Access Utiliser une base de données
SOMMAIRE Généralités sur les SGBD... 3 Démarrage d'access 2002... 4 Ouverture d'un fichier Access... 4 Les objets dans Access... 5 Les tables... 6 A) Ouvrir une table en mode feuille de données... 6 B) Les boutons de navigation... 6 C) Travail avec les colonnes... 6 a) Renommer une colonne : à éviter... 6 b) Masquer une colonne... 7 c) Masquer ou afficher une ou plusieurs colonnes... 7 d) Figer une colonne... 7 e) Libérer les colonnes... 7 f) Déplacer une colonne... 7 D) Travail avec les enregistrements... 8 a) Saisie d'un enregistrement... 8 b) Modifier un enregistrement... 9 c) Supprimer un enregistrement... 9 1. Méthode 1... 9 2. Méthode 2... 9 E) Tri des enregistrements de la feuille des données... 9 F) Recherche d'enregistrements... 10 Les filtres... 11 A) Filtre par sélection d'un seul critère... 11 a) Créer le filtre... 11 b) Supprimer le filtre... 11 c) Appliquer de nouveau le filtre... 11 B) Filtre par sélection de plusieurs critères... 11 C) Filtre par formulaire... 12 F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 2
Généralités sur les SGBD Access est un Système de Gestion de Base de Données (SGBD), c'est-à-dire un ensemble de programmes permettant de gérer des bases de données. C'est un SGBD de type Relationnel (SGBDR). Un SGBD permet : - de créer la structure de la base de données, de la modifier, - de stocker des enregistrements, de les modifier (mettre à jour), de les supprimer, - d'effectuer des recherches (requêtes) dans cette base de données. Une base de données est un ensemble cohérent de données structurées. Une base de données contient en général plusieurs tables, éléments de stockage des données. Une table est un ensemble de données organisé en tableau avec des lignes (horizontales) et des colonnes (verticales). A l'intersection des colonnes et des lignes, se trouvent les données. Le libellé des colonnes s'appelle un CHAMP. Chaque ligne s'appelle un ENREGISTREMENT (en abrégé : ENR). Exemple de table CLIENT d'une base de données de gestion de clients numclient nomclient prénomclient CP Ville 1245678 ANGE Michel 75001 Paris 1234789 MIRRE Abel 91000 Evry 2145211 SARBAQUE Anne 75001 Paris Dans une table; un champ (ou plusieurs champs) sert de clé primaire. La clé primaire permet de différencier les enregistrements d'une table. Une même clé primaire ne pourra pas être attribuée à deux enregistrements. Dans l'exemple, la clé primaire de la table CLIENT sera le champ numclient. Deux clients ne peuvent avoir le même numéro numclient. Exemple de table COMMANDE d'une base de données de gestion de clients numcommande numclient datecommande 0001 1245678 2008/01/03 0002 1234789 2008/01/03 0003 1234789 2008/01/05 0004 2145211 2008/01/05 Dans cet exemple, la clé primaire de la table COMMANDE sera le champ numcommande. Les tables d'une base de données sont reliées entre elles par la présence de clés primaires. Dans l'exemple, le champ numclient (qui est clé primaire dans la table CLIENT) devient une clé étrangère de la table COMMANDE, indiquant que telle commande a été passée par tel client. Les deux tables sont mises en relation par le champ numclient. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 3
Démarrage d'access 2002 Cliquez sur le bouton Démarrer > Programmes > Microsoft Access Ouverture d'un fichier Access Une base de données Access est un fichier dont l'extension est :.mdb (Microsoft DataBase) dans Acces 97, 2002 et 2003.accdb dans Acces 2007. Exemple : Ouvrir le fichier CopieComptoirsv2002.mdb Cliquez sur ou sur Fichier > Ouvrir Remarque : si le fichier a été ouvert récemment, son nom apparaît à droite dans la liste Ouvrir un fichier du volet Office. Dans la boite de dialogue Ouvrir, utilisez la zone Regarder dans, pour trouver le chemin d'accès au fichier CopieComptoirsv2002.mdb Cliquez sur le bouton Ouvrir. La fenêtre Access s'ouvre. Remarque : on peut aussi double-cliquer sur le fichier de type.mdb. Regardez sous Windows, dans le dossier où se trouve le fichier ouvert, un fichier temporaire est apparu au même endroit portant le même nom mais avec l'extension.ldb. Ce fichier temporaire disparaitra à la fermeture du fichier de la base de données. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 4
