Octobre 2007 Page 1 sur 46
Sommaire Politique de fonctionnement des administratrices et administrateurs du conseil d administration de la CNPF... 3 Politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF... 5 Politique en matière d évaluation du rendement du Conseil d administration de la CNPF... 9 Politique en matière de gestion du risque de la CNPF... 17 Politique d achat et contrats de services... 19 Politique de voyage et de déplacement... 22 Politique pour les dons, prêts et commandites... 26 Politique sur l utilisation de cartes de crédit de la CNPF... 28 Politique d intervention auprès des organismes membres... 30 Politique sur l adhésion à la CNPF et la résiliation de la membriété... 32 Politique sur le mécanisme d afirmation politique... 34 Politique de communication et d échange... 37 Politique d orientation des membres du Conseil d administration... 39 Politique sur les conflits d intérêts... 42 Politique sur l entreposage des dossiers... 44 Politique sur les mesures de surveilance et d évaluation... 45 Politique sur les droits d auteur... 46 Page 2 sur 46
Politique no : 1 Politique de fonctionnement des administratrices et administrateurs du conseil d administration de la CNPF Approuvée : Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010 Le contexte Le Conseil d administration de la CNPF veut se doter des meilleures pratiques de gouvernance et exercer un leadership en gouvernance dans le secteur des organismes sans but lucratif au Canada. Le Conseil perçoit son rôle comme étant collectif et ses membres veulent travailler en étroite colaboration, en équipe eficace, afin de contribuer à l ateinte des résultats visés par la Commission. Le Conseil est conscient cependant que le travail d équipe eficace exige un engagement personnel de la part de chaque membre du Conseil. C est dans cet esprit que le Conseil d administration définit l engagement requis des membres individuels pour que le Conseil puisse devenir un modèle de gouvernance efficace. Les résultats visés Développer une compréhension commune des rôles et responsabilités des membres du Conseil d administration de la CNPF Adopter un encadrement général de l engagement requis de la part des administrateurs et administratrices pour le bon fonctionnement du Conseil d administration de la CNPF Les énoncés de politique Les administratrices et administrateurs de la FCFA du Canada s engagent à remplir leurs fonctions en : faisant preuve d engagement envers la mission, la vision et les objectifs de la Commission; se préparant adéquatement aux réunions du Conseil d administration afin de favoriser les échanges et d éviter les dédoublements; en assurant une présence assidue aux réunions du Conseil d administration, des comités et del Asemblée générale annuele; en participant activement aux échanges par le biais du partage des connaissances et des expériences; en assurant une liaison efficace et constructive entre la Commission et les organismes représentés; Page 3 sur 46
en participant aux comités de travail, selon les besoins; en faisant preuve de bonne foi, d intégrité, de transparence et de responsabilité dans leurs activités au sein du Conseil d administration ou au nom de celui-ci; en participant aux rencontres de concertationet d échanges précédant les rencontres formeles du conseil d administration; en déclarant tout conflit d intérêt et, le cas échéant, en s abstenant de participer aux échanges; en étant imputable face aux décisions stratégiques et financières du Conseil d administration; en participant activement à l élaboration et à l évaluation des politiques de lacnpf. en participant activement à l évaluation du rendement du Conseil d administration. L application de la politique: La présidence et les membres du Conseil d administration sont responsables de l application de cette politique Page 4 sur 46
Politique no : 2 Politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Approuvée : Révision : Cette politique sera révisée au plus tard à l automne 2010 Contexte La CNPF veut adopter des pratiques de gouvernance modernes et efficaces. Le Conseil d administration de la CNPF entend, entre autres, encadrer la vision, la mission, les valeurs et les orientations stratégiques de la CNPF, la direction etla gestion de l organisation ainsi que le fonctionnement du Conseil lui-même, en adoptant des politiques de fonctionnement, en évaluant l application et l impact de ces politiques et en asurant leur révision continue pour répondre aux besoins changeants de la Commission. Résultat visé Assurer que les politiques de la CNPFsont actueles et qu eles soutiennent les orientations stratégiques de la CNPF. Énoncé de politique Les politiques de la CNPF sont des énoncés qui ont pour but d encadrer la gestion de l organisme, de définir ses finalités, de soutenir ses orientations stratégiques et d encadrer le fonctionnement du Conseil d administration. Chaque politique adoptée par le Conseil d administration de la CNPF est contenue dans un manuel consolidé des politiques et procédures. Les politiques sont également affichées au site Web de la CNPF. Les membres du Conseil d administration, en consultation avec la direction générale, décident des politiques requises par la CNPF Après une discusion générale du Conseil d administration au sujet des objectifs et de l orientation d une politique, la direction générale est chargée de faire les consultations et les recherches requises et d asurer la préparation de l ébauche de la politique qui sera présentée au Conseil pour discussion, amendement et adoption. La direction générale actualise et met à jour le Manuel consolidé des politiques et des procédures et assure la diffusion des politiques. Application des politiques Page 5 sur 46
