CAHIER DES CHARGES Création identité visuelle Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir 3, rue Tourny BP 114 24200 SARLAT Tél. 05. 53. 31. 45. 45.
SOMMAIRE I. Présentation du projet... 3 1. Contexte... 3 A. Historique... 3 B. Missions de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir... 4 2. Réflexion autour de la communication... 5 A. Objectifs... 5 B. Cibles... 5 II. Objet de la prestation... 6 1. Prestations demandées... 6 A Création du slogan/signature... 6 B Création de la charte graphique... 7 III. Procédure... 8 1. Modalités de réponse... 8 2. Critères et sélection des offres... 8 3. Modalités d exécution des prestations... 9 A. Délais... 9 B. Droits... 9 4. Modalités de paiement... 9 5. Pénalités de retard... 10 2
I. Présentation du projet 1. Contexte A. Historique C est en 1923 qu est née la première institution touristique à Sarlat sous la simple forme de Syndicat d initiatives. Celui-ci deviendra officiellement Office de Tourisme par arrêté préfectoral en 1977. En décembre 2005, sous l initiative du Conseil municipal de Sarlat, l Office de Tourisme prend le statut d EPIC (Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial). Il s agit d un office de tourisme qui reprendra alors indépendamment les missions de service public pour l accueil, l information, la promotion ainsi que d autres activités telles que la commercialisation. L Office de Tourisme de Sarlat se dote alors d une signature : «Sarlat, Histoire de goût» qui souligne à la fois le côté «select» de la destination (seuls les gens de bon goût y viennent) et la richesse patrimoniale liée à l Histoire comme à sa gastronomie et son terroir avec la notion de goût. L Office de Tourisme utilisait alors une déclinaison du logo et de la charte graphique de la ville de Sarlat. Entre 2006 et 2010, les Offices de Tourisme du Périgord Noir ont mutualisé leur communication et créé une marque Sarlat Périgord Noir dont la signature était L art de vivre, ça se cultive! Il s agissait à l époque de 17 structures (offices de tourisme et syndicats d initiative) qui n en font plus que 6 aujourd hui ou d ici quelques mois). En janvier 2011, les Communautés de Communes du Périgord Noir et du Sarladais fusionnent en vue de former une seule et unique Communauté de Communes Sarlat Périgord Noir composée de 13 communes dont Beynac et Cazenac, La Roque Gageac, Marcillac St Quentin, Marquay, Proissans, Saint André d Allas, Saint Vincent de Cosse, Saint Vincent le Paluel, Sainte Nathalène, Sarlat, Tamniès, Vézac et Vitrac. 3
Depuis 2012, les Offices de Tourisme de la Communauté de communes du Périgord Noir (Bureaux d accueil de Beynac & La Roque Gageac, tous deux plus beaux villages de France) et de Sarlat ont fusionné pour créer l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir. La section de la Vallée de la Dordogne qui coïncide avec le territoire est réputée comme l une des plus attractive de tout le cours de la rivière du fait d une incomparable concentration en châteaux et en villages pittoresques (Quatre plus beaux villages de France les uns à côté des autres). Sarlat a bénéficié pour son essor touristique de la découverte de la grotte de Lascaux à Montignac (30 km) et de la proximité d un site à la notoriété acquise de longue date, Rocamadour (43 Km). Ces deux attraits majeurs constituent aujourd hui encore les deux attraits touristiques voisins les plus forts avec Sarlat. Ce sont ces 3 points forts qui constituent les points d accroche d une seule et même destination entre Périgord Noir et Quercy, reliés par la Vallée de la Dordogne d une part (Rocamadour-Sarlat) et son principal affluent la Vézère, ces deux entités géographiques étant l une et l autre régulièrement mobilisées en termes d images. Surtout la Dordogne qui est à la fois le nom de la rivière et du département et détient une forte notoriété auprès de certains publics. Les britanniques en particuliers. La Vallée de la Dordogne a ces dernières années été revendiquée par l Office de tourisme du nord du Lot (Rocamadour, Padirac, Souillac, Martel, St Céré ) ou encore l aéroport du bassin de Brive. Aujourd hui, le tourisme occupe une place déterminante pour la ville de Sarlat et les communes de sa communauté de communes dont elle est le centre économique et social. En effet plus d un million de touristes circulent chaque année à Sarlat et près de 2 million de touristes en Périgord Noir Parmi ces visiteurs, plus de 450 000 se présentent chaque année au comptoir de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir, ce qui en fait le plus important du département de la Dordogne. Son patrimoine bâti, ses ressources naturelles, son terroir d exception et sa notoriété qui dépassent nos frontières sont quelques-unes des raisons de son succès. B. Missions de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir Les missions de l Office de Tourisme sont déléguées par la communauté de communes Sarlat Périgord Noir, il s agit : Assurer l accueil et l information des touristes sur le territoire Sarlat-Périgord Noir ; Assurer la promotion touristique du territoire ; Commercialiser des prestations de services touristiques sur le territoire de la communauté de communes et sur celui de toute commune de la destination qui y serait favorable ; 4
