SERVICE DES FINANCES Équipe de formation EXPLO4 Exploration des livres budget PeopleSoft version 8.9 Janvier 2008
TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION...1 EXPLORATION DES LIVRES BUDGET...1 LES CRITERES DE RECHERCHE...2 LES CRITERES D AFFICHAGE...4 CONSULTATION DU LIVRE BUDGET DÉPENSE...6 LES DONNEES REGROUPEES...6 Le sommaire par période budgétaire...7 Les revenus associés...7 Le sommaire des transactions budgétaires (ST(B))...8 Le sommaire par année financière (SAF)...9 Le sommaire par période comptable (SPC)...10 LES DONNEES DETAILLEES...11 Le détail des transactions par période budgétaire (DPB)...11 Le détail des transactions par compte (DTC)...12 Le détail des transactions par document (DTD)...12 Le détail des lignes de transactions (DT)...13 Le relevé restreint... 13 CONSULTATION DU LIVRE BUDGET REVENU...15 LES DONNEES REGROUPEES...16 Le sommaire par période budgétaire...16 L association des revenus...16 Le sommaire des transactions budgétaires (ST(B))...17 Le sommaire par année financière (SAF)...17 Le sommaire par période comptable (SPC)...18 Le sommaire des transactions par document (STD)...19 Le relevé des lignes de transactions (ST)...20 Relevé des transactions par compte (DTC) - projets...20 CONSULTATION DES TRANSACTIONS DETAILLEES PAR COMPTE...21 CONSULTATION DES TRANSACTIONS ASSOCIEES A UN DOCUMENT...26 Exploration des livres budget page i
INTRODUCTION L outil de consultation des livres budget est sans conteste l application Explo. Cet outil WEB, complément du logiciel PeopleSoft, permet au gestionnaire de faire afficher les données financières sous forme de rapports sommaires ou détaillés afin de prendre des décisions. Il permet tout aussi facilement aux membres du personnel dont c est la tâche de faire un suivi des transactions qu ils saisissent. L information qu un usager peut consulter dans Explo dépend de la sécurité budgétaire qui a été associée à son code utilisateur (IDUL) à la demande du responsable administratif de son unité de rattachement. Exploration des livres budget Dans le menu de l application, sélectionner «Exploration des livres budget». On obtient la page de saisie et de sélection des critères de recherche et d affichage permettant d obtenir l information dont on a besoin sous la forme désirée. Il est donc primordial d avoir une idée claire et précise du résultat qu on veut obtenir avant d inscrire les critères de recherche. Exploration des livres budget page 1
Les critères de recherche Dans l exemple qui suit, le responsable administratif veut connaître la capacité de dépenser de son unité (unité 03602), au fonds de fonctionnement (fonds 1), pour le programme d enseignement régulier (programme 10), période budgétaire AN2005. Les actions à faire concernant ces critères Valider l entité UL. Sélectionner le livre budget «Dépense». Laisser à blanc la case «Détail par compte». Sélectionner la période budgétaire annuelle AN2005. Mettre à blanc la période budgétaire CUMULA si vous voulez l exclure de la recherche. Saisir les champs structure sur lesquels portera la recherche (unité, fonds, programme). Lancer la recherche. Note : si vous lancez la recherche sans modifier les critères d affichage vous obtiendrez un rapport modelé par les valeurs de défaut de l affichage : les lignes à zéro auront été éliminées, l ordre d affichage sera «Unité, fonds, programme, classe, compte, projet», aucun libellé descriptif ne sera affiché et les lignes de détails et les hyperliens apparaîtront sur le rapport. Exploration des livres budget page 2
.. Vous remarquez ici qu on obtient tous les budgets de dépense du fonctionnement pour le programme de l enseignement régulier : nous obtenons des budgets sans projet et des budgets avec projets. Sur la droite de chaque ligne de budget, les hyperliens dont le préfixe est S permettent la consultation de sommaires tandis que les hyperliens débutant par D nous mènent à la consultation des transactions. Exploration des livres budget page 3
Les critères d affichage L affichage des données du tableau précédent ne nous convient pas ; nous voulons connaître le budget global attribué par enveloppe budgétaire (classe). Nous allons donc modifier les critères de défaut de l affichage. Cocher la case «Élimination des combinaisons comptables avec tous les montants nuls». Sélectionner l ordre de présentation des résultats. Comme c est la «classe» qui permet d identifier les enveloppes budgétaires, ici, nous sélectionnons l ordre de présentation «Classe/Unité/» Sélectionner les champs pour lesquels vous désirez voir afficher la description ainsi que les champs sur lesquels vous désirez obtenir une sommation. Exploration des livres budget page 4
