CAHIER DES CHARGES Conception des guides touristiques saisons 2015/2016/2017 Office de Tourisme de la Juridiction de Saint- Emilion Contexte Connu dans le monde entier, SAINT- EMILION fût le 1 er vignoble au monde inscrit sur la liste du patrimoine mondial de l humanité par l UNESCO» en 1999. Le service Communication de l Office de Tourisme (OT) de la juridiction de Saint- Emilion, site touristique «UNESCO», souhaite confier à une agence de communication ou un graphiste indépendant, la conception et la réalisation des supports de communication des Saisons touristiques 2015 / 2016 / 2017. Chaque année, la saison commence en Avril, les documents doivent donc être disponibles à la distribution au plus tard fin mars de chaque année. L offre touristique de Saint- Emilion s organise autour de quatre axes CHÂTEAU (oenotourisme) / COMMERCE / RESTAURANT / HEBERGEMENT, soit 270 à 300 partenaires présentés dans les supports de communication. Les visiteurs viennent principalement découvrir le patrimoine viticole et architectural de la juridiction ainsi que les douze monuments historiques de la cité médiévale. SAINT- EMILION accueille chaque année un public international de près d 1 million de personnes dont 250 000 dans les locaux de l Office de Tourisme. Même si l offre de séjour se développe depuis quelques années, elle reste traditionnellement une destination d excursionnistes où les touristes passent la journée.
Présentation générale des documents de communication Les documents de communication de l Office de Tourisme de la juridiction de Saint- Emilion doivent répondre à plusieurs objectifs : - donner au grand public l information la plus complète possible sur l ensemble du territoire, - cultiver l image positive et qualitative du territoire, - donner envie au public de parcourir et de séjourner sur le territoire, - promouvoir les prestations de nos partenaires, - valoriser la qualité, la diversité de l offre oenotouristique, La communication de l Office de Tourisme de la juridiction de Saint- Emilion s appuie sur 2 documents principaux (détails des supports ci- après) : - Un GUIDE PRATIQUE, diffusé aux touristes, sur les sites de l OT et chez différents partenaires Edition unilingue en Français, Anglais. - Un GUIDE POCKET, diffusé aux touristes, sur les sites de l OT et chez différents partenaires Edition unilingue en Français, Anglais, Espagnol, Allemand. La communication se décline ensuite, tout au long de la saison, via : - la mise à disposition des versions numériques des documents sur le site internet de l OT de Saint- Emilion et de partenaires - 1 dossier de presse et des brochures destinées aux professionnels du tourisme reprenant la charte graphique des supports (réalisée en interne) - 1 lettre d information numérique (réalisée en interne) Orientations graphiques Ces documents s adressent à tous les publics, toutes générations confondues, et doivent donc être fonctionnels, agréables et faciles à lire. Ces documents devront refléter la qualité de l offre touristique dans une conception graphique à la fois moderne et sobre, aux couleurs toniques, et appuyée par un travail sur la photographie, les illustrations et quelques effets. L essentiel étant de donner une cohérence visuelle d ensemble, en harmonie avec l esprit et les valeurs du territoire. Le travail consiste à concevoir les documents et à les réaliser. - La 1 ère année : - Création des 2 maquettes (couvertures + pages intérieures) en affiliation graphique et - Réalisation/exécution des documents - Les 2 années suivantes : CREA - Déclinaison graphique des couvertures du GUIDE PRATIQUE et GUIDE POCKET GUIDE PRATIQUE > Déclinaison graphique de 2 pages de texte + des 5 pages "entrée de chapitre" (Découvrez.../.../.../...) GUIDE POCKET > Déclinaison graphique de 2 pages de texte EXECUTION - Mise à jour des pages intérieures des DEUX guides, à partir de la maquette validée la 1 année. 2
