LA BILLETTERIE DE VOTRE CONCERT Gérée par CVPRODS I. QU EST CE QUE LA BILLETTERIE CVPRODS? La billetterie CVPRODS c est : - La création de la billetterie personnalisée de votre événement - La mise en vente de vos billets sur internet, sous la forme de billets électroniques à imprimer chez soi, avec paiement en ligne (en Carte Bleue) o via un mini-site personnalisé de votre événement en ligne, o mais également sur les réseaux principaux (Dispobillet FNAC et Ticketnet) si vous le souhaitez. - La vente de billets physiques, sous la forme de billets cartonnés imprimés par CVPRODS (paiement en liquide et chèque ; Carte Bleue si vous disposez d un terminal) o Pour vos pré-ventes aux «guichets» que vous ouvrez : répétitions de chœur, vente par correspondance, etc. o Pour la billetterie à l entrée de votre événement - Un service complet de billetterie si vous souhaitez nous en confier la gestion (Point 3) - Des options détaillées ci-après, parce que chaque événement a sa spécificité (Point 4) - Des services annexes, allant de la réalisation de votre affiche à l organisation globale de votre événement (Point 5)
II. LA MISE A DISPOSITION DE LA BILLETTERIE CVPRODS A. Le prix Cette mise à disposition de billetterie est facturée 300 HT soit 360 TTC. A cela s ajoutent (voir plus loin pour les détails) : o 12,5 cts HT / 15 cts TTC par billet physique imprimé o Les commissions des réseaux de vente en ligne si l organisateur décide qu elles sont comprises dans le prix de vente du billet en ligne (Voir le point 2.D pour explications). B. Les services offerts par la billetterie CVPRODS 1. A vous de choisir : En remplissant la fiche de renseignements, vous déterminez : o Les catégories, les tarifs, la numération des sièges ou non La billetterie se fait soit : Réservée par catégorie, avec plusieurs tarifs possibles par catégorie. Réservée & numérotée, avec plusieurs tarifs possibles par catégorie. Ce choix est soumis à la création du plan de votre salle de spectacle, et de la souscription au service de billetterie (Voir point 3). o Les canaux de diffusion que vous souhaitez : Vente en ligne : Uniquement le mini-site, relié à CVPRODS mais également, par simple lien, à votre site internet, Facebook et tous vos emails d annonce Autres réseaux de billetterie en plus (Dispobillet, Ticketnet) en option (Voir point 4) Vente de billets physiques : Mise à disposition d un stock de billet par catégorie Vente par correspondance Ouverture de guichets décentralisés de réservation (Voir point 4) o Qui s occupe de la gestion de la billetterie : Vous Nous (Voir point 3)
2. La création de la billetterie : La fiche de renseignements remplie, votre billetterie est créée très rapidement : o Création de l événement, grâce à la fiche de renseignements (Annexe 1) o Création d un mini-site web de l événement (Annexe 2) et intégration au site CVPRODS (Annexe 3) o Création d un billet électronique (à imprimer chez soi) (Annexe 4) et d un billet physique (imprimé par CVPRODS) (Annexe 5) 3. La pré-vente des billets : Les plusieurs modes de réservations, en ligne ou non, permettent à tous les spectateurs de pouvoir réserver facilement : Les spectateurs réservent : o En ligne : avec paiement en ligne par Carte Bleue. Le spectateur reçoit par email le billet électronique à imprimer et à présenter à l entrée du concert. o Par guichet, voie postale, téléphonique : le paiement se fait soit par chèque soit en liquide (paiement en CB si vous avez un terminal relié à votre banque). Le spectateur reçoit un billet physique cartonné. 4. Le jour du concert : a) La vente sur place : La vente sur place est fluide : o Spectateurs prenant leurs billets sur place : Pas de numérotation des places : l organisateur dispose et vend le stock de billets physiques restant par catégorie. Placement numéroté : CVPRODS dispose et vend le stock de billets physiques numérotés restant par catégorie (après clôture de la vente sur internet). Cette vente sur place se fait directement sur le plan, avec l ordinateur (Voir Point 3). o Spectateurs ayant réservé et payé, ou les invités : sont orientés vers la table de billets physiques imprimés à leurs noms