La direction générale élaborera les procédures de mise en application des politiques, sauf pour les politiques d encadrement du Conseil d administration qui seront proposées par le Comité de gestionet gérées par le Conseil d administration lui-même. Modification des politiques Les politiques peuvent être modifiées par résolution majoritaire des membres du Conseil d administration. Au moins une fois tous les trois ans, le Conseil d administration de la CNPF entreprendra une révision en profondeurde toutes ses politiques et se penchera sur la nécesité d en ajouter, d en abandonner ou d en modifier. Le Comité de gestion proposera le processus et les échéances pour la révision en profondeur des politiques. À la suite de l adoption ou de la modification du cadre stratégique de la CNPF, le Comité de gestionet la direction générale examineront le manuel des politiques afin d en asurer la cohérence et l alignement avec le cadre stratégique et proposeront des modifications à la politique au Conseil d administration, au besoin. Critères de contrôle de la qualité et de la pertinence des politiques La politique est-elle conforme aux plans et aux orientations stratégiques de la CNPF? Les objectifs visés par la mise en œuvre de cete politique sont-ils clairs? Les obstacles posibles à la mise en œuvre de cete politique ont-ils été prévus? Les intervenants affectés par la mise en application de la politique ont-ils tous été identifiés? Un plan de communication a-t-il été élaboré pour favoriser I'approbation et la compréhension commune de la politique? Des politiques antérieures ou similaires devront-eles être ajustées en raison de l adoption de la nouvelle politique? Les personnes ayant des connaissances pertinentes dans ce domaine ont-elles été consultées? La façon de superviser la politique est-elle claire? A-t-on tenu compte des questions d'imputabilité? Le Conseil d administration et la direction générale ont-ils évalué la responsabilité, Ies répercussions financières et I'impact pour les ressources humaines? Page 6 sur 46
Cette politique sera-t-elle combinée à d'autres politiques dans un manuel des politiques de I'organisme et sera-t-elle facilement accessible? La politique est-elle conforme aux autres exigences réglementaires? Une date a-t-elle été clairement fixée pour la révision de cette politique? Le contenu des politiques de la CNPF Habituellement, les politiques de la CNPF incluront au moins les rubriques suivantes : Le contexte : La politique répond à quel besoin ou à quelle situation? Les résultats visés : Les énoncés de politique : La CNPF veut encadrer quel aspect de son fonctionnement et dans quel but? Les principes ou directives à respecter Les modalités d application: Les responsabilités Les échéanciers : Adoption Entrée en vigueur Révision L application de la politique: La présidence, le comité de gestion et la direction générale sont chargés de l application de cette politique Horaire de l élaboration des politiques pour un cycle de 12 mois (2007-2008) Le Conseil d administration de la CNPF adoptera les politiques de la CNPFselon l horaire suivant : Les politiques existantessuivantes seront révisées et présentées au Conseil d administration en octobre 2007 : Politique en matière d achats, d appels d ofres et de contrats de services. Politique en matière de voyages et déplacements Politique en matière d utilisation des cartes de crédit Politique en matière d adhésion et résiliation de la membriété Politique en matière d entreposage et archivage des dossiers Politique en matière de propriété intellectuelle Politique en matière de dons, prêts et commandites Politique en matière d orientation et de formation des membres du Conseil d administration Page 7 sur 46
Les nouvelles politiques suivantes seront présentéesau Conseil d administration en octobre 2007 : Politique de fonctionnement des administrateurs et administratrices de la CNPF Politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiquesde la CNPF Politique d évaluation du rendement du Conseil d administrationde la CNPF Politique en matière de gestion du risque Hiver 2008 : Les politiques existantes suivantes seront révisées et présentées au Conseil d administration à l hiver 2008 Politique en matière de conflits d intérêts Politique en matière de communications, marketing, publicité et site web Mesures de surveilance et d évaluation Entreposage des dossiers Les nouveles politiques suivantes seront présentées au Conseil d administration à l hiver 2008 : Politique en matière de mise sur pied et de fonctionnement des comités Politique en matière de confidentialité Politique de supervision etd évaluation du rendement de la direction générale Politique en matière de gestion des ressources humaines Printemps 2008 : Politique en matièred aliances et partenariats stratégiques Politique en matière de cadre stratégique (mission, vision, valeurs, principes directeurs, résultats stratégiques) Politique en matière de gestion des connaissances Automne 2008 : Politique en matière de gestion des bénévoles Politique en matière de gestion de crise Politique en matière de résolution des conflits Modification de l horaire Le Conseil d administration peut en tout temps modifier la liste oul horaire d adoption des politiques selon les besoins. Mesures intérimaires Dans l atente de l adoption des politiques par la Conseil d administration, le Conseil et la direction générale de la CNPF continueront à diriger et à gérer la CNPF conformément aux politiques et aux pratiques actueles, à moins d avis contraire par résolution du Conseil d administration. Page 8 sur 46
Politique no : 3 Politique en matière d évaluation du rendement du Conseil d administration de la CNPF Approuvée : Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010 Le contexte La CNPF veut metre en place des procesus et des pratiques qui favorisent l amélioration continue du rendement du Conseil d administration dans son rôle esentiel au sein de la structure de gouvernance de la CNPF. La politique d évaluation est ciblée sur le Conseil d administration, ses membres (les administrateurs et administratrices) et son triple rôle : fiduciaire, stratégique et générateur. La politique du rendement du Conseil d administration ne constitue pasl évaluation du rendement de la CNPF, de sa direction générale, de son personnel, de ses services ou de ses programmes. D autres procesus sont prévus à cet efet. Les énoncés de politique Le Conseil d administration de la CNPF maintiendra un équilibre dans ses activités afin de s asurer de jouer ses trois rôlesmajeurs: fiduciaire, stratégique et générateur, et s asurera que cet équilibre est respecté dans les évaluations du Conseil. Le Conseil d administration de la CNPF metra en place des mécanismes qui asurent des évaluations internes et externes du rendement du Conseil. Le Conseil d administration de la CNPF entend évaluer le rendement du Conseil par rapport à ses rôles, à sa politique de fonctionnement et à sa contribution à l eficacité globale de la CNPF ainsi qu aux valeursde la CNPF. Le Conseil d administration de la CNPF entreprend une démarche d évaluation de son propre rendement dans le but d asurer son imputabilité envers ses membres et l amélioration continue de son propre rendement. Le Conseil d administration de la CNPF veut que le procesus d évaluation de son rendement se fase dans la colaboration, la colégialité et l harmonie. Les résultats visés Résultat d impact ou stratégique Le Conseil d administration de la CNPF contribue plus eficacement à l ateinte des résultats stratégiques de la CNPF. Résultat d efet ou intermédiaire Page 9 sur 46
