Système de Feuille de temps (SFT) Guide de l utilisateur Dernière mise à jour : 2017-10-16
Table des matières Mise en contexte... 3 Particularités... 3 Administration... 4 Concept des clients, projets et références... 4 Gestion des clients... 7 Gestion des contacts... 8 Gestion des projets... 9 Gestion des références... 10 Gestion des conseillers... 11 Gestion des activités...12 Suivi des projets... 13 Consultation des indicateurs pour un projet... 14 Approuver la feuille de temps d un employé... 15 Paramètres du système... 16 Personnaliser son compte... 18 Affichage de la feuille de temps... 19 Créer une nouvelle activité... 20 Exporter les activités...21 Sommaire des activités... 22 Compléter le compte de dépenses... 23 Imprimer la feuille de temps... 24 Imprimer le compte de dépense...25 Suivi des projets... 26 Création de rapports à la demande... 27 Feuille de temps.docx (20171016) Page 2 sur 27
Mise en contex te Le Système de Feuilles de Temps (SFT) permet de saisir les heures de travail consacrées à un projet ou à une tâche spécifique. Ce logiciel est incontournable pour tous employeurs désirant faire un suivi efficace des différents projets. Ces données vous permettent de gérer le coût de vos projets, les dépenses, ainsi que les budgets. Le SFT fonctionne de façon sécurisée, sur le Web ainsi que sur toutes les plateformes mobiles dotées d un navigateur Web. N utilisez plus de papier, transmettez vos rapports PDF ou MS. Excel par courriel! Particularités Interface Web sécurisée (HTTPS), aucune installation nécessaire Sauvegarde journalière, aucune infrastructure technologique à maintenir Affichage supportant les appareils mobiles (téléphones et tablettes) Possibilité de jumelage avec notre logiciel de suivi des activités (SDS) Feuille de temps.docx (20171016) Page 3 sur 27
Administration Afin de rendre l application fonctionnelle, il y a certaines informations à configurer préalablement. Parmi ces informations, vous retrouverez les clients, leurs projets et leurs références, les activités, les conseillers et les périodes. Afin d accéder à cette interface, cliquez sur le bouton «Administration» dans le bandeau supérieur. Notez que votre utilisateur doit posséder le rôle d administrateur pour voir ce bouton. Concept des clients, projets et références Pour que les employés soient en mesure de bien situer leur temps, il est impératif de classifier ces informations afin d assurer une bonne gestion des activités que vous placerez dans le Système de Feuille de Temps (SFT). L approche préconisez et de créer un client (bleu), pour lequel sera identifié les projets (orange) de ce client. Par la suite, chaque projet est séparé en catégorie, appelé dans ce document «référence» ou «référence de projet», identifié en vert. Finalement, une fois que cette structure a été établie dans la section d administration, les utilisateurs peuvent commencer à saisir leurs feuilles de temps (démontré dans l encadré jaune «Activités»). Feuille de temps.docx (20171016) Page 4 sur 27
D une façon plus visuelle, nous pouvons imaginer cette structure : Administration Activités saisies par les utilisateurs du SFT Clients Projets Références Activités Documentation Réalisation du document P-120 Mon client Conception du système de mise en marché Rencontre avec le client Développement du système Implantation Conception de la base de données Développement du module de récupération des données Récupération des données Rencontre et récupération des données du client Traitement de données Analyse et traitement des données Livraison du compte rendu Feuille de temps.docx (20171016) Page 5 sur 27
Figure 1-Présentation de la feuille de temps d un conseiller Feuille de temps.docx (20171016) Page 6 sur 27
Gestion des clients Premièrement, vous devez configurer le ou les clients. Lorsque vous réalisez des mandats à l intérieur de votre organisme, vous pouvez vous identifier comme client. Cliquez sur le bouton «Nouveau» et saisissez les informations sur le client. Le client préalablement créé s affiche dans la liste déroulante pointée d une flèche à la figure suivante. Sélectionnez-le afin d afficher ces informations et de les modifier au besoin. Feuille de temps.docx (20171016) Page 7 sur 27
Gestion des contacts Afin de gérer les contacts pour le client préalablement créé, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Par la suite, cliquez sur le bouton «Contacts» afin de créer un nouveau contact. Identifiez les informations du contact dans les espaces prévus à cette fin et enregistrez la fiche. Une fois le contact créé, cliquez sur sa carte afin d y modifier les informations. Feuille de temps.docx (20171016) Page 8 sur 27
Gestion des projets Afin d ajouter des activités au Système de Feuille de Temps (SFT), vous devez identifier les projets concernés par ces activités ainsi que leurs références qui permettront de bien classifier les activités enregistrées dans le système. Dans la liste déroulante, sélectionnez le client concerné par votre nouveau projet et cliquez sur le bouton «Projets» illustré à la figure suivante et inscrivez les informations requises dans les espaces prévus à cette fin. Une fois le projet créé, cliquez sur l engrenage correspondant au projet afin d y modifier les informations. Feuille de temps.docx (20171016) Page 9 sur 27
