES COMITÉS Steve Fiset, Président du conseil, explique le mandat de chaque comité et ses responsabilités et invite les membres à rejoindre au minimum un comité. 5.1.1. COMITÉ DE DIRECTION ET RESSOURCES HUMAINES (DRH) Mandat: Agit au nom du CA entre les réunions pour les questions opérationnelles Soutien aux employés Réception des feuilles de temps des employés Évaluation biannuelle des employés Planification de la relève Membre : Steve Fiset, Manouane Beauchamp et Julie Belley Perron 5.1.2. COMITÉ DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE (CPS) Mandat : Gérer l élaboration de la planification stratégique Coordonner les différentes intervenants Rédiger la documentation de la planification stratégique Membre : À déterminer lors de la rencontre de juin Mandat temporaire : Élaborer le processus pour la planification stratégique et présenter au conseil en juin Membre intérim: Stéphane Bordeleau et Anne Humphreys *Olivier contactera Dan Lachance et Véronique pour avoir les documents passés. 5.1.3. COMITÉ DE PASSATION AD HOC Ce comité sera dissout, son mandat ayant été complété. 5.1.4. DÉVELOPPEMENT DES TERRAINS (LAND) Mandat: Mettre à jour les outils de planification Élaborer une stratégie d acquisition de nouveaux terrains (achat et location) Développement de partenariat Veille stratégique sur les arrondissements, les villes, etc. Membre: Michaël Lapointe, Julie Belley Perron, Olivier Provençal (à titre consultatif) et Mikaël Lacombe (membre d office) 5.1.5. COMITÉ DE GOUVERNANCE (CG) Ce comité est suspendu pour une période indéterminé. Le conseil se penchera sur sa pertinence à l automne 2013. 5.1.6. COMITÉ FINANCES (CF) Mandat: Élaboration du budget annuel Recommandation des vérificateurs externes Supervision des opérations financières Membre: Olivier, Steve, Sparta et Chantal (trésorière, membre externe) 3
5.1.7. COMMANDITE AUX MEMBRES (CAM) Mandat : Élaboration d une politique de commandite aux membres Évaluation des candidatures et recommandation au conseil Membre : Agnès Monseur, Sébastien Bordeleau et Rosie Shadeed (à titre consultatif) Échéancier : Avoir une politique en place pour le gala. 5.1.8. COMMUNICATIONS Mandat : Soutien aux opérations en communications Élaboration d un plan de communication. Élaboration d un politique d échange de visibilité Membre: Stéphane, Lime, Sébastien (site web), Agnès et Rose Marie (membre d office) 5.1.9. AUTRES Mikaël va envoyer les informations sur le comité Exécutif à Sparta afin d élaborer un organigramme. Afin de mieux encadrer les employés, les membres du CA seront invités à partager leur champ d expertise pertinente aux opérations de l AUM. 6. OBJECTIFS DE CA Cet item sera abordé en profondeur lors de la rencontre du conseil en juin et sera intégré au point d élaboration des priorités du conseil et des plans d action. 7. RESSOURCES HUMAINES Mikaël Lacombe clarifiera les conditions d embauche de Chuck Cantone en tant qu entraîneur de Kerozen et explorera les différentes options pour développer le poste. 8. COMITÉ DES FINANCES 8.1. LISTE DE CHÈQUES Aucunes questions sur la liste des chèques. 8.2. SUBVENTION DE GUSTAVO Les demandes de subventions sont traitées au cas au cas jusqu à la création de la politique par le comité de Commandite aux membres. Résolution #3 Le Conseil d administration approuve la demande de subvention de Gustavo Castano à même concurrence que la subvention de Caroline Cadotte, soit 1 000$. Proposée par : Julie Belley Perron Appuyée par : Mikaël Lapointe 9. OPPORTUNITÉS DE COMMUNICATION À VENIR Cet item sera intégré au rapport de la responsable aux communications lors de la prochaine rencontre. 4
10. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Prochaine rencontre le 17 juin à 18h30 21h30. Résolution #4 Le Conseil d administration recommande la levée de l assemblée. Proposée par : Olivier Provençal Appuyée par : Mikaël Lapointe Le président déclare la levée de l assemblée à 22h10. Steve Fiset, Président de l assemblée Anne Humphreys, Secrétaire de l assemblée 5
SUIVIS, MESURES ET TÂCHES À COMPLÉTER # Sujets Responsable Échéancier 1 Réunion du Proposition formelle de Jean Lévy Champagne pour un partenariat d Ultimate de plage Mikaël Lacombe 17 juin 2013 2 Proposition formelle de partenariat avec la brasserie Helm Mikaël 17 juin 2013 3 Proposition pour souligner le 20 e anniversaire Rose Marie 17 juin 2013 4 Élaboration de politique d échange de visibilité 5 6 Rédaction d un texte pour le concours «Tournée de célébration» Kraft/RDS Mise à jour du tableau «Suivis, mesures et tâches à compléter» général 7 Élaboration d un processus de planification stratégique 8 Récupération de la documentation sur l exercice de planification stratégique entamée COMM / Rose Marie ÀDT Rose Marie 7 Juin 2013 Sparta Sparta et Stéphane 9 Élaboration d une politique de commandite aux membres CAM 10 Création d un organigramme regroupant les différents comités (CA et bénévole) 10 mai 17 juin 2013 Olivier 17 mai 2013 Sparta Mikaël CA avant le Gala 2013 17 juin 2013 11 Partage de champs d expertise des membres du CA CA 17 mai 2013 12 Clarification des conditions d embauche de Chuck Cantone et consultation du comité DRH. Mikaël Lacombe ASAP Idée intéressante à explorer : Création d entente avec des bars/restaurants à proximité des terrains Revue du matériel informatique du bureau de l AUM COMITÉ ET ABRÉVIATION : ÀDT : À déterminer ASAP : Aussitôt que possible DRH : Comité de direction et ressources humaines CPS : Comité de planification stratégique LAND : Développement des terrains CF : Comité finances CAM : Commandite aux membres COMM : Communications CA : Tous les membres du Conseil d administration 6