Les membres du Conseil d administration de la CNPF intègrent des pratiques exemplaires de gouvernance efficace dans leur fonctionnement individuel et collectif comme membres du Conseil. Résultat d activité ou immédiat Le Conseil d administration de la CNPF met en place des procesus et des pratiques qui favorisent le fonctionnement eficace du Conseil et adopte un procesus d évaluation continue de ce fonctionnement. Le processus d évaluation Le Conseil d administration de la CNPF s engage à évaluer son rendement selon les modalités suivantes : Modalité 1 Cible : Moyen : Échéancier : Démarche : Évaluation de la qualité des réunions Questionnaire - formulaire Après chaque rencontre Évaluation de la rencontre par chaque administrateur et administratrice Bilan fait par la présidence de la CNPF et remis aux membres avant la réunion suivante avec une explication des changements proposés, le cas échéant. Modalité 2 Cible : Moyen : Échéancier : Démarche : Évaluation de l application de la politique de fonctionnement Questionnaire autoévaluation Annuellement Autoévaluation par chaque administrateur et administratrice (confidentiel) Modalité 3 Cible :Évaluation de l application de la politique de fonctionnement et de l intégration de pratiques exemplaires de gouvernance Par exemple : Adoption, évaluation et révision des politiques Équilibre des trois rôles Travail d équipe Rôle de la présidence Pertinence et efficacité des comités et groupes de travail nommés par le CA Moyen : Questionnaire formulaire Échéancier : Démarche : Annuellement Évaluation générale du rendement du Conseil d administration par tous et toutes Bilan de l évaluation générale efectuée parla vice-présidence et rapport présenté au Conseil d administration lors de la prochaine rencontre régulière Page 10 sur 46
Discussions sur les résultats et les constats et adoption de stratégies d amélioration Modalité 4 Cible : Moyen : Échéancier : Démarche : Évaluation de la contribution du Conseil d administration à l ateinte des résultats de la CNPF Évaluation externe À tous les trois ans Questionnaires et entrevues administrés par une firme spécialisée auprès des membres du Conseil d administration des membres de la CNPF du personnel cadre des partenaires principaux Bilan, analyse et interprétation Recommandations Étude du rapport lors d une retraite de planification du Conseil d administration de la CNPF L application de la politique: L application de la politique est une responsabilité partagée par la présidence et la viceprésidence de la CNPF. Ces deux personnes se concerteront afin d asurer l application de la politique et l utilisation judicieuse des données dans une perspective d amélioration continue et d imputabilité du Conseil d administration de la CNPF. Annexes -Les outils d évaluation du rendement du Conseil d administration de la CNPF Annexe A Annexe B Annexe C La qualité des réunions L application de la politique de fonctionnement du CA Autoévaluation confidentielle L application de la politique de fonctionnement du CA etl intégration des pratiques exemplaires de gouvernance Page 11 sur 46
La qualité des réunions : efficience et efficacité Annexe A Date de la rencontre : Veuillez indiquer votre niveau d appréciation aux énoncés suivants: Avant la réunion : La réunion a été convoquée dans un délai raisonnable. Les documents à l étude ont été expédiés dans des délais qui permettaient de bien comprendre les dossiers. Nous avons eu l ocasion de contribuer à l établisement de l ordre du jour définitif. Les activités de formation qui ont précédé la rencontre d afaires ont été pertinentes et efficaces. Les activités de concertation qui ont précédé la rencontre d afaires ont été efficaces et productives. Pendant la réunion : La réunion a débuté et s est terminée aux heures indiquées. L ordre du jour a été respecté. Le procès-verbal de la dernière rencontre reflétait l esentiel des discussions tenues et des décisions prises. Nous avons eu suffisamment de temps pour discuter des dossiers. Les documents remis ont fourni tous les renseignements dont nous avions besoin pour prendre des décisions éclairées. Le C.A. a atteint les résultats fixés pour cette réunion. Tout à fait en désaccord En désaccord En accord Tout à fait en accord Page 12 sur 46
Nature de la réunion : Cette réunion nous a permis de jouer notre rôle - Fiduciaire % Stratégique % Générateur % Commentaires Pour la prochaine rencontre : Nous devrions continuer Nous devrions arêter Nous devrions commencer. Nom du membre du Conseil d administration: Page 13 sur 46
Évaluation du rendement du CA par rapport à la politique de fonctionnement du CA. : Autoévaluation confidentielle Annexe B À titre d administratrice ou administrateur de la CNPF : J ai fait preuve d engagementenvers la mission, la vision et les objectifs de la Commission; je me suis préparé adéquatement aux réunions du Conseil d administration afin de favoriser les échanges et d éviter les dédoublements; j ai asuré une présence asidue aux réunions du Conseil d administration et à l Asemblée générale annuele; j ai participé activement aux échanges par le biais du partage des connaissances et des expériences; j ai asuré une liaison efficace et constructive entre la Commission et les organismes représentés; j ai participé aux comités de travail, selon les besoins; j ai fait preuve de bonne foi, d intégrité, de transparence et de responsabilité dans mes activités au sein du Conseil d administration ou au nom de celui-ci; j ai participé aux rencontres de concertation précédant les rencontres formeles du Conseil d administration; j ai déclaré mes conflits d intérêt et, le cas échéant, je me suis abstenu de participer aux échanges; je suis demeuré(e) imputable face aux décisions stratégiques et financières du Conseil d administration; j ai participé activement à l élaboration et à l évaluation des politiques de la CNPF j ai participé activement à l évaluation annuele du fonctionnement du Conseil d administration. Mes pistes d amélioration: NON OUI Page 14 sur 46