Gestion des références Dans la liste déroulante, assurez-vous d avoir sélectionné le client concerné par votre nouvelle référence. Dans la liste de projets, sélectionnez également le projet pour lequel vous voulez créer votre nouvelle référence de projet et cliquez sur le bouton «Références» illustré à la figure suivante et inscrivez les informations requises dans les espaces prévus à cette fin. Une fois la référence de projet créé, cliquez sur le nom de la référence correspondante afin d y modifier les informations. Feuille de temps.docx (20171016) Page 10 sur 27
Gestion des conseillers Cette section permet de créer de nouveaux utilisateurs qui pourront à leur tour utiliser le système de feuille de temps. Notez qu il est possible de donner le rôle d administration à tout utilisateur. Ceci donnera le privilège d accéder à la section d administration (consultation, création, modification) ainsi que l accès aux rapports sommaires. Le rôle «Contrôleur» permet de consulter les feuilles de temps des autres employés et d en effectuer l approbation. Une fois que la feuille de temps approuvée, il n est plus possible pour l utilisateur d y ajouter du temps ou même de modifier les données. Feuille de temps.docx (20171016) Page 11 sur 27
Gestion des activités Les activités permettent à l employé d identifier s il s agit par exemple de temps productif (salaire) ou bien de temps saisi en vacances ou en congé de maladie. Les activités suivantes sont créées par défaut. Cliquez sur le bouton «Créer une classe d activité» pour ajouter un type d activité. Pour effectuer une correction, sélectionnez l activité dans la liste. Feuille de temps.docx (20171016) Page 12 sur 27
Suivi des projets Sur la page d accueil de la section d administration, vous retrouverez les projets actifs. Des indicateurs de progression en fonction de la date estimée de fin de projet ainsi qu en fonction du nombre d heures estimées s affichent. Vous pouvez cacher les projets en cliquant sur le bouton de la dernière colonne. Si vous désirez le remettre en liste, cliquez sur le bouton «Suivre un nouveau projet». Feuille de temps.docx (20171016) Page 13 sur 27
Consultation des indicateurs pour un projet Lorsque vous consultez (en modification) un projet en particulier, vous trouverez une section planification, statistique et conseiller associés au projet. Lorsque le champ date de début, date de fin estimée et date de fin sont entrées, vous serez en mesure de consulter la progression sous forme de pourcentage et de jours restant ou non utilisé. Lorsque le champ Nb heures estimées est saisie, vous êtes en mesure de visualisé la progression du projet en fonction du nombre d heures réelles. Ces indicateurs vous permettront de suivre l état d avancement d un projet et même de mieux planifier les prochains. Feuille de temps.docx (20171016) Page 14 sur 27
Approuver la feuille de temps d un em ployé Sous l onglet «Contrôle du temps», un utilisateur avec le rôle «Contrôleur» est en mesure d effectuer l approbation des feuilles de temps des employés. Il suffit de sélectionner la période concernée, de valider les informations et de cliquer sur le bouton d action qui sert à approuver la feuille de temps, ou de débloquer une feuille pour que l employé puisse retourner effectuer des modifications. Lorsque la fonctionnalité de gestion des heures en banque est activée, le système calcule et enregistre les données pour l utilisateur sélectionné. Cliquez sur le nom du conseiller pour consulter le sommaire des activités. Cliquez sur le la flèche de la colonne «État» pour consulter le détail de la feuille de temps. Le bouton «Non approuvé» signifie que la feuille de temps n est pas approuvée. Cliquez sur celui-ci pour approuver la semaine. Le bouton «Approuvé» signifie que la feuille de temps a été approuvée. Cliquez sur celui-ci pour débloquer la semaine. Feuille de temps.docx (20171016) Page 15 sur 27
Par amètres du système Génér al Cette section s applique au système de feuille de temps et au système de suivi. Le modèle de référence pour les nouveaux projets permet de créer automatiquement les références identifiées pour chaque nouveau projet entré dans le système, dans la section d administration. Par amètres génér aux Afficher le sommaire o Permets d afficher un sommaire des activités sur la première page de la feuille de temps. Format de la date Kilométrage o Détermine le taux par kilomètre par défaut pour les comptes de dépense. Sélection du projet o Permets de saisir les feuilles de temps en identifiant le projet plutôt que le client. Cette option est pratique lorsque les utilisateurs connaissent les projets, mais ne savent pas qui est le client final. Gestion des heur es en banque En premier lieu, vous devez initialiser les paramètres qui permettront à la fonctionnalité de gestion des heures en banque de bien fonctionner. Pour débuter, ouvrez l onglet «Paramètres». Sous la section «Feuille de temps», saisissez les paramètres suivants : Nombre d heures par semaine Nombre d heures maximum Classe d activité Temps et demi Selon les paramètres identifiés dans l image suivante, les employés qui mettront plus de 35 heures dans la classe d activité «Salaire» feront augmenter leur banque d heures. Pour la faire réduire, ils devront mettre du temps sous la classe d activité paramétrée «ex : Temps supplémentaire repris». Lorsque l employé génère sa feuille de temps, la banque d heure accumulée ou utilisée s affiche sur son rapport. Par contre, l information est seulement sauvegardée lorsque le contrôleur accepte la semaine de travail. Rapport de feuille de tem ps Permets de changer le rapport par défaut à utiliser lors de la génération des feuilles de temps par les utilisateurs. Feuille de temps.docx (20171016) Page 16 sur 27
