ABACUS présentation des nouveautés

Business Software Integration ABACUS présentation des nouveautés Version 2016 30 ans & ABACUS Depuis plus de 30 ans, nous investissons pour un futur digital. Agenda 1 Bienvenue 3 2 Nouveautés en général 7 3 Saisie du temps de travail avec ABACUS 34 4 Nouveautés comptabilité des salaires 57 5 ABACUS Support de 71 6 Divers 76 2

1 Bienvenue Bienvenue 3 1.1 30 années de collaboration 30 années de collaboration avec ABACUS 30 ans & ABACUS Depuis plus de 30 ans, nous investissons pour un futur digital. 4

1.1 30 années de collaboration ABACUS Team West (Genève Lausanne) Michael Gniffke Director Resp. Business Software Integration Tel: 058 792 47 74 Karin Stemm Jerot Senior Manager Salaire Tel: 058 792 67 61 Daniel Garcia Senior Manager Comptabilité financière Tel. 058 792 95 05 Yassin Abdin Assistant Manager Salaire Tel: 058 792 91 21 Thibaud Kerneis Consultant ABACUS Technique Tel: 058 792 91 22 Valentine Grillon Consultant GECO, Projet Tel. 058 792 90 85 5 1.1 30 années de collaboration Nos services dans le domaine fiduciaire Comptabilité Tenue de comptabilités Clôture annuelle et controlling Assistance lors de révisions Décomptes TVA Réconciliation chiffre d affaires Budgets et plans financiers Collaborateurs temporaires Comptabilité online Software as a Service Extension par module Support Sécurité des données Réseau Comptabilité Comptabilité online Fiduciaire Réseau Interface avec les autres lignes de services de (conseil aux entreprises, conseils juridiques, réseaux mondiaux) Personnel Business Software Personnel Externalisation Missions temporaires Conseil et thèmes spécifiques Clarifications légales Revue de règlements Elaboration de règlements Business Software Implémentation ABACUS Implémentation Qlik Support Formations Conseils généraux en IT Conseils fiscaux Conseil fiscal et établissement des déclarations d impôts Négociations avec les autorités et assistance lors de révisions Conseils fiscaux 6

Nouveautés en général 2.1 CRM CRM 8

2.1 CRM ABACUS CRM Nouveautés principales Utilisation plus simple et plus conviviale : Contacts inactifs sont présentés en «grisé» Distinction des données de communication en quatre catégories (Professionnel, Privé, Standard, Autre) Format des numéros de téléphone par pays (mutation globale) Intégration de cartes géographiques dans ABACUS (données géographiques) Intégration d Exchange pour les mails et synchronisation avec le carnet d adresses 9 2.2 Gestion des commandes Gestion des commandes 10

2.2 Gestion des commandes Gestion des commandes Nouveautés principales Calcul de champs maintenant possible : Valeurs par défaut sur la base de formules (remplace de nombreux scripts) Validation de la valeur d entrée Calcul et affichage comme champ calculé (invariable) 11 2.2 Gestion des commandes Gestion des commandes Nouveautés principales Extension du programme 131 MIS : Nouveau pour les clients : Chiffre d affaires ventes pour l ensemble des clients Nouveau pour les fournisseurs : Chiffre d affaires achats pour l ensemble des fournisseurs Nouveau pour les ventes de produits : Chiffre d affaires des ventes pour l ensemble des produits Nouveau pour les achats de produits : Chiffre d affaires des achats pour l ensemble des produits 12

2.2 Gestion des commandes Gestion des commandes Nouveautés principales Extension du programme 131 MIS : 13 2.3 Gestion des projets (AbaProject) Gestion des projets (AbaProject) 14

2.3 Gestion des projets (AbaProject) AbaProject Nouveautés principales Absences / Aperçu global des vacances grâce au diagramme de Gantt : Définition des genres de prestations qui doivent figurer dans l aperçu global Aperçu global pour chaque employé avec possibilité d impression et d exportation sur Excel Contrôle des absences par employé Vue du calendrier par employé 15 2.3 Gestion des projets (AbaProject) Diagramme de Gantt 16

2.4 Décompte des frais de voyage Décompte des frais de voyage dans ABACUS 17 2.4 Décompte des frais de voyage But de l option : décompte des frais de voyage Facturation simplifiée des frais de déplacement des employés Calcul automatique des forfaits Paramétrages selon règlement de frais approuvé Paiement des frais 18