Annexe C L application de la politique de fonctionnement du CA et l intégration des pratiques exemplaires de gouvernance. Veuillez indiquer votre niveau d appréciation aux énoncés suivants: Avant la réunion : Le procesus d accueil et d orientation des membres du CA les aide à s acquiter de leurs obligations et responsabilités et facilite leur pleine intégration au sein du CA. Le CA joue un rôle approprié dans l élaboration, l évaluation et la révision des orientations stratégiques et des priorités de la CNPF. Le CA a mis en place un processus qui asure l évaluation adéquate et eficace du rendement de la direction générale. Le CA s asure de la viabilité et de la stabilité financière de la CNPF Les membres du CA comprennent clairement les rôles respectifs du CA, des comités et de la direction générale. Les ressources de la CNPF sont déployées et utilisées de manière efficiente. Le CA jouit d une grande crédibilité auprès des autorités gouvernementales, des bailleurs de fonds, des membres, des communautés et du personnel. Les membres du CA sont engagés envers la réalisation de la vision, l accomplisement de la mision et le respect des valeurs de la CNPF. Les membres du CA respectent et appliquent les Statuts et règlements et les politiques de la FCFA. Les membres du CA évitent les conflits d intérêt et les conflits interpersonnels dans l exercice de leurs fonctions. Les relations entre le CA et la direction générale sont transparentes, respectueuses, productives et Tout à fait en désaccord En désaccord En accord Tout à fait en accord Page 15 sur 46
Veuillez indiquer votre niveau d appréciation aux énoncés suivants: harmonieuses. Le CA est en mesure de gérer adéquatement les crises et les événements inattendus. Les réunions du CA sont bien préparées, bien gérées et productives. Le CA utilise un processus de prise de décision qui est axée sur les données probantes et qui respecte le mandat du CA. Le CA a établi et maintien un équilibre dans son triple rôle : fiduciaire, stratégique et générateur. Tout à fait en désaccord En désaccord En accord Tout à fait en accord Commentaires : Nom du membre du Conseil d administration: Page 16 sur 46
Politique no : 4 Politique en matière de gestion du risque de la CNPF Approuvée : Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010 Le contexte Le risque est inévitable et il est présent dans presque toutes les situations de la vie. Il marque nos activités quotidiennes et celles des organisations des secteurs public et privé. La CNPF peut faire face à des risques quelconques dans toutes ses sphères d activités. On peut définir le risque de plusieurs façons : L éventualité que survienne un événement qui influera surles objectifs. La posibilité qu une ou plusieurs personnes ou organisations subisent des conséquences défavorables, d un événement ou d une circonstance. La possibilité de blessures ou de pertes définies comme mesure de probabilité et de la gravité del ateinte à la santé, aux biens, à l environnement ou à d autres éléments de valeur Le risque est l écart de ce qui était prévu. La CNPF veut éliminer ou du moins réduire son risque. La Commision veut s asurer de maintenir le cap sur ses objectifs peu importe les événements imprévus. Les résultats visés La politique de gestion du risque permet à la CNPF : de faire preuve de prudence, de responsabilité et de diligence dans l administration de la CNPF; d établir des lignes directrices pour promouvoir l utilisation d une approche plus globale et plus systématique en matière de gestion du risque; de contribuer à l établisement d une culture organisationnele et d un efectif soucieux du risque; d asurer la mise en œuvre de pratiques de gestion du risque à tous les paliers de la Commission, de son réseau et de ses partenaires. Les énoncés de politique La CNPF adopte une politique de gestion intégrée du risque. La gestion intégrée du risque est un processus systématique proactif et continu pour comprendre, gérer et communiquer le risque du point de vue de l ensemble de l organisation. Il s agit de prendre des décisions stratégiques qui contribuent à la réalisation des objectifs globaux de l organisation. Page 17 sur 46
La gestion intégrée du risque ne cherche pas seulement à minimiser ou à atténuer le risque. Elle appuie ausi les activités qui favorisent l innovation de sorte que les meileurs rendements peuvent être obtenus moyennant des résultats, des coûts et des risques acceptables. Elle vise à trouver un équilibre optimal à l échele de l organisation. La CNPF exerce une gestion intégrée du risque en assurant une gouvernance efficace et pertinente, une gestion efficace, efficiente et innovatrice et une planification stratégique qui livre les résultats escomptés. Le Conseil d administration, le Comité de gestion et la direction générale mettent en place des pratiques exemplaires telles que: L adoption et la révision régulière de la vision, la mision, les valeurs et les résultats stratégiques de la Fédération; Un scan annuel de ses environnements internes et externes; L évaluation systématique et régulière de l ateinte des résultats; L alignement de sa programmation avec les orientations stratégiques de la Commision; L adoption, la mise en œuvre et l évaluation de politiques appropriées, entre autres, en matière o de fonctionnement des administrateurs et administratrices de la CNPF; o d évaluation du rendement du Conseil d administration de la CNPF; o de conflits d intérêt; o de gestion des ressources humaines; o de gestion financière; o de recrutement,de supervision et d évaluation de la direction générale; o d asurances et de protection du personnel ainsi que des administrateurs et administratrices; o de gestion de crises. L application de la politique L application de la politique est une responsabilité partagée. Le Conseil d administration a la responsabilité de metre en application la politique en s asurant d accomplir les tâches qui lui incombent dans la politique, en particulier par rapport à la bonne gouvernance de la Commission. La direction générale a la responsabilité de développer les mécanismes et les procédures de gestion du risque qui seront utilisés dans la gestion de l organisation. Le conseil d administration et la direction générale tenteront de créer, au sein de la Commission, une culture de gestion du risque qui réduit les risques mais qui appuie aussi l innovation et la prise de risque acceptable dans la poursuite des résultats visés. Page 18 sur 46