Contribuer à coordonner les interventions des divers partenaires du développement touristique local ; Etre chargé de tout ou partie de l élaboration et la mise en œuvre de la politique locale du tourisme et des programmes locaux de développement touristique ; D autres missions sont confiées à l Office de Tourisme par la ville de Sarlat : L exploitation des visites guidées de la ville dans le cadre du programme «Ville d Art & d Histoire» mis en place par le service Animation du patrimoine ; L élaboration et la réalisation d événements (Fête de la Truffe, Sarlat Fest Oie, Marché de Noël, weekend de la noix, Journées du terroir, Journée de la gastronomie) Enfin, grâce à son immatriculation au Registre National des Opérateurs de Voyages et de Séjours, l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir a le droit de vendre à la clientèle des offres de séjours proposées à un prix tout compris mais aussi de gérer une centrale de réservation. 2. Réflexion autour de la communication A. Objectifs L Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir ne possède pas sa propre charte graphique et utilise actuellement des visuels pour ces supports promotionnels. Aujourd hui, le territoire souhaite se démarquer en mettant en place sa propre identité visuelle, en somme sa «patte graphique». Les objectifs sont donc de : Affirmer le positionnement de la destination qui repose sur : o Art de vivre, Gastronomie et terroir d exception o Patrimoine remarquable et dynamique artistique o Nature et paysages, Authenticité, Ressourcement Valoriser l image de Sarlat Périgord Noir par les atouts majeurs de la destination et de se démarquer des destinations concurrentes ; histoire, patrimoine, gastronomie, art de vivre, culture et traditions ; Affirmer l identité et l existence du territoire en terme touristique qui doit répondre à différentes clientèles ; Permettre aux clientèles du territoire de se retrouver dans cette communication Donner une image globale et positive de l ensemble de son territoire et de ses spécificités ; B. Cibles 5
Il s agit de définir un concept de communications globales et adaptables aux différentes situations de communication: Ce visuel devra être déclinable sur nos supports Couvertures de brochures, supports commerciaux, site Internet S adapter à nos articles boutique et donc déclinables sur les 3 points de vente (Sarlat, La Roque Gageac et Beynac) Déclinable sur nos supports de communication, 4x3, sets de table, insertions presse. Visuels présents dans nos espaces d accueil pour renforcer notre image de territoire Création d une Patte Graphique II. Objet de la prestation La présente consultation a pour objet de sélectionner le prestataire qui élaborera la nouvelle identité visuelle de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir en parfaite cohérence avec la destination et son positionnement. 1. Prestations demandées L agence devra réaliser trois propositions d identité visuelle et charte graphique pour l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir. Elle classera par ordre de préférence ces propositions en justifiant son classement par un argumentaire fondé sur les éléments de ce cahier des charges. L agence créera les éléments de l identité visuelle qui seront déclinés pour tous les supports de communication de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir : Création de l identité visuelle et de la charte graphique print et web Création d un slogan, d une signature A. Création du slogan/signature Les signatures proposées ne devront comporter que quelques mots pour en favoriser la compréhension et la mémorisation, elles devront être originales et claires. 6
Le prestataire créera un slogan qui devra : - Reprendre les mêmes idées directrices évoquées par la charte graphique - Etre reconnaissable (sans ambiguïté sur les phonèmes, ce qui n'exclut pas les jeux de mots et donc les ambiguïtés de sens) - Assez court pour être pertinent et facile à retenir - Remarquable par sa forme graphique qui devra être en harmonie avec le logo déjà existant B. Création de la charte graphique Le prestataire devra créer la charte graphique de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir. Cette charte devra organiser un système de contrôle précis permettant de vérifier que chaque élément visuel (style de caractères, logotype, couleurs, signalétique ) sera employé à bon escient afin que tout nouveau document émis par les acteurs de l office participe à la création d une identité commune. Un Visuel qui nous identifie (photos, dessins, croquis..) Qui renforce notre territoire en cohérence Qui soit le fer de lance de notre communication La charte graphique devra prendre en compte les éléments techniques suivants : Typographie, taille et aspect des polices de caractère Définition des couleurs grâce au nuancier pantone Mise en page Principes du choix des images et illustrations Guide d utilisation de la charte graphique Déclinaison de la charte graphique en fonction des différents supports : - Brochures promotionnelles papiers ; guide des hébergements, guide touristique, guide de la restauration, manuel des ventes, etc. - Bureautique ; papier à en-tête, carte de visite, carte de correspondance, carton d invitation, signature d email, enveloppes, etc. - Evénementiel ; affiches, kakémonos, objets publicitaires, autocollants, signalétique, etc. - Communication presse ; encarts publicitaires, communiqués et dossiers de presse. - Internet ; page d accueil, page de rubrique, une page article texte, page formulaire de contact. - Objets boutique, être sérigraphie sur les objets vendus en boutique L agence réalisera des modèles-types pour chaque catégorie d outils afin d illustrer les déclinaisons possibles sur différents supports. 7