2.4 Décompte des frais de voyage Décompte des frais de voyage Requête du voyage / de frais par le décompte des frais de voyage Enregistrement mobile des frais et des moyens de paiement Enregistrement des frais directement dans ABACUS Documents originaux déposés dans les dossiers Facturation des frais effectifs ou calcul du montant forfaitaire par voyage (par exemple forfaits journaliers) Libération des décomptes de frais Paiement des décomptes des frais de voyage Comptabilisation des frais (dans la COFI, CREDI, la comptabilité salaires) 19 2.4 Décompte des frais de voyage Décompte des frais de voyage 20

2.5 MyAbacus et ABACUS Tools MyAbacus et ABACUS Tools 21 2.5 MyAbacus et ABACUS Tools MyAbacus Contrôle visa sur MyAbacus 22

2.5 MyAbacus et ABACUS Tools AbaTools Gestion des dossiers / Archivage Archives par mandant 23 2.6 Applications financières Applications financières 24

2.6 Applications financières DEBI Nouveautés générales Inbox - débiteurs Utilisation analogue aux fonctions dans les créanciers Editeur pour formater les textes (Utilisation dynamique d adresses d expéditeur, par exemple pour les rappels) 25 2.7 AbaFleet Gestion de la Flotte AbaFleet Gestion de la Flotte 26

2.7 AbaFleet Gestion de la Flotte Fonctionnalités Données de bases du véhicule détaillées avec les informations les plus importantes par véhicule Toutes les informations sur un axe de temps Dossier Coûts peuvent être saisis par véhicule - Coûts d acquisition - Coûts récurrents Chiffres clés par véhicule - Aide à la prise de décision pour leasing / achat ou occasions /nouveau véhicule 27

2.8 Paiements selon ISO 20022 Paiements selon ISO 20022 30

2.8 Paiements selon ISO 20022 Trafic des paiements Principaux acteurs 31 2.8 Paiements selon ISO 20022 Trafic des paiements période de transition DATE Banque /Clients 32

2.8 Paiements selon ISO 20022 Réalisation dans les versions ABACUS Version 2015 Paiements au format pain.001 [*.xml qui remplace le DTA, OPAE] Réponses et rapports statut au format pain.002 Version 2016 Extraits de compte au format camt.052 /054 Version 2017 Prélèvements au format pain.008 ainsi que les réponses/ rapports de statut au format pain.002, respectivement camt.053 Version 2018 Traitement du nouveau BV avec Code QR 33 3 Saisie du temps de travail avec ABACUS Saisie du temps de travail avec ABACUS 34

3 Saisie du temps de travail avec ABACUS Saisie du temps de travail (1/2) (Art. 46 LTr Art. 73 OLT 1) Obligations Durée et horaire du temps de travail journalier et hebdomadaire, heures supplémentaires et heures de compensation incluses Horaire et durée des pauses d une demi-heure ou plus Temps de repos accordé ou le temps de repos compensatoire dans la mesure ou ils ne tombent pas régulièrement sur un dimanche. Par qui? Obligation de l employeur Possibilité de déléguer la responsabilité incombant à l employeur 35 3 Saisie du temps de travail avec ABACUS Saisie du temps de travail (2/2) (Art. 46 LTr i.v.m. Art. 73 ArGV1) Forme? En principe, toute liberté sur la forme, tant que c est clair et compréhensible Ainsi il est possible de procéder par - Enregistrement à la main - Tableau Excel - Enregistrement à l aide d un logiciel Durée de conservation des documents : 5 ans 36

3 Saisie du temps de travail avec ABACUS Le temps timbré n est pas égal au temps de travail Arrangements d heures de travail fixes (par exemple avant 07h30 ne compte pas comme temps de travail) Pauses légales minimales Supplément pour travail de nuit et dimanche Supplément pour travail supplémentaire Supplément pour heures supplémentaires Dispositions particulières dues à une CCT ou un règlement d entreprise 37 3 Saisie du temps de travail avec ABACUS Saisie du temps de travail avec ABACUS 38

3 Saisie du temps de travail avec ABACUS Comptabilisation automatique du temps La saisie du temps est comptabilisée automatiquement dans des comptes temps Temps de travail Indemnités jours fériés Indemnités pour travail des samedis Indemnités pour travail des dimanches Travail de nuit Solde heures supplémentaires Travail supplémentaire Solde travail supplémentaire Avec ces comptes temps nous pouvons assurer une saisie des temps correcte selon la LTr 39 Le monde digital d ABACUS