Politique no : 5 Politique d achat et contrats de services Approuvée : Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010, conformément à la politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Février 2000 Octobre 2007 POLITIQUE : Le contexte Dans un efort d obtenir le meilleur rapport qualité prix, sans préjugé et sans parti pris, la Commision désire se doter d une politique d appel d ofres qui garantit l acquisition économique en bonne et due forme de biens matériels et de services auprès d entrepreneurs. PROCÉDURES : Achat excédant 5 000$ Pour tout achat de bien matériel excédant 5 000$, la Commision fera un appel d ofre soit par invitation à un minimum de trois fourniseurs ou soit au moyen d annonces dans les journaux ; Si moins de trois soumissions sont reçues et qu une d entre-elles satisfait aux conditions énoncées, elle peut être acceptée par le Comité de gestion ; Le Comité de gestion fait une recommandation au Conseil d administration. Achat de moins de 5000 $ à l extérieur du budget annuel La direction générale aura toute latitude pour accéder à la ligne budgétaire appropriée où à apporter l achat pour approbation par le Comité de gestion ou le Conseil d administration; Ele est encouragée de faire des appels d ofre Page 19 sur 46 Dans un efort d obtenir le meileur rapport qualité prix, sans préjugé et sans parti pris, et pour éviter tout conflit d intérêt et apparence de conflit d intérêt, la Commision se dote d une politique d appel d ofres qui garantit l acquisition économique en bonne et due forme de biens matériels et de services auprès d entrepreneurs. La Commision souhaite également que la politique procure à la direction générale une marge de manœuvre raisonnable qui reflète les conditions actuelles et anticipées pour les trois prochaines années. Les résultats visés La CNPF profite du meilleur rapport qualité prix sans préjugé et sans parti pris dans l achat des biens pour la commission La CNPF évite toute perception de conflit d intérêt dans l atribution des contrats aux consultants La direction générale de la CNPF a une marge de manoeuvre raisonnable dans la gestion quotidienne des achats et des contrats Enoncé de politique : Achat excédant 25 000$ Pour tout achat de bien matériel excédant 25 000$, la Commision fera un appel d ofre soit par invitation à un minimum de trois fourniseurs ou soit au moyen d annonces dans les journaux ;
par soumission. Contrat de services excédant 10 000$ Pour tout contrat de services excédant 10 000$, la Commision fera un appel d ofre soit par invitation à un minimum de trois consultants ou consultantes ou soit au moyen d annonces dans les journaux; Si moins de trois soumissions sont reçues et qu une d entre-elles satisfait aux conditions énoncées, elle peut être acceptée par le Comité de gestion. Si le contrat vise un expert-conseil dans un certain domaine et que peu de consultants sont disponibles, le Comité de gestion peut faire exception. Il y a contrat de services pour tout travail effectué par des experts-conseils ou consultants. Le contrat est dûment signé au compte de la Commission par la direction générale et le consultant. Page 20 sur 46 Si moins de trois soumissions sont reçues et qu une d entre-elles satisfait aux conditions énoncées, elle peut être acceptée par le Comité de gestion ; Le Comité de gestion fait une recommandation au Conseild administration. Achat de moins de 25000 $ à l extérieur du budget annuel La direction générale aura toute latitude pour accéder à la ligne budgétaire appropriée où à apporter l achat pour approbation par le Comité de gestion ou le Conseil d administration; Ele est encouragée de faire des appels d ofre par soumission lorsque le montant dépasse 15 000 $. Contrat de services excédant 25 000$ Pour tout contrat de services excédant 25 000$, la Commision fera un appel d ofre soit par invitation à un minimum de trois consultants ou consultantes ou soit au moyen d annonces dans les journaux; Si moins de trois soumissions sont reçues et qu une d entre-elles satisfait aux conditions énoncées, elle peut être acceptée par le Comité de gestion Si le contrat vise un expert-conseil dans un certain domaine et que peu de consultants sont disponibles, le Comité de gestion peut faire exception. Un contrat de services est préparé pour tout travail effectué par des experts-conseils ou consultants. Le contrat est dûment signé au compte de la Commission par la direction générale et le consultant. Application de la politique
La direction générale est responsable de l application de cete politique. Le comité de gestion est chargé de vérifier que l application des procédures est conforme à la politique et d informer l econseil d administration de toute dérogation à la politique. Page 21 sur 46