Indications techniques Dans un souci de lisibilité et d économie (d encre et de papier), il conviendra de privilégier dans les maquettes : - un fond blanc ou clair pour les textes ; éviter les aplats noirs ou foncés - des polices moins consommatrices d espace mais pas trop fines ; éviter les polices trop rondes Qualité Papier : papier couché demi- mat. Le choix du papier devra être pris en compte dans la conception des maquettes (notamment au niveau du rendu des couleurs). Grammage : 115g pour pages intérieures / 200g pour couvertures. (à confirmer) >>> Remarque : choix de l'imprimeur par l'office de Tourisme - Pour le GUIDE PRATIQUE : Edition unilingue en français, anglais - Edité à 65 000 exemplaires. Il se compose de 80 à 88 pages intérieures + couv selon le chemin de fer, dont 12 de publicité. Sous forme de livret, ce support présente l ensemble de l offre touristique, l usager y trouvera toutes les descriptions du territoire et des partenaires (résumé, coordonnées, adresse, tarifs, services, labels..) ainsi que 3 cartes du territoire (fournies) présentant la cité, le vignoble et les hébergements. Aujourd hui, à titre d exemple, le chemin de fer est le suivant (modifications suivant les d adhésions): - Page 1 : première de couverture - Page 2 : pub - Page 3 : édito du Président de l OT - Page 4 : sommaire - Page 5 : pub - Pages 6 et 7: plan de Saint- Emilion - Pages 8 à 15: présentation de différents aspects du territoire (texte + photo) - Page 16 : entrée de chapitre «chai» (texte + photo) - Page 17 : présentation «label Vignobles et chais» (texte + photo) - Pages 18 et 19: carte du vignoble - Page 20 : légende (prestataires vin) - Pages 21 à 36: présentation prestataires «vin» (texte, photo, tarifs, informations pratiques) - Page 37 : entrée de chapitre «commerce» (texte + photo) - Page 38 : pub - Page 39 à 41: présentation prestataires «commerce» (texte, photo, tarifs, infos..) - Page 42 : entrée de chapitre «restaurants» (texte + photo) - Pages 43 à 48 : présentation prestataires «restaurants» (texte, photo, tarifs, infos..) - Page 49 : pub - Page 50 : entrée de chapitre «hébergement» (texte + photo) - Page 51 : légende - Page 52 et 53 : carte hébergement - Page 54 : légende (prestataires hébergeurs) - Pages 55 à 69 : présentation prestataires «hébergeurs» (texte, photo, tarifs, infos..) - Pages 70 : bloc- notes - Pages 71 : pub - Der de couv : pub Format du document : A4 (portrait) Remarque : les visuels des publicités sont fournies et ne font l objet que d une intégration de la part du prestataire graphique. 3
- Pour le POCKET : Sous forme de livret, ce support présente les visites et activités commercialisées par la structure, l usager y trouvera des descriptions du territoire et 1 page par «activité» (visuel, résumé, coordonnées, adresse, tarifs, services, labels..) ainsi qu une carte de la cité (fournie). Edition unilingue en français, anglais, espagnol, allemand - Edité à 65 000 exemplaires. il se compose de 40 à 44 pages intérieures + couv selon le chemin de fer suivant (possibilité de modifications suivant les derniers calages d adhésion), dont 8 pages de publicité: Aujourd hui, à titre d exemple il est le suivant (modifications suivant les d adhésions). - Page 1 : première de couverture - Page 2 : édito, coordonnées, horaires - Page 3 : pub - Page 4 : légende et mentions légales - Page 6 à 17 : présentation des activités (texte + photo + picto) - Pages 18 /19 : plan de Saint- Emilion - Page 20 : présentation «route des vins» (texte + visuels) - Pages 21 à 33 : suite - présentation des activités (texte + photo + picto) - Page 34 : programme des manifestations (texte + QR code) - Page 35 : pub - Der de couv : pub Format du document : 14,8X21 cm (portrait) Remarque : les visuels des publicités sont fournies et ne font l objet que d une intégration de la part du prestataire graphique. Echéance & organisation Lancement appel d'offre - cahier des charges Date maximum de réception des réponses (devis+maquettes) Choix des prestataires retenus pour présentation dans nos locaux Réception des prestas pré- sélectionées et présentation des propositions Choix définitif du prestataire Finalisation des maquettes Envoi du chemin de fer et transmission des éléments au prestataire Exécution des documents Relectures & corrections maquette Transmission des visuels de pub à l agence/graphiste Signature BAT Livraison des fichiers à l imprimeur Impression des documents Réception des documents Saint- Emilion 25/08/2014 29/09/2014 1 er /10/2014 >>> Semaine 42 24/10/2014 Du 24/10 au 21/11/2014 09/02/2015 9/02 au 27/02/2015 Du 27/02 au 19/03/2015 Semaine 10/11 20/03/2015 Du 23/03 au 27/03/2015 1/04/2015 4