Hier 41 Aujourd hui 42

82% de la population possède un Smartphone. 60% des Suisses contrôlent régulièrement leur téléphone au travail. 13min Toutes les 13 minutes un utilisateur en Suisse reçoit une notification. Il y en a 2 267 par mois. 97% des Suisses agés de 15 à 29 ans possèdent un Smartphone. 41% des travailleurs doivent être joignables en dehors de leur temps de travail. 79% pensent qu un temps de travail flexible est important pour la work-life balance. 3.1 Données mobiles et saisie du temps Données mobiles et saisie du temps 44

3.1 Données mobiles et saisie du temps AbaCliK 2.2 L app Smartphone du logiciel ABACUS Disponible sur IOS et Android Compatible avec les technologies suivantes : - Code-barres / QR - NFC (seulement sur Android) - Geofencing 45 3.1 Données mobiles et saisie du temps AbaCliK L app Smartphone du logiciel ABACUS Les fonctions suivantes sont possibles : - Saisie du temps de projets sur des projets - Saisie du temps de travail - Saisie des frais - Accès à des données du personnel - Accès à des documents - Messagerie avec les autres utilisateurs - Assignation de tâches à d autres utilisateurs 46

3.2 Dossier du personnel / ESS / processus digitaux Dossier du personnel / ESS / processus digitaux 47 3.2 Dossier du personnel / ESS / processus digitaux Employee Self Service ESS d ABACUS permet un accès direct aux données du personnel. Le collaborateur peut, par exemple, modifier lui-même son adresse, son état civil ou son compte bancaire ainsi qu annoncer des absences, ses vacances ou un accident. Le collaborateur a accès à ses décomptes de salaire ou à ses certificats de salaire. L accès aux documents peut aussi se faire via MyAbacus (portail web) ou ipad. La structure des dossiers est librement définissable et des autorisations différentes peuvent être enregistrées en fonction de l utilisateur. 48

3.2 Dossier du personnel / ESS / processus digitaux Processus digitaux Les processus suivants peuvent être traités avec ABACUS Saisie d une naissance Changement d adresse Changement de l état civil Gestion des candidats Processus de sortie (en développement) 49 3.3 AbaShop AbaShop 50

3.3 AbaShop Nouveautés AbaShop «Responsive Design» adapté pour Smartphone Intégration des réseaux sociaux (par ex. Twitter) Mise à disposition de données pour d autres portails (par ex. toppreise.ch) Intégration de Google Analytics Gestion des retours de marchandises 51 3.4 Integration du systeme périphérique Integration du systeme périphérique 52

Interface spécifique client BLE ABACUS ERP 3.4 Integration du systeme périphérique Intégration de systèmes tiers Jusqu à présent, des interfaces d échanges de données basées sur des fichiers ont fonctionné de la manière suivante. Traitements manuels avec plusieurs étapes 1. Exportation depuis le programme source 2. Conversion du fichier 3. Importation dans ABACUS 4. Analyse des protocoles 5. Correction des erreurs Automatisation souhaitée par de nombreux clients Déroulement de l interface plus facile (interface guidée) Meilleure gestion des erreurs 53 3.4 Integration du systeme périphérique BLE Diagramme des fonctions MS SQL Server Oracle Server CSV File XML File XLS/ XLSX File www Application avec SOAP/REST Interface Log-Files Error / Success Mail 54

3.4 Integration du systeme périphérique Interfaces avec Business Process Engine Plusieurs types de déclencheurs possible, comme presser un bouton, heure définie, dépôt d un fichier. La conversion des fichiers sources peut être intégrée Gestion des erreurs avec XML-Analyser 55 3.4 Integration du systeme périphérique Business Logic Engine Créé et maintenu par. Echange de données automatique ou interactif entre ABACUS et des systèmes tiers. Conversion et validation des données qui viennent de systèmes tiers ou qui vont vers des systèmes tiers. Echanges de données provenant de différentes sources (fichiers, DB s Webservices, etc.). Notification par e-mail d un échange de données erroné ou réussi, si souhaité. Echanges d adresses et de collaborateurs y compris : images, pièces jointes, pièces justificatives débiteurs et fournisseurs y compris documents ainsi que les données sur les projets, données salariales, produits / articles, etc. 56

Nouveautés dans la comptabilité des salaires 4.1 Nouveautés générales Nouveautés générales 58

4.1 Nouveautés générales Le genre de paiement BVR est disponible 59 4.1 Nouveautés générales Ancienneté Périodes d emploi qui ne comptent pas pour l ancienneté 60