Politique no : 6 Politique de voyage et de déplacement Approuvée : 2004 Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010, conformément à la politique d élaboration,d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Juin 2004 Octobre 2007 Réclamation Le contexte Les frais de déplacements, d hébergement, de repas et de garde doivent être autorisés par la direction générale, selon les procédures. Une avance monétaire peut être faite pour les frais de voyage et d hébergement jusqu à un maximum de 500 $. Les avances faites au personnel et aux bénévoles doivent être réglées dans les deux semaines après la date de l activité pour laquele eles ont été allouées. La Commission rembourse directement les personnes concernées sur présentation de la formule de réclamation, accompagnée des pièces justificatives. Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les trente (30) jours suivant la date de l activité. La Commission ne sera pas responsable des réclamations qui ne rencontreront pas ces conditions. Frais d hébergement Le remboursement des frais d hôtel sera fait sur présentation des factures et selon le formulaire de la CNPF. L allocation de logement chez les particuliers est de cinquante (50$) dollars par nuit. Les déplacements qui seront occasionnés par ce choix d hébergement ne seront pas défrayés, à moins d arangement préalable avec le Bureau national. Page 22 sur 46 La CNPF fait appel à un grand nombre de bénévoles venant de partout au Canada. Bien que ces bénévoles ne soient pas rémunérés, la CNPF est consciente que les membres du Conseil d administration, les membres des comités et d autres bénévoles qui se dévouent pour la CNPF doivent pouvoir se faire rembourser les dépenses liées à leur participation aux activités de la CNPF. La CNPF encourage les membres de son personnel à être présents aux activités de la CNPF, de ses membres et de ses partenaires et reconnaît que la CNPF doit rembourser les dépenses liées à l exercice des fonctions du personnel. Les résultats visés Rembourser les dépenses encourues par les bénévoles de la CNPF de façon raisonnable et responsable afin d asurer la meileure participation possible des bénévoles aux activités de la CNPF. Rembourser les dépenses du personnel de façon raisonnable, équitable et responsable de façon à faciliter la participation optimale des membres du personnel aux activités de la CNPF, de ses membres et de ses partenaires. Les énoncés de politique Réclamation Les frais de déplacements, d hébergement,
Les frais réels engagés pour un appel interurbain personnel journalier (au Canada), jusqu à un maximum de 10 minutes, sont remboursés aux membres du Conseil d administration et du personnel. Repas Les frais de repas sont remboursés aux membres du Conseil d administration et du personnel pour le travail effectué dans le cadre e leurs fonctions à la CNPF. Il est de 55$ par jour : petit déjeuner 10$ déjeuner/dîner 13$ dîner/ souper 27$ divers 5$ 5$ Frais de déplacement Les frais de déplacements effectués en utilisant les moyens de transport public ou le taxi. Les frais de déplacements encourus par l utilisation d une voiture personnelle lorsque (1) il ne peut en être autrement ; (2) c est le moyen de transport à moindre coût. Le remboursement est de.35 $ par kilomètre parcouru. Lors de l utilisation d un transport en commun, (avion, train, autobus), le choix de moyen de transport sera déterminé en tenant compte du moindre coût (tarif économique) et des meilleurs horaires. Lors de l utilisation d un transport en commun, le remboursement est effectué sur présentation des pièces justificatives (carte d embarquement et billet ou billet électronique). Les frais de taxi sont remboursés en autant qu une telle utilisation sera justifiée; la pièce de repas et de garde doivent être autorisés par la direction générale, selon les procédures. Une avance monétaire peut être faite pour les frais de voyage et d hébergement jusqu à un maximum de 1 000 $. Les avances faites au personnel et aux bénévoles doivent être réglées dans les deux semaines après la date de l activité pour laquele eles ont été allouées. La Commission rembourse directement les personnes concernées sur présentation de la formule de réclamation, accompagnée des pièces justificatives. Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les trente (30) jours suivant la date de l activité. La Commision ne sera pas responsable des réclamations qui ne rencontreront pas ces conditions. Frais d hébergement Le remboursement des frais d hôtel sera fait sur présentation des factures et selon le formulaire de la CNPF. L allocation de logement chez les particuliers est de cinquante (50$) dollars par nuit. Les déplacements qui seront occasionnés par ce choix d hébergement ne seront pas défrayés, à moins d arangement préalable avec le Bureau national. Les frais réels engagés pour un appel interurbain personnel journalier (au Canada), jusqu à un maximum de 10 minutes, sont remboursés aux membres du Conseil d administration et du personnel. Repas Les frais de repas sont remboursés aux membres du Conseil d administration et du personnel pour le travail effectué dans le Page 23 sur 46
justificative doit être présentée. Les frais de stationnement sont aussi remboursables, sur présentation de pièces justificatives. Frais de garde Les frais de garde pour les membres du Conseil d administration sont remboursables sur demande jusqu à concurrence de 35$ par jour et de 25$ par nuit. Une pièce justificative est nécessaire. Salaires -Conseil d administration La Commission rembourse, sur demande, le salaire des membres du Conseil d administration ou des dépenses encourues par l employeur dans l exercice de leurs fonctions, jusqu à concurence de 200$ par jour. Le formulaire de la CNPF doit être rempli et dûment signé par l employeur de la personne faisant demande. Afin d avoir une certaine équité pour les membres du Conseil d administration qui sont entrepreneur (e) ou qui travaillent à la maison, ces derniers ou dernières peuvent recevoir, sur demande, un salaire forfaitaire de soixante-quinze (75$) dollars par jour. cadre de leurs fonctions à la CNPF. Il est de 70$ par jour : petit déjeuner 15$ déjeuner/dîner 18$ dîner/ souper 30$ divers 7$ Frais de déplacement Les frais de déplacements effectués en utilisant les moyens de transport public ou le taxi. Les frais de déplacements encourus par l utilisation d une voiture personnelle lorsque (1) il ne peut en être autrement ; (2) c est le moyen de transport à moindre coût. Le remboursement est de 0,35 $ par kilomètre parcouru. Lors de l utilisation d un transport en commun, (avion, train, autobus), le choix de moyen de transport sera déterminé en tenant compte du moindre coût (tarif économique) et des meilleurs horaires. Lors de l utilisation d un transport en commun, le remboursement est effectué sur présentation des pièces justificatives (carte d embarquement et billet ou billet électronique). Les frais de taxi sont remboursés en autant qu une telle utilisation sera justifiée; la pièce justificative doit être présentée. Page 24 sur 46 Les frais de stationnement sont aussi remboursables, sur présentation de pièces justificatives. Frais de garde Les frais de garde pour les membres du Conseil d administration sont remboursables sur demande jusqu à concurrence de 40 $ par jour et de 30 $ par nuit. Une pièce