Les objets dans Access La fenêtre donne accès à différents objets du SGBD Access : Tables (objets qui contiennent les données stockées) Requêtes (objets qui mémorisent des instructions sur la base telles que les interrogations, les mises a jour ) Formulaires pour les affichages à l'écran (saisie, recherche, consultation) Etats (qui permettent d'imprimer les documents) Macros (macrocommandes en langage VBA pour automatiser les traitements) Modules (contiennent des macros et autres codes pour automatiser les traitements) Exemple : Afficher la liste des tables de la base de données Cliquez sur Tables dans la partie gauche. La liste des tables apparaît. Cette base de données contient 4 tables qui contiennent des données. Vous allez l'utiliser pour l'interroger, la compléter F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 5
Les tables A) Ouvrir une table en mode feuille de données Exemple : Ouvrir la table Clients Cliquez sur la table Clients pour la sélectionner Cliquez sur le bouton Ouvrir Remarque : Autres possibilités pour ouvrir : - double-clic sur la table Clients - ou clic droit puis Ouvrir La table est affichée dans une fenêtre sous forme d'une feuille de données : - en haut de chaque colonne, apparaît le libellé du champ. - chaque ligne contient un enregistrement de la table. B) Les boutons de navigation En bas de la fenêtre, se trouve une zone de navigation dans les enregistrements de la table. Combien y a-t-il de clients?. Cliquez sur les différents boutons afin de comprendre leur utilisation. C) Travail avec les colonnes Les colonnes d'une table de la base de données mais aussi d'une requête peuvent être masquées provisoirement pour une impression par exemple. Il est souvent préférable d'utiliser une requête pour obtenir ce résultat. a) Renommer une colonne : à éviter NE PAS renommer une colonne car d'autres objets de la base de données en dépendent et l'application pourrait ne plus fonctionner. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 6
b) Masquer une colonne Exemple : masquer la colonne Région de la table Clients Ouvrez la table Clients en mode feuille de données. Cliquez dans une donnée de la colonne ou dans l'en-tête grisé portant le nom de la colonne. Cliquez sur le menu Format > Masquer les colonnes. c) Masquer ou afficher une ou plusieurs colonnes Exemple : masquer les colonnes Adresse, code postal, ville Cliquez sur le menu Format > Afficher les colonnes Si besoin, décochez les colonnes à masquer et cochez les colonnes à afficher. Cliquez sur le bouton Fermer A faire : Afficher de nouveau toutes les colonnes d) Figer une colonne Exemple : Figer la colonne Société pour lire plus facilement nom de société et téléphone Cliquez dans la colonne à figer. Cliquez sur le menu Format > Figer les colonnes. Déplacer le curseur de fenêtre en bas pour afficher le téléphone à côté du nom de société. e) Libérer les colonnes Exemple : Libérer les colonnes de la table Clients Cliquez sur le menu Format > Libérer toutes les colonnes. f) Déplacer une colonne Exemple : Déplacer la colonne Société après le code, la colonne région avant le pays. Cliquez dans l'en-tête grisé portant le nom de la colonne pour la sélectionner. Cliquez-déplacez la souris et relâchez à l'endroit souhaité. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 7
D) Travail avec les enregistrements a) Saisie d'un enregistrement Exemple : saisir la fiche client suivant dans la table CLIENTS Code Client : UNICM Société : Unicmarché Contact : Ange Vande Fonction : Propriétaire Adresse : 7 rue du Paradis Code postal : 95240 Ville : Cormeilles-en-Parisis Pays : France Téléphone : 01 22 33 44 55 Dans la barre de navigation en bas, cliquez sur le bouton Ajouter enregistrement Saisissez les informations concernant le nouveau client, en utilisant de préférence la touche Tab du clavier pour passer d'un champ à l'autre. Remarque : Pour annuler la saisie d'un enregistrement (en cas d'erreur, de blocage, de problème), appuyez sur la touche Echap du clavier. Remarques : Fermez la table et remarquez que le logiciel ne vous demande pas de sauvegarder l'enregistrement. Ouvrez la table et cherchez l'enregistrement. Pourquoi est-il à cet endroit?... A faire : Dans la table Clients, essayer d'enregistrer les enregistrements suivants (pensez à la touche Echap), observer les messages qui apparaissent et trouvez pourquoi ce n'est pas possible la cause du problème : 1) enregistrement dont le code client est UNIC 2) enregistrement dont le code client est RANCH et le nom de société est Le grand Ranch 3) enregistrement dont le code client est GRAND et le nom de société est vide 1)... 2)... 3)... F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 8