b) Le contrôle des billets : Le contrôle des billets se fait facilement : o Billets électroniques (billets CVPRODS uniquement) : Le code barre est scanné avec une douchette reliée à un ordinateur. Ce système permet également de limiter la fraude, car en cas de billets imprimés deux fois ou photocopiés, l ordinateur signale le doublon. o Billets physiques (billets CVPRODS, mais également autres réseaux tels FNAC & TICKETNET) : Les talons de contrôles sont découpés c) Le placement du public : Le placement se fait de façon habituelle : o Si pas de numérotation : Par catégorie, dans l ordre d arrivée du public o Si numérotation et plan de salle : Par catégorie, par numéro de place NB : Le personnel pour le contrôle et le placement est fourni/engagé par l organisateur. 5. Après le concert : CVPRODS fournit à l organisateur tous les règlements et le relevé de billetterie légal et obligatoire, présentant le bilan financier de l opération. a) La société CVPRODS : o Récupère les talons des billets physiques pour les scanner (comme l ont été les billets électroniques à l entrée du spectacle) afin de finaliser le contrôle des billets, o Annule les billets physiques imprimés non vendus, o Intègre les ventes des autres réseaux (Dispobillet, Ticketnet, autres) si option prise, o Reverse à l organisateur le lendemain de l événement : l intégralité des sommes perçues par la billetterie en ligne, le liquide et les chèques (avec remise de chèque) provenant de la vente des billets physiques en pré-vente et sur place, si le service de billetterie a été souscrit (Voir point 3), o Demande aux réseaux Dispobillet & Ticketnet (si option prise) de reverser également directement à l organisateur les sommes perçues dans leur réseau, dans un délai d une semaine. o Edite un relevé de billetterie présentant l ensemble des ventes de billets du spectacle, intégrant le contrôle des billets et la répartition par type de vente. b) L organisateur : o Dépose à sa banque chèque et liquide, o Conserve le relevé de billetterie et les talons de contrôle (à fournir en cas de contrôle administratif)
C. Les pièces à fournir pour lancer votre billetterie o Devis signé, o Fiche de renseignements billetterie CVPRODS (Annexe 1) dûment complétée, o Logo de l organisateur, visible sur le billet électronique, o RIB fourni par la banque, o Extrait de Kbis pour les sociétés, extrait du journal officiel pour les associations o Le plan de la salle de spectacle avec la numérotation (si il existe et que l option placement numéroté a été souscrite) D. Les commissions de vente en ligne explications Pour les ventes en ligne, les différents réseaux prennent des commissions d encaissements bancaires et d édition de billets en ligne. Ces commissions sont : Vente en ligne CVPRODS : 2,5% du prix de vente, avec un minimum de 1 par billet DISPOBILLET (Fnac, Carrefour, Géant, Magasins U, Intermarché) : 10% du prix de vente, avec un minimum de 2 par billet TICKETNET (Auchan, Cora, Leclerc, Cultura, Galeries Lafayette) : 10% du prix de vente, avec un minimum de 1,8 par billet L organisateur doit donc déterminer si c est le spectateur qui paie, en plus du montant du billet, cette commission (solution la plus largement utilisée) ou si c est l organisateur qui paie cette commission, qui viendra donc en déduction de ce qu il récupèrera de la vente en ligne. Exemple : Pour un billet physique vendu 25 : Si les commissions de vente en ligne sont : - Payées par l organisateur : Vente en ligne CVPRODS : Pour un billet vendu 25 au spectateur sur internet, il sera reversé 24 à l organisateur. Vente DISPOBILLET : Pour un billet vendu 25 au spectateur sur internet, il sera reversé 22,5 à l organisateur - Payées par le spectateur : Vente en ligne CVPRODS : Pour un reversement de 25 au producteur, le billet sera vendu 26 au spectateur sur internet. Vente DISPOBILLET : Pour un reversement de 25 au producteur, le billet sera vendu 27,5 au spectateur sur internet.