Nous désirons obtenir le montant global de chaque classe ; il faut donc cocher la totalisation par classe. Aucune description n est requise. Cocher «Suppression des lignes de détail» si vous voulez limiter l affichage aux totaux. Cocher «Suppression des hyperliens» si vous ne désirez pas les voir afficher dans votre rapport. Lancer la recherche. Voici comment se présente le tableau cette fois... Exploration des livres budget page 5
Consultation du livre budget DÉPENSE Les données regroupées Le livre budget «DÉPENSE» peut être utilisé avec ou sans projet. Il sert à la comptabilisation des enveloppes budgétaires. On l utilise aux fonds 1, 2 et 3 de l entité UL et au fonds 9 de l entité AU. Le compte de regroupement est le compte 000000 et il sert à rattacher au même budget toutes les opérations de même type. La validation budgétaire de toutes les transactions opérationnelles s effectue sur la classe (l enveloppe budgétaire). La consultation des budgets inscrits au livre budget «DÉPENSE» se fait grâce au «Sommaire par période budgétaire, SPB», au «Sommaire par année financière, SAF», au «Sommaire par période comptable, SPC». La consultation des transactions budgétaires s effectue à l aide du «Sommaire des transactions de budget, ST(B)». Quant aux transactions opérationnelles, on pourra les consulter avec le «Détail des transactions par compte, DTC», le «Détail des transactions par document, DTD» et le «Le relevé détaillé des transactions, DT». Dans l exemple qui suit, on présente la consultation du budget des ressources matérielles (classe 200), de l unité 03602, pour le programme d enseignement régulier (prog. 10). La recherche porte sur les périodes budgétaires AN2003 et AN2004. Saisir les critères de recherche appropriés. Lancer la recherche. Vous obtenez les sommaire par période budgétaire (SPB). Exploration des livres budget page 6
Le sommaire par période budgétaire.. Ce lien permet de connaître la provenance des revenus associés Liens de consultation Les revenus associés Dans le sommaire par période budgétaire, s il y a des revenus associés à une enveloppe, le mot «Dépense» dans la colonne «Livre budget» apparaît en hyperlien (Dépense). Grâce à ce lien, on peut connaître la provenance des revenus associés ainsi que les règles de distribution de ces revenus. L information est présentée sous la forme suivante. Ici, les revenus proviennent principalement de la vente des notes de cours (B10100) ; le montant à distribuer provient du revenu comptabilisé (montant facturé interne ou externe plus les transmissions de dépôt) et il est lié à 100% avec le budget de dépense des ressources matérielles. Le montant maximum autorisé de revenu associé est de 500 millions. Exploration des livres budget page 7
Le sommaire des transactions budgétaires (ST(B)) Revenons au sommaire par période budgétaire. Cette fois, on veut savoir s il y a eu un solde budgétaire reporté à la fin de la période budgétaire AN2003. Comme il s agit d une transaction budgétaire, on utilise le lien ST(B), sommaire des transactions budgétaires, pour l AN2003... Est-ce que ce solde a été reporté en AN2004 et à quel moment? Il suffit de reprendre la recherche avec le lien ST(B) pour la période AN2004. Exploration des livres budget page 8
Le solde a été reporté en entier, le 7 août 2003. Le sommaire par année financière (SAF) Revenons au sommaire par période budgétaire afin d avoir accès aux liens de consultation. Cette fois, on veut découper l information de l AN2004 par année financière. Il faut donc cliquer le lien SAF sur la ligne appropriée. Comme on peut le constater ici, les transactions budgétaires et opérationnelles associées à une période budgétaire annuelle (AN2004) peuvent à l occasion être effectuées dans une année financière autre que l année financière correspondant à la période budgétaire. L écriture de budget initial de 25 000$ permettant à l unité de fonctionner dès le 1 er juin 2004 a été effectuées à la fin de l année financière 2003. On voit aussi que le traitement de demandes d achat effectuées avant la fin de la période budgétaire AN2004 ont été traitées dans l année financière 2005 (renversement de préengagement de 112,55$, engagement etc.). Exploration des livres budget page 9
Le sommaire par période comptable (SPC) Toujours à partir du sommaire par période budgétaire, on peut découper les résultats en périodes comptables au lieu d années financières. Utiliser le lien SPC. Exploration des livres budget page 10