justificative est nécessaire. Salaires -Conseil d administration La Commission rembourse, sur demande, le salaire des membres du Conseil d administration ou des dépenses encourues par l employeur dans l exercice de leurs fonctions, jusqu à concurrence de 225 $ par jour. Le formulaire de la CNPF doit être rempli et dûment signé par l employeur de la personne faisant demande. Afin d avoir une certaine équité pour les membres du Conseil d administration qui sont entrepreneur (e) ou qui travaillent à la maison, ces derniers ou dernières peuvent recevoir, sur demande, un salaire forfaitaire de soixante-quinze (85 $) dollars par jour. Application de la politique La direction générale est responsable de l application de cete politique. Page 25 sur 46
Politique no : 7 Politique pour les dons, prêts et commandites Approuvée : 2004 Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010, conformément à la politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Février 2000 Octobre 2007 Contexte Étant donné la nature de l organisme, la Commission ne doit pas être appelée à jouer le rôle d institution financière. C est pourquoi, en principe, elle ne fait pas de prêt à aucun organisme. De plus, vu son caractère non lucratif et les nombreuses solicitations dont ele fait l objet, la CNPF a décidé de ne pas faire de dons. Page 26 sur 46 La CNPF est souvent sollicitée pour faire des dons de charité ou pour appuyer de bonnes œuvres ou des causes. Par contre, la CNPF est un organisme sans but lucratif et son financement est assuré principalement à partir de fonds publics. Aussi, de temps à autre, la CNPF peut être sollicitée par ses membres ou ses partenaires pour effectuer un prêt, habituellement pour une courte période, pour dépanner. La CNPF n est pas une institution financière et ne peut dépenser ses fonds pour des fins à l extérieur de son mandat. Enfin, la CNPF est souvent sollicitée pour commanditer un évènement ou une activité dans le cadre des activités de ses partenaires. Parfois la commandite proposée peut mettre en valeur les accomplissements et les visées de la CNPF. La CNPF veut se doter d une politique qui réflète ces réalités. Résultats visés Éviter de poser des gestes qui ne font pas partie de son mandat. Encadrer les dirigeants et dirigeantes de la Commission à qui de telles demandes pourraient être adressées. Les énoncés de politique
En principe la CNPF ne fait pas de prêt. En principe, la CNPF ne fait pas de dons sauf lorsque jugé approprié dans le cadre de son mandat. La direction générale peut autoriser l achat de commandites qui mettent en valeur les visées ou les accomplissements de la CNPF tout en tenant compte des budgets approuvés. L application de la politique La direction générale et le Conseil d administration asurent l application de cette politique. Page 27 sur 46
Politique no : 8 Approuvée : 2000 / 2004 Politique sur l utilisation de cartes de crédit de la CNPF Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010, conformément à la politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Juin 2004 Octobre 2007 La CNPF détient quatre (4) cartes de Contexte crédit VISA-DESJARDINS pour les transactions reliées aux dépenses de La CNPF détient trois (3) cartes de crédit VISAl organisme. DESJARDINS pour les transactions reliées aux dépenses de l organisme. De plus, la CNPF détient La carte est détenue par une cartediners pour l achat de bilets d avion. 1 - la direction générale Murielle Gagné-Ouellette (14 000 $) 2 -l adjointe à l administration Karine Laflamme (2 500 $) 3 -le directeur de la petite enfance en éducation Richard Vaillancourt (2 500 $) 4 -la coordonnatrice de projets en petite enfance Adèle David (2 500 $) pour les dépenses encourues lors des représentations et pour les achats reliés au bon fonctionnement du bureau et l achat de bilets d avion. Toute dépense faite avec la carte VISA- DESJARDINS de l organisme doit être accompagnée d un feuileton de transaction ou pièce justificative. Dès réception du relevé mensuel, une copie est envoyée, avec explication des dépenses encourues, à la trésorerie qui en fait l approbation. S il y a problème sur certains items, le relevé est soumis aux membres du Comité de gestion pour discussion et approbation. La CNPF veut assurer la saine gestion des cartes de crédit et protéger la CNPF contre toute mauvaise utilisation des cartes. Résultats visés Assurer une utilisation judicieuse et contrôlée des cartes de crédit détenues par la CNPF Énoncés de politique La carte est détenue par 1 - la direction générale limite de 14 000 $ 2 la directrice de la recherche et du développement - 2 500 $ 3 -le directeur de la petite enfance en éducation 2 500 $ 4 - la CNPF carte Diners (pour bilets d avion seulement) pour les dépenses encourues lors des représentations et pour les achats reliés au bon fonctionnement du bureau et l achat de bilets d avion. Toute dépense faite avec la carte VISA-DESJARDINS de l organisme doit être accompagnée d un feuileton de transaction ou pièce justificative. Tout achat de billets avec la carte DINERS doit être accompagné d un feuileton de voyage. Page 28 sur 46
Dès réception du relevé mensuel, une copie est envoyée, avec explication des dépenses encourues, à la trésorerie ou la présidence qui en fait l approbation. S il y a problème sur certains items, le relevé est soumis aux membres du Comité de gestion pour discussion et approbation. Aucune dépense personnele n est permise avec la carte de la CNPF. Application de la politique La direction générale et le comité de gestion sont responsables de l application de cete politique. Page 29 sur 46