4.1 Nouveautés générales Sélection Actif / Inactif Amélioration et simplification 61 4.1 Nouveautés générales Nouveautés générales Nouveau réglage sur les composants de salaire «Paiement ultérieur» - Par ex. : le salaire mensuel ne peut pas être calculé Nouvelle définition sur les composants de salaire «Groupes de frais composants salaire» - «Résumé lors de la budgétisation» Possibilité de générer le protocole des mutations directement dans le L31 Simplification statistique pour l enquête sur les salaires 62

4.2 Budgétisation Budgétisation 63 4.2 Budgétisation Budgétisation Notions de base pour la budgétisation Choix de la base de composants (composants de salaire) Constantes de budget Traitement du budget Traitements de salaires existants / données salariales / traitements budgets 64

4.2 Budgétisation Budgétisation Base composants 65 4.2 Budgétisation Budgétisation Constantes de budget Neuheitenshow2016 66

4.2 Budgétisation Budgétisation Définition du traitement de budget 67 4.3 Unités organisationnelles Unités organisationnelles 68

4.3 Unités organisationnelles Différents niveaux Structure de décompte (une seule) - La structure de décompte peut être utilisée pour les rapports (par ex. journal cumulatif) - La structure de décompte est construite de manière hiérarchique (par ex. divers lieux et départements) Structure organisationnelle - Pertinente pour l organigramme Structure libre - Pertinente pour la saisie du temps / AbaProject 69 4.3 Unités organisationnelles Organigramme En fonction de la structure organisationnelle Définition libre du contenu des organigrammes 70

5 ABACUS Support de ABACUS Support de 71 5 ABACUS Support de Hotline ABACUS Heures d ouverture : - Lundi Vendredi de 08:30 12:00 13:00 17:00 Nous joindre : - Téléphone no de téléphone de votre contact habituel - E-mail support-pwc@ch.pwc.com à copier dans tous vos échanges! - Webticket https://webticket-bsi-pwc.abacuscity.ch!! À venir!! La facturation de nos prestations se fait sur la base du temps effectivement consacré à la tâche pas de facturation forfaitaire. 72

5 ABACUS Support de ABACUS SAV comme outil de «ticketing» Implémenté depuis le 01.01.2016 En 4 mois plus 2800 tickets/tâches saisis Toutes les étapes sont enregistrées sur le ticket Liste des tickets ouverts disponible à tout moment La qualité du support s est améliorée de manière significative (Feedback de clients ) 73 5 ABACUS Support de Webticket dès automne 2016 Les clients peuvent saisir eux mêmes leurs demandes de support et effectuer le suivi (codes d accès à recevoir) Différences entre supports, missions et projets Type Contenu de la demande Support Assistance Question simple Mission Nouvelle mission Question spécifique Responsable du traitement Temps de réaction ABACUS Hotline Dans les 3 heures solution selon accord particulier Responsable mandat Personne en charge de la tâche Projet Projets en cours Chef de projet Personne en charge de la tâche Pas de temps de réponse défini Temps de réponse défini dans le manuel de projet 74

6 Divers Divers 76

6.1 Evènements Evènements Evènements Date Lieu Gestion du temps de travail avec ABACUS 23.08.2016 Bern 23.11.2016 Basel ITworks:CARE: réunion d utilisateurs 20.09.2016 Kriens (Fondation Brändi) Dossier digital du personnel 22.09.2016 Zürich 27.09.2016 Luzern 16.11.2016 Bern De nouvelles dates sont à planifier Archivage / scanner/ visas électroniques 22.09.2016 Zürich 27.09.2016 Luzern 16.11.2016 Bern De nouvelles dates sont à planifier Workshop de fin d année ABACUS 15.11.2016 Zug 24.11.2016 Luzern 30.11.2016 Basel 01.12.2016 Zürich 15.12.2016 Bern Date encore à confirmer pour Genève 77 6.1 Evènements Questions? 78

Merci pour votre attention... This publication has been prepared for general guidance on matters of interest only, and does not constitute professional advice. You should not act upon the information contained in this publication without obtaining specific professional advice. No representation or warranty (express or implied) is given as to the accuracy or completeness of the information contained in this publication, and, to the extent permitted by law, PricewaterhouseCoopers AG, its members, employees and agents do not accept or assume any liability, responsibility or duty of care for any consequences of you or anyone else acting, or refraining to act, in reliance on the information contained in this publication or for any decision based on it. 2016. All rights reserved. In this document, refers to PricewaterhouseCoopers AG which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.