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Personnaliser son compte Afin de personnaliser votre compte, cliquez sur votre nom, en haut à droite de l écran. Personnalisez votre compte afin de changer le nom affiché dans l entête des services. Également, vous pouvez changer votre mot de passe ainsi que l adresse courriel, utilisé pour l envoi des rappels. Finalement, associez une image à votre compte, elle sera utilisée dans l affichage de l actualité, à l écran d accueil du Système De Suivi. Feuille de temps.docx (20171016) Page 18 sur 27
Affichage de la feuille de temps L écran principal de la feuille de temps permet de visualiser rapidement l état de progression de la semaine sélectionnée. 1. La barre secondaire de l interface permet à l utilisateur de créer et d exporter des activités, de changer la semaine d affichage en cours et finalement, à l extrême droite, de constater le nombre d activités et le nombre d heures total de la semaine en cours. 2. Sous la forme d un tableau, les activités constituant la feuille de temps sont triées par ordre de date. 3. Au bout de ce tableau, 3 boutons d action permettent de copier rapidement une activité, de la modifier ou de l éliminer. Feuille de temps.docx (20171016) Page 19 sur 27
Créer une nouvelle activité Afin de compléter sa feuille de temps, l employé doit créer des activités. Pour ce faire, il doit utiliser le bouton «Nouvelle activité» ou copier une activité précédente. Dans la fenêtre qui suit, vous devrez identifier les informations constituant votre journée notamment en identifiant le client, projet et référence, ainsi que la durée de l intervention. Par la suite le code d activité qui déterminera s il s agit de temps productif ou non productif. Finalement, une boite à cocher permet d identifier si un compte de dépense doit être attaché à cette activité. Feuille de temps.docx (20171016) Page 20 sur 27
Ex porter les activités Chaque semaine, les employés doivent saisir leurs feuilles de temps et en effectuer l exportation. L exportation permet d identifier à la personne qui effectue le contrôle, que la feuille de temps est terminée et que l employé a confirmé les données qu il a saisies. Par la suite, l employé peut se rendre à la page «Sommaire» pour compléter son compte de dépense et imprimer celui-ci de même que sa feuille de temps. Feuille de temps.docx (20171016) Page 21 sur 27
Sommaire des activités La page «Sommaire» permet de consulter, en un coup d œil, le détail de sa feuille de temps sous différentes façons : Sommaire des activités par jours et par codes d activités et clients. Sommaire des activités par jours : en plus d informer l employé sur le détail de sa feuille de temps, cette section permet également d enlever certaines activités qui ont été précédemment exportées et que vous voudriez enlever. Sommaire des activités par activités et clients : en un coup d œil, vous visionnez le détail de votre semaine, par codes d activités et par clients. Feuille de temps.docx (20171016) Page 22 sur 27
Compléter le compte de dépenses Lorsque l employé coché la case «dépense» d une activité, il pourra par la suite, dans la page «Sommaire», compléter le détail de son compte de dépense. Le bouton situé à droite du tableau «Compte de dépenses» permettra de saisir le détail de celui-ci. Feuille de temps.docx (20171016) Page 23 sur 27
Imprimer la feuille de temps Lorsque vous êtes prêt à imprimer votre feuille de temps, cliquez sur le bouton à cette fin. Le système vous retournera un rapport au format PDF que vous pourriez imprimer ou transmettre tel quel à votre gestionnaire. Feuille de temps.docx (20171016) Page 24 sur 27
Imprimer le compte de dépense Lorsque vous êtes prêt à imprimer votre compte de dépenses, cliquez sur le bouton à cette fin. Le système vous retournera un rapport au format PDF que vous pourriez imprimer ou transmettre tel quel à votre gestionnaire. Feuille de temps.docx (20171016) Page 25 sur 27
Suivi des projets À partir de n importe où dans le système, vous retrouverez les projets actifs accessible à partir du lien dans le bandeau principal «Suivi de projet». Cette fonctionnalité est accessible par tous les utilisateurs et affiche la liste des projets actifs, mais aussi le détail de chacun d entre eux. Des indicateurs de progression en fonction de la date estimée de fin de projet ainsi qu en fonction du nombre d heures estimées s affichent. Feuille de temps.docx (20171016) Page 26 sur 27
Création de r apports à la demande L application Web est conçue pour générer dynamiquement des rapports à la demande. Affichez en quelques clics un rapport, au format Excel, vous permettant de consulter rapidement le temps passé sur quels projets. Vous pourrez ainsi répondre rapidement et facilement à quelques questions. Qui a dépensé combien de temps sur quel projet, combien de temps avez-vous investi sur un projet, combien de temps non productif a été dépensé, etc. Feuille de temps.docx (20171016) Page 27 sur 27