Les données détaillées Jusqu à maintenant, nous avons consulté des relevés où les données étaient regroupées au compte 000000. Nous allons maintenant présenter les liens qui permettent de faire afficher les données avec les combinaisons comptables utilisées lors de la saisie des transactions. Lorsqu on utilise les liens permettant d afficher le détail des transactions, la recherche s effectue dans une table de données qui ne contient que les transactions de préengagement, d engagement, de revenu et de dépense. Par conséquent, les colonnes «Budget», «Montant facturé» et «Montant recouvré» sont toujours à blanc. Le détail des transactions par période budgétaire (DPB) Les transactions sont regroupées par combinaison comptable avec un classement par compte. Les combinaisons comptables qui contiennent un numéro de projet correspondent aux transactions effectuées pour des activités particulières financées par l enveloppe des ressources matérielles. Ces projets sont en suivi. Exploration des livres budget page 11
Le détail des transactions par compte (DTC) À partir du sommaire par période budgétaire, on fait afficher les résultats par compte en utilisant le lien DTC. Le détail des transactions par document (DTD) Pour un compte particulier, on fait afficher la liste des documents source qui ont servi à effectuer une transaction en utilisant le lien DTD. Exploration des livres budget page 12
Le détail des lignes de transactions (DT) Dans le sommaire des transactions par compte, on peut faire afficher toutes les lignes de transactions effectuées sur un compte particulier en utilisant le lien DT. Le relevé restreint Au bas de la page «Relevé des transactions», un utilitaire permet de restreindre l affichage des transactions en appliquant quelques critères de sélection à la liste obtenue précédemment. Exploration des livres budget page 13
Exploration des livres budget page 14
Consultation du livre budget REVENU Le livre budget «REVENU» peut être utilisé avec ou sans projet. Il sert à la comptabilisation de tous les revenus : revenus de subventions et de contrats de recherche ainsi que revenus internes et externes. On l utilise aux fonds 1, 2, et 3 de l entité UL et au fonds 9 de l entité AU. Lorsque le budget de revenu est utilisé avec projet, les comptes de revenu sont regroupés au compte R00000 et il sert à rattacher au même budget toutes les opérations de même type. Lorsque le budget de revenu est utilisé sans projet, il n y a pas de compte de regroupement. La consultation des budgets inscrits au livre budget «REVENU» se fait grâce au «Sommaire par période budgétaire, SPB», au «Sommaire par année financière, SAF», au «Sommaire par période comptable, SPC». La consultation des transactions budgétaires s effectue à l aide du «Sommaire des transactions de budget, ST(B)». Quant aux transactions opérationnelles, on pourra les consulter avec le «Sommaire des transactions par documents» STD et le «Le relevé des transactions, ST». Dans l exemple qui suit, on présente la consultation du budget des ressources matérielles (classe 200), de l unité 03602, pour le programme d enseignement régulier (prog. 10). La recherche porte sur les périodes budgétaires AN2003 et AN2004. Exploration des livres budget page 15
Les données regroupées Le sommaire par période budgétaire L association des revenus Dans le sommaire par période budgétaire, si les revenus sont associés à une enveloppe de dépense, le mot «Revenu» dans la colonne «Livre budget» apparaît en hyperlien (Revenu). Grâce à ce lien, on peut savoir à quel(s) budget(s) de dépense les revenus sont distribués ainsi que les règles de distribution de ces revenus. Ici, les revenus de note de cours (B10100) sont distribués à 100% au budget de dépense des ressources matérielles (classe 200). Le montant à distribuer provient du revenu comptabilisé. Le montant maximum autorisé de revenu à distribuer est de 500 millions. Exploration des livres budget page 16
Le sommaire des transactions budgétaires (ST(B)) Revenons au sommaire par période budgétaire. Ici, la colonne budget affiche un montant de 0,00$. Si on consulte les transaction budgétaires en cliquant sur le lien ST(B), nous constatons que l écriture de budget a permis de créer le lien entre ce livre revenu et l enveloppe des ressources matérielles. Les liens entre les classes de revenu et les classes de dépense se feront automatiquement... Le sommaire par année financière (SAF) Exploration des livres budget page 17
Le sommaire par période comptable (SPC) Toujours à partir du sommaire par période budgétaire, on peut découper les résultats en périodes comptables au lieu d années financières. Utiliser le lien SPC. Exploration des livres budget page 18
Le sommaire des transactions par document (STD) Lorsqu une unité facture un client interne ou externe, la capacité de dépenser provenant de cette transaction lui est accordée dès que la facture est complétée, c est-à-dire que la facture est au statut «INV». Si on désire savoir si la facture a été payée ou non, il suffit de faire afficher la liste des documents en utilisant le lien STD. Lorsqu une facture est payée, le paiement apparaît dans la colonne «Montant recouvré»... Exploration des livres budget page 19