A faire : Dans la table Produits, saisir les 2 enregistrements suivants : Nom du produit : Gateau breton Quantité par unité : 12 paquets Prix : 13,50 Nom du produit : Chocolat Quantité par unité : 1 tablette Prix : 1,99 Remarquez que le numéro de produit est un numéro auto-incrémenté. b) Modifier un enregistrement Exemple : Dans la table Produits, modifier Gateau breton en cake dans l' enregistrement préalablement saisi c) Supprimer un enregistrement Exemple : Dans la table Produits, supprimer l' enregistrement sur le cake 1. Méthode 1 Cliquez dans la 1 ère colonne (la grise) de l'enregistrement pour le sélectionner. Appuyez sur la touche Supp du clavier. Exemple : Dans la table Produits, supprimer l' enregistrement sur le chocolat 2. Méthode 2 Faites un clic droit sur la 1 re colonne puis Supprimer l'enregistrement. E) Tri des enregistrements de la feuille des données En informatique, on appelle TRI le fait de placer une liste d'éléments dans un certain ordre. Exemple : trier les enregistrements de la table Clients par ordre alphabétique de Ville Ouvrez si besoin la table Clients. Quel est le critère de tri actuel des enregistrements. Cliquez dans une des cellules de la colonne qui sert de critère de tri : Ville Cliquez sur pour trier par ordre alphabétique. Autre possibilité : faire un clic droit dans le champs à trier puis choisir le bouton de tri. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 9
Fermez la table avec le bouton de fermeture. A la fermeture, une boite de dialogue demande s'il faut enregister la modification. Choisissez OUI si vous voulez enregistrer la table avec ce nouvel ordre de tri. A faire : trier les enregistrements de la table Produits par ordre décroissant de Prix unitaire Remarque : En pratique, ce type de tri en mode feuille de données est peu adapté aux tris complexes, et on utilisera plutôt des requêtes. F) Recherche d'enregistrements Exemple : Dans la table Clients, rechercher les clients installés à Paris Ouvrez la table Clients Cliquez dans un des éléments de la colonne Ville. Cliquez sur (ou sur le menu Edition puis Rechercher) Dans la zone Rechercher saisissez le nom de la ville. Le champ Rechercher dans est déjà complété avec le nom du champ sélectionné. Déroulez la zone Où et choisir l'option Champ entier afin que la recherche soit strictement sur l'expression saisie (une ville dont le nom est Parisis par exemple ne soit pas être trouvée). Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel s'arrête sur chaque enregistrement concerné par la recherche. A faire : Dans la table Clients, rechercher les sociétés dont le nom contient le mot Paris. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 10
Les filtres En informatique, un filtre permet d'isoler des éléments d'un ensemble. Les filtres dans Access sélectionnent des enregistrements répondant à certains critères. A) Filtre par sélection d'un seul critère Exemple : afficher les clients dont la fonction est représentant(e) Ouvrez la table Clients. a) Créer le filtre Cliquez dans la colonne Fonctions dans une cellule qui contient la valeur choisie. Cliquez sur le bouton Filtrer par sélection. Le filtre est créé. Les enregistrements ne correspondant pas à ce critère sont masqués. b) Supprimer le filtre Pour réafficher tous les enregistrements, cliquez sur le bouton Supprimer le filtre. Le filtre ne disparaît pas et pourra être appliqué de nouveau. Remarque : ce bouton s'appelle alternativement Appliquer le filtre ou Supprimer le filtre. c) Appliquer de nouveau le filtre Cliquez sur le bouton Appliquer le filtre. B) Filtre par sélection de plusieurs critères A faire : afficher les clients de Buenos Aires dont la fonction est Assistant(e) des ventest Créez et appliquez le filtre comme précédemment pour le 1 er critère. Créez et appliquez le filtre comme précédemment pour le 2 e critère. F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 11
C) Filtre par formulaire Exemple : afficher la liste des clients dont la ville est Paris Ouvrez la table Clients. Cliquez sur le bouton Filtrer par Formulaire. Un formulaire (ou grille) apparaît pour recevoir les critères de sélection. Si besoin, cliquez sur le bouton de la nouvelle barre de menu pour effacer les critères de la grille. Attention à ne pas confondre avec l'icône de suppression d'enregistrement. Déroulez la colonne du critère choisi (ex: Ville) et choisissez la valeur du critère (ex : Paris). Recommencez pour chaque colonne de critères. Cliquez sur le bouton Appliquer le filtre. A faire : afficher la liste des clients dont : - la ville est London et la fonction Représentant(e) - la ville est Madrid et la fonction Chef comptable - le contact est le propriétaire de l'entreprise F. Petit/P. Chochois Utiliser une base de données 12