Des outils collaboratifs en ligne sont souhaités pour permettre les échanges de documents avec le Service Communication, la planification, le suivi des travaux et des modifications. Mission du prestataire (établir devis sur cette base) 1 déplacement/an dans les locaux de l Office de Tourisme de Saint- Emilion pour prise de brief La 1 ère année : - Création des 2 maquettes (couvertures + pages intérieures) en affiliation graphique et - Réalisation/exécution des documents Les 2 années suivantes : CREA - Déclinaison graphique des couvertures du GUIDE PRATIQUE et GUIDE POCKET GUIDE PRATIQUE > Déclinaison graphique de 2 pages de texte + des 5 pages "entrée de chapitre" (Découvrez.../.../.../...) GUIDE POCKET > Déclinaison graphique de 2 pages de texte EXECUTION - Mise à jour des pages intérieures des DEUX guides, à partir de la maquette validée la 1 année. (textes fournis via documents Word et/ou notre site web) Illustrations et/ou traitement images Création ou achat pictos de repérage thématiques (sous réserve compatibilité avec la maquette) Relecture interne des documents transmis qui doivent être conformes aux informations et textes transmis Exécution et préparation des fichiers pour l impression, suivi de fabrication. Fourniture de l ensemble des supports de communication en PDF basse définition et HD (sans traits de coupe / format livre) pour diffusion web ou par e- mail. Fourniture du visuel générique de la couverture en JPEG et PDF en haute définition pour diffusion web ou par e- mail La cession des droits d utilisation à l Office de Tourisme de la Juridiction de Saint- Emilion pour la durée d un an pour chaque édition (2015/2016/2017), pour une déclinaison des supports par le service communication et diffusion sur l ensemble des supports de communication de la structure (magazine, site, outils numériques ). Le prestataire reçoit de l Office de Tourisme : les textes et traductions (via documents Word et/ou notre site web), les visuels des prestataires, l accès à la photothèque. Il devra en cas de besoin, établir la liste des photos manquantes. > Le nom du concepteur sera repris dans les supports imprimés au titre du droit d auteur. L agence ou graphiste chargé de la conception des visuels (maquettes) et de ses déclinaisons graphiques est clairement identifié comme concepteur artistique et chef de projet, et devra s engager à suivre la réalisation des supports dans sa globalité. Le prestataire : Nom et adresse de la structure :. Nom du responsable ou représentant légal :. Signature précédée de la mention «lu et approuvé» 5
Présentation des offres Pour être recevable, l offre présentée par le prestataire devra parvenir à l Office de Tourisme par courriel (dans ce cas, utiliser FTP ou service de transfert de documents) ou par voie postale avant le 29 septembre 2014 et comprendra : - Le cahier des charges accepté - Le devis cadre ci- dessous complété - La présentation de la proposition graphique comprenant : GUIDE PRATIQUE - maquette de la couverture : «Le guide Saint- Emilion, 2015, Office de Tourisme de la Juridiction de Saint- Emilion. PATRIMOINE/VIGNOBLE/ / /» - maquette de page «rédactionnel» : texte + photos - maquette page «entrée de chapitre» : (ex : Chais ouvert au public) - maquette page «présentation des prestataires» Chais ouvert au public propriétés viticole (Visuel + textes + Informations date/horaire/lieu/ ) - maquette page «présentation des prestataires» Hébergement (Visuel + textes + Informations date/horaire/lieu/ ) GUIDE POCKET - maquette de la couverture : «Le pocket Saint- Emilion, 2015, guide des activités Office de Tourisme de la Juridiction de Saint- Emilion» - maquette page «rédactionnel» texte+photo - maquette de page «visite» (visuel + textes + Informations date/horaire/lieu/ ) Contact Guillaume CARJUZÂA Responsable Communication Relations presse Office de Tourisme de la Juridiction de Saint- Emilion Le Doyenné - Place des Créneaux 33330 SAINT- EMILION E- mail : communication@saint- emilion- tourisme.com Ligne directe : +33 (0)5 57 55 28 24 www.saint- emilion- tourisme.com 6
DEVIS CADRE CONCEPTION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION OFFICE DE TOURISME DE LA JURIDICTION DE SAINT- EMILION 2015 à 2017 CRÉATION ET EXECUTION : GUIDE PRATIQUE CREATION MAQUETTE EXECUTION 1 ère année GUIDE POCKET CREATION MAQUETTE EXECUTION 1 ère année EXE ANNÉE N+1 EXE ANNÉE N+2 EXE ANNÉE N+1 EXE ANNÉE N+2 TOTAL HT TVA TTC OPTION : GUIDE PRATIQUE DÉCLINAISON 1 PAGE DE TEXTE (au delà des 88 pages) GUIDE POCKET DÉCLINAISON 1 PAGE DE TEXTE (au delà des 44 pages) HT TVA TTC Nom de la structure :.. Mme/M. Fait à.. le.. Signature 7