III. LE SERVICE DE BILLETTERIE CVPRODS Vous souhaitez vous libérer de la contrainte de gérer la billetterie de votre événement? Rien de plus simple, nous nous en occupons! Si vous souhaitez un placement numéroté, avec plan de salle, il est indispensable de souscrire à ce service de billetterie CVPRODS (système trop complexe à gérer par l organisateur). A. Le prix Le service de billetterie est facturé 400 HT soit 480 TTC (en sus du forfait de mise à disposition de billetterie) B. Services compris : Les services compris dans ce forfait de service de billetterie viennent en complément des services compris dans la mise à disposition de la billetterie CVPRODS (Point 2) 1. La création de la billetterie : Vous pouvez avoir un plan avec places numérotées pour votre événement. Cela favorise largement la réservation des billets. o Création du plan de la salle de spectacles avec catégories (si concert à places numérotées) 2. La pré-vente des billets : CVPRODS s occupe de recevoir toutes les demandes pré-ventes : o Réception des demandes de billets et des règlements : via l organisateur si il est en contact direct avec un réseau spécifique, par voie postale, par email o Permanence email : renseignements, prise de réservations, demande d envoi de règlements, gestion des clients et des réclamations o Edition progressive des billets et soit envoi aux spectateurs par voie postale, soit mise sous enveloppe pour remise le jour du concert, 3. Le jour du concert : CVPRODS est présent le jour du concert et gère avec vous l arrivée du public : o Préparation des tables de billetterie, de billets réservés payés, d invitations, o Mise en place et numérotation des chaises de l'eglise, o Coordination avec l organisateur du contrôle et du placement des spectateurs o Mise à disposition d une caisse avec monnaie o Vente de billets à l'entrée et durant la 1 ère partie du concert, avec ordinateur et impression de billets au fur et à mesure (cela évite d imprimer trop de billets physiques qui ne seraient pas vendus, mais dont l impression est facturée)
4. Après le concert : CVPRODS vous prépare tout pour un encaissement rapide des recettes : o Le liquide et les chèques (avec édition d une remise de chèque) provenant de la vente des billets physiques en pré-vente et sur place, sont remis à l organisateur le lendemain du concert.
IV. LES OPTIONS CVPRODS propose en option des services utiles au développement de vos ventes de billets : A. Autres plateformes de vente en ligne : CVPRODS vous propose la vente de votre spectacle sur les plateformes DISPOBILLET (Fnac, Carrefour, Géant, Magasins U, Intermarché) (Annexe 6) et TICKETNET (Auchan, Cora, Leclerc, Cultura, Galeries Lafayette) (Annexe 7). Vous disposez alors de la puissance de vente de ces plateforme internet et des guichets répartis sur toute la France. Il est possible également d étendre (sur devis) cette vente à d autres plateformes, par exemple les sites de vente de billets à prix réduits : Vente-privée.com / Billetreduc / etc. Ce service s accompagne du suivi de ces différents canaux de ventes et de l attribution de nouvelles places au fur et à mesure des ventes effectuées. Tarif : 50 HT NB : Ces canaux de distribution éditent leurs propres billets physiques et électroniques (Annexe 8). B. Création d'emailings et Evénement Facebook Vous avez un grand listing d amis avec leurs adresses email? Vous avez une page Facebook et vous souhaitez étendre la diffusion de votre événement par ce réseau social? En prenant cette option, nous créons un emailing sur mesure, avec l envoi à votre listing si vous le souhaitez) (Annexe 9) et un évenement Facebook à diffuser à tous vos amis (Annexe10). Tarif : 100 HT C. Permanence téléphonique de réservation : Vous souhaitez offrir un service complet à votre public avec permanence téléphonique dont l appel est gratuit? Renseignements, réservations, aide à la réservation en ligne, nous serons là pour répondre à toutes les questions des spectateurs. Tarif : 200 HT
V. LES AUTRES SERVICES PROPOSES PAR CVPRODS A. Création et impression de votre affiche et tract Sur devis. Voir Annexe 11 et 12 pour un exemple d affiche et tract réalisés. Annexe 13 pour des exemples de prix B. Organisation globale de votre événement Sur devis. Synthèse de la prestation dans l Annexe 13.