Politique no : 9 Approuvée : 2000 / 2004 Politique d intervention auprès des organismes membres Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010, conformément à la politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Juin 2004 demande d aide Octobre 2007 La Commission est guidée par les Contexte principes qui surviennent concernant toute demande qui pourrait impliquer un La CNPF peut être invitée à intervenir auprès d un des organismes membres mais ne organisme membre par des parents ou d autres provenant pas de celles-ci. intervenants dans une province ou un territoire. La CNPF est formée d organismes membres provinciaux et territoriaux. La CNPF réfère toute cause ou demande à l organisme membreconcerné. La CNPF encourage le dialogue entre son organisme membre et l individu ou le group demandeur. La CNPF peur recevoir des documents pertinents à une question, cause ou problème quelconque et ce, à titre d information et s asure de partager l information avec l organisme membre concerné. La CNPF peut aussi être invitée à intervenir auprès d un organisme membre par un bailleur de fonds ou un partenaire gouvernemental. Les résultats visés La CNPF veut établir et maintenir une relation avec les organismes membres qui est ouverte, transparente, respectueuse et positive. Les énoncés de politique La Commission est guidée par les principes qui surviennent concernant toute demande qui pourrait impliquer un des organismes membres mais ne provenant pas de ceux-ci. Là où il y a divergence d opinion entre l individu ou du groupe demandeur et l organisme membre, la question est évaluée par le Comité de développement stratégique de la CNPF et est référée au Conseil d administration pour une décision finale. Lorsqu un transfert de fonds entre un ministère et une composante doit se faire, pour des raisons administratives, par l entremise de la CNPF, cete transaction est accompagnée d une documentation appropriée entre l organisme membre et la Commission. La CNPF est formée d organismes membres provinciaux et territoriaux. Les organismes membres sont des entités corporatives autonomes. La CNPF réfère toute cause ou demande à l organisme membre concerné. La CNPF encourage le dialogue entre son organisme membre et l individu ou le group demandeur. La CNPF peur recevoir des documents pertinents à une question, cause ou problème quelconque, à Page 30 sur 46
titre d information, et s asure de partager l information avec l organisme membre concerné. Là où il y a divergence d opinion entre l individu ou le groupe demandeur et l organisme membre, la question est évaluée par le Comité de gestion de la CNPF et est référée au Conseil d administration pour une décision finale. Lorsqu un transfert de fonds entre un ministère et une composante doit se faire, pour des raisons administratives, par l entremise de la CNPF, cete transaction est accompagnée d une documentation appropriée entre l organisme membre et la Commission La direction générale de la CNPF peut intervenir dans un litige affectant un organisme membre de la CNPF, à la demande de l organisme membre ou lorsque le litige risque de nuire à la réputation ou au bon fonctionnement de l ensemble des membres de la CNPF. Dans tous les cas, son intervention doit se faire dans le respect et la transparence avec l organisme en question et le maintien de la confidentialité par rapport au litige. Le cas échéant, la direction générale fera rapport au Conseil d administration de la CNPF, en séance à huis clos, lors de la prochaine rencontre du Conseil d administration. Application de la politique La présidence et la direction générale sont responsables de l application de cete politique. Page 31 sur 46
Politique no : 10 Approuvée : 2000 / 2004 Politique sur l adhésion à la CNPF et la résiliation de la membriété. Révision : Cete politique sera révisée au plus tard à l automne 2010, conformément à la politique d élaboration, d adoption, d évaluation et de révision des politiques de la CNPF Juin 2004 Octobre 2007 Démarches à suivre pour adhérer à la CNPF La Commission peut accepter toute association de parents ayant son siège social au Canada et qui a des objectifs similaires et conformes à ceux de la Commission. Une résolution certifiée de l asemblée générale de l asociation qui en fait la demande est remise à la CNPF Étude de la demande par le Conseil d administration de la Commission : Le CA, et par la suite l AGA, doivent d abord s asurer de la compatibilité des objectifs de l asociation demanderese conformément à l article 8,2 des Statuts et règlements de l organisme. La CNPF ne peut compter qu un organisme membre par province ou territoire. Le CA ne peut recommander à l asemblée générale l inclusion d un organisme d une province ou d un territoire déjà représenté sans recommander l exclusion de l organisme actuellement membre de la CNPF. Recommandation à l asemblée générale annuelle. Réponse officielle du Conseil d administration de la Commision à l asociation demanderese. Si la réponse est positive, le CA peut permettre à l asociation de siéger à ses réunions à titre d observateur (sans droit de vote) jusqu à la décision de l asemblée Les résultats visés Clarifier les statuts et règlements en matière d adhésion et de résiliation de la membriété Les énoncés de politique Démarches à suivre pour adhérer à la CNPF - La Commission peut accepter toute association de parents ayant son siège social au Canada et qui a des objectifs similaires et conformes à ceux de la Commission. Une résolution certifiée de l asemblée générale de l asociation qui en fait la demande est remise à la CNPF Étude de la demande par le Conseil d administration de la Commision: Le CA, et par la suite l AGA, doivent d abord s asurer de la compatibilité des objectifs de l asociation demanderese conformément à l article 8,2 des Statuts et règlements de l organisme. La CNPF ne peut compter qu un organisme membre par province ou territoire. Le CA ne peut recommander à l asemblée générale l inclusion d un organisme d une province ou d un teritoire déjà représenté sans recommander l exclusion de l organisme actuellement membre de la CNPF. Recommandation à l asemblée générale annuele Le Conseil d administration recommande l adhésion de tout nouveau membre à l Asemblée générale annuele Réponse oficiele du Conseil d administration de la Commision à l asociation demanderese. Si la réponse est positive, le CA peut permettre à l asociation de siéger à ses réunions à titre d observateur (sans droit de vote) jusqu à la Page 32 sur 46