Le relevé des lignes de transactions (ST) Pour consulter toutes les lignes de transactions et conserver l information sur les montants facturés et recouvrés, il faut utiliser le lien ST. Relevé des transactions par compte (DTC) - projets Pour obtenir le découpage des revenus de projet, lesquels sont regroupés au compte R00000, il faut utiliser le lien DTC. Exploration des livres budget page 20
Consultation des transactions détaillées par compte La page des critères de recherche du menu «Exploration des livres budget» donne accès à une table de données qui contient toutes les transactions opérationnelles qu elles aient été soumises ou non à la validation budgétaire. Pour avoir accès à cette table, il suffit de cocher la case «avec détail par compte» et de saisir ou de sélectionner les critères qui permettront de répondre à notre interrogation. On pourra ainsi consulter les transactions de dépense et de revenu effectuées pour une activité particulière (projet en suivi) et les transactions effectuées sur des comptes de bilan. Exemple 1 - Recherche de transactions validées au budget. La question est la suivante : combien y a-t-il de projets de recherche sur lesquels sont comptabilisées des avances de voyage non remboursées? Les actions à faire concernant ces critères Valider l entité UL Sélectionner le livre budget «Dépense». Cocher la case «Détail par compte» pour accéder à la table des transactions détaillées. Conserver la période budgétaire CUMULA. Exploration des livres budget page 21
Saisir les champs structure sur lesquels portera la recherche : l unité 03602, le fonds 2, la classe 20 et le compte 359900 (avance de voyage). Cocher la case «Élimination des combinaisons comptables avec tous les montants nuls». On sait que le solde au compte 359900 est nul lorsque les avances sont remboursées. Sélectionner l ordre de présentation des résultats selon le rapport souhaité. Ici, l ordre de présentation souhaitable est «Projet/Unité/Fonds» Dans le projet GF080595, le montant de 2350$ est-il constitué d une ou de plusieurs avances? Il suffit de sélectionner le lien DPC pour découper l information en périodes comptables et ensuite d utiliser le lien DT sur la ligne correspondant au montant de 2350$. Exploration des livres budget page 22
.. Trois avances de voyage ont été consenties sur ce projet en octobre 2007 ; dans la colonne «Description» se trouvent les numéros de formulaires utilisés pour demander ces avances. Exploration des livres budget page 23
Exemple 2 - Recherche de transactions inscrites au budget. La question est la suivante : quel est le montant dépensé en salaires d auxiliaire d enseignement pour les activités particulières en suivi de l unité 03602, programme de l enseignement régulier, période budgétaire AN2004? Exploration des livres budget page 24
.. Le lien ES apparaît sur chaque ligne de dépense-salaire. Si le lien a été fait entre un code COMPLETE et votre code d identification (IDUL), l utilisation du lien ES vous permettra de consulter les engagements de salaires. Exploration des livres budget page 25
Consultation des transactions associées à un document Sur la page du menu de l application se trouve le lien «Exploration des transactions associées à un document» qui permet de faire le suivi des transactions opérationnelles et budgétaires : la demande d achat, le bon de commande, la facture, l écriture de journal, l écriture de budget et la pièce justificative. Voici un exemple pour l une de ces transactions, par exemple la demande d achat numéro 0001030683. Remarquez que par défaut ce sont les livres budget de dépense et de revenu qui sont ciblés. Attention : si vous ciblez le document «Bon de commande», vous devez changer la nature du document «Document source» sélectionnée par défaut, par la nature «Document associé». La demande d achat étant le document source et le bon de commande le document associé au formulaire de demande d achat. Exploration des livres budget page 26
Les documents «Journalisation directe et «Compte Client» ne sont pas utilisés. Les actions à faire concernant cette demande : Valider l entité UL ou AU Sélectionner la nature du «Document» Sélectionner le type de transaction à partir de la liste déroulante Indiquer le numéro de la transaction dans le champ «Numéro». Cliquer sur le bouton Suite de l écran Exploration des livres budget page 27
Cet affichage permet de visualiser le cheminement de la transaction et nous informe sur les documents associées à la demande d achat, soit l émission du bon de commande (BC) et l émission de la pièce justificative (PJ) lors du paiement au fournisseur externe. Suite de la ligne. Exploration des livres budget page 28