Tous les éléments fournis par l agence devront être libres de droits, utilisables sous environnement PC et Mac et avec tous les logiciels de création quelles que soient les versions utilisées. III. Procédure Le présent dossier de consultation sera remis aux agences de communication à compter du 01 Février 2015. Les agences de communication disposeront toutes des mêmes documents remis par l organisateur de la consultation. Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leurs seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 15 jours avant la date limite de remise des offres une demande écrit par mail à : Pour les informations administratives : direction@sarlat-tourisme.com direction@sarlat- Pour les informations techniques : k.veyret@sarlat-tourisme.com; perigord.fr 1. Modalités de réponse Date limite de réception des offres : 30 Mars 2015 Les offres datées et signées doivent parvenir par courrier avant la date limite de réception des offres indiquée ci-dessus à : Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir A l attention de Katia VEYRET 3, rue Tourny BP 114 24203 SARLAT CEDEX Les candidats fourniront les informations et références suivantes : Présentation succincte de l agence (métiers, stratégies, chiffre d affaires, etc.) Références sur une prestation comparable à celle de l objet du cahier des charges Proposition technique (éléments de la charte graphique) et financière (montants exprimés en euros en HT et TTC) Les propositions présentées ne seront qu un axe de création retenu. L agence remportant l appel d offre aura pour mission de retravailler cette première base en fonction des remarques qui lui seront faites lors de la première réunion de projet. 2. Critères et sélection des offres La sélection de l offre portera à : 8
60% sur le critère technique : - Respect du cahier des charges et des objectifs recherchés - Qualité de la prestation visuelle (pertinence des pistes créatives) - Délais d exécution 40% sur le critère de prix : - Coût des prestations et réalisations demandées - Moyens techniques et humains utilisés L Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir se réserve la possibilité d engager des négociations avec les candidats ayant présenté les trois meilleures offres. 3. Modalités d exécution des prestations A. Délais Le délai maximum de réalisation de la mission est fixé à deux mois à compter de la notification du marché. Les délais de livraison commenceront à partir de la validation de la charte graphique datée et signée. Rétro-planning : Choix du prestataire : Début Avril 2015 Création du projet et mise au point du projet retenu : 19 Juin 2015 Validation finale : 30 Juillet 2015 B. Droits Le prestataire s engage à laisser à l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir la jouissance exclusive du visuel, du slogan, de la charte graphique et des maquettes sans autre contrepartie et à lui céder dans les mêmes conditions les droits exclusifs de reproduction des créations effectuées pour la réalisation du marché. Ceci inclut notamment les droits d auteur et les droits de reproduction pour une durée de 99 ans. Le titulaire du marché ne pourra en aucun cas faire usage de ces oeuvres pour d autres bénéficiaires, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, sauf après accord écrit de l office de tourisme. L agence devra fournir à l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir l ensemble des éléments (maquettes, dessins, illustrations, logos, schémas, polices de caractères spécifiques, affiches, etc.) sur CD Rom sous une forme qui en permettra la ré-exploitation sous toutes les formes. 4. Modalités de paiement Le paiement sera effectué par mandat administratif sur présentation de facture. Le délai global de paiement est de 30 jours fin de mois à compter de la réception de facture. 9
Le prestataire qui souhaite le versement d acomptes devra le prévoir dans le devis. Le total des acomptes ne pourra excéder 30% du coût total de la prestation. Le solde sera versé à la livraison du CD final de restitution de l ensemble de la prestation. Les travaux réalisés par les agences dans le cadre de la consultation ne pourront donner lieu à une rémunération quelconque 5. Pénalités de retard L ensemble de la prestation devra être envoyé par courrier à l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir, sur support papier et sur support numérique. Si le prestataire n envoie pas l ensemble des travaux à cette date, l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir pourra imputer au montant HT de la prestation une pénalité de 2% par jour ouvré de retard. Cette pénalité ne pourra être effective que si le retard pris incombe uniquement